Legislatie

1.) OUG 120/04.10.21 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România … (MO 960/07.10.21)

2.) Ordinul 1713/27.10.21 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea și înscrierea în cadrul Registrului RO e-Factura, precum și a modelului, conținutului și instrucțiunilor de completare ale formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura” (MO 1040/0.11.21)

3.) Ordin 1366/05.11.21 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice — RO_CIUS — și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național (MO 1065/08.11.21)

4.) OUG 131/17.12.21 privind modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene (MO 1201/17.12.21)

5.) OUG 130/17.12.21 privind unele măsuri fiscal-bugetare, prorogarea unor termene, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative (MO 1202/18.12.21)

6.) Ordinul 12/06.01.22 privind stabilirea produselor cu risc fiscal ridicat, comercializate în relația B2B (MO 27/10.01.22)

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura = ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice, stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar.

Definirea unor concepte

OUG 120/21 (1.) art.2:

• factură electronică — factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea sa electronică și automată;

• emitent al facturii electronice — operatorul economic care emite factura electronică către destinatar și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura;

• destinatar al facturii electronice - operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă și orice altă entitate care primește factura electronică însoțită de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Facturarea electronică este definită de mai multe standarde, de nivel:

• international
• european
• intern - RO-CIUS - standardul european SR EN 16931-1, aplicabil la nivel național.

Relaţii în care se va introduce sistemul

• B2G (Business to Government) - relația dintre un operator economic care are calitatea de contractant

sau subcontractant/subantreprenor şi instituţii publice, activităţi de achiziţii publice

• B2B (Business to Business) — relația comercială dintre doi operatori economici — tranzacția având ca obiect execuția de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici;

Structura facturii electronice

Trebuie să respecte, cf. art. 4 (1) din 1.):

• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice așa cum sunt prevăzute în
  • standardul european SR EN 16931-1, care sunt aplicabile la nivel național;
• specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice:
  • RO_CIUS — și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național;
• conținutul semantic așa cum este descris în:
  • standardul SR EN 16931-1, sintaxele identificate în CEN/TS 16931-2, în conformitate cu art. 2 alin. (1) lit. j), și
• corelarea adecvată definită în subpartea aplicabilă a CEN/TS 16931-3.

Elementele principale ale facturii electronice:

• identificatorii de proces și de factură;
• data facturii;
• informații privind identificarea operatorului economic care a livrat bunurile/produsele, a prestat serviciile sau a executat lucrările;
• informații privind destinatarul facturii electronice;
• informații privind beneficiarul plății;
• informații privind reprezentantul fiscal al emitentului;
• identificarea tipului de bunuri/produse livrate, servicii prestate sau lucrări executate;
• referirea la contractul de achiziții publice/sectoriale, de concesiune de lucrări și servicii
• detalii privind executarea lucrărilor, livrarea bunurilor/produselor sau prestarea serviciilor;
• instrucțiuni de plată;
• informații privind creditări sau debitări;
• informații privind pozițiile de pe factură;
• defalcarea TVA;
• totalul facturii.

Etape de transmitere

Emitent -> Sistemul RO e-Factura  
          -> semnătura MF (dacă e OK)
          -> mesaj de eroare (dacă nu e OK) 
        -> comunicare către destinatar

Exemplarul original al facturii = XML cu semnătura MFP

Data comunicării către destinatar = data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul național. Data comunicării este accesibilă în sistem și emitentului.

Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul național.

Dacă destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice, inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj.

Corecția facturii electronice comunicată destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem național privind factura electronică RO e-Factura.

Relatia B2B

Dacă emitentul optează pentru sistemul RO e-Factură, el trebuie să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura. El devine înscris de la data de 1 a lunii următoare opţiunii. Astfel, el poate fi şi destinatar.

Registrul RO e-Factura

În vederea utilizării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.

În cazul în care emitentul și destinatarul facturii electronice sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura, utilizarea facturii electronice este considerată acceptată la data comunicării în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Pentru facturile emise de către operatorii economici înscriși în Registrul RO e-Factura către destinatari care nu sunt înscriși în Registru se aplică art. 319 din Codul fiscal (se trimit ca şi facturi obişnuite).

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura asigură interoperabilitatea cu sistemele de facturare ale operatorilor economici.

2.) Operatorii economici, respectiv orice entitate care desfășoară o activitate economică constând în executarea de lucrări, livrarea de bunuri/produse și/sau prestarea de servicii, care emit facturi electronice către alți operatori economici (relații B2B), pot opta pentru transmiterea facturilor electronice către destinatari folosind sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Înscrierea în Registrul RO e-Factura se face prin transmiterea formularului (084) „Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura”, având bifată secțiunea III. Înscrierea devine valabilă de la date de 1 a lunii următoare înscrierii.

Vezi formularul 084 şi modul de completare din Ordinul 1713/21 ...

Atenţie, formularul 084 se completează numai electronic, din SPV/Facturare electronică/Registrul RO e-Factura!

Renunţarea la sistem -în formularul 084 trebuie bifată secţiunea IV.

Vezi precizări de la ANAF.

Pt. nerezidenţi - se aplică Ordinul 1831/21 (MO 1096/21), se utilizează formularul 083.

Standarde aplicabile

Ordinul 1366/21 (3.) prevede Specificațiile tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice - RO_CIUS - și regulile operaționale specifice aplicabile la nivel național, care sunt conforme cu standardul european de facturare electronică SR EN 16931-1, respectiv în documentul SR EN 16931-1, publicat pe site-ul www.asro.ro.

Leguitorul a introdus mai multe etape de introducere treptată:

• a)

  de la 1 ianuarie 2022 - opţional, pentru achiziţii publice

• b)

  de la 1 aprilie 2022 - pentru unităţi din turism care acceptă plata cu vouchere de vacanţă şi opţional pentru alte domenii

• c)

  de la 1 iulie 2022 - pentru vânzarea produselor cu risc fiscal ridicat:

  • Legume, fructe, rădăcini și tuberculi alimentari, alte plante comestibile
  • Băuturi alcoolice
  • Construcţii noi
  • Produse minerale (apă minerală naturală, nisip și pietriș)
  • Îmbrăcăminte și încălțăminte.
• d)

  Sistemul se va generaliza, fără specificarea unei date concrete.

OUG 131/21 (4.) pct.2. (1/2) În cazul voucherelor de vacanță emise pe orice tip de suport, unitățile afiliate sunt obligate, începând cu data de 1 aprilie 2022, să transmită în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor.

(1/3) Facturile transmise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura conform alin. (1/2) trebuie să fie într-un format electronic structurat de tip XML, care respectă prevederile art. 4 alin. (1) și (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021 …

(1/4) Unitățile afiliate prevăzute la alin. (1/2) sunt obligate să transmită facturile emise către destinatari conform prevederilor art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal …

Observaţii:

• legislaţia precizează, că se transmit electronic emise titularilor voucherelor, deci probabil, că celelate facturi emise încă nu trebuie transmise în sistem
• nu există o specificaţie concretă privind termenul de transmitere electronică.