Condiţii de utilizare

• importul se poate utiliza numai pentru conturile în lei

  • extrasele bancare trebuie descărcate în format CSV sau XLS, în funcţie de specificul băncii
  • formatul PDF se poate descărca opţional, dacă se doreşte listarea acestuia sau salvarea ca document justificativ. PDF-ul poate să ajute şi la identificarea unor tranzacţii pe care operaţiile din hMARFA nu le pot recunoaşte
  • formatul CSV se poate deschide în Excel, care se poate citi mai uşor de către utilizator
  • extrasele de la Trezorerie sunt în format PDF, dar conţin şi un XML ataşat, care se poate utiliza pentru prelucrare
  • au fost eloaborate specificaţii pentru importul extraselor de la: BCR (BCR24, George, eBCR), BRD (variante cu/fără sold), Raiffeisen, ING, Banca Transilvania (NEO BT, BT24 - încasări prin IPOS), OTP Bank, Unicredit, First Bank (Piraeus Bank), Garanti Bank, CEC Bank, Trezorerie, Viva Wallet.
  • dacă lucraţi şi cu alte bănci, distribuitorul poate asigura asistenţă pentru implementarea extrasului din acestea.

Mai jos descriem modul de implementare, în ordinea logică a operaţiilor.

În Tipuri/Jurnale, jurnalele MIBLx existente, se completează obligatoriu codul IBAN al contului pentru care se doreşte implementarea importului din extrase. În Denumire poate să rămână descrierea existentă.

În hUTIL/Utilitare lansaţi Instalare module Python.

În Tipuri/Extrase bancare în primul rând introduceţi codul jurnalului de bancă: MIBL… Dacă la aceeaşi bancă aveţi mai multe conturi, copiaţi înregistrarea şi specificaţi alt MIBL… Aici sunt descrise şi câteva caracteristici repetitive din textul extraselor, care pot fi dezvoltate ulterior pentru un rezultat mai bun, de exemplu pentru Banca Transilvania:

Aici se poate preciza caracterul separator dintre date specifice băncii în fişierul CSV, de regulă , sau ;. Setările se pot efectua pe 2 ferestre:

• Tip extras
• Parametri/tranzacţie

Câmpul Ordonare la alegere (extras) poate să aibă valorile:

• C< Cronologic
• C> Cronologic invers
• N< Dupa nume fisier, crescator
• N> Dupa nume fisier, descrescator

În funcţie de textul regăsit în extras, la import se generează documente specifice de încasare/plată dobândă, plată comision etc. În ecranul de mai sus se indică contarea documentului respectiv, precum şi faptul, dacă se doreşte sau nu să fie validat acel tip de document chiar cu ocazia operaţiei de import.

Recomandări de implementare şi personalizare ...

Se caută pe internet banking operaţia de a salva extrasele în format CSV, XLS, după caz. Extrasele trebuie salvate în catalogul IMPEX/BANCI/MIBL… (aflat la acelaşi nivel cu baza de date) pe Windows sau în S:\RW\IMPEX\BNACI\MIBL… pe Linux. Catalogul concret se denumeşte astfel:

• cod jurnal (obligatoriu) şi un nume sugestiv, de exemplu: MIBL2-BCR.

Denumirea extrasului nu are importanţă, poate fi cea dată de bancă sau îl redenumim, de exemplu cu .data tranzacţiilor.

Fiecare bancă oferă o modalitate proprie pentru descărcarea extraselor în alt format decât PDF, de exemplu:

• BCR - la generare extras se selectează CSV în loc de PDF
• BRD - în Rapoarte/Download/Tranzactii extrase CSV, selecţie perioadă, alegere cont. Extrasele pentru data dorită se bifează, apoi Descarca elemente selectate ca arhiva zip. Din ZIP se copiază CSV-ul în catalogul BRD.

Fişierele dintr-o lună se pot reuni cu >reunire_csv.bat aaaall, de exemplu >reunire_csv.bat 202309

• Banca Transilvania - în NEO BT sau BT24: Produse/Conturile mele/click pe cont/Tranzactii/Filtrare perioada/
  Jos apare Descarca in PDF, XLS sau CSV
• ING - Rapoarte, scrisori si extrase/Extrase de cont/selectare CSV
• OTP - Conturi – Extrase – click pe pictograma Descărcare extras – Alegeţi tipul fişierului pentru export – se alege CSV în loc de PDF.

Extrasele se salvează în catalogul aferent băncii. Catalogul corespunzător jurnalului curent se poate deschide în file explorer cu F10 Catalog extras cont bancar

În Încasări/Plăţi se intră în jurnalul aferent extrasului pe care dorim să-l prelucrăm. Cu F10 apar o serie de operaţii:

a) Catalog extrase cont bancar

La lansare, se deschide catalogul în care trebuie să copiem extrasul în format CSV, XLS etc. pe care l-am descărcat de la bancă (de regulă se descarcă în Downloads).

b) Import extras de cont bancar

Automat se va deschide din IMPEX/BANCI/… catalogul cu extrasele aferente jurnalului în care am intrat. Extrasele vor apare în ordinea precizată în parametri, de exemplu cronologică inversă. După citirea extrasului, va apare un fişier log, care va semnala eventualele erori. De exemplu, dacă avem de prelucrat extrase pe mai multe zile şi lăsăm unul pe dinafară, va apare că sunt incoerenţe, soldul final nu este cel corect.

• comisionul, dobânda se validează automat, dacă s-a indicat astfel la pct.13.3.3.

  • tranzacţiile nevalidate trebuie revizuite pe rând, cu ajutorul operaţiilor de mai jos.

Exemplu de import corect:

Recapitulatie fila: MIBL4-210002
------------------------------------------------------------------------
                     Sold initial   Incasari         Plati    Sold final
------------------------------------------------------------------------
Sold precedent fila     63307.29
Extras, nr.inreg:  5    63307.29      598.00        572.99     63332.30
Sold calculat fila                                             63332.30
Sold final fila                                                    0.00
                                                                      
     Nu exista incoerente                   

Dacă operatorul uită să închidă fila precedentă sau extrasul importat nu este cel care urmează după ultimul introdus, apare un mesaj de avertizare, de exemplu:

Recapitulatie fila: MIBL4-210002
------------------------------------------------------------------------
                     Sold initial   Incasari         Plati    Sold final
------------------------------------------------------------------------
Sold precedent fila         0.00
Extras, nr.inreg:  5    63307.29      598.00        572.99     63332.30
Sold calculat fila                                                25.01
Sold final fila                                                    0.00
                                                                        
*** Sold precedent absent, fila precendenta nu este inchisa
*** Sold calculat     # Sold final   extras   

Programul observă, dacă un extras a fost deja importat şi semnalează acest lucru în fişierul txt, deci înregistrările nu se dublează.

c) Asociere partener/factură

hMARFA caută facturile unui partener pe care îl recunoaşte şi după lansarea operaţiunii identifică facturile neîncasate/neplătite ale partenerului respectiv.

Cum se realizează acest lucru? Programul identifică contul firmei partenere în EXDESC şi caută acest cont înscris în Firme. Reamintim, că în Firme se pot înscrie câte 4 conturi bancare. Dacă un partener utilizează simultan mai multe conturi şi le înscriem în hMARFA, cu timpul programul va „învăţa“ şi mai bine identitatea partenerilor. Dacă trebuie să indicăm manual partenerul - deoarece contul partenerului nu este găsit-, programul ne întreabă la Validare, dacă dorim să înscriem codul IBAN al partenerului în Firme.

Identificarea informaţiilor despre plată/încasare se regăseşte în câmpul EXDESC, preluat din CSV sau alt format de fişier, de acolo încearcă hMARFA să identifice aceste date. Dacă de exemplu numărul facturii încasate este C10555, iar în explicaţii clientul a scris fact.555 sau facturi, hMARFA nu va regăsi factura, şi asocierea se va face manual.

Încasare BVINZ cu cardul

BVINZ-urile se încasează de regulă: cu numerar, cu card prin POS, cu tichete. În cele mai multe cazuri este imposibil de identificat, care sumă încasată cu cardul cărui BVINZ trebuie ataşată. La Banca Transilvania în Tipuri/Extrase bancare se poate seta:

I/P ;Text cautat in EXDESC      ;TipDoc ;Cont crsp ;Valid ;Comentariu  ;
------------------------------------------------------------------------ 
I   ;Data entry carduri         ;IPOS   ;          ;      ;Incasare POS;

După personalizarea extrasului cu textul de căutat, se generează documentul IPOS - Incasare plata prin POS(card) care conţine data BVINZ care este încasat şi la care se poate ataşa încasarea.

d) Copiere încasare/plată

Dacă cu aceeaşi tranzacţie se plătesc mai multe poziţii, putem să „defalcăm suma“. De exemplu:

• dacă se plătesc/se încasează mai multe facturi, suma va fi asociată primei facturi, iar noi va trebui s-o defalcăm creând rânduri suplimentare şi identificând manual facturile. Cei care utilizează şi opţiunea F (Facilităţi financiare), vor putea utiliza operaţia de Repartizare descrisă mai jos!
• dacă se doreşte repartizarea pe conturi a unei sume, de exemplu se plătesc contribuţiile la bugetul de stat, se pot repartiza plăţile pe conturi, astfel nu mai este necesară o notă contabilă ulterioară. Această variantă este utilizabilă în cazul în care se recepţionează de exemplu toate plăţile către bugetul asigurărilor sociale pe „parteneri“ distincţi (%CAS, %CASS, %IVENIT, %IDIVID etc.) şi ele se achită într-o singură sumă

e) Repartizare încasare/plată

Cu ajutorul operaţiei se repartizează pe facturi încasările/plăţile multiple. Operaţia apare numai în cazul opţiunii F (Facilităţi financiare).

Etape de lucru:

e1) după operaţia de Asociere partener se verifică încasările/plăţile la care valoarea este mai mare decât în exemplul de mai jos:

Pe câmpul Nr.fact. se lansează F1. Vom vedea facturile neîncasate de la partenerul 0006.

Cu Enter se validează încasarea pentru prima factură, cu suma de 349,86 lei.

e2) acum se lansează Repartizare încasare/plată. Se vor genera rânduri pentru facturile de mai sus.

În exemplu, partenerul a plătit mai mult cu 453.40 lei, deci va trebui clarificat ce se va întâmpla cu această sumă. Deocamdată s-a introdus contul 581.5. Pe fereastra Contabilitate se vor vedea rândurile generate şi contarea lor:

│Jurn.│Nr.fil│ Data fil │?│  Suma lei  │T.doc│Re/Fac│Partener │Cont coresp|  
 MIBL1 200001 2021.06.04 I       349.86 IOH   FB0001 F-0006    4111.1
 MIBL1 200001 2021.06.04 I       218.00 IOH   210001 F-0006    4111.1
 MIBL1 200001 2021.06.04 I       144.94 IOH   210002 F-0006    4111.1
 MIBL1 200001 2021.06.04 I       453.40 IOH          F-0006    581.5

Toate aceste poziţii trebuie validate individual!

f) Modificare tip document

Explicaţiile din extrase diferă foarte mult de la o bancă la alta. De aceea, se poate întâmpla, ca programul să interpreteze de exemplu o depunere de numerar ca încasare şi introduce IOH ca tip document. În aceste cazuri, tipul de document se poate modifica cu ajutorul acestei operaţii, în acest caz din IOH în INUM.

g) Verificare sold extras

Operaţia a fost creată pentru a verifica dacă soldul precedent şi soldul final al unui extras importat se potrivesc. Se poate întâmpla de exemplu, ca un extras să fie lăsat pe dinafară. În această situaţie, într-un fişier txt este semnalat, că există diferenţe.

h) Vizualizare extras de cont

Deschide fişierele de extras. La unele bănci, programul trebuie să genereze formatul CSV din XLS-ul care se poate descărca şi atunci există un număr mai mare de fişiere faţă de cele descărcate. Se poate deschide de aici şi fişierul log (txt).

i) Ştergere filă

Şterge ultimul extras importat, dar numai în cazul în care nu conţine documente validate manual. În această situaţie aceste documente trebuie invalidate, după aceea va fi ştearsă toată fila. Nu se poate şterge o filă dacă soldul este închis, acesta trebuie şters în prealabil!