Un document în starea Anulat poate fi trecut în starea Validat prin operaţia de validare. Un document aflat în starea Validat, poate fi trecut în starea Anulat prin operaţia de anulare.

Imediat după crearea unui nou document în hMARFA, acel document se află implicit în starea Anulat. Acest lucru trebuie înţeles în felul următor:

• documentul rămâne înregistrat în baza de date;
• el poate fi oricând vizualizat, modificat sau listat;
• totalul poate fi calculat de program (operaţia Calcul);
• acest document nu modifică stocurile. Cantităţile intrate sau ieşite, înscrise pe document sunt utilizate doar la calculul şi listarea documentului, nu şi la modificarea stocului;
• documentul nu va fi inclus în jurnalele TVA (cumpărări sau vânzări);
• documentul nu va fi contabilizat de programul hMARFA.

Putem spune că este vorba de un document în faza de „proiect“ care nu este definitivat, nu este aprobat, deci pe baza lui nu se pot face încă operări pe fişele de magazie, în jurnalele TVA şi nu poate fi înregistrat în contabilitatea firmei.

Operaţia Calcul serveşte la consultarea preliminară a totalurilor care ar rezulta după Validare.

În cazul în care se eliberează un document cu număr luat dintr-un interval stabilit prin procedura de numerotare, care ulterior se anulează, acesta este recomandat să fie lăsat în baza de date sub formă anulată, iar sub formă listată toate exemplarele se pot lega la dosar şi bara cu o linie pe care se înscrie Anulat. Chiar şi în cazul în care documentul este editat manual, dar facturile sunt introduse în program pentru evidenţă şi contare, facturile anulate trebuie înscrise (fără rânduri), în starea Anulat, pentru continuitatea intervalului şi declararea lor în Declaraţia 394.

În cazul documentelor de încasare şi plată s-a utilizat cuvântul Invalidare. Aici se presupune, că documentele pot fi completate - de exemplu registrul de casă - de persoane care nu sunt iniţiate în contabilitate şi nu pot indica de fiecare dată un cont corespondent. Documentele astfel introduse sunt luate în considerare - de exemplu la calculul soldului de casă -, dar nu se contabilizează. Pentru aceasta trebuie, ca la închiderea lunii contabilul firmei să revadă documentele în starea Invalidat şi să efectueze operaţia de contare. Astfel, acestea vor putea fi validate.

Documentele în starea Validat sunt documente definitivate, deci pe baza lor se vor opera automat mişcările pe fişele de magazie (modificare de stoc), se înregistrează, dacă este cazul, în jurnalele TVA de cumpărări sau vânzări şi se vor contabiliza.

Toate aceste operaţii sunt executate de programul hMARFA.
Modificarea stocului se execută în momentul validării.
Înregistrarea în jurnalele VA se execută prin extragerea şi listarea jurnalelor din utilitarul hMARFT, pentru luna în care este înregistrat documentul.

Contarea se execută din Contare/Contare automată.

Observaţie: documentele de ieşire mai pot avea şi o a treia stare, adică documente validate proform (litera „P“ în rubrica Stare). Aceste documente nu modifică stocul. Apar în jurnalul TVA şi în contabilitate, în funcţie de modul de implementare a documentului. Aceste documente se pot folosi de exemplu pentru prezentarea de facturi proforme în cazul în care se doreşte mai întâi încasarea contravalorii mărfurilor şi după aceea livrarea lor efectivă.

Cum se execută operaţiile de Validare şi Anulare ?

După completarea unui document şi constatarea corectitudinii celor înscrise se apasă tasta Enter, după care într-o mică fereastră se propune: Validare, Validare proforma sau Calcul (la unele documente se propune numai Validare, după caz). Selectăm operaţiunea dorită şi tastăm din nou Enter. În cazul Validării programul verifică unele corelaţii între datele înscrise în document şi calculează totalul, preţul contabil, etc. - deci datele caracteristice tipului respectiv de document, şi operează modificările în stocuri.

Dacă dorim să anulăm un document deja validat, procedăm în felul următor:

• selectăm meniul Modificare
• intrăm în documentul ales
• dacă avem un document format din mai multe ferestre, cu ajutorul tastei <Tab> activăm fereastra din partea de jos a ecranului (această operaţie se poate execută şi mai rapid: după intrarea în document se apasă simultan tastele Ctrl W
• după apăsarea tastei Enter ni se propune Validare sau în cazul documentelor de Încasare/Plată, Invalidare
• după anulare se poate urmări în coloana St (Stare) dacă a dispărut litera P sau V de lângă document, deci s-a reuşit anularea.

Dacă documentul este validat, Modificarea se poate sfârşi în 3 moduri:

• Modificare model: se modifică Modelul şi se părăseşte ecranul cu Ctrl W,
• Anulare: cu Enter sau Ctrl W se activează fereastra de anulare,
• Abandonare: se tastează Esc.

Niciun document nu se poate modifica sau şterge înainte de anularea lui. În plus, documentele care au rânduri nu se pot şterge înainte de ştergerea individuală a fiecărui rând.