hMARFA

În aplicaţiile utilizate se introduc centre în fiecare document care generează înregistrările contabile de cheltuieli sau chiar şi venituri. Din aceste informaţii se generează înregistrări contabile pe centre, care se importă şi se centralizează în aplicaţia hCONTE. De aici, informaţiile se pot lista sau se pot extrage în diverse tabele Excel pentru prelucrări ulterioare:

Centrele o să apară în Dicţionar în fiecare aplicaţie şi pot fi apelate pentru completare într-o fereastră de ajutor.
Pentru înţelegerea mai uşoară a modului de organizare, vom lucra cu ajutorul exemplului care se regăseşte şi în baza de date demonstrativă.

La o societate care efectuează activitate de comerţ en-gros, are un magazin cu amănuntul, un atelier de producţie şi prestează servicii, se introduc de exemplu:

În centrul CX poate fi inclusă de exemplu activitatea de administraţie (de regulă neprofitabilă, dar necesară) sau alte activităţi care nu aparţin de cele pe care dorim să le urmărim. Se poate lucra şi fără a ataşa centre la activităţile de acest fel. Avantajul codificării TUTUROR cheltuielilor şi veniturilor pe centre constă în faptul, că total rezultat pe centre poate fi identic cu soldul contului 121, deci permite o verificare a faptului, dacă au fost cuprinse toate operaţiile.

Dacă se urmăresc pe centre numai cheltuielile, totalul general la o codificare completă trebuie să fie identic cu rulajul curent al contului 6.

În înregistrările contabile generate, centrele pot să apară în coloanele Centru DB, respectiv Centru CR, în funcţie de natura operaţiei (cheltuială/centru sau venit/centru).

Centrele se introduc manual în câmpurile dedicate din documente.

În cele de mai jos prezentăm raţionamentul de introducere a centrelor în diverse aplicaţii cu unele precizări specifice aplicaţiei.

c1) hMARFA
Centrul se poate ataşa la document sau la loturile din document.
Pot exista documente la care se ataşează automat, în formulele de validare/contare.

• Recepţii
  • teoretic are sens numai la recepţii cheltuieli
  • la recepţii stocuri se introduce totuşi pentru contabilizarea diferenţelor din rotunjiri (de regulă ct.6588)
  • la documente de transfer între gestiuni, recepţii imobilizări etc. nu are sens să se introducă
  • la TVATX are sens doar dacă TVA se contabilizează pe cheltuieli (de regulă 635)
  • modificare NIRI, NIRE
  • fereastra Furnizori - centre
• Ieşiri
  • fereastra Centre - facturi, BCM etc.
  • la facturi de avans, avize de expediţie, documente de transfer nu are sens
• Încasări/plăţi
  • are sens numai la plată comision, încasare/plată dobândă, reevaluare sold valută la sfârşitul lunii
  • fereastra Centre
• Contabilitate
  • Înregistrări valorice - centre DB
  • Înregistrări valorice - centre CR
  • Înregistrări cantitativ-valorice - centre DB
  • Înregistrări cantitativ-valorice - centre CR

Pentru detalii vezi şi Implementarea centrelor în hMARFA.

c2) hIMOB
Se poate ataşa un centru la fiecare secţie sau la fiecare imobilizare sau obiect de inventar.
Contarea:

• amortizării/uzurii se face pe elemente patrimoniale, deci pentru centrele asociate,
• valorii rămase la scoatere din funcţiune se poate înregistra pe un centru dedicat.

Asocierea imobilizărilor existente cu un centru se face la implementarea soluţiei. Lunar va trebui completat centrul doar în caz de intrare sau transfer imobilizare.

• Imobilizări
  • modificare Altele
  • fereastra Contabilitate
  • vizualizare - Fişa contabilă/fiscală
• Contabilitate - fereastra Înregistrări pe centre

c3) hSALAR
Se poate asocia un centru la fiecare secţie sau la fiecare salariat.
Contarea cheltuielii poate să fie:

• pe salariat şi pe întreaga cheltuială salarială sau
• pe salariat şi pe elementele salariale (salar pt. timpul efectiv lucrat, concediu, concedii medicale, tichete etc.)
  • Stat de salarii
    • Introducere
    • fereastra CNP
  • Contabilitate - fereastra Înregistrări pe centre

c4) Alte aplicaţii
Sistemul poate fi extins şi la alte aplicaţii HAMOR Soft sau chiar alte aplicaţii care formează un subsistem informativ.

c5) hCONT
În hCONT datele se importă din celelalte aplicaţii. Aici nu apar înregistrările generate pe centre. Se lucrează în mod obişnuit.
Desigur, şi în hCONT se introduc manual înregistrări de venituri şi cheltuieli, de exemplu impozitul pe profit, stornări etc. Dacă se doreşte o evidenţă completă, este indicat să se introducă un centru corespunzător naturii operaţiei.
Articole contabile - se poate introduce manual centrul în explicaţii, la acele articole care nu provin din alte programe.

   CD:nnnnnnn - centru DB pentru cheltuieli
   CC:nnnnnnn - centru CR pentru venituri

În hCONTE-componenta culegere date, calcule şi rapoarte se preiau şi se centralizează înregistrările din celelalte aplicaţii.
Se execută Iniţializare perioadă: aaaa.ll.
În Centre/Inregist. cost/profit se pot executa operaţiile:

• Import din hMARFA, hSALAR, hIMOB, hCONT etc. - datele importate din diverse programe se pot filtra şi regăsi introducând în prima coloană codul aplicaţiei din care provin acestea. Se pot însuma astfel datele pentru confruntarea cu totalul rulajului din aplicaţiile din care provin (introduceţi un cod de aplicaţie, filtraţi cont 6 sau 7 după caz, apăsaţi F4 în col. Valoare).
• Comparare cu hCONT - se pot confrunta sumele importate cu rulaje/solduri din hCONT pentru corelarea datelor. Se pot redefini conturile cu care se doreşte efectuarea comparaţiei.
• Export în Excel/OpenOffice - datele se pot exporta în Excel. Acestea sunt în format xml, se deschid cu Excel sau OpenOffice şi recomandăm să le salvaţi în formatul în care lucraţi: xls, xlsx.

Datele se pot studia cu ajutorul ferestrelor:

• Centre-conturi
• Conturi-centre DB
• Conturi-centre CR
• Conturi
• Centre

Înregistrările de cheltuieli se importă de regulă cu semnul negativ, iar cele de venituri cu semnul pozitiv (excepţie: articole de stornare, 711=345, 711=348 etc.).

Datele importate în hCONTE se centralizează pentru a obţine informaţii sintetice.
În Rapoarte/Situaţie cost/profit se pot executa operaţiile:

• Centralizare pe centre şi cont
• Centralizare pe centre
• Export în Excel/OpenOffice

Liste - se pot lista diverse situaţii:

• Situatie centre
• Situatie centre/conturi
• Centralizator centre
• Centralizator conturi

Exemplu de situaţie centralizată în Excel:

În Excel se pot introduce manual şi formule de calcul total/coloane.

Posibilităţi de verificare

• total rezultat din listă = sold 121, dacă la fiecare cheltuială/venit s-a introdus un centru,
• total cheltuieli = rulaj ct.6, dacă la fiecare cheltuială s-a introdus un centru
• total venituri - de regulă la fel ca la cheltuieli, la producţie mai există articole de tipul 711=345, 711=348