Programul utilitar hMARFU serveşte pentru efectuarea unor operaţiuni de verificare a coerenţei bazei de date hMARFA, corectări, ordine în baza de date, nomenclatoare pentru e-facturare şi conţine şi alte utilitare diverse.

Verifică coerenţa bazei de date hMARFA.

Înainte de VERIFICARI executaţi cu hUTIL:

• reindexarea bazei de date (Indexare /Totala)

Verificările se pot executa individual sau global (toate deodată):

• coerenţă unicitate coduri - această secvenţă parcurge toate fişierele: recepţii, stocuri (loturi de intrare), facturi, loturi de iesire, încasări/plăţi, nomenclator de produse/mărfuri etc. analizînd unicitatea cheii de identificare
• stocuri - secvenţa parcurge toate loturile de intrare/stoc. Pentru fiecare lot de intrare/stoc:
  • caută loturile de ieşire corespondente (acelaşi cod articol, acelaşi cod gestiune, acelaşi număr recepţie) care fac parte din documente valide (validate final)
  • cantităţile ieşite din loturile de ieşire de mai sus sunt cumulate
  • dacă cantitatea cumulată este diferită de valoarea câmpului Ieşiri din lotul de intrare/stoc, se afişeaza eroare.
• ieşiri (PU contabil) - parcurge toate loturile de ieşire, verificând preţul contabil cu cel din lotul de intrare corespunzător
• încasări şi plăţi - parcurge toate încasările şi verifică:
  • coerenţa internă din încasări (tip încasare, relatiile dintre SUMA, SUMAFAC, SUMAREV)
  • caută facturile/recepţiile referite şi verifică starea acestora (document validat, financiar) şi confruntă corespondenţa dintre tip partener, partener cu cele din încasări/plăţi
• solduri furnizori (plăţi) - parcurge toate recepţiile şi pentru fiecare factură din recepţie (furnizor, vamă, cheltuieli):
  • caută plăţile aferente
  • dacă totalul plăţilor este diferit de diferenţa dintre Total factură şi De plată, se afisează eroare.
  • dacă suma reevaluărilor din plăţi este diferită de valoarea reevaluării din recepţie, se afişează eroare
• solduri clienţi (încasări) - parcurge prima dată toate facturile şi pentru fiecare factură:
  • caută încasările împreună cu eventualele retururi
  • dacă totalul încasarilor este diferit de diferenta dintre Total factură şi De încasat, se afişează eroare.
  • dacă suma reevaluărilor din încasari este diferită de valoarea reevaluării din factură, se afisează eroare.
• coerenţă nomenclatoare - parcurge toată baza de date hMARFA verificând existenţa tuturor codurilor referite.

Înainte de MODIFICARI/UPDATE executaţi cu hUTIL:

• reindexarea bazei de date (Indexare/Totală)
• şi o copie de siguranţă a bazei de date.

Se pot depista/corecta aici:

• diferenţe stocuri
• PU Contabil în ieşiri - parcurge toate loturile de ieşire, modificând preţul contabil cu cel din lotul de intrare corespunzător
• grupe în ieşiri - parcurge toate loturile de ieşire, modificând grupa cu cea din lotul de intrare corespunzător

Înainte de MODIFICARI/UPDATE executaţi cu hUTIL:

• reorganizarea întregii baze de date (Reorganizare/Totală)
• sau măcar reindexarea bazei de date (Indexare/Totală)
• şi o copie de siguranţă a bazei de date.

Aici se pot recodifica individual articolele din Nomenclator, dacă dorim să schimbăm codificarea iniţială, cu care am pornit. În Nomenclator, în hMARFA, nu se poate schimba codul articolului. Recodificarea înseamnă schimbarea codurilor în toată baza de date, deci şi în Loturi de intrare cât şi în Loturi de ieşire.

Aici se pot executa operaţii globale asupra Nomenclatorului, prin această fază intermediară a lui. Articolele se pot marca selectiv (cu F10) sau individual (cu F12) în scopul completării selective a codurilor NC sau CPV sau a ştergerii lor din Nomenclator. Totodată se verifică corectitudinea completării câmpurilor, se pot rescrie în Nomenclator datele introduse aici.

Se pot lansa operaţiile:

• Extrage articole din Nomenclator - se vor extrage articolele din Nomenclator articole în scopul selectării pentru diverse operaţii:
  • ştergere selectivă articole
  • modificare unităţi de măsura (UM,UM/ECE)
  • modificare selectivă coduri NC, CPV
    Selectarea articolelor se face cu tasta F12. Astfel, în ultima coloană apare „D“.
• Ştergere articole în Nomenclator - se vor şterge articolele care sunt marcate cu „D“ şi nu figurează în Loturi.
• Rescrie valori noi în Nomenclator - se preiau în hMARFA articolele corectate.

Liste în Excel:

• Nomenclator combinat (XLSX)
• Coduri CPV (XLSX)
• Coduri UM-ECE (XLSX)

Această secvenţă reordonează codurile echivalente din Nomenclatorul de articole.

Aici se pot recodifica individual firmele din Firme, dacă dorim să schimbăm codificarea iniţială, cu care am pornit. În Firme, în hMARFA, nu se poate schimba codul firmei. Recodificarea înseamnă schimbarea codurilor firmelor în toată baza de date, deci în Receptii, Facturi, Incasari/Plati, Furnizori-articole şi Clienti-articole.

Atenţie: Dacă aveţi o implementare în contabilitate, cu analitice pe conturi de Furnizori sau Clienţi pe baza codurilor firmelor, atunci trebuie să ţineţi cont de această recodificare şi în programul de contabilitate!

Aici se pot executa operaţii globale asupra firmelor, prin această fază intermediară a lor. Se identifică firmele care sunt in Registrul RO e-Factura sau care sunt entităţi publice. Totodată se verifică corectitudinea completării câmpurilor din Firme (Localitate, Strada, CIF, CNP), campuri obligatorii pentru e-Factura.

Firmele se pot marca selectiv (cu F10) sau individual (cu F12) în scopul ştergerii celor neutilizate (care nu figurează în Receptii, Facturi sau Incasari-Plati)

Se pot executa operaţiile:

• Extragere firme din hMARFA - Se vor extrage firmele din Firme în scopul selectării pentru diverse operaţii:
  • ştergere selectivă firme neutilizate
  • verificări pentru e-facturare etc.
• Ştergere firme (cele cu Sel=D) - Se vor şterge firmele din Firme care sunt marcate cu „D“ si nu figureaza in Recepţii, Facturi, Încasări/Plăţi. După ştergerea firmelor neutilizate/marcate executaţi reExtragerea Firmelor.
• Identificare in RO e-Factura - Parcurge firmele extrase, verifică dacă figurează în Registrul RO e-Factura şi le marchează în câmpul EFac (fereastra Date pentru selecţii).
• Identificare entităţi publice - Parcurge firmele extrase, verifică dacă figurează în lista de Entitati Publice şi le marchează în campul EP
• Înscrie EP în TIP/Firme - Pentru firmele marcate cu EP=„D“ înscrie tipul „G“ în câmpul Tip din Firme

Tipuri de Ferestre:

• 01 Ordine in Firme
• 02 Firme in ordine alfabetica
• 03 Date pentru selectii
• 10 Lista de erori in Firme

Listă în Excel:

• Entităţi publice (XLSX)

Cu ajutorul acestui meniu se pot trece ieşirile după o anumită dată de pe o recepţie fictivă, cu stoc initial = 0, pe o altă recepţie, în scopul ştergerii stocurilor vechi. Acest lucru face mai eficientă operaţia Stergeri documente.

Meniul serveşte pentru eliberarea spaţiului pe disc al calculatorului şi obţinerea unei viteze sporite în operarea curentă. Înainte de a efectua această operaţie, datele trebuie reorganizate şi salvate cu utilitarul hUTIL.
Se vor şterge documentele mai vechi decât data indicată de utilizator, păstrând totuşi coerenţa bazei de date.

Loturile de intrare/stoc de tip cheltuieli (C) şi mărfuri cu amănuntul (MA) de multe ori nu au prevăzute ieşiri, fiind utilizate pentru înregistrarea cheltuielilor, respectiv pentru întocmirea notei de recepţie în magazin. Astfel, stocurile rămân cu cantitatea intrată şi nu se şterg decât la cerere explicită, exprimată la lansarea ştergerii.

Pentru loturile şi documentele care îndeplinesc condiţiile de ştergere se fac verificări de coerenţă şi dacă se constată erori de coerenţă, erorile sunt semnalate, deci loturile şi documentele implicate nu sunt şterse.

Verificări efectuate:

• cantitatea din câmpul Ieşiri din lotul de stoc este egală cu suma cantităţilor din loturile de ieşire aferente?
• valoarea plăţii înregistrate în recepţie este egală cu suma plăţilor aferente din Încasări/plăţi?
• valoarea încasării înregistrate în factură este egală cu suma încasărilor aferente din Încasări/plăţi?

Detalii privind etapele ştergerii...

Aici se găsesc 3 nomenclatoare:

• Nomenclator combinat (NC) - se utilizează în e-facturile emise între societăţi comerciale. Structura este ierarhică. Denumirile sunt lungi, o parte care nu încape pe ecran este inclusă în aşa-zise câmpuri memo. Căutarea unui text se face inclusiv în acestea, deci după căutare apar toate poziţiile care conţin acel cuvânt.
  În col. „F“ sau „T“ se pot filtra înscriind „D“ produsele cu risc fiscal pentru e-Factură respectiv e-Transport.
  Nivelul codului în ierarhie se poate filtra în col.„N“. În ultima coloană poziţiile marcate cu „D“ sunt cele de regulă cu 4 caractere, cu risc fiscal, pentru e-factură.
• Coduri CPV (Common Procurement Vocabulary) - se utilizează numai în relaţia B2G, deci în facturile firmelor către instituţiile publice. Pentru ca o firmă să fie considerată instituţie (entitate) publică, ea trebuie să includă în Tip: „G“.
• UN/ECE - nomenclator internaţional de unităţi de măsură. Se utilizează pentru facturare electronică şi în raportarea SAF-T.

Toate nomenclatoarele de mai sus se pot vizualiza şi în Excel.

• Verificare rulaje 4428.36,37 - Extrage pentru luna curentă valoarea TVA la operaţiunile ztip TVA la încasare din Recepţii, Facturi, Încasari/Plăţi şi din Contare. Este util la implementare/verificare formule de contare.
• Calcul rulaje 4426,4427 - Calculează rulajele conturilor 4426.01,.02,.03,4427 din Contarea lunii curente.
• Export interactiv în XLS/XML - Se poate selecta baza de date şi fişierul al cărui conţinut complet dorim să-l exportăm în Excel.
• Update baza de date - se lansează cînd există versiuni noi ale bazei de date. Exista 2 cazuri:
  • update - modificări minore, gratis
  • upgrade - modificare versiune, eventual executabile, necesită cod activare versiune nouă, nu este gratis.