hMARFE este o componentă care extrage şi prelucrează datele din hMARFA. Conţine sisteme de rapoarte constând din informaţii centralizate, rapoarte manageriale sau de audit, referitoare la vânzări, achiziţii, încasări şi plăţi.

hMARFE conţine nişte rapoarte predefinite şi instrumente pentru a adapta aceste rapoarte şi de a defini altele noi. Dat fiind faptul, că însăşi hMARFA din care se extrag datele este un sistem deschis, adaptabil, situaţiile predefinite trebuie verificate şi adaptate nu numai după nevoile utilizatorului, dar şi la particularităţile de implementare ale lui hMARFA.

Facilităţi

• Programul poate exporta date direct în Excel, pentru că este realizat în tehnologie Windows;
• Extragerea, structura ferestrelor de fişier, a ferestrelor de editare şi listele pot fi adaptate sau se pot defini altele noi (tehnologie hMET2);
• Extragere situaţii din mai multe baze de date hMARFA (puncte de lucru sau perioade);
• Lansare programată a extragerii datelor;
• Variantă utilizabilă în mod remote desktop pe echipamente PDA cu Windows Mobile 6.

Aplicaţia se livrează într-o variantă de bază care poate fi completată cu opţiuni:

Extrageri

În varianta livrată a aplicaţiei se pot face următoarele extrageri din baza de date hMARFA:

Lista de preturi
Vanzari
Fise clienti
Stocuri
Cumparari
Fise furnizori

Legătura cu hMARFA se realizează printr-un singur fişier: „m“, care trebuie să indice rădăcina bazei de date hMARFA.

La pornirea operaţiei de extragere, în fiecare meniu de mai sus trebuie să specificăm perioada pentru care dorim să extragem date.

De exemplu, dacă dorim să extragem vânzările din trim. I 2014, înscriem:

 Data inceput:  01/01/2014
 Data sfirsit:  31/03/2014
 Nume Perioada: trim. I 2014

Menţionăm, că în Nume perioada se poate înscrie orice explicaţie care o să apară în liste, datele se vor extrage însă pe baza datelor calendaristice date mai sus. Perioada extrasă se defineşte separat pentru fiecare extragere, deci poate fi diferită în funcţie de meniul în care se porneşte extragerea.

În meniul principal Perioade putem să vizualizăm perioadele pentru care am executat ultimele operaţii de extragere în diverse fişiere.

Menţionăm, că la toate punctele de mai jos apare operaţia:

Export in Excel/Open Office

însă ea este funcţională numai în prezenţa opţiunii „x“, nu la varianta de bază.

a) Listă de preţuri

Extrage o listă de preţuri dintr-o bază de date hMARFA.
Lista se construieşte pe baza nomenclatorului de articole din hMARFA.
Pentru calculul preţului unitar se poate opta pentru unul dintre următorii algoritmi, setaţi prin constanta:

ALGORITM-PU  

În Cataloage/Constante şi funcţii constanta poate fi setată în mai multe moduri:

• ALGORITM-PU: N - preţul unitar de livrare (preţ fără TVA) în lei din Nomenclator articole.
  Preţul unitar de vânzare este calculat prin înmulţirea preţului unitar de livrare cu procentul de TVA.

Notă: se recomandă utilizarea doar dacă preţurile de livrare din Nomenclator articole sunt actualizate cu regularitate.

• ALGORITM-PU: M - preţul unitar maxim.
  Se parcurg loturile valide şi intrate înainte de data de sfârşit şi se reţine preţul unitar de livrare maxim şi preţul de vânzare corespunzător.

Notă: preţurile de livrare se iau din Loturi de intrare (deci este preţul de livrare determinat la data recepţiei, nu preţul de vânzare efectiv din facturi).
Se recomandă când adaosul şi preţul de vânzare sunt stabilite pe loturi de intrare/stoc.
Lista se formează pe baza preţului maxim, deci se recomandă în perioade cu inflaţie mai ridicată.

• ALGORITM-PU: L - preţul unitar de pe ultima recepţie.
  Se caută ultimul lot valid intrat înainte de data de sfârşit al perioadei şi se reţine preţul unitar de livrare şi de vânzare de pe acest lot.

Notă: preţurile de livrare se iau tot din Loturi de intrare-stoc, numai că de această dată este ales ultimul preţ, nu preţul cel mai mare.
Se recomandă când preţurile sunt adaptate la cerinţele pieţii.

Extragere articole

Extrage toate articolele din Nomenclator articole.
Preţ unitar este extras în funcţie de constanta ALGORITM-PU.
Se şterg articolele la care: grupa este vidă sau începe cu X,Y,G.
Chiar dacă articolele şi preţurile au fost extrase în mod automat, se pot face ajustări, cu Modificare se poate ajusta preţul de livrare (fără TVA) sau preţul de vânzare (cu TVA).
Articolele extrase în plus se pot şterge cu operaţia de ştergere selectivă descrisă mai jos sau individual, cu Ştergere.

Şterge articolele cu preţ <=0

Şterge articolele cu stoc ⇐0.
La extragere sunt calculate şi stocurile la data de sfârşit a perioadei.
Dacă algoritmul este L sau M, adică PU este luat din loturi, operaţia şterge articolele cu stoc ⇐ 0

Articolele extrase pot fi parcurse şi modificate.

Preţul de vânzare este calculat pe baza preţului de livrare şi TVA.
Dacă preţul de vânzare extras sau introdus este diferit de preţul de vânzare calculat, apare un mesaj de avertizare.

Indicare perioadă

În cazul tuturor meniurilor, la extragere se indică perioada pentru care dorim să extragem date, de exemplu astfel:

Liste

Lista de preţuri

Lista de preţuri pe grupe

Lista de preţuri (tipdoc)

Pe bază de comandă specială, listele pot fi personalizate.

Exemple de liste personalizate

• catalog de preţ
  • simplu cu logo
  • personalizat, cu antet
  • cu prezentare/imagini de produse
• ofertă de preţ personalizată.

b) Vânzări

Se lansează operaţia Extragere vânzări. Astfel, vom obţine toate vânzările (ieşirile pe bază de factură sau bon vânzare) din intervalul specificat în Perioade. Datele pot fi studiate pe ecran după diferite criterii, utilizând meniul Fereastra:

Partener/Articol
Partener
Articol
Articol/cantitate

Astfel, se pot face diferite filtrări pe ecran. Dacă ne poziţionăm pe unele coloane care conţin coduri, putem apela o fereastră de ajutor cu denumirea lungă a acestora apăsând tasta F1 (Cod articol, Cod partener etc.).

Putem alege Vizualizare sumară sau Vizualizarea tuturor câmpurilor extrase.

Exemple de liste

Dacă comparăm datele de vânzări din hMARFE cu Loturi de ieşire din hMARFA, pot exista diferenţe.
În hMARFE sunt extrase numai vânzările efective, pe bază de factură sau cele din magazinele cu amănuntul, iar în Loturi de ieşire regăsim orice fel de ieşire (bon consum pentru nevoi proprii, ieşire pe bază de aviz de expediţie, transfer între gestiuni etc.).
Deci din punct de vedere al analizei, hMARFE serveşte date de o calitate mai bună.

Pe bază de comandă specială, se poate elabora situaţia vânzărilor într-o perioadă specificată, pe agenţi, pe rute, pe luni şi combinaţii ale acestora.

Alte exemple de liste personalizate:

• vânzări/cantităţi,
• vânzări/luni în USD

c) Fişe clienţi

Prin operaţia Extragere şi centralizare se extrag datele din facturile emise şi încasările aferente acestora.

Liste

Lista facturi/incasari

Centr.facturi/incasari

Fisa clienti

Balanta clienti

În liste, datele sunt centralizate pe parteneri.

Fişa clienţi conţine soldul precedent într-o coloană separată, faţă de lista din hMARFA, unde acesta este inclus în coloana Sold.

În lista Balanta clienti datele sunt totalizate pe partener, indiferent de contul contabil al tranzacţiei (de exemplu, se includ atât partenerii interni, cât şi cei externi; se însumează vânzările curente cu cele de imobilizări etc.).
În hMARFA obţinem o listă identică dacă facem o extragere simplă numai după cod partener.

d) Stocuri

Operaţia Extragere preia date din recepţii şi ieşiri, loturile cu conturi din clasa 3, cu sold/stoc la începutul perioadei şi rulaje în perioadă.

Pentru inventar: precizaţi data început=data sfârşit şi lansaţi şi Centralizare. Când se precizează date identice, suma mişcărilor din zilele precedente apare cu SOLD din ziua precedentă, o să apară mişcări detaliate numai pentru ziua indicată.

Operaţia Centralizare/articol centralizează înregistrările pe cod articol, ignorând gestiunea şi contul. Recalculează preţ unitar = valoare contabilă cumulată / cantitate cumulată. După centralizare există valori numai în lista Stocuri/articole!

Stocuri

Stocuri/articole

Meniul Stocuri serveşte şi pentru elaborarea inventarului în Excel. Stocurile care se extrag sunt specificate în câmpul: T5X1 - Câmp condiţie. Viteza de extragere este mai mare dacă data început=data sfârşit. Verificaţi total valoare contabilă cu totalul din Fişe de magazie (hMARFA) pentru acelaşi tip de extragere.

Observaţie - aici se poate implementa stocul minim (critic) cu hMARFA - opţiunea câmpuri suplimentare (stocul minim se introduce în Nomenclator).

Meniul Stocuri nu funcţionează cu componenta preţ mediu.

e) Cumpărări

Lansând operaţia Extragere cumpărări obţinem datele din recepţiile întocmite în perioada definită.

Exemple de liste

f) Fişe furnizori

Prin operaţia Extragere si centralizare obţinem date cu conţinut asemănător celui din Fişe clienţi.

Liste

Lista receptii/plati

Centr.receptii/plati

Fisa furnizori

Balanta furnizori

În hMARFA în lista Fise furnizori avem date separate pentru tranzacţiile în lei şi în valută, iar în hMARFE avem datele însumate.
În hMARFA obţinem o listă asemănătoare la extragerea simplă pe cod partener. La fel, în hMARFA balanţa tipică este defalcată pe conturi.
Balanţa furnizori este asemănătoare în cele 2 aplicaţii numai dacă se face o extragere pe cod partener în hMARFA.

g) Rapoarte/Top vânzări

Dacă se porneşte Extragere, se obţine lista produselor/mărfurilor vândute în ordinea descrescătoare a vânzării valorice din perioada definită anterior pentru Vânzări. În acest caz datele nu sunt extrase direct din hMARFA, ci din fişierul de Vânzări.

Se pot lista:

• Lista parteneri/articole
• Lista articole/parteneri

Se mai pot executa gupele de operaţii:

• Extragere şi
• Centralizare după partener

după care se listează:

Top vanzari/parteneri

sau:

• Extragere şi

  • Centralizare după articol,

după care se listează:

Top vanzari/articole

h) Rapoarte/Top cumpărări

Dacă se porneşte Extragere, se obţine lista articelelor cumpărate. În acest caz datele nu sunt extrase direct din hMARFA, ci din fişierul de Cumpărări, deci perioada indicată trebuie să corespundă datelor extrase acolo.

Liste după Extragere:

• Lista furnizori/articole
• Lista articole/furnizori

După Extragere şi Centralizare după furnizor/articol, după caz:

• Top cumpărări/furnizori
• Top cumpărări/articole

Opţiuni şi licenţe

În cazul în care este utilizat şi la puncte de lucru, pe laptop independent etc. este necesară licenţă cu reducere de preţ!

Proprietarul hMARFE şi hMARFA trebuie să fie identic. Dacă se unifică extrageri ale datelor din punctele de lucru, extragerea din bazele de date ale punctelor de lucru se face ori cu hMARFE proprietatea punctelor de lucru, ori cu hMARFE proprietatea sediului, dacă acesta are opţiunea M.

Alte detalii de implementare

Fişierele aplicației

Vezi detaliile tehnice

Permite implementarea unor sisteme de rapoarte suplimentare solicitate de utilizator, a unor oferte de preţuri personalizate, a unor evidenţe de tip CRM (inclusiv observaţii textuale pe clienţi), transmitere circulare prin e-mail etc.

Exemple:

Lista vânzări/cantităţi

Lista vânzări/luni în USD

Cu ajutorul acestei opţiuni se poate realiza o extragere mai complexă, setabilă după preferinţele utilizatorului. Extragerea se referă numai la vânzări.

Necesită Microsoft Excel 2003 sau mai mare, nu funcţionează cu OpenOffice!

Spre deosebire de alte situaţii, aici se pun în evidenţă articolele din care nu s-a vândut în perioada selectată, şi clienţii care nu au cumpărat deloc din articolele selectate în perioada respectivă etc.

Lansaţi meniul Extrageri/Vânzări în Excel, va apare o fereastră cu 3 faze de lucru:

1. Alegere model
2. Extragere firme si articole
3. Extragere vanzari

Pasul 1. Alegere model

Apare afişat catalogul în care se află modelele de fişiere Excel: la livrare subcatalogul XLS_Vanz din catalogul aplicaţiei. Tastaţi F1, la care apare lista modelelor şi alegeţi între:

SVanzari.xls  - modelul livrat     
SV_demo.xls   - demo-ul livrat
XXXX.xls      - fişiere cu date predefinite create de utilizator
                (nu apar la prima utilizare)

Dacă aveţi un model, o situaţie de referinţă gata setată, alegeţi-o pe aceea şi atunci nu va trebui să refaceţi filtrele de fiecare dată.

La prima utilizare, alegeţi SVanzari.xls. După confirmarea căii la fişier, se va deschide Excel. Se va genera fişierul SVanzari.xls cu 5 foi de lucru. După pasul 1 vom avea date numai în foaia de lucru Parametri.

Parametri - vezi detaliile tehnice

Dacă am efectuat Pasul 1, deci s-a deschis fişerul Excel şi trecem la paşii următori, după care ne răzgândim şi dorim să alegem un alt fişier Excel, se va semnala eroarea:

Situatii Vanzari este deja lansat in Excel

Închideţi Excel, reveniţi şi continuaţi sau abandonaţi operaţia.

Deci va trebui să ieşiţi din Excel înainte de a deschide un alt fişier Excel.

Pasul 2. Extragere firme şi articole

În această fază vor fi extrase din baza de date hMARFA toate firmele partenere din catalogul Firme şi toate articolele din Nomenclatorul de articole. Dacă deja vreunul din acestea a mai fost extras, va trebui confirmat în ferestra de interogare dacă se doreşte continuarea extragerii datelor din aceste cataloage:

* dacă DA, se vor extrage din nou toate firmele sau articolele   
* dacă NU, în continuare vor fi luate în considerare numai acele firme şi/sau 
  articole care se află în fişierul Excel deschis, unde deja s-au făcut 
  filtrările necesare, pentru care dorim de fapt să extragem datele de vânzări.
  Se poate folosi această variantă, dacă nu s-au modificat firmele şi 
  articolele.

Firme

Sunt extrase toate firmele din baza de date. Pe titlul coloanelor se pot observa săgeţi, la apasarea cărora apar diverse condiţii de filtrare a datelor extrase.

Valorile derulante pot fi de exemplu (la Excel în limba engleză):

  All    - vedem toate firmele
  Custom - putem pune condiţii de filtrare, de ex. codul să fie mai mare de ..
           Sau de exemplu se pot alege numai fimele dintr-o anumita localitate
           (Sfantu Gheorghe)
  Sort Descending/Ascending - putem sorta datele în ordine descrescătoare/
           crescătoare etc.

Pe coloana Filtru se pot seta cu x firmele care urmează să fie selectate. Pe această coloană se poate pune şi un filtru pe bază de formulă.

Există o „firmă generică“: Alti parteneri. Dacă aceasta este selectată, atunci în dreptul acesteia se vor cumula vânzările pentru firmele neselectate.

Exemple de filtre:

• selectaţi filtru Tip: custom, contains, C - pentru clienţi
• selectaţi filtru Tip: custom, contains, 1 - pentru agent 1
• scrieţi în coloana Filtru formula =IF(ISERROR(SEARCH(„Sf*Gheorghe*“,E2)),„“,„x“),
  (*-reprezintă oricâte caractere oarecare)
  copiaţi până la ~ Alti parteneri,
  ştergeţi/adăugaţi x la anumite poziţii,
  selectaţi rândurile cu x.

Exemplu de filtrare firme:

Articole

Sunt extrase toate articolele. Cu ajutorul lui Custom putem însă personaliza extragerea. Dacă am codificat consecvent şi mărfurile încep de exemplu cu M-…, atunci căutăm în Custom:

begins with: M-

astfel vom selecta numai mărfurile.

Pe coloana Filtru se pot seta cu x articolele care urmează să fie selectate. Pe această coloană se poate pune şi un filtru pe bază de formulă.

Există un „articol generic“: Alte articole. Dacă acesta este selectat, atunci în dreptul acestuia se vor cumula vânzările din articolele neselectate.

Exemple de filtre:

• selectaţi filtru Grupa: custom, begin with, M - pentru mărfuri
• selectaţi filtru Denumire: custom, contains, Cafea - pentru Cafea
• scrieţi în coloana Filtru formula =IF(ISERROR(SEARCH(„P?INE*“,B2)),„“,„x“)
  pentru a selecta articolele PIINE, PAINE
  (?-reprezintă un caracter oarecare, *-oricâte caractere oarecare)
  copiaţi până la ~ Alte articole,
  ştergeti/adăugaţi x la anumite poziţii,
  selectaţi rândurile cu x.

Exemplu de filtrare articole:

Pasul 3. Extragere vânzări

Va apare o fereastră de decizie:

În fişierul Excel extras există următoarele limitări:

- în baza de date demonstrativă, într-o foaie de lucru pot exista cel mult 20 
  de coloane şi 50 de rânduri;
- într-o bază de date concretă, limitele sunt: cel mult 200 de coloane şi 2000
  de rânduri. 

Dacă aceste limite sunt depăşite apare avertismentul:

Numar articole selectate > ... ! 

În acest caz, în foaia de lucru Articole/Firme punem filtre suplimentare care să reducă numărul de linii/coloane până la limita acceptată, după care repetăm pasul 3.

Vânzări

Dacă am făcut filtrările descrise în exemplu, obţinem mărfurile vândute în perioada specificată partenerilor din Sfântu Gheorghe.

Chiar şi după extragere fără filtrări prealabile, se pot face aceleaşi sortări, aranjări de date, pentru a obţine un tabel coerent (dacă ne permit limitările).

În situaţie o să apară şi partenerii cărora nu le-am vândut nimic, deoarece chiar şi această informaţie poate fi utilă. Dacă consideraţi, că nu este necesară prezenţa acestora în tabel, puteţi să ştergeţi rândurile care nu conţin date. Astfel, şi graficul poate deveni mai simplu.

Exemplu de situaţie de vânzări:

Diagrama

Diagrama se generează imediat după extragerea vânzărilor. În varianta livrată aceasta este o diagramă cu bare. După natura datelor, utilizatorul poate schimba tipul diagramei, se poate insera titlul (inclusiv perioada la care se referă datele), legenda etc. Dacă ne aşezăm cu mouse-ul pe bare, ni se va arăta conţinutul datelor afişate.

Dată fiind diversitatea unităţilor de măsură, recomandăm extragerea datelor valorice şi astfel şi diagrama va fi valorică. Dacă însă selectăm articole cu aceeaşi unitate de măsură, putem seta şi o diagramă cantitativă. De regulă, o diagramă este inteligibilă numai dacă am făcut o selecţie relevantă a datelor, deci nu avem prea multe valori.

Dacă obţinem tabelul setat corespunzător necesarului de informaţii, recomandăm salvarea acestuia cu setările corespunzătoare ca punct de pornire pentru extragerile viitoare.

Exemplu de diagramă:

Menţionăm, că reprezentarea grafică este limitată astfel în hMARFE: pentru un rând de date se reprezintă grafic cel mult 10 coloane de date corespunzătoare (de exemplu, pentru o firmă se iau numai primele 10 articole vândute) pentru a evita supraîncărcarea diagramei. În situaţii mai deosebite, refaceţi graficul din Excel.

Vezi şi exemplul complet de fişier Excel:

sv_demo.xls

Export în Excel/OpenOffice (opţiunea x)

Opţiunea x înseamnă, că se poate lansa operaţia Export în Excel/OpenOffice în toate meniurile de mai jos:

Extrageri/ Listă de preţuri
           Vânzări
           Fişe clienţi
           Cumpărări
           Stocuri
           Fişe furnizori
Rapoarte/  Top vânzări
           Top cumpărări

Operaţiile apar şi dacă opţiunea x este absentă, dar în acest caz la lansare apare eroarea:

XLS - optiune incorecta/inaccesibila in OpExport() ...

Dacă opţiunea x este activă, utilizaţi varianta de program Windows, vezi cu tasta F7. Dacă nu se utilizează varianta de program Windows, apare mesajul de eroare:

Utilizati program hMARFE varianta Windows ...

După executarea operaţiei se va deschide Excel sau OpenOffice, după caz şi într-o foaie de lucru o să apară toate datele din fişierul extras. Utilizatorul va putea aranja datele după diverse criterii. Fişierul, exportat iniţial în format XML se va salva în catalogul XLS_Exp din directorul unde este instalată aplicaţia, într-un format dorit pentru prelucrări ulterioare. Astfel, nu este necesară prezenţa Excel pe calculator şi fişierul exportat se poate vizualiza în Excel sau în OpenOffice.

Detalii tehnice ...

De exemplu, din Vânzări se va extrage VANZARI.xls. Dacă efectuaţi modificări (sortări, subtotaluri, ascunderi sau inserări de rânduri sau coloane, etc.) recomandăm să salvaţi modificarea în acelaşi catalog, dar sub un nume sugestiv.

Dacă aţi prelucrat datele din trim.I 2014, puteţi să daţi numele VANZARI_T1_2014.xls. Se exportă toate datele. Filtrările, ştergerea rândurilor/coloanelor inutile, trebuie efectuate ulterior. Dacă ajungeţi la o situaţie care va trebui repetată fercvent, notaţi-vă modificările de efectuat.

Exemplu de date exportate în Excel

Permite realizarea unei interfeţe între o bază de date hMARFA şi baze de date folosite de sistemele de tip e-comerţ (şi nu numai). Prin aceste interfeţe este posibil exportul datelor către baze de date MySQL, cât şi citirea datelor din aceste baze de date.

De exemplu: se pot realiza proceduri care exportă către un sistem de e-comerţ nomenclatorul de produse, stocul disponibil, preţuri, etc, respectiv să se importe şi să se genereze facturi în mod automat în hMARFA pentru comenzile lansate din aceste sisteme.