În jurnalele de încasări şi plăţi din hMARFA se poate ţine evidenţa analitică a acestor operaţii.

Caracterul operaţiunii, deci dacă se referă la o încasare sau o plată, se decide în cadrul jurnalului, alegând documentul corespunzător.

Exemplu: Dacă dorim să achităm prin bancă o anumită sumă, se alege jurnalul cu contul bancar corespunzător (şi implicit moneda corespunzătoare) şi se selectează Adăugare Plată cu ordin de plată (POH). În cazul în care dorim să înregistrăm o încasare, se optează pentru IOH.

Contarea celor două tipuri de documente diferă după natura operaţiunii, deci este important să se aleagă tipul corect.

La adăugare încasare/plată facturi se propune ca sumă de încasat/de plată soldul facturilor emise/primite.

Moneda jurnalului

Ea va fi determinată de soldul de început. Dacă începem un jurnal cu soldul într-o anumită valută, desigur trebuie să continuăm cu aceeaşi valută în cadrul aceluiaşi jurnal. Dacă nu se indică nicio valută în soldul de început, jurnalul respectiv se consideră că este în lei.

Este important, ca în Cursuri de schimb să fie descărcat la zi cursul valutar pentru operaţii, deoarece diferenţele de curs se vor calcula în funcţie de cursul din ziua precedentă.

Pentru reevaluarea soldurilor de la sfârşitul lunii trebuie descărcat şi cursul pentru reevaluare din ultima zi bancară a lunii.

În jurnalele din ultimul nivel poate fi indicat codul valutei, cu titlu informativ, valuta trebuie înscrisă şi în soldul iniţial!

Redăm mai jos lista documentelor cu care este livrat programul. Se poate constata, că unele documente funcționează diferit în diverse jurnale. Dăm şi exemple de contare.

Documente pentru încasări

Documente pentru plăţi

După cum se observă din tabelele de mai sus, majoritatea documentelor au pereche (IOH/POH, ICH/PCH etc.).

Jurnalul

În fiecare jurnal se utilizează numai anumite tipuri de documente. Utilizatorul trebuie să creeze jurnale distincte pentru fiecare cont curent bancar deschis în lei (MIBL1, MIBL2 etc.) sau în valută (MIBV1, MIBV2 etc.). Unele jurnale servesc pentru operaţii diverse, compensări între sume (MIX), reevaluări solduri furnizori/clienţi în valută (MIR), operaţii cu tichete de masă acceptate (MIT) etc.

La fiecare jurnal trebuie adăugat un Sold început. La jurnalele complementare (MIX, MIR, MIT etc. se adaugă cu sold = 0.

Modelul documentului

Tipul de document trebuie ales corect de la început pentru o contare corectă. Modelul însă se poate modifica şi la un document deja introdus, pentru a lista documentul în forma dorită.

Data

Un document se poate adăuga numai pe o filă din perioada curentă (documentul de bază poate fi şi din perioade precedente, dacă s-a primit ulterior). Dacă perioada curentă din hMARFA nu este corespunzătoare, modificaţi provizoriu cu F6.

Nu se pot adăuga documente pe perioade închise (data arhivă setată cu utilitarul hMARFS).

TVA

În sistemul TVA la încasare TVA exigibil se generează cu ocazia plăţii/încasării. De aceea, pe lângă articolele contabile menţionate mai jos, hMARFA adaugă automat şi:

4428.37 = 4427 sau
4426.02 = 4426.36

TVA exigibil este calculat automat, proporţional cu suma încasată/plătită:

Explicaţii automate

În operaţia de Adăugare rândul 1 din Explicaţii este iniţializat cu un comentariu, dacă se suprascrie, se păstrează noul text:

• PCOM - „Comision“
• INUM - „Ridicare numerar“
• PNUM - „Depunere numerar“

Astfel, operatorul este scutit de înscrierea explicaţiilor pentru aceste operaţii repetitive. Dacă este cazul, le poate completa, de ex. cu „Comision administrare cont“.

Adaptabilitate

Pentru operaţii repetitive, se poate adapta contarea documentelor sau se pot adăuga tipuri de documente noi, la solicitarea utilizatorului.

Plăţi fără documentul furnizorului

Dacă recepţiile nu se înregistrează la zi sau factura încă nu a sosit, dar deja banca a virat automat suma, atunci plata corespunzătoare se înregistrează completând doar explicaţiile din secţiunea Reprezentând … şi înregistrarea nu se validează. La sfârşitul lunii, după ce au fost înscrise recepţiile, se revine asupra acestor plăţi, completând numărul recepţiei şi efectuând validarea.

Validare dată încasări/plăţi

• la validare încasare/plată se verifică dacă:
  • data încasării >= data facturii sau
  • data plăţii >= data recepţiei
• parametrul „-„ la încasări/plăţi determină, ca la generarea încasărilor/plăţilor multiple să fie luate în calcul şi facturile negative

Număr comandă în Încasări/Plăţi

Număr comandă apare pe fereastrâ. dacâ în Parametri setăm N.
xI_NrCmd este inc→NRCMD dacă este completat şi
este xF_NrCmd sau xR_NrCmd dacă nu este completat în IncPla şi factura partener este completată.
Câmpul NRCMD se poate mări, acum este 12, dar trebuie mărit la fel în tran, fac, inc şi în Dictionar.

Documentele de încasare şi plată pot fi utilizate în scopuri foarte diverse. De aceea, nu se poate da o „reţetă“ universal valabilă de contare pentru fiecare. În documentele introduse în program există un câmp liber denumit Cont corespondent.

Cont jurnal este contul de trezorerie (512x.y, 53x etc.) corespunzător jurnalului şi este identic pentru toate înregistrările din jurnal.

Cont corespondent variază de la o înregistrare la alta şi trebuie stabilit înainte de definitivarea înregistrării (validarea este permisă numai după ce contul corespondent a fost introdus).

În majoritatea cazurilor, contul corespondent se completează automat, de exemplu în IOH/POH dacă ne referim la o factură emisă sau un document de recepţie, contul corespondent va fi cel indicat în documentul respectiv. În alte situaţii (de ex. plată salarii), utilizatorul trebuie să introducă contul corespondent (de ex. 425, 421.1 etc.). În acest caz, câmpul CONT CORESPONDENT este editabil.

Variante de completare a contului corespondent

• la încasări/plăţi facturi clienţi/furnizori contul se preia din factură sau din recepţie, dacă a fost stabilit acolo.
• dacă se completează cod partener şi partenerul este o firmă care are contul de creanţă, respectiv datorie completat, se preia contul respectiv din Firme (ex. în cazul urmăririi pe tipuri a contribuţiilor, taxelor).
• contul se poate stabili în validare sau la contare. Acest caz trebuie indicat în parametrii documentului prin C.
• contul corespondent se poate completa manual.

Dacă operatorul nu poate să decidă contul corespondent, documentul rămâne nevalidat, dar suma introdusă se ia în considerare la stabilirea soldului jurnalului. Eventual, se poate conveni cu contabilul, ca operatorul să indice în aceste situaţii un cont provizoriu convenit în comun, care va fi filtrat şi corectat ulterior de contabil-

Cf. Ordinului 2634/2015 002.), registrul de casă serveşte ca:

• document de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor în numerar (lei sau valută), efectuate prin casieria entităţii;
• document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă;
• document de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă.

Registrul de casă se întocmeşte zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări şi plăţi.

În hMARFA, registrul de casă electronic este asemănător cu registrul de casă completat manual. Dacă se doreşte completarea lui cu ajutorul programului, este necesar ca toate documentele de încasări şi plăţi să fie introduse. Astfel, zilnic se poate executa operaţia de Închidere, care calculează rulajul şi soldul zilei respective.

Filele pot fi listate şi se întroduc în dosarul Registru de casă, sau se poate conduce în paralel şi un registru manual şi atunci înregistrările din hMARFA servesc doar pentru contabilitate şi verificarea operaţiilor.

În cazul recepţiilor plătite din avansuri de trezorerie, acestea se operează în jurnalul MIX2-Alte încasări/plăţi, cu documentul PAVT, în registrul de casă apare numai avansul plătit şi suma restituită!

Exemplu de jurnal de casă:

Datele se pot studia pe mai multe ferestre. Pe ferestrele Reprezentând … se pot căuta prin filtrare documentele încasate/plătite în cadrul jurnalului.

Pe ecran se vede soldul filei precedente, sumele şi documentele de încasare sau plată (care încep cu I, respectiv P) şi soldul. Oricând se poate face o închidere provizorie a filei, care permite calculul soldului intermediar. Pentru a se adăuga noi operaţii pe ziua curentă, soldul provizoriu se şterge.

La adăugarea unui document nou, care se validează fără probleme, contul corespondent se va conta automat. Dacă contul corespondent lipseşte, documentul rămâne invalidat, dar acesta va fi luat în calcul la rulaje şi sold. Validarea şi contarea automată se va efectua numai după introducerea contului corespondent.

Dacă la documente apar două cu acelaşi număr, de exemplu se încasează două facturi cu o singură chitanţă, atunci se poate introduce un semn distinctiv, de exemplu: 44/1, 44/2 sau 44/A, 44/B etc.

Pentru încasarea/plata mai multor facturi cu acelaşi document, există o modalitate automată de repartizare a sumei pe facturile partenerului, cu ajutorul opţiunii Facilităţi de evidenţă financiară.

Dacă fila este închisă, nu se mai pot face modificări în operaţiile cu fila inchisă. Eventual, documentele pot fi invalidate pentru corectarea explicaţiilor, a contului corespondent, etc.

Listare registru de casă

Există 3 modalităţi de listare din jurnalul Casa în lei/valută:

• se listează zilnic Filă tip registru
• dacă există mai multe jurnale de casă, recomandăm lista Filă utilizator, care conţine în titlu şi denumirea jurnalului
• dacă se doreşte listarea pe o perioadă mai mare, recomandăm lista Filă utilizator-sel., unde se poate indica perioada pentru care dorim să se listeze registrul.

Listele se îndosariază, eventual periodic dosarele pot fi şnuruite.

Exemplu:

Informaţii suplimentare

În documentul de încasare, în primul rând de explicaţii se înscrie automat număr şi dată factură. Pentru completare cu alte informaţii, explicaţia generată se poate suprascrie în validarea documentului (acest text este înscris pe chitanţă în rubrica Reprezentând).

Dispoziţie de plată/încasare

Se utilizează documentele:

• PDIS - Plată cu dispoziţie
• IDIS - Încasare cu dispoziţie

Mai întâi, trebuie introdus la beneficiarul sumei, în Persoane, în primul rând de Observaţii cu: C.I. …. seria şi numărul cărţii de identitate. Se lansează listare Document înc./plată:

Documentul va fi listat în 2 exemplare.

Operaţiile cu băncile partenere apar de regulă în extrasele de cont. Dacă dorim să avem evidenţa zilnică a soldului din conturile bancare, trebuie să introducem în hMARFA operaţiile reflectate în extrasele de cont: încasări, plăţi, ridicări de numerar, comisioane plătite, virament dintr-un cont în altul, dobânzi etc., aşa cum apar ele în extrase.

Metoda de lucru este aceeaşi, indiferent dacă se lucrează în mod clasic sau prin internet banking.

Cu ajutorul opţiunii Import extras de cont bancar, există posibilitatea importului de date din extrasele de cont bancare descărcate. Vezi detalii în cap.13!

În modul de lucru clasic, ordinul de plată se întocmeşte la firmă, după care se depune la bancă. În momentul întocmirii cunoaştem data documentului (data la care dorim să fie operat de bancă), dar nu cunoaştem numărul filei (număr extras). Se poate folosi număr filă: X… sau ~…, pentru ca aceste înregistrări să se situeze în coada jurnalului. La primirea extrasului, numărul se modifică în cel care urmează.

Pentru întocmirea unui ordin de plată avem nevoie şi de contul bancar al partenerului. Acest cont, codul IBAN se introduce în fişierul Firme. Codul este format din 24 caractere, deci trebuie introdus cu grijă de operator. Programul verifică codul IBAN introdus, chiar ajută la completarea lui. Pentru detalii vezi Verificarea introducerii codului IBAN.

În cazul completării manuale a ordinului de plată, se recomandă listarea pe ecran a documentului introdus în hMARFA pentru a nu uita niciun amănunt şi pentru a verifica contul beneficiarului.

Se mai poate lista şi ataşa eventual un borderou al documentelor depuse la bancă (listare Filă utilizator).

Pe baza extrasului de cont se definitivează înregistrarea şi se validează.

Desigur, dacă se utilizează internet banking, în hMARFA se introduc poziţiile de pe extrasul obţinut pentru stingerea creanţelor/datoriilor şi contare, precum şi pentru urmărire TVA exigibil/neexigibil.

Se observă din imaginea de mai sus, că la sfârşit sunt enumerate:

• DE PLĂTIT - suma rămasă neplătită, cu TVA neexigibil aferent
• PLĂTIT - suma efectiv plătită, cu TVA devenit exigibil în urma plăţii

Plata/încasarea mai multor facturi cu acelaşi document

Se introduce în hMARFA un ordin de plată şi se înscrie la Reprezentând… numărul recepţiei de la prima factură plătită, se apasă F1 la completarea numărului recepţiei şi se introduce codul furnizorului.

Cu opţiunea Facilităţi de evidenţă financiară, sumele plătite/încasate peste valoarea primei facturi în sold se repartizează automat pe următoarele facturi, până la epuizarea sumei.

Observaţii

• nr. filă se poate înscrie manual pe extrasul de cont pentru regăsire ulterioară
• nr. document - de regulă număr ordin de plată. În cazul în care pe acelaşi document de plată există mai multe poziţii (ex. obligaţii virate într-o singură sumă, dar datorate pe mai multe conturi sau mai multe facturi plătite cu acelaşi ordin etc.) după numărul documentului din rândurile 2 şi următoarele se poate trece opţional …/01, …/02 sau …/A …/B.
• nr.recepţie plătită se poate căuta cu F1. Plată furnizori de pe o recepţie:
  • furnizor obişnuit -în câmpul de 1 caracter din faţa numărului recepţiei se introduce litera F,
  • dacă se plăteşte datoria vamală, trebuie introdus V,
  • plata unui furnizor de cheltuieli de pe un NIRIC, se tastează mai întâi C, după care pentru tasta F1 apare lista acestor furnizori neplătiţi. La recepţii aceştia apar în Fereastra Vama, respectiv Cheltuieli.
• în explicaţii se preiau automat datele recepţiei selectate. Dacă nu ne referim la o recepţie, se înscriu explicaţiile manual. Există 2 rânduri pentru aceste informaţii.
• după validare, dacă la SUMA DE PLATA nu avem zero, înseamnă că s-a făcut o plată parţială sau s-a introdus greşit suma.

Cu opţiunea Facilităţi de evidenţă financiară, evidenţa cecurilor se poate realiza într-o formă mai complexă. Aici descriem funcţionarea în varianta de bază.

A) Cecuri primite

• documentul este eliberat de partener, firma doar îl înregistrează în jurnalul MIE - Cecuri primite
• se foloseşte tipul de document ICEC - Încasare cu cec
• grupate pe filă, se listează borderoul cecurilor depuse la bancă (Filă utilizator)

Procedura de încasare are 3 faze:

• acceptare cec (primirea cecului de la client)
• remiterea la bancă spre încasare (însoţit de borderou)
• încasare cec (suma apare pe extrasul de cont)

În practică nu toate momentele sunt consemnate în contabilitate şi momentul stingerii creanţei diferă de la caz la caz.

Descriem 3 variante de lucru:

1. 1. la acceptare, în jurnalul de cecuri primite înregistrăm cecul fără validare, astfel creanţa nu se stinge încă şi înregistrarea nu va fi contabilizată.
   2. la depunerea cecului la bancă, schimbăm data de înregistrare în data depunerii şi listăm Filă utilizator pentru a obţine borderoul. În funcţie de uzanţele de la bancă, cecurile depuse în aceeaşi zi pot fi pe acelaşi borderou sau numai cecurile care se încasează de la aceeaşi bancă pot figura pe acelaşi borderou. În al doilea caz vom grupa cecurile pe bănci, dând alt număr de filă pentru fiecare grupă.
   3. când suma apare pe extrasul de cont, înregistrăm operaţia cu ICEC, înscriem numărul facturii şi validăm înregistrarea. Astfel, abia în acest moment se stinge creanţa (factura este încasată) şi numai această operaţie se înregistrează în contabilitate prin 5121 = 4111
2. primele două momente (a,b) nu sunt consemnate în hMARFA, borderoul se completează manual.
   c. identic cu 1.c.
3. 1. în momentul acceptării, în jurnalul MIE înregistrăm cecul, numărul facturii plătite cu cec şi validăm înregistrarea. Astfel, creanţa se stinge (factura este încasată).
   2. în ziua când depunem cecul la bancă, schimbăm data de înregistrare în data depunerii şi listăm Fila utilizator pentru a obţine borderoul. Depunem la bancă cecul (cecurile) însoţite de borderou. Înregistrarea se va contabiliza cu data depunerii cecului la bancă:
      5112 = 5121.
   3. când suma apare pe extrasul de cont, înregistrăm operaţia cu ICEC, nu înscriem numărul facturii în câmpul număr factură, ci doar în explicaţii şi validăm înregistrarea.
      Formula contabilă generată va fi: 5121 = 5112.

Situaţia cecurilor remise la bancă şi neîncasate se poate studia dacă la înregistrare în ambele jurnale (cecuri primite şi cont curent bancă) folosim tipul de document ICEC şi numărul cecului scris identic, iar la înregistrarea în jurnalul de bancă mai adăugăm la număr /I.

Ex:

 MIE    ...  ...  ICEC  AF 123456
 MIBL1  ...  ...  ICEC  AF 123456/I

Astfel, intrând în familia de jurnale MI şi selectând tip document=ICEC, depunerea la bancă şi încasarea aceluiaşi cec (dacă există) se vor aşeza una după alta. Dacă numărul cecurilor este mare, se poate defini o listă utilizator pentru a lista această situaţie.

B) Cecuri eliberate

Pentru evidenţa cecurilor eliberate se pot defini jurnale şi tipuri de documente similare cu cele de la cecuri primite.

În relaţiile furnizori-clienţi pot să apară datorii reciproce sau se întocmesc procese verbale de compensare. Poate fi vorba şi de compensarea unor sume mai mici care au rămas în sold din cauza unor erori în completarea sumelor de pe documente de plată etc.

În hMARFA, jurnalul MIX1 - Compensări în lei se pot utiliza:

ICOMP - "Încasare" factura    contare:  581.3 = 4111
PCOMP - "Plată" furnizor      contare:    401 = 581.3

În cazul realizării corecte a compensării, contul 581.3 trebuie să se soldeze la fiecare închidere.

Exemple

• Compensare între factura de vânzare şi factura de cumpărare, dacă cumpărătorul, respectiv funizorul este aceeaşi firmă (compensare furnizor-client):

  ICOMP                      +  800 lei pt.factura clientului
  PCOMP                      + 1000 lei pt.factura cumpărătorului
   sold partener de încasat:    200 lei

• Compensare între facturile aceluiaşi client:

  ICOMP                      + 1000 lei pt. factura iniţială
  ICOMP                      - 1000 lei pt. factura retur
   sold partener:                 0 lei

În jurnalul MIX2 - Alte încasări/plăţi în lei) există documentele:

 IALT  - "Încasare" din alte surse       581.5   = Ct.crsp
 PALT  - "Plată"    din alte surse       Ct.crsp = 581.5

Aceste documente se folosesc de regulă pentru stingerea unor datorii sau creanţe nesemnificative (cauzate de erori la întocmirea documentelor de plată). Diferenţele se pot stinge cu aceste documente, urmând ca contabilul să le transfere de pe 581.5 pe un cont de venit sau de cheltuieli, după caz.

Un procedeu automat de repartizare (dacă există situaţii frecvente) este oferit de componenta Stingere solduri facturi neplătite/ neîncasate.

Plată din avans trezorerie

Avansul este plătit din casă pe contul 542 (cu PDIS, eventual PALT).
Dacă trebuie restituită o sumă necheltuită, aceasta se înregistrează în casă cu IDIS sau IALT, pe contul 542.
Dacă trebuie suplimentată suma, aceasta se înregistrează în casă tot cu PDIS sau PALT pe contul 542.
De regulă se completează dispoziţie de plată/încasare.

În jurnalul MIX2 se utilizează documentul PAVT - Plata furniz.din avans trezor., prin care se creditează contul 542. Prin acest document se plătesc datoriile (facturile furnizor) achitate din avansuri de trezorerie.

La utilizatorii unde avansul de trezorerie este utilizat în mod frecvent la deplasări şi se doreşte urmărirea lui pe conturi analitice (pe persoane), se pot face atâtea jurnale de încasări/plăţi, câte analitice dorim să urmărim, atât în lei cât şi în valută.

Plată din avans

Uneori, nu se emit facturi pentru avansuri. În aceste situaţii, se pot utiliza documentele de mai jos.

Dacă am plătit un avans, se utilizează documentul PAV - „Plata“ furnizor- din avans din jurnalul MIX2. Se va credita contul 4091. Se pot crea documente similare (sau se modifică cu contare manuală) dacă este frecventă contarea pe conturile 4092-4094.

Dacă am primit un avans, se utilizează documentul IAV - „Incasare“ factura- din avans din jurnalul MIX2. Se va debita contul 419.

Încasarea/plata se înregistrează în jurnalul de casă sau bancă corespunzător monedei. În secţiunea Reprezentând nu se completează câmpul număr recepţie sau factură, ci doar explicaţia. Contul corespondent va fi 581.x şi se reţine suma în lei.

În jurnalul Alte încasări şi plăţi deschis în moneda facturii se scrie o înregistrare în care se specifică numărul recepţiei/facturii, suma în valuta facturii şi suma în lei obţinută în înregistrarea anterioară.

La magazinele cu amănuntul o parte din încasări se realizează cu tichete de masă acceptate de la populaţie. Pentru fiecare furnizor de tichete trebuie deschis câte un jurnal, de ex. MIT1 - Tichete ….. acceptate etc.

Cu documentul ITICH - Încasare cu tichete de masă se înscrie valoarea totală a tichetelor.
Plătitorul, ca partener, este MA - magazinul cu amănuntul, documentul încasat este BVINZ - Borderou de vânzare (încasare) din Facturi/ieşiri.
Contare: 5328.3 = 4111.1

Decontarea cu furnizorul tichetelor se face cu documentul PDEC - Decontare tichete de masă.
Contare: 461.4 = 5328.3.

Dacă o factură de exemplu s-a încasat prin mai multe modalităţi (prin bancă, casă, compensare etc.), documentele de stingere a creanţei se pot regăsi astfel:

• înainte de intrarea în jurnale, de pe fereastra cu lista de jurnale se şterge filtrul „J“. Astfel, se văd toate înregistrările de încasare/plată. În Fereastra Reprezentând …, col. Re/Fac se introduce numărul documentului căutat. Astfel, o să apară jurnalele şi datele calendaristice în care s-au efectuat încasări pentru acea factură. La fel se procedează şi pentru recepţii.

Listarea documentelor din Încasări/plăţi se poate face la mai multe nivele:

• document: dacă documentul este întocmit de firmă, la definirea lui trebuie prevăzut cel puţin un model cu format pagină, formular şi formule de model.
• filă: lista unei file conţine lista tuturor înregistrărilor din filă, rulajul filei şi eventual soldul de început şi de sfârşit.
  Sunt trei tipuri de liste:
  • filă de tip registru (cu sold şi rulaj),
  • filă de tip borderou (numai rulaj)
  • filă utilizator (rezultat din tipul de document FILĂ definit pentru un jurnal sau pentru o familie de jurnale cu un model adecvat). Astfel:
    • din jurnalele de bancă - Borderoul ordinelor de plată depuse la data de …
    • din jurnalul de casă - Registrul de casă - poate să ţină locul registrului întocmit manual pe formular
    • din jurnalul de cecuri (MIE) - Borderoul cecurilor depuse la bancă spre încasare
    • din jurnalul Compensări în lei (MIX1) - Procesul-verbal de compensare, care poate servi la completarea formularului corespunzător.
• jurnal: listare selectivă
• familie de jurnale:
  • solduri de jurnale - soldul tuturor jurnalelor la o anumită dată, totalizat
  • listare selectivă

În Registrul de casă există modelul de listă:

FILA  M     Registru de casă/incpla multiplă

Utilizarea este posibilă dacă este funcţională opţiunea F (facilităţi de evidenţă financiară). În cazul în care se încasează/se plătesc mai multe facturi cu acelaşi document, suma este repartizată automat. Lista conţine acum totalul sumei din chitanţă şi sumele pe facturi se regăsesc în col.Explicaţia.

Lista plăţilor/încasărilor pe document

În Recepţii/intrări, respectiv Facturi/ieşiri, dacă ne poziţionăm pe un document validat, plătibil/încasabil, cu F10 apar meniurile:

• Lista plăţilor pe recepţii
• Lista încasărilor pe factură

Cu ajutorul acestora, se poate lansa o listă într-un editor extern (ex. Notepad, Notepad++), care arată documentele de plată/încasare pentru acel document, ele nu trebuie căutate în Încasări/plăţi. În cazul documentelor în valută, ele sunt listate numai în valută. În listă apar chiar şi documentele de plată/încasare nevalidate, care se referă la factura respectivă.

Dacă în NIRE sunt completate secţiunile de vamă şi cheltuieli, sunt listate şi acestea.

În cazul casei şi băncii în valută există un tip de document (REEV) care este folosit pentru reevaluarea valutei la cursul de la sfârşitul perioadei şi care calculează diferenţele de curs în lei.

Etape de lucru

• în Cursuri de schimb:
  • se lansează Adăugare/Preluare curs reevaluare de la BNR. Se specifică luna şi valutele pentru care există sold, sau
  • se lansează Modificare/Modificare curs reevaluare pe cursul din ultima zi bancară a lunii şi se înscrie cursul manual
• în jurnalele de bancă/casă în valută se adaugă manual documentul REEV - Reevaluare pe ultima zi a lunii, fără a completa rubricile
• documentul se validează fără sumă şi se închide fila
• cu Vizualizare REEV se poate urmări acum diferenţa de curs şi în Explicaţii este redat şi modul de calcul.

• sumele din exemplul de mai sus:
  • 18903,24 EUR= 92965,75 lei = soldul în lei la sfârşitul lunii precedente (curs 4,9221 lei/EUR)
  • presupunem, că nu au fost tranzacţii, soldul rămâne 18903,24 EUR
  • cursul pentru reevaluare de la sfârşitul lunii următoare: 4,9497 lei/EUR
  • după adăugarea documentului REEV şi închiderea filei, soldul devine 93043,64 lei, deci avem o diferenţă favorabilă de 521,73 lei
• contare REEV:
  • 5124.1 = 7651 (diferenţă favorabilă, dacă cursul a crescut) - apare la DE PLĂTIT
  • 6651 = 5124.1 (diferenţă nefavorabilă, dacă cursul a scăzut) - apare la PLĂTIT

De multe ori se pune problema, cât este disponibilul total din diverse bănci, casă etc. (desigur, se mai adaugă depozitele bancare).

Situaţia soldurilor de casă, bancă şi a altor jurnale la o anumită dată se poate lista din meniul Încasări/Plăţi, familia de jurnale MI (se şterge filtrul J pe fereastra cu jurnalele), Listare, Solduri jurnale.
Situaţia este în lei, în valută şi în lei, reevaluată la cursul zilei.

Ea este disponibilă şi în Excel.

Situaţia se poate configura în Parametri, indicând familiile de jurnale ale căror jurnale auxiliare se listează şi valutele care se listează. Valutele care nu figurează în parametri se listează doar în lei.
La livrare situaţia este configurată astfel:

  [INCASARI/PLATI]
    SOLDURI_JURNALE := {"MIC","MIB","MIE","MIT"}
    SOLDURI_MONEDE  := {"EUR","USD"}

Legea 70/2015 015.) a introdus o serie de reguli privind operațiunile în numerar.
În prezenţa opţiunii Facilităţi financiare, este posibilă verificarea încadrării în aceste plafoane.
În tabelul de mai jos sunt sintetizate regulile actuale, în ultima coloană apar şi constantele nou introduse în hMARFA, cu ajutorul cărora se poate verifica opţional modul de încadrare în acestea.

La livrare, aceste funcţii sunt incluse în program, sunt definite şi constante pentru limitele respective, însă verificările nu sunt funcţionale. Ele pot fi introduse de către distribuitor, în funcţie de verificările solicitate de către utilizator.

Constante în hMARFA:

  PLAFN-FAC-PF Plafon numerar incasare/plata o factura PF(1  C          10000.00
  PLAFN-FAC-PJ Plafon numerar incasare/plata o factura PJ(2  C           5000.00
  PLAFN-ZI-1PF Plafon numerar incasare/plata pe zi o PF      C          10000.00
  PLAFN-ZI-1PJ Plafon numerar incasare/plata pe zi o PJ      C           5000.00
  PLAFN-ZI-TPJ Plafon numerar plata pe zi catre PJ           C          10000.00  

1) PF = persoană fizică, 2) PJ = persoană juridică

Menţionăm, că în constante noțiunea persoane juridice acoperă de fapt persoanele definite în Art. 1 din Legea 70/2015: persoane juridice, persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale, liber profesionişti, persoane fizice care desfăşoară activităţi în mod independent, asocieri şi alte entităţi cu sau fără personalitate juridică, adică toate persoanele în afara persoanelor fizice.

În hMARFA, putem distinge partenerii codificaţi cu „F“ (de regulă „firme“) şi cu „P“ (persoane).

De exemplu, pentru facturile cu valoare mai mare de 5000 lei se poate implementa opţional cu ocazia încasării/plăţii acestora, dacă factura respectivă a mai fost încasată/plătită parţial în numerar înainte de înscrierea operaţiunii în jurnalul Casă (MICL). Dacă a mai fost o tranzacţie în numerar, programul poate să dea un avertisment în acest sens. Totuși, documentul se poate valida, deoarece este posibil să fie o excepţie (de ex. plată factura unui magazin Cash&Carry etc. unde plafonul este 10000 lei). Menţionăm, că în varianta livrată nu se fac verificări distincte pentru achizițiile de la magazine tip Cash&Carry, acestea oricum nu vor accepta numerar peste plafon.

Vezi modul de implementare...

Există posibilitatea asocierii unui termen din dicţionar cu un document de încasare/plată. Acest lucru poate servi la clasificarea operaţiilor după anumite puncte de vedere stabilite de contabilitate, chiar şi la obţinerea unor date pentru un cash-flow primar.
Termenul va fi vizualizat/completat pe rândul al doilea de explicaţie.

Vezi detaliile tehnice