Documentele de intrare sunt acele documente justificative, care se întocmesc cu ajutorul programului pentru evidenţa cantitativ-valorică a intrărilor de stocuri sau cheltuieli în gestiunile unităţii.

Intrările pot proveni nu numai de la furnizori, ci şi din producţia proprie, dintr-o altă gestiune, din plus de inventar, chiar şi stocul iniţial de pornire este o intrare mai veche .

La livrare familia jurnalelor de recepţii MR este împărţită în jurnale astfel:

MRIM - Recepţii materiale,mărfuri
MRIX - Recepţii cheltuieli
MRIY - Rec.TVA deduc/nededuc,exigibil
MRM  - Recepţii magazine
MRP  - Recepţii produse
MRS  - Recepţii servicii

În fiecare jurnal sunt predefinite tipurile de documente cu care este admis să se lucreze.

Incrementarea numărului de recepţie se face în cadrul jurnalului, dar trebuie să fie unic în cadrul bazei de date.

Exemplu:

  MRIM - Recepţii materiale, mărfuri: 230001, 230002, ...
  MRIX - Recepţii cheltuieli        : 23C001, 23C002, ...
  MRP  - Recepţii produse           : 23P001, 23P002, ...

Observaţie
În anul 2023 propunem, ca numerotarea să înceapă cu 23xxxx, pentru ca în 2024 să poată începe cu 24xxxx. Dacă sunt multe documente, se poate utiliza şi un singur caracter (de ex. 300001), dar atunci în 2030 numerotarea trebuie începută cu lit. A etc.

Detalii privind numerotarea documentelor în hMARFA ...

Scopul în care se utilizează diferitele tipuri de documente de intrare, precum şi documentele primare pe baza cărora se întocmesc acestea sunt sintetizate în tabelul de mai jos:

Explicaţii:

• cu roşu apare cod document din hMARFA
• în col. gri apare jurnalul în care se foloseşte documentul respectiv
• AIC - achiziţie intracomunitară, dar şi ASIC (servicii intracomunitare)

În cazul notelor de intrare partenerul este întotdeauna o firmă, iar la bonurile de predare o secţie.

La adăugare documente şi la apelarea lor cu F1 în ferestrele de ajutor tipurile de documente pot fi filtrate, se pot indica câteva litere din denumire pentru regăsirea mai rapidă sau se pot căuta de ex. tipurile de documente de transfer înscriind „transfer“ în coloana cu denumirea.

Verificare total la recepţii

Se poate seta verificarea recepţiilor, în sensul că total document si total TVA din document să fie egal cu suma rândurilor. Vezi parametrizarea necesară ...

Delegat în Recepţii

Dacă se doreşte evidențierea persoanelor care au contribuit la o achiziţie, se poate introduce parametrul „d“ în tipul de document utilizat, astfel în capul recepției va apare câmpul „Delegat“. Acesta poate fi completat şi prin fereastra de ajutor (F1). Lista datelor din documente se poate studia pe fereastra Delegaţi.

Notă de intrare-recepţie intern (NIRI, NIRIC)

Cel mai uzual tip de document pentru intrare stocuri este Notă de recepţie intern.

Cu ajutorul tipului de document NIRI se realizează înregistrarea concomitentă a 2 documente justificative distincte, dar inseparabile din punct de vedere financiar-contabil:

• factura furnizorului
• nota de recepţie a gestionarului.

De pe factura furnizorului se introduc în capul recepției 2 sume: Total de plată şi Total TVA. Diferenţa dintre acestea se numeşte în hMARFA „valoare de cumpărare“.

Diferenţa dintre Total de plată şi Total TVA ar trebui să rezulte şi din însumarea rândurilor. Dacă există diferenţe, de regulă ele provin din erori de operare, dar uneori şi documentul furnizorului poate fi eronat. În acest caz apare o avertizare:

Valoarea recepţiei propriu-zise se calculează de program, ca suma produselor Cantitate x Preţ unitar de cumpărare, introduse rând cu rând de către operator.

Prezentăm mai jos schema contării documentului NIRI:

     %  = 401.1.xxxx          Total de plată           (din doc. furn.)
 4426/4428.36                 Total TVA exigibil/neex. (din doc. furn.)
-------------------------------------------------------------------------
Rând 1   conturi clasa "3"    V1 = preţ unitar x cant. (din rând recepţie)
............
Rând n   conturi clasa "6"    Vn = preţ unitar x cant. (din rând recepţie)
-------------------------------------------------------------------------
         cont de diferenţe    (Total de plată - Total TVA) - V1 - ... - Vn

Pe ultimul rând apare diferenţa dintre totalul calculat pe rânduri şi totalul înscris în document. În cazul în care mesajul nu este introdus, după contare automată se caută tot ce s-a contabilizat pe contul 6588.5 - Alte cheltuieli de exploatare (hMARFA).

Pot exista însă şi diferenţe mici, care provin din rotunjiri. În Parametri se poate seta valoarea acceptată ca nesemnificativă, de exemplu:

DIF_NESEMN_CMP := 1.00
DIF_NESEMN_TVA := 0.50

Deci la total document fără TVA se acceptă ca nesemnificativă diferenţa de 1 leu, iar la TVA 50 de bani. La extragerea jurnalului de cumpărări, diferenţele nesemnificative pot fi repartizate automat printr-o operaţie.

În practică apare şi necesitatea de a îngloba în preţul de înregistrare a articolelor (materiale, mărfuri) şi a valorii unei alte facturi, reflectând cheltuieli ocazionate exclusiv de acest transport (de obicei, factura de transport).

În acest caz, pentru 2 facturi (poate de la 2 furnizori) se întocmeşte o singură recepţie, cu documentul NIRIC. Astfel se realizează:

  Preţul contabil = preţ unitar cumpărare + preţ unitar cheltuieli

Documentul NIRIC Nota de receptie intern+chelt. se poate utiliza numai pentru OpTVA cu „x“ (fără TVA la încasare). În sistemul TVA la încasare, în loc de NIRIC cu „z“ se folosesc 2 NIRI, la prima în secţiunea cheltuieli se scrie suma de repartizat fără furnizor.

Exemplu de completare NIRIC

1. Capul documentului

1.1. Sectiunea RECEPŢIE include:

• numărul recepţiei - incrementat de program sau dat de utilizator
• modelul - trebuie selectat (F1), dacă există mai multe modele (/A, /H etc.)
• gestiunea - completarea este convenabilă în cazul în care toate articolele din documentul de recepţie intră în aceeaşi gestiune. Dacă ele aparţin mai multor gestiuni sau dacă dorim să efectuăm ulterior operaţii de transfer în alte gestiuni, câmpul Gestiunea se lasă necompletat în capul documentului, el va trebui însă completat în fiecare rând.
• RTVAI - starea furnizorului în Registrul TVA încasare de la ANAF, poate fi:
  • D - da, a optat pentru TVA la încasare
  • N - nu este în sistemul TVA la încasare
  • & - partener afiliat
  • ? - pe baza informaţiilor din RTVAI nu se poate decide cu certitudine
• OpTVA - „operaţia TVA“ se completează automat sau cu ajutorul ferestrei de ajutor. Semnificaţia codului este descrisă în capitolul referitor la TVA şi determină încadrarea în jurnale TVA, precum şi în declaraţiile 300, 390 sau 394. Reguli generale de completare OpTVA:

1.2. Secţiunea FURNIZOR se completează pe baza facturii furnizorului:

• codul furnizorului,
• tipul şi numărul documentului de intrare. La Doc: avem un câmp de un singur caracter. La apăsarea tastei F1 o să apară o listă de documente:
  • F - Factura
  • N - Contract
  • C - Bon fiscal cu CIF
  • B - Bon fiscal fara CIF
  • S - Fac.simplif.cu CIF#BF
  • U - Fac.simplif.fara CIF
  • X - Alte documente
  • A - Aviz de insotire marfa

Este foarte importantă indicarea corectă a tipului de document pentru declaraţia 394. Documentele codificate cu X sau A nu se includ în declaraţia 394. Lista care apare este senzitivă la context, adică diferă şi de tipul partenului (persoană juridică din România, persoană fizică, persoană juridică străină etc.)

• data facturii,

  • scadenţa - poate fi opţională. Dacă furnizorul nu a înscris o dată anume, se trece data la care preconizăm să plătim.
  • total factură (inclusiv TVA),
  • din care TVA.

1.3. Secţiunea CHELT se completează opţional (numai la NIRIC), dacă există şi alte cheltuieli care se includ în preţul de cumpărare şi care se pot identifica pe recepţia respectivă (de ex. factura de transport).

1.4. Secţiunea NUMĂR COMANDĂ se completează opţional, numai dacă se doreşte urmărirea unor comenzi sau lucrări.

În textul liber se pot înscrie diverse observaţii referitoare la recepţie (o să apară pe listă). De exemplu, la o recepţie de imobilizări se poate trece numărul de inventar.

2. Rânduri

• gestiunea - se completează obligatoriu - în cazul în care în capul documentului nu s-a completat gestiunea, se pot recepţiona stocuri în mai multe gestiuni cu acelaşi document şi eventual se pot face transferuri în alte gestiuni
• cod articol - articolul intrat, eventual cu codul de UM de recepţie şi de facturare
• ambalat în: se introduce opţional. Reprezintă unitatea de măsură în care sunt grupate unităţile de articole. De exemplu, apa minerală poate fi îmbuteliată în sticle de diverse dimensiuni. Dacă nu am definit mai multe coduri de articol pentru tipodimensiuni, putem să înscriem aici informaţia
• intrat - cantitatea cumpărată
• ieşit - se completează ulterior de program, pe baza documentelor de ieşire din acest lot
• stoc - se calculează de program = Intrat - Ieşit
• preţ cumpărare - calculat de regulă astfel:
  (total factură - TVA)/cantitate (dacă avem un singur articol).
  De regulă, este evidenţiat pe factură sau alt document de intrare
• cheltuieli- dacă s-au completat şi în capul documentului, se repartizează pe unitate cheltuielile de transport care se includ în preţul de achiziţie (numai la NIRIC)
• preţul de înregistrare = Preţ cumpărare + Cheltuieli
• adaos comercial: se poate completa/modifica şi ulterior. Dacă introducem mai întâi preţul de livrare, se calculează automat din acesta
• preţ de livrare: se poate completa/modifica şi ulterior, este preţul de vânzare fără TVA
• preţ de vânzare: se poate completa/modifica şi ulterior, este preţul de vânzare cu TVA inclus
• câştig realizat/lot - dacă doreşte utilizatorul, se poate calcula
• data expirare, observaţii - opţional

Pe ecran este afişat şi preţul de nomenclator, pentru a sugera preţul de vânzare din lista de preţuri.

În cazul notei de intrare-recepţie intră în gestiune mărfuri care provin din comerţul intern, de la producător sau de la un comerciant cu ridicata.

Preţ contabil (PuCont) poate fi:

• preţul de cumpărare (PuCmp);
• preţul de înregistrare (PuInr);
• preţ de vânzare catalog (PuVinzCat)

Structura preţului la mărfuri interne

Evidenţa mărfurilor care intră în stoc se poate realiza la 3 preţuri contabile:

1. La preţ de cumpărare (PuCont = PuCmp)
   Mărfurile intră în stoc la valoarea de cumpărare. Se pot repartiza şi cheltuielile de achiziţie pentru a se vedea costul complet de achiziţie în scopul formării corecte a preţului de vânzare, dar acestea nu sunt incluse în preţul contabil.
2. La preţ de achiziţie (PuCont = PuInr)
   Mărfurile intră în stoc la costul de achiziţie (înregistrare). Cheltuielile suplimentare de achiziţie (transport, etc.) sunt repartizate automat asupra loturilor şi sunt incluse în preţul contabil.
3. La preţ de vânzare cu amănuntul (PuCont = PuVinzCat)
   Această variantă se foloseşte de obicei în gestiunile cu amănuntul. hMARFA nu ţine evidenţa completă a gestiunilor cu amănuntul, dar poate intra în contact cu aceste gestiuni acolo, unde agentul economic are o magazie cu ridicata şi mai multe magazine (gestiuni cu amănuntul). În acest caz în hMARFA se ţine evidenţa transferurilor de mărfuri din magazia cu ridicata în magazine. În momentul transferului se stabileşte şi structura preţului cu amănuntul care se comunică către magazin. Pentru recepţii în gestiunile cu amănuntul se utilizează documentul NIRM.

Anumite mărfuri (de exemplu cele alterabile) nu mai trec prin magazia centrală, ci sunt recepţionate direct în magazine. În acest caz în hMARFA se pot introduce şi aceste recepţii cu scopul ca întreaga marfă intrată în unitate să aibă evidenţa pe calculator.

Exemplu:

Să presupunem, că se recepţionează mărfuri în depozitul cu ridicata

• rândurile sunt mărfurile de pe factura furnizorului
• apare în Jurnalul de cumpărări

Contare:

  %     =  401.1          total factură furnizor
371.1                     valoarea de cumpărare mărfuri
381                       valoarea de cumpărare ambalaje
6588(sau 378.1, 388)      eventualele diferenţe faţă de factură
4426.02/4428.36           TVA deductibil/neexigibil

Se returnează marfă recepţionată către furnizor:

• se întocmeşte aviz retur către furnizor (AIMF) cu valori pozitive
• se primeşte factura în roşu de la furnizor şi se face o „recepţie“ (NIRI sau alt document după caz) completând doar capul documentului cu total factură şi TVA (ambele sunt valori negative), în gestiunea RETF, fără introducerea rândurilor.

Contare:

• AIMF: 371 = 351, suma apare cu minus
• NIRI în gestiunea RETF: 351 = 401.1, suma apare cu minus, precum şi TVA-ul aferent

Materiile prime şi materialele, denumite în continuare materiale, sunt articole achiziţionate cu scopul de a fi transformate în produse prin procesul de producţie. Ocazional, materialele achiziţionate ca materie primă pot fi vândute.

În hMARFA se pot gestiona şi materialele cu 2 restricţii:

• Loturile de materiale se păstrează separat de la intrare şi până la consumare. Două loturi de intrare nu sunt niciodată reunite într-un singur lot de stoc
• Preţul contabil al lotului nu poate varia în timp, rămâne cel fixat la recepţie (a nu se confunda cu nivelul preţului contabil: cumpărare, înregistrare, vânzare).

Conturile de stoc folosite pot fi de forma:

"3zz.x"   - analitice pe gestiuni
"3zz.y"   - analitice pe grupe de materiale
"3zz.x.y" - analitice pe gestiuni şi pe grupe de materiale

Se recepţionează materiale în magazia de materiale (G sau O) - rândurile sunt materialele de pe factura furnizorului

Contare:

  %     =  401.1           total factură furnizor
301, 302                   valoarea de cumpărare materiale
303                        valoarea de cumpărare ob. inv.
6588 (sau 308, 328)        eventualele diferenţe faţă de factură
4426.02/4428.36            TVA deductibil/neexigibil

Situaţii în funcţie de ordinea primirii documentelor

În cursul aprovizionării se pot ivi diverse situaţii:

• Se primeşte marfă însoţită de factură: se face o recepţie obişnuită

• Se primeşte mai întâi marfa însoţită de aviz de însoţire marfă, iar ulterior factura:
  • pe baza avizului se face o recepţie: în capul recepţiei nu se completează datele de total document
  • la sosirea facturii se face încă o „recepţie“, dar care va avea doar capul completat şi nu va avea rânduri

• Se primeşte mai întâi factura, iar ulterior marfă însoţită de aviz de însoţire marfă:
  • la sosirea facturii se face o „recepţie“, dar care va avea doar capul completat şi nu va avea rânduri
  • pe baza avizului se face o recepţie: în capul recepţiei nu se completează datele de total document.

În contabilitate se deosebesc avansurile acordate pentru:

• bunuri (grupa Y-ASTO - ct.4091)
• servicii (grupa Y-ASER - ct.4092)
• imobilizări corporale (grupa Y-AIN - ct.4093)
• imobilizări necorporale (grupa Y-AIC - ct.4094)

Grupele şi conturile aferente se regăsesc în Funcţii de conturi.
La plata avansului se înscrie în casă/bancă cu PALT/POH completând partenerul, dar nu se validează documentul.
După plata avansului, trebuie să sosească o factură de avans de la furnizor, care se recepţionează cu NIRI.
Articolul este Y-A… în funcţie de natura articolelor pentru care s-a plătit avansul, gestiunea Y.

Cota TVA din articol trebuie respectată.
Dacă este necesar, trebuie adăugate mai multe articole de avans cu diverse cote TVA.
Preţ unitar: valoarea avansului, iar cantitatea este 1.
Se completează numărul recepţiei la documentul de plată şi se validează.

La sosirea articolelor se primeşte o nouă factură, recepţionată tot cu NIRI:

• mai întâi articolele propriu-zise,
• după care se înscrie un rând cu acelaşi Y-A…, acelaşi preţ unitar (valoarea avansului), însă la cantitate se înscrie -1.

Cumpărarea imobilizărilor se înregistrează în hMARFA cu NIRI fără rânduri, în „pseudo-gestiunile“:X201 X203, X205, X208, X231, X235 (vezi în Funcţii de conturi) etc.

În textul liber se descriu imobilizările achiziţionate, eventual nr. inventar acordat în hIMOB.

În hMARFA recepţia este tratată numai din punct de vedere financiar. Procesul-verbal de punere în funcţiune se va completa în hIMOB.

Descrierea de mai jos se referă la modul general de lucru în hMARFA, pentru o contabilizare corectă. Desigur, la baze de date personalizate, modul de lucru, pozițiile de nomenclator pot să difere.

• recepțiile de imobilizări (cu NIRI sau NIRE) se fac în gestiunile:
  • X201 Cheltuieli de constituire
  • X203 Cheltuieli de dezvoltare
  • X205 Concesiuni,brevete,licenţe etc
  • X208 Alte imobilizări necorporale
  • X231 Imobilizari corporale în curs
  • X235 Investitii imobiliare în curs,
    cu sau fără rânduri. Dacă se utilizează rânduri, se poate introduce de ex. Y-IMOBILIZAR-19 (de creează articole distincte pe cote TVA)
  • contare generică: 20x = 404 sau 23x = 404
  • imobilizările necorporale se recepționează direct pe conturile de imobilizări. Intrarea este contabilizată integral în hMARFA, nu în hIMOB.
• recepțiile de materiale de natura obiectelor de inventar se fac în gestiunea G, grupa articol:
  • GO - pt. cele care se trec imediat pe cheltuieli cu întreaga valoare
  • GOU - pt. cele de valoare mai mare, dacă cheltuiala (uzura) se va contabiliza eşalonat
  • contare generică: 303 = 401.1
• la începutul anului se întocmeşte un singur BPS generic, din care se vor evidenţia ieșirile, în gestiunea Y, cod articol poate fi de ex.:
  • Y-IMOBILIZAR-19
  • Y-OBIINV-FOL-19,
• ieșirile se fac de regulă cu documentele:
  • TFAC - vânzare - Y-IMOBILIZAR-19, sau Y-OBIINV-FOL-19
    deci ieșirea nu se face din lotul de intrare propriu-zis, ci din BPS-ul generic!
    Pe rând se înscriu explicaţii privind natura imobilizării ieşite, eventual nr. inventar etc.
  • BCM - dare în consum obiecte de inventar - din recepţia propriu-zisă, Client de regulă:S, contare:
    • GO 603 = 303
    • GOU 471.4 = 303

Dacă se recepţionează bunuri pe care furnizorul le-a facturat cu taxare inversă, cumpărătorul trebuie să întocmească 2 documente:

• NIRII - NIR cu taxare inversă - se înscrie valoarea fără TVA pentru evidenţa datoriei, eventual cu rânduri dacă e material, marfă etc. Nu se completează OpTVA.
• TVATX - Autolichidare TVA - se înscrie totalul cu TVA, din care valoarea TVA calculată
  • codul OpTVA este de regulă 2Ii
  • în jurnalul TVA se cuprinde numai acest document, deci înscrieţi corect firma, număr şi data document
  • Gestiunea nu se completează
  • Contare TVATX: 4426 = 4427

Dacă bunurile din factură au mai multe cote de TVA, în TVATX se înscriu şi rânduri generice cu subtotaluri pe cote (ex. articolele !-9 şi !-19)

În declaraţia 300 informaţiile din TVATX se repetă automat pe rd. 12 şi 27 (pt. anul 2023) - Achiziţii de B/S supuse măsurilor de simplificare pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA - (taxare inversă).

Mărfurile de regulă pot fi importate:

• în nume propriu - la recepţie intervin documentele: factura externă, declaraţia vamală de import şi factura de transport.

• în comision - la recepţie intervin documentele: factură externă, declaraţia vamală de import şi factura de comision. În acest caz vămuirea s-a făcut de comisionar, iar taxa vamală, accizele şi TVA au fost plătite de acesta, astfel că aceste sume trebuie achitate comisionarului. În câmpul Cod furnizor vamă trecem codul comisionarului. În rândul „CHELTUIELI:“ trecem comisionul (şi transportul) de plătit comisionarului.

În hMARFA pentru recepţionarea articolelor care provin din import direct se utilizează tipul de document NIRE.

I. Capul documentului de recepţie din import are 4 secţiuni:

• RECEPŢIE: datele de identificare,
• FURNIZOR: datele de cumpărare,
• VAMĂ : datele de vămuire,
• CHELT.: alte cheltuieli (de regulă transport).

Secţiunea FURNIZOR se completează pe baza facturii externe:

• codul furnizorului,
• tipul şi numărul facturii externe (vezi şi la recepţii de la intern)
• data facturii externe,
• scadenţa plăţii,
• Operaţia TVA - la apăsarea tastei F1 apare o fereastră de ajutor care ne oferă lista de operaţii TVA, din care se alege: 2Ex - Op.cu deducere, Extern, Taxabil
• valoarea în valută
• simbol valută:
  Se poate alege cu F1. La introducerea valutei apare instantaneu cursul de schimb al valutei din ziua bancară anterioară recepţiei (sau cursul anterior din data cea mai apropiată, dacă cursul pentru operaţii nu a fost actualizat de operator), înregistrat în fişierul „Cursuri de schimb“.
  Cursul trebuie să fie cel utilizat pe DVI, deci trebuie ajustat, dacă nu este identic.
• valoarea în lei - se calculează de program.

Secţiunea VAMA se completează pe baza Declaraţiei vamale de import (DVI/FAC):

• cod firmă: dacă importul este în nume propriu nu se completează, dacă este în comision se completează cu codul comisionarului
• numărul documentului de vamă, data, observaţii.
  Tipul de document se completează şi la VAMA, dacă este factură se introduce F, dacă este DVI se introduce X.
• scadenţa plăţii,
• total de plată în vamă, din care:
  • taxe vamale + comision vamal,
  • accize,
  • TVA.

Secţiunea CHELT se completează pe baza facturii de transport (dacă este import în nume propriu) sau pe baza facturii de comision (dacă este import în comision):

• cod firmă,
• numărul facturii, data, observaţii,
• scadenţa plăţii,
• total factură (inclusiv TVA),
• din care total TVA.

Astfel, şi cheltuiala de transport se poate repartiza pe loturile intrate.

II. Rândurile recepţiei (loturile de intrare) se completează în felul următor:

• gestiunea - dacă nu s-a completat la RECEPTIE
• cod articol
• ambalat în: se introduce opţional
• preţ la recepţie format din preţ unitar cumpărare în valută
• preţ de cumpărare în lei - calculat de program
• preţ în vamă: se introduce procentual faţă de valoarea de cumpărare sau în valoare absolută pe unitate. Documentul NIRE porneşte cu preţ în vamă = 100%, modificaţi dacă este cazul!
• taxe vamale+comision vamal: pe bază cotă este calculat automat pe unitatea de marfă
• accize: pe bază cotă se calculeză automat pe unitatea de marfă.
  Calculaţi cota astfel:

     acciză/um   = total accize plătite/cantitate,
     cotă acciză = (acciză/um) / (Preţ în vamă + Taxe+com)
     Preţ în vamă şi Taxe+com sunt cele afişate pe ecran,
     în rândurile precedente.

• tva nedeductibil: 0 dacă deductibil sau cotă TVA dacă este nedeductibil
• cheltuieli: se calculează prin repartizarea cheltuielilor de transport pe unitatea de marfă
• preţ de înregistrare=Preţ vamă+Taxe+Accize+TVA neded.+cheltuieli
• adaos comercial - se introduce procentul, sau direct preţul de vânzare, modificabil şi ulterior
• preţ de vânzare: se poate completa/modifica şi ulterior
• cantitatea intrată (stoc iniţial)
• data expirării, data la care expiră garanţia furnizorului
• observaţii.

În exemplul din cele 2 figuri de mai sus se dau următoarele date:

• s-au importat 50 buc. cămăşi bărbaţi, pentru care se aplică cota TVA de 19%
• preţul producătorului a fost de 20 USD/buc., la un curs de 4,9235 lei/USD
• s-au facturat 1000 lei cheltuieli de transport (plus TVA 19%)
• Vama a făcut următoarele calcule (se rotunjesc la leu întreg în DVI):

Pentru factura de transport se face o recepţie distinctă, unde se evidențiază partenerul, OpTVA etc. Aici baza TVA este introdusă pentru că se repartizează cheltuielile de transport pe unitate de produs.

• capul recepției, pe baza facturii furnizorului şi DVI (vama rotunjeşte sumele la leu):

Invoice: 50 buc. x 20 USD/buc. = 1000 USD x 4,9235 lei/USD         =  4923,50 lei
Fact. transport extern (fără TVA)                                  =  1000,00 lei
Valoare în vamă:                                 4923,50 + 1000,00 =  5923,50 lei
Taxă vamală = 10%, deci:                         5923,50 x  10,00% =   592,35 lei	
Accize:                                                  Nu se aplică în exemplu
Bază de calcul TVA de plată:                     5923,50 + 592,35  =  6515,85 lei 
TVA de plată:                                    6515,85 x 19%     =  1238,01 lei
Total de plată în vamă:                          592,35 + 1238,01  =  1830,36 lei

• Preţul unitar pe rânduri a fost calculat astfel:

Preţ  unitar cumpărare:              20,00 USD  x 4,9235 lei/USD   =    98,47 lei
Vamă:
Preţul unitar (PU) în vamă:          5923,50 lei/50 buc            =   118,47 lei    
  - preţ în vamă - preţ cumpărare    118,47-98,47                  =    20,00 lei
    ceea ce reprezintă tocmai cheltuielile unitare de transport
Taxa vamală:      cota% * PU vamă = 10,00% * 5923,50 lei /50 buc   =   11,85 lei
Cheltuieli/ unitate  marfă (transport):          1000 lei/50 buc   =   20,00 lei
Preţ de înregistrare:                      98,47 + 11,85 + 20,00   =  130,32 lei
Preţ de livrare (stabilit de importator):                          =  166,42 lei
Adaos comercial (calculat de program):((163,87-130,32)/130,32)*100 =   26,00 %
 Adaos net:                             163,87-130,32              =   33,55 lei
 TVA:                                   163,87 * 19%               =   31,13 lei
 Preţ de vânzare:                       163,87 + 31,13             =  195,00 lei

Verificăm, dacă am lucrat corect, listând recepţia pe ecran după validare:

Pe rândul Diferenţe există câteva sume mici, care se datorează rotunjirilor, deci putem considera că recepţia s-a întocmit corect. Dacă într-una din coloane diferenţa este semnificativă, va trebui să anulăm NIRE şi să recalculăm datele respective. În practică de regulă nu ne putem aştepta, ca diferenţele să fie apropiate de valoarea zero. La cantităţi mari, multe articole pe aceeaşi factură, curs valutar cu mai multe zecimale etc. putem accepta chiar şi diferenţe de zeci de lei din cauza rotunjirilor şi a cursului valutar!

Diferenţele vor fi semnalate şi la extragerea în jurnalul de cumpărări. Dacă se consideră acceptabile, se vor repartiza automat cu operaţia Repartizare.

Contare NIRE la import:

Pe baza facturii furnizorului extern:

371.1    =   401.2               4923,50 lei    datorie către furnizor

Pe baza declaraţiei vamale:

 371.1    =   446.01              592,50 lei    taxe vamale incluse în preţ achiziţie
6588.5    =   446.01               -0,15 lei    diferenţă rotunjire taxe vamale
 446.01   =   401.1               592,35 lei    taxe vamale 
4426.02   =   401.1              1238,01 lei    TVA în vamă

Pe baza facturii de cheltuieli:

 371.1    =    401.1              1000,00 lei    ch. transport
4426.02   =    401.1               190,00 lei    TVA aferentă

Structura preţului la mărfurile din import

b1) Factura furnizorului este în valută

În continuare folosim prescurtările:

• AIC - achiziţii intracomunitare de bunuri (cod A în D390)
• ASIC - achiziţii intracomunitare de servicii (cod S în D390)

În cazul achiziţiilor intracomunitare se utilizează acelaşi tip de document ca la import, NIRE. El se utilizează însă în mod diferit, cum se poate urmări şi în figura de mai jos:

• la OpTVA se completează de regulă:
  • 2Ax - Op.cu deducere, AIC, Taxabil
  • 2At - Op.cu deducere, AIC, Triunghiular
  • 2Sx - Op.cu deducere, ASIC, Taxabil
    Aceste coduri vor determina încadrarea în jurnalul de cumpărări şi includerea operaţiei în declaraţia VIES.
• în secţiunea VAMA se înscrie TAXARE INVERSA, completând TVA calculat pe total document, atât la Total vama, cât şi în T.V.A.
• în rândurile cu articole se completează automat preţ în vamă 100%
• la taxe vamale nu se înscrie nimic

Exemplu de contare NIRE la AIC:

Pe baza facturii furnizorului extern:

   371.1    =    401.2            5444,00 lei
  6588.5    =    401.2              -0,10 lei (dif. din rotunjire)

TVA calculat cu taxare inversă:

  4426.02   =    4427              489,95 lei

b2) Factura furnizorului este în lei

Dacă partenerul extern a întocmit o factură în lei, se procedează astfel:

• se întocmeşte un NIRI cu sumele în lei, OpTVA necompletat
• se întocmeşte şi un TVATX unde în capul documentului se calculează valoarea cu TVA şi TVA conform procentelor aplicabile în România, OpTVA se completează ca şi la NIRE (vezi pct.b1 de mai sus).

În cele două documente NIRI şi TVATX nr. document trebuie completat la fel, astfel programul le va considera ca documente ce aparţin aceleaşi operaţiuni.

În hMARFA evidenţa stocurilor se ţine pe loturi. Acest mod de lucru ar putea fi o restricţie în tratarea stocurilor de produse. Loturile de produse finite (recepţionate cu BPP distincte) se păstrează separat de la intrare şi până la vânzare. Două loturi de produse nu sunt niciodată reunite într-un singur lot de stoc.

Tipul de document BPP (bon de predare produse finite) se utilizează la firme care au activitate de producţie, pentru a înregistra intrările de produse finite în gestiunea corespunzătoare.

Expeditorul este o secţie şi destinatarul este un depozit de produse finite. Astfel, în capul recepţiei se trece ca Furnizor o secţie, iar depozitul destinaţie va fi gestiunea specificată.

Preţul de înregistrare se indică în conformitate cu metoda de evidenţă aleasă de utilizator pentru produsele finite.

Din punct de vedere contabil, pe baza documentului de tip BPP, programul generează înregistrarea pentru debitarea contului de produse finite, în corespondenţă cu contul definit la „funcţii de conturi“ ca şi cont ieşire de descărcare.

Contare BPP:

   345    =  711            total valoare produse la preţ de înregistrare

Structura preţului la produse finite

La produsele finite apar diferenţe faţă de mărfuri la înregistrarea în gestiune şi la contabilizare, în rest facturile, încasările se tratează similar.

Preţul contabil al produselor

În funcţie de complexitatea şi diversitatea producţiei, produsele se pot înregistra în contabilitate la diverse preţuri:

• 1.

  Produsul se înregistrează la preţ de cost prestabilit (standard) adică:

  PuCmp =  cost prestabilit
  PuChelt =  0
  PuInr = PuCont  = PuCmp
  PuLivCat = PuInr+marjă producător
  marjă prod. = chelt.desfacere+profit+accize

Diferenţele de preţ care apar între costul prestabilit şi costul efectiv se evidenţiază doar în contabilitate la închiderea lunii (când devine cunoscut costul efectiv).

• 2.

  Produsul se înregistrează la preţ de livrare estimat, adică:

   PuCmp   = preţ de livrare estimat
   PuChelt = 0
   PuInr   = PuCont  = PuVinzCat  = PuCmp

Acest procedeu este foarte simplist şi se foloseşte în unităţi de producţie mici, cu o producţie simplă.

• 3.

  Produsul se înregistrează în hMARFA doar cantitativ (PuCont = 0). Încărcarea şi descărcarea valorică a gestiunii se va rezolva după stabilirea costului de producţie efectiv (de ex. la sfârşitul perioadei), extracontabil sau cu ajutorul contabilităţii de gestiune.

   PuCmp     = 0
   PuChelt   = 0
   PuInr     = PuCont  = PuCmp  = 0
   PuLivCat  = preţ de livrare estimat

În hMARFA se poate realiza şi evidenţa prestării, facturării serviciilor. Pentru evidenţa lor se creează o gestiune de servicii, se recepţionează loturile de servicii care se facturează clienţilor.

La servicii apar diferenţe la „înregistrarea în gestiune“ şi la contabilizare, în rest facturile, încasările se tratează similar ca la mărfuri.

Tipul de document BPS (bon de predare servicii) se utilizează în mod curent la firme cu activitate de prestări servicii şi execuţie de lucrări. Dar acestei categorii i se pot asimila şi comisioanele, chiriile, locaţiile de gestiune şi alte surse de venituri care se facturează unor terţi de către toţi agenţii economici, indiferent de activitatea desfăşurată.

Expeditorul unui document de tip BPS este o secţie şi destinatarul este o „pseudogestiune“ de servicii. BPS nu se contabilizează în secţiunea de contabilitate financiară, dar se contabilizează în secţiunea de gestiune.

Pentru servicii se creează:

• o gestiune fictivă cu tip articol „S“ şi cont de intrare „704“ (sau după caz 705, 706, 708)
• câte o înregistrare de nomenclator,
• o recepţie fictivă - comună pentru mai multe tipuri de servicii,
• câte un lot de intrare fictiv cu stoc iniţial = 0.

Procedând aşa, există posibilitatea structurării preţului şi serviciile facturate vor fi cumulate şi cantitativ (se cumulează ieşirile în lot şi serviciile prestate apar cu stoc negativ).

În funcţie de perioadele în care vrem să cunoaştem cantitativ serviciile prestate, putem crea o recepţie fictivă la începutul anului sau la începutul fiecărei luni. În aceste „recepţii“ vom introduce câte un lot cu stoc iniţial=0 pentru fiecare fel de serviciu pe care urmează să-l prestăm în perioada (anul, luna) respectivă.

Desigur, în cazul în care pe parcurs se prestează un nou tip de serviciu care nu a fost „recepţionat“, la BPS iniţial se adaugă rândul corespunzător, după care se trece la facturare.

Jurnalele de cumpărări , în cazul în care prin hMARFA se urmăreşte şi gestiunea materialelor, vor cuprinde acele documente de la furnizor, pe baza cărora s-au făcut recepţiile de materii prime, materiale.

Aceste jurnale nu pot fi complete dacă nu conţin celelalte documente cu TVA prin care se cumpără materiale trecute direct în consum (deci la cheltuieli), chirii, facturi de energie sau apă, telefon etc. Se cumpără diverse servicii - reclamă, asigurări, se plătesc comisioane etc. Toate acestea trebuie introduse în jurnalul de cumpărări. În plus, poate să apară necesitatea urmăririi unor cheltuieli pe centre de cheltuieli.

Pentru introducerea cheltuielilior de la furnizor intern de regulă se utilizează documentul NIRI, fără rânduri sau cu rânduri. La livrare, baza de date este configurată pentru varianta fără rânduri. În acest caz în capul recepţiei se introduc pseudo-gestiuni de cheltuieli: X604, X628 etc. În cazul în care operatorul nu poate decide natura cheltuielii, poate utiliza X471, urmând ca în contabilitate să se precizeze contul de cheltuieli prin nota:

6xx = 471.5

Fiecare tip de cheltuială are o gestiune proprie şi un rând în funcţii de conturi. Contul de intrare şi contul de intrare diferenţă vor fi identice.

În situaţii mai deosebite, este foarte important să se utilizeze tipul de document corespunzător, de ex. NIRI7 sau NIRI3, în funcţie de deductibilitatea cheltuielii, TVA etc. (vezi în tabelul centralizator de la introducerea la cap.4.).

Deoarece aceste documente influenţează deductibilitatea TVA, vezi detalii privind modul de completare în cap. 8.5.

La fel ca pentru mărfuri, şi aici este foarte importantă pentru completarea Declaraţiei 394 codificarea tipului de document al furnizorului. În câmpul de 1 caracter, cu F1 o să apară lista de documente din care putem alege:

• F - Factura
• N - Contract
• C - Bon fiscal cu CIF
• B - Bon fiscal fara CIF
• S - Fac.simplif.cu CIF#BF
• U - Fac.simplif.fara CIF
• X - Alte documente
• A - Aviz de insotire marfa

Documentele codificate cu X sau A nu vor apare în D394!

Contare NIRI:

    %     =  401.1           total factură furnizor
  604, 605,...628            valoarea de cumpărare
 4426.02/4428.36             TVA deductibil/neexigibil

În cazul recepţiei fără rânduri se debitează contul de intrare de diferenţe. În cazul recepţiei cu rânduri se debitează conturile de intrare găsite în funcţii de conturi pentru gestiunile indicate la fiecare rând.

Dacă pe factură există mai multe poziţii care trebuie contabilizate pe conturi de cheltuieli distincte, atunci se poate folosi o singură recepţie cu rânduri sau mai multe recepţii fără rânduri.

Recepţia cu rânduri prezintă dezavantajul, că trebuie să existe o poziţie de cheltuieli în nomenclator şi mai ales că se vor crea loturi de stoc de tip cheltuieli care nu se pot elimina decât prin ştergere selectivă de documente. Acest tip de recepţie are însă avantajul, că se pot aduna date pentru contabilitatea de gestiune sau pentru calculul costurilor.

În cadrul recepțiilor de cheltuieli cu documentul NIRI:

• nu apare obligatoriu fereastra de text liber - parametrul „x“ care setează apariţia textului liber, poate fi introdus/şters în tipul de document, la opţiunea utilizatorului
• dacă gestiunea începe cu „X“ (cont de cheltuieli), nu apare automat rândul de recepţie de completat, însă se poate lansa cu Alt A (vezi F10), dacă se fac recepții cu rânduri.

Pentru recepţia cheltuielilor de la furnizor extern se utilizează NIRE.

În acest jurnal se adaugă documente specifice regularizării deductibilităţii TVA, ca:

TVA3  -    TVA deductibil/nedeductibil
TVAEX -    TVA devenit exigibil

TVA3
Se utilizează când trebuie corectată operaţia TVA atribuită iniţial. De exemplu, dacă o parte din benzina cumpărată pe stoc este utilizată în scopuri care nu permit deductibilitatea fiscală, se întocmeşte un „document“ TVA3 cu operaţia TVA 2Ix cu valoarea TVA cu minus şi încă un TVA3 cu operaţia TVA 3Ix cu valoarea TVA cu plus. Astfel, în jurnalul TVA suma va ajunge în coloana de TVA nedeductibil.
Exemplu de contare (nume document NC în Contare):

4426.02 = 401.1       -19,00  lei
4426.03 = 401.1        19,00  lei

TVAEX
Se poate înregistra TVA devenit exigibil la cumpărări în rate etc. pentru ca să figureze în jurnalul de cumpărări.
Exemplu de contare:

4426.02 = 4428.11      19,00 lei

TVAR

După închiderea unei perioade, operaţia TVA raportată eronat trebuie corectată. Se introduc 2 documente TVAR cu valori-/+ pentru aceeaşi factură, primul cu OpTVA eronat, al doilea cu OpTVA corect.

Conform HG 1802/2014, reducerea comercială corectează valoarea stocului, dacă acesta încă nu a fost vândut, deci contarea reducerii pe 609 intervine numai dacă stocul a fost deja valorificat. Deşi nu este precizat, considerăm, că reducerea se aplică proporţional cu valoarea stocului rămas în depozit.

Vezi documentaţia detaliată

Nu este implementat în hMARFA, dar în materialul ataşat dăm câteva sugestii pentru modul de implementare.