Aplicaţiile realizate de HAMOR Soft sunt concepute într-un limbaj uniform şi modalităţile de operare sunt comune. Pentru a opera cu uşurinţă programul hMARFA, trebuie mai întâi studiată Documentaţia de operare şi exploatare.

În acest capitol ne vom rezuma numai la particularităţile programului hMARFA. În cazul în care aţi solicitat unele modificări faţă de versiunea standard, pot să apară diferenţe faţă de cele descrise mai jos.

Versiunea programului

Pe prima linie a ecranului, în colţul din dreapta sus este afişat de exemplu: hMARFA V8.EA3. hMARFA V8.E este versiunea pe care o posedă la momentul actual utilizatorul (cumpărată recent sau prin upgradeuri), iar de exemplu A3 înseamnă că pentru versiunea 8.E s-au mai lansat ulterior şi 2 update-uri. Terminologia folosită:

• upgradeurile înseamnă adaptări ale programului la modificările legislaţiei sau îmbunătăţiri tehnice
• updateurile sunt de regulă descărcabile gratuit şi conţin mici ajustări, corecţii.

Operarea cu mouse-ul

Opţional, utilizatorul poate să utilizeze operarea cu mouse-ul. Lansarea meniurilor, selectarea loturilor etc. se pot face cu mouse-ul, iar ultimul rând al ecranului conţine în funcţie de context şi „butoane“ pentru mouse. Fx conţine lista tastelor rapide, funcţionale în contextul dat.

Documentaţia electronică şi alte informaţii

Documentaţia de utilizare se poate lansa cu tastele Shift F1 sau Help cu mouse-ul.

Din această fereastră se pot lansa pe fiecare rând o serie de informaţii utile.

Luna curentă, data curentă

În primul rând al ecranului, în partea dreaptă, este înscrisă luna curentă. La lansarea aplicaţiei este afişată luna curentă/permanentă.
Recepţii/intrări, facturi/ieşiri, încasări/plăţi se pot adăuga numai pentru luna curentă. La fel, modificarea este permisă doar pentru documentele din luna curentă. Listele ca fişe, balanţe, precum şi contarea automată sunt executate pentru luna curentă. Dacă se indică - opţional - şi o dată calendaristică, ziua propusă de program pentru la adăugarea documentelor va fi data respectivă, până la reintrarea în program sau modificarea datei.

Data curentă poate fi:

• data concretă setată în fereastra de mai sus
• dacă data calculator este în luna curentă, atunci este data calculator.
• dacă data calculator precede luna curentă, atunci este prima zi din luna curentă
• dacă data calculator urmează luna curentă (este după luna curentă), atunci este ultima zi din luna curentă.

Exemple:

  data calculator      luna curentă -> data curentă
  --------------------------------------------------
  15/07/24             iulie   2024 -> 15/07/2024
  15/07/24             august  2024 -> 01/08/2024
  15/07/24             iunie   2024 -> 30/06/2024

Data curentă se propune la adăugare recepţii, adăugare facturi, la adăugare filă nouă, la adăugare curs de schimb şi în alte situaţii când se propune o dată pentru a fi completată.

Luna curentă - permanentă: este setabilă din meniul Contabilitate/Luna curentă şi setarea se memorează de la o lansare a programului la alta. La implementare trebuie setată.

La utilizarea programului în reţea, luna curentă permanentă este unică, dar de la fiecare staţie se poate seta în mod temporar altă lună curentă.

Luna curentă - temporară: se apelează cu F6. Apoi cu F1 se selectează perioada pentru care se vor adăuga noi documente. Perioadele trebuie înscrise mai înainte în hMARFT/Perioade. Tot acolo trebuie indicat, dacă firma aplică în luna respectivă TVA la încasare, deoarece validările documentelor se fac şi în funcţie de acest lucru.

Perioada temporară nu este memorată, la relansarea programului, luna curentă va fi din nou luna curentă permanentă.

Modificarea temporară a lunii curente se poate face cu F6 de oriunde din program. Se utilizează mai frecvent când după trecerea la o lună permanentă nouă devine necesară introducerea unor documente sosite cu întârziere pentru luna precedentă. În fereastra care apare se poate seta chiar şi ziua curentă, astfel la adăugarea documentelor o să apară implicit această dată.

În hMARFA perioada curentă este o lună, chiar dacă în hMARFT avem trimestrial şi în Perioade avem definite trimestre. Dacă luna curentă se alege cu F1 din Perioade, atunci luna curentă va fi prima lună din trimestru. Pentru a alege alte luni din trimestru, se introduce luna manual. Nu se pot alege luni pentru care nu există acoperire în fişierul Perioade.

În scripturi, data curentă este DataMarfa. Luna curentă este între: DataMarfa - h_LDOM(DataMarfa), indiferent dacă în hMARFT avem trimestrial sau lunar.

Fereastră

În cazul în care alegem de exemplu meniul Intrări, iar de aici Receptii/Intrari şi intrăm într-un jurnal, se observă că primul punct de meniu este Fereastra. Aceste ecrane ajută la „dezvăluirea“ tuturor informaţiilor introduse într-un fişier, într-o grupare logică, pentru regăsirea mai multor informaţii, filtrări etc.

Fereastra de ajutor

În multe situaţii, utilizatorul poate fi nedumerit, sau doreşte să caute informaţii referitoare la articolul cu care lucrează. În cazul operaţiilor de Adăugare şi Modificare, când câmpurile sunt active, se poate apăsa tasta F1, care, dacă este cazul, va arăta lista cu codurile, articolele etc. din care se poate selecta cel căutat. După poziţionarea cursorului pe rândul selectat, se apasă tasta Enter şi atunci datele din rândul ales se vor introduce automat:

Pentru evitarea greşelilor în completarea datelor, se recomandă utilizarea ferestrelor de ajutor în toate cazurile posibile.

Liste

Aplicaţia este complexă, conţine o mulţime de liste. Dacă există mai multe variante în meniul Listare, utilizatorul poate să decidă, pentru care din ele să opteze cu ajutorul listării pe ecran.

Listările pe ecran se pot deschide cu ajutorul tastelor F10 - Vizualizare sau pe scurt Alt V şi într-un editor extern (de ex. Notepad sau Notepad++, setabil din Tipuri/Parametri) . Astfel, ele pot fi salvate sau afişate temporar pe ecran pentru compararea cu alte liste din program, pentru confruntarea cu soldurile din hCONT etc.

Dacă utilizatorul doreşte numai controlul totalului care va rezulta din listă, se poate alege Lista sumară:D.

Problemele legate de setarea imprimantei, de alegerea tipului de hârtie, etc. sunt descrise în Documentaţia de operare şi exploatare. La lansarea listelor, de regulă programul trece automat de la modul Portret la Peisaj dacă lista este mai lată.

Data arhivă

Documentele înregistrate în hMARFA înainte de Data Arhivă (inclusiv Data Arhivă) nu pot fi anulate/validate.

Datele de înregistrare sunt:

• la intrări: data recepţiei,
• la ieşiri: data facturii sau a documentului,
• la încasări/plăţi: data filei.

Data arhivei se poate modifica manual cu utilitarul hMARFS, dacă hMARFS este accesibil utilizatorului şi parola specială hMARFA este cunoscută.

Particularităţi:

• Data arhivă este setată automat la ultima zi a perioadei la trecerea la perioada următoare în hMARFT. Nu se modifică Data arhivă, dacă data din hMARFS (ex. 15.02) este mai mare decât data la care o setăm (ex. 31.01).
• Data arhivă se poate seta din hMARFT la ultima zi a perioadei închise cu operaţia din Declaraţia 300: Închide perioada în hMARFA. Nu modifică Data arhivă, dacă data din hMARFS este mai mare decât data la care o setăm.
• La modificarea lunii curente cu meniul Luna curentă sau cu F6 se verifică, dacă Data arhivă este mai mare decât prima zi a lunii curente setate, dacă da, se emite un mesaj, avertizănd că înregistrările cu dată mai mică sau egale cu Data arhivă nu pot fi validate/anulate.

Afişare articole

Pe ferestrele de fişier Nomenclator articole, Firme, Contare, dacă cursorul este pe coloana de denumire/explicaţie, articolele sunt listate în ordine alfabetică şi la filtrare căutarea se face căutând filtrul de la începutul denumirilor. Pentru a schimba ordonarea şi modul de filtrare în incluziune, se tastează Ins. Modul implicit de lucru se poate seta în Parametri cu ORDINE_DENUM := „DA“ sau „NU“, separat pentru fiecare fişier.

Programe utilitare

hMARFA este livrat cu programe utilitare auxiliare, dintre care menţionăm:

• hMARFT - Rapoarte contabile şi declaraţii - se utilizează pentru extragerea datelor din hMARFA în:
  • verificare parteneri
  • jurnalele TVA şi arhiva acestora
  • declaraţiile 300, 390, 394, 392 (deocamdată suspendat)
  • extrase de cont furnizori/clienţi
  • raport de gestiune
  • modificare preţuri/TVA în Nomenclator articole
  • modificare preţuri cu amănuntul
  • o serie de utilitare, de ex. Decont TVA provizoriu

O parte din lista prezentată mai sus sunt opţiuni suplimentare cu care se poate completa versiunea de bază şi sunt descrise în cap. 14.

• hMARFU - Utilitar pentru întreţinere bazelor de date - serveşte în principal pentru:
  • verificarea coerenţei datelor
  • corecţia unor preţuri, grupe etc.
  • traduceri de coduri
  • utilitare, dintre care evidenţiem Update bază de date. De aici, se poate verifica, dacă există updateuri descărcabile faţă de versiunea cu care se lucrează. În Notiţe se generează căte o poziţie după descărcarea fiecărui update, cu o scurtă prezentare a conţinutului.
• hMARFS - Modificare dată arhivă - modul de lucru a fost menţionat mai sus
• hMARFO - Operare - serveşte pentru operarea simplificată a programului, dacă se doreşte ca operatorul hMARFA să poată accesa mai puţine meniuri.

Există unele informaţii care trebuie să fie permanent la îndemână şi care au o stabilitate destul de mare în timp. Pe parcursul folosirii programului acestea trebuie să fie actualizate (de utilizator sau prin upgradeuri) în funcţie de schimbările de legislaţie şi a datelor cu care se lucrează.

Nomenclatorul serveşte la introducerea mărfurilor, produselor, serviciilor, ambalajelor etc. care fac obiectul activităţii utilizatorului. În plus, se pot introduce feluri de cheltuieli sau orice alt obiectiv urmărit cu ajutorul aplicaţiei. Fiecare produs sau serviciu va avea un cod unic. Deci orice articol care intră sau iese, trebuie introdus mai întâi în Nomenclator articole!

Date articole

În Nomenclator trebuie întroduse o serie de date specifice articolului respectiv:

O parte din acestea vor fi dezvoltate mai jos.

Unitatea de măsură - se completează unităţile de măsură obişnute, acestea se vor utiliza şi în documentele contabile. Dacă se utilizează e-facturi, în Cataloage/Unităţi de măsură trebuie completate şi codurile internaţionale în col. Cod UN/ECE. Cu F1 apare lista de peste 2000 de coduri aplicabile.

Preţuri - se completează opţional pentru mărfuri, produse, servicii, ca preţ orientativ pentru operator, dacă facturarea se face după lista de preţuri:

• preţ unitar livrare = preţ de vânzare fără TVA

  • preţ unitar vânzare = preţ de vânzare cu TVA

Coduri care se utilizează în D394, se completează numai unde este cazul:

• Cod produs taxare inversă - pentru articolele care intră/ies cu taxare inversă
• Cod produs PF - pentru articolele achiziţionate de la persoane fizice
• Cod CAEN activitate - numai pentru acele bunuri/servicii care se urmăresc pe coduri CAEN. Codul introdus va începe cu B/S după caz.

Câmpuri necesare pentru verificarea greutăţii încărcăturii la e-Transport:

• Masa netă
• Masa brută (inclusiv ambalajul)

Completarea codurilor se face cu ajutorul listelor de coduri care apar cu F1 la câmpurile de mai sus.

Coduri care se utilizează la facturarea electronică, dar şi în D406 (SAF-T):

• Cod produs NC - codurile de produse conform Nomenclatorului combinat
• Cod produs CPV - se utilizează la livrările de bunri/prestările de servicii către entităţi publice.

Codurile completate şi unităţile de măsură se pot studia pe fereastra Coduri NC,CPV,Um-ECE.

Recalculare preţuri

În cadrul Nomenclatorului de articole există o operaţie de recalculare a preţurilor în lei pentru articolele ale căror preţuri sunt exprimate şi în valută (dacă este necesar). Recalcularea se face în funcţie de modificarea cursului valutei în care sunt exprimate articolele respective. În cazul în Cursuri de schimb nu s-a introdus în un alt curs pentru ziua recalculării, se va lua în considerare cursul din data anterioară cea mai apropiată. Cursurile introduse pot fi apelate cu tasta F5.

Posibilităţi de recalculare:

• selectiv în Nomenclator - se modifică numai preţul de livrare în lei din nomenclator după introducerea cursului de schimb ales. Aici modificarea poate fi realizată deodată pentru toate articolele exprimate în aceeaşi valută, sau se pot selecta numai unele articole pentru care se doreşte recalcularea. După această operaţie preţul de livrare/vânzare din loturile de stoc va rămâne neschimbat.
• în Nomenclator, Loturi de stoc - se modifică:
  • preţul de livrare în lei din Nomenclator
  • preţul de livrare şi vânzare din Loturi de stoc, pe baza prețului în lei şi a cotei TVA.
    

Preţul loturilor de mărfuri cu amănuntul nu se modifică, deoarece preţul lor de obicei este şi preţul contabil, care se poate modifica doar pe bază de documente.

Din meniul Loturi de stoc se poate modifică selectiv preţul din Loturi de stoc pe baza preţurilor din Nomenclator. Această operaţie este descrisă mai detaliat acolo.

Recalcul preţ în valută

Se poate recalcula preţul unitar în valută din preţul unitar în lei la articolele unde exista o monedă definită:V sau Calculul valuta→lei: L.

Dacă se lansează Recalc. preţ/selectiv în Nomenclator, apare operaţia:

Dacă se lansează Recalc. preţ/în Nomenclator, Loturi de stoc, apare operaţia:

Nomenclator TARIC

Din Nomenclator articole/Fereastra se poate lansa TARIC3.XLS, un fişier Excel în care se pot regăsi codurile NC pentru care se aplică cota TVA de 9%. Acelaşi fişier se poate lansa şi din hMARFT, Fişe/Modif.nom. articole, cu operaţia dedicată.

La cota de 5% se enumeră numai codurile NC:

• 4401 11 00 şi 4401 12 00 - lemn de foc, sub formă de trunchiuri, butuci, vreascuri, ramuri sau sub forme similare
• 4401 31 00 şi 4401 32 00 - rumeguş, deşeuri şi resturi de lemn aglomerate sub formă de pelete din lemn, brichete din lemn sau sub forme similare.

Restul poziţiilor sunt descrise fără coduri NC.

Fişierul Excel conţine coloanele suplimentare:

• Cote TVA 2015 cf. HG 367/2015 numai pentru comparare
• col. Cote TVA 2016 cf. HG 1/2016 si Ordin 1155/868/16 în care s-a introdus cifra 9 la toate pozițiile actuale pentru care este prevăzută cota de 9%.

Semnificaţia culorii celulelor este redată în foaia de lucru Legendă.

Introduceți filtrul 9 în col.D dacă doriţi să vedeţi numai articolele cu cota de 9%!

Fişierul oferă o posibilitate în plus utilizatorului să-şi grupeze mărfurile, produsele, serviciile etc. În cap. 2.3 este exemplificat modul de utilizare a grupelor de articole.

Aplicaţia conţine în momentul livrării cele mai uzuale unităţi de măsură, ele pot fi completate de către utilizator. Pentru articolele care se urmăresc numai valoric, câmpul poate fi lăsat liber.

Vezi detalii privind codurile UN/ECE în cap. 3.2.1 Nomenclator articole.

La livrare, aplicaţia conţine numai capitolele din Tariful vamal de import al României, urmând ca utilizatorul care realizează importuri să completeze cu poziţiile necesare, pe felurile de mărfuri cu care se lucrează, taxele corespunzătoare. În acest fel se asigură, ca la recepţia mărfurilor din import într-o fereastră de ajutor să putem selecta imediat poziţia corespunzătoare mărfii respective şi cota de taxă vamală. Pentru aceasta, în Nomenclator articole se introduce codul în Poziţia VAMA.

Catalogul Cote TVA conţine enumerarea poziţiilor şi a cotelor de TVA corespunzător reglementărilor în vigoare. Acest catalog este actualizat de regulă prin upgrade, în funcţie de modificările legislative, deoarece trebuie definită şi perioada de utilizare a unor cote pentru funcţionarea corectă a aplicației.

La întocmirea documentelor hMARFA utilizează cotele curente. La introducerea documentelor pe diverse perioade, programul lucrează cu cota valabilă în perioada respectivă.

Codificare generală cote, de exemplu pentru anul 2024:

• AP - cota redusă 5%
• AR - cota redusă 9%
• AS - cota standard curentă 19%
• ASV - cota standard precedentă 20%
• ASW - cota standard anteprecedentă 24%
• C1, C2, C3 - articole neimpozabile sau scutite cu/fără drept de deducere

Datele sunt structurate pe 3 ferestre:

• Cote curente - cote aplicabile în perioada curentă din hMARFA
• Istoric cote - se urmăresc toate modificările după 01.07.2005 (luna denominării, când de regulă vechile baze de date hMARFA s-au reînceput). Pozițiile apar cu codul din hMARFA aplicabil la acea dată în hMARFA.
• Tip următor/precedent - apare codul şi cota precedentă/următoare cronologic.

Vezi codificările din hMARFA aplicabile în 2024 ...

Catalogul de accize conţine enumerarea poziţiilor şi a cotelor de accize, precum şi explicaţii privind modul de calcul (dacă se impune).

Valoarea accizelor se modifică destul de des, astfel că în cazul în care lucraţi cu articole purtătoare de accize, urmăriţi schimbarea valorii acestora prin reglementări şi introduceţi-le.

Programul nu utilizează accizele introduse aici pentru calculul efectiv al accizelor pe o factură. El doar le ataşează unui articol şi la vânzarea acestora, se poate consulta catalogul pentru calculul efectiv. În cazul în care utilizatorul lucrează cu accize, calculul lor efectiv pe factură se poate seta de către distribuitor în formulele de validare.

În Cursuri de schimb apar 3 meniuri:

• Adăugare curs operaţie - cursul valutar publicat de BNR în ziua precedentă se înscrie manual pentru ziua curentă. Cu Modificare se poate introduce şi ultimul curs publicat la sfâşitul lunii pentru reevaluare solduri.
• Preluare curs operaţie de la BNR - pentru operaţii, cursurile descărcate vor fi cele publicate în ultima zi bancară anterioară operaţiunii. Cursurile vor fi înscrise pentru ziua următoare datei publicării.
• Preluare curs reevaluare de la BNR - pentru reevaluare, cursurile descărcate vor fi cele publicate în ultima zi bancară din luna respectivă. Cursurile vor fi înscrise pentru data publicării.

Utilizatorul trebuie să înscrie codul valutelor de care este interesat înainte de extragere.

Desigur, cursul înscris se poate suprascrie la introducerea operațiunilor, dacă se utilizează un curs diferit de cursul BNR.

În Vizualizare se pot vizualiza cursurile publicate de diverse site-uri, la livrare sunt setate:

• Cursuri de schimb BNR
• Cursuri de schimb BCE

De ce folosim 6 zecimale în hMARFA?

Cursul unor valute este dat de BNR pt. 100 unităţi, de ex. HUF, JPY – acestea se înscriu în hMARFA ca Curs BNR/100. De exemplu, cursul BNR pt. HUF din 25.08.2023 este 1,2889 lei/100 HUF. În hMARFA se va înscrie: 0,012889 lei/HUF.

În Recepţii cursul se recalculează de hMARFA din total în lei/total valută, cu 6 zecimale pentru o aproximare cât mai precisă a cursului.
De exemplu, pentru o factură de 1119 EUR, la cursul de 4,9285 lei/EUR rezultă un total de 5514,99 lei. Dacă împărţim 5514,99/1119, rezultă un curs de 4,928499 lei/EUR (din cauza rotunjirii în lei la 2 zecimale). Chiar şi cu 6 zecimale, la antităţi mari pot exista diferenţe de rotunjire între rânduri şi total document.

În Tipuri/Parametri se pot indica până la 5 site-uri în funcţie de preferinţa utilizatorului. Acum sunt setate doar 2:

[CURS_SCHIMB]
BANCA_01 := {"Cursuri de schimb BNR","www.bnr.ro/Cursul-de-schimb-524.aspx"} 
BANCA_02 := {"Cursuri de schimb BCE","www.infovalutar.ro/bce"} 
BANCA_03 := {""}
BANCA_04 := {""} 
BANCA_05 := {""} 

Exemple pentru modul de înscriere/preluare a celor 2 cursuri EUR:

Exemple practice:

• dacă se va întocmi o recepţie la 28.07.23, cursul indicat de hMARFA va fi de 4.928500 lei/EUR, curs publicat de BNR în ziua lucrătoare precedentă
• dacă se adaugă în jurnalele de încasări şi plăţi în valută documente de reevaluare disponibil REEV pentru ultima zi calendaristică, deci 31.07.23, hMARFA va lucra cu ultimul curs publicat de BNR pentru luna respectivă, 4.934600 lei/EUR
• pentru reevaluare sold furnizori/clienţi (pe baza Fişe furnizori/clienţi), în jurnalele MIR… se va utiliza tot cursul de schimb comunicat în ultima zi lucrătoare.

Pentru reevaluarea soldurilor din jurnalele din bancă/casă în valută se adeaugă un document REEV fără sume pe ultima zi a lunii. După închiderea filei, pe documentul REEV se va afişa calculul efectuat cu Vizualizare, de exemplu:

(236.29 lei - diferenţa din reevaluare)= 18903.24 (sold în EUR) x 4.934600 (curs din ultima zi lucrătoare a lunii) - 93043.64 (sold precedent în lei)

Fereastra apelabilă cu F5 la editare documente conţine şi cursurile pentru reevaluare. Dacă jurnalul de încasări/plăţi este într-o valută, în fereastra de ajutor este selectată moneda, iar articolul curent din cursuri de schimb este corespunzător datei filei din înregistrarea curentă de Încasări/Plăţi.

Documentele de reevaluare (REEV, REVF, REVC) vor avea ca dată filă ultima zi calendaristică a lunii.

Utilizatorul poate adăuga cursuri de schimb şi pentru alte valute, introducându-le cu Adăugare. În fereastra de ajutor apelabilă cu tasta F1 apare lista valutelor deja introduse. Dacă nu regăsim codul valutei căutate, o putem adăuga la listă cu tastele Alt A. Există câteva valute, la care cursul de referinţă se exprimă în lei pentru 100 unităţi monetare - aici suma dată se împarte la 100 (de exemplu HUF sau JPY). De aceea, cursurile se pot evidenţia cu 6 zecimale.

Dacă cursul nu este actualizat de operator, hMARFA va efectua calculele la cursul din data precedentă cea mai apropiată.

La editare documente sau în alte împrejurări, când completăm rubrica cursului de schimb , apăsând tasta F5, apare o fereastră de ajutor din care îl putem prelua sau în care putem face adăugarea cursului utilizat:

Monedele sunt definite în Dicţionar. Se pot defini şi alte monede, ceea ce se efectuează apăsând tasta F1 pe câmpul de monedă, când după apariţia ferestrei de ajutor cu lista de monede se pot face operaţii de adăugare, modificare sau ştergere (se apelează cu F10, pe scurt Alt A, Alt M, respectiv Alt S). Se pot adăuga şi „monede“ în afara cursurilor de referinţă ale BNR. Dacă de exemplu dorim să urmărim cursul euro la băncile comerciale la care avem cont, putem să adăugăm „moneda“ EU1, EU2 etc.

Posibilităţi pentru a lista cursurile:

• dacă ordonarea este după dată, se listează un rând pentru data selectată. Se vor lista cursurile pentru atâtea monede câte încap pe orizontală pe hârtia uzuală cea mai lată.
  Dacă anumite monede care nu vă interesează nu intră în listă, schimbaţi ordonarea monedelor din Dicţionar astfel ca acestea să fie mai în faţă sau ştergeţi cursurile monedelor şi moneda din Dicţionar, dacă nu prezintă interes.
• dacă ordonarea este după monedă, se listează cursurile pe monede în ordine cronologică inversă.

Cursurile de schimb mai vechi se pot şterge cu ştergere selectivă, selectând perioada (anul, luna) de şters. Totuşi anumite cursuri de referinţă se pot păstra. Punând de ex. filtru N pe coloana ca Ultima zi/lună se vor păstra cursurile din ultimele zile ale lunilor.

Vezi prevederile legale privind cursul valutar de utilizat ...

În forma livrată aplicaţia conţine o serie de constante sau funcţii a căror utilitate este descrisă în paragrafele referitoare la:

• scadenţa de plată,
• plafonul de numerar pentru operaţii din casă
• procentul de penalitate aplicat
• procentul de discount aplicat
• perioada de început a evidenţei în hMARFA etc.

Meniul serveşte la evidenţa plajelor de numere alocate facturilor, care trebuie raportate în Declaraţia 394. În plus, cu ajutorul descrierii, la adăugare documente, se pot incrementa numerele atât pentru mai multe seturi de facturi utilizate simultan, cât şi pentru alte documente de ieşire.

Modul de lucru este mai complex, operatorul trebuie să cunoască atât modul de lucru, cât şi efectul informaţiilor introduse.

Vezi detaliile ...

În meniul Notiţe se pot introduce de către utilizator/distribuitor o serie de informaţii utile, corecţii de făcut, personalizări etc.

Tipul - se pot defini mai multe, la livrare sunt date câteva tipuri predefinite, cum ar fi:

• ! - Atenţie/scadenţar/de făcut - de ex. dacă există credite, se poate anexa scadențarul sumelor de virat lunar
• !H - Observaţii pentru HAMOR Soft - utilizatorul poate să lase observaţii pentru distribuitor
• DOC - Documentaţie - distribuitorul poate să descrie implementările particulare efectuate pentru utilizator
• LUC - Lucrare - distribuitorul poate să ţină evidenţa lucrărilor efectuate
• NOT - Notiţă - descrierea unor situatii particulare rezolvate etc.
• UPG - Upgrade - se generează prin procedura de upgrade un fişier log cu diverse evenimente/atenţionări, acesta se va insera aici. Upgradeul mai poate insera şi atenţionări. Dacă se descarcă updateuri, şi pentru acestea se generează câte un rând cu data descărcării, iar în conţinut se evidenţiază şi modificările efectuate.

Operațiile posibile pentru o poziţie se pot apela cu F10:

• Vizualizare cu editor extern
• Modificare cu editor extern
• Accesare anexe - se deschide un catalog în care se pot ataşa diverse fişiere la notiţa respectivă.

Acelaşi fişier se poate accesa şi din hMARFT, meniul Init.

Acest meniu principal este compus dintr-o serie de cataloage, care la un loc formează partenerii utilizatorului. Partenerii - furnizori, clienţi, bănci, debitori sau creditori diverşi etc. pot fi atât firme, cât şi persoane, dar în cazul mişcărilor interne partenerii pot fi şi secţii sau gestiuni.

Aici se vor introduce partenerii utilizatorului hMARFA, furnizori, clienţi, diverse instituţii, chiar alţii cu care putem avea relaţii de orice fel.

Firma este definită printr-un cod de firmă unic, ales de utilizator (numeric sau alfabetic), iniţialele firmei, denumirea mai lungă, codul fiscal, adresa, informaţii de contact, codul IBAN etc. Cu Modificare Observaţii se poate edita o fereastră în care se pot introduce şi orice alte informaţii utile. Programul verifică codul fiscal, codul IBAN introdus - chiar ajută la completarea lui. Pentru detalii vezi Verificarea introducerii codului IBAN.

În afară de iniţialele firmei este obligatorie completarea localităţii în care se află firma respectivă, după care se poate salva cu Ctrl W.

La Adăugare, Modificare firmă se verifică dacă a mai fost introdusă încă o firmă cu acelaşi CIF, dacă e cazul se emite un mesaj de atenţionare (se permite pt. puncte de lucru etc.). În acest caz se poate utiliza şi adăugarea prin copiere.

Dacă există mai multe firme cu acelaşi CIF, este necesar ca una să fie numită sediul principal - trebuie marcat cu „P“ în câmpul Tip. Denumirea şi datele acesteia se vor folosi la Extrasul de cont şi la D394.

În Tip se mai poate preciza şi calitatea - dacă este un furnizor sau client, partener afiliat (&) - vezi în cap. referitor la TVA etc. Se pot defini şi alte tipuri.

În Firme, în Vizualizare/Pagina web se lansează site-ul firmei, dacă adresa este înscrisă în câmpul Web.

La adăugare documente, din fereastra de ajutor apelabilă cu F1, cu F10 apare lista operaţiilor posibile, şi aici apare posibilitatea de a lansa pagina web.

La adăugare firmă nouă, cu F3 se poate introduce la început CIF-ul. Astfel, se vor prelua datele firmei de pe site-ul MFP.

• În Firme, cu F10 se pot lansa următoarele operaţii de căutare:
  • Verificare pe RO e-Factura - este lansat Registrul RO e-Factură de pe ANAF. Cu CTRL V se preia CIF-ul firmei pe care ne-am poziţionat. Se mai introduce codul de validare şi se află dacă firma respectivă este înscris în acest registru.
  • Lista firme pe RO e-Factura - apare un fişier tip CSV pentru toţi partenerii din Firme. În ultima coloană este înscris „D“ pentru firmele care sunt înscrise în sistemul RO e-Factură.
  • Registrul nonprofit/cult - firma poate fi căutată în acest registru
  • Registrul agricultorilor - firma poate fi căutată în acest registru
  • Căutare firme pe MFP: jud, nume - date firmă de la MFP, informaţii fiscale, bilanţuri
  • Căutare judeţ, cod poştal - căutarea localităţii, identificare judeţ şi cod poştal
  • Căutare cod poştal - căutarea informaţiilor de mai sus pe site-ul Poştei Române
  • Căutare pe VIES - link la pagina de verificare a codului VIES.

Detalii în cap. Situaţii de verificare parteneri ...

Vezi detalii in cap.8.8.

Se pot introduce persoanele cu care poate avea legături utilizatorul hMARFA. Persoanele se pot lega şi de firmele în care lucrează.

Persoanele se identifică cu un cod de 5 caractere (este sugestivă o codificare în care primele 3 caractere sunt literele cu care începe numele, iar ultimele 2 sunt primele litere ale prenumelui).

Dacă se utilizează şi alte aplicaţii în care apar Firme/Persoane şi acestea sunt într-un fişier comun (depinde de modul de organizare a bazelor de date), actualizările dintr-un program se reflectă şi în celălalt.

Despre utilizarea conceptelor secţii şi gestiuni, în cadrul aplicaţiei s-a relatat mai pe larg în cap. 2.2.1., respectiv cap. 2.2.2.

Cataloagele respective se utilizează în cadrul aplicaţiei pentru completarea mai rapidă a datelor care se referă la firme sau persoane, unde ele apar în câte o fereastră de ajutor (cu apăsarea tastei F1) la completarea câmpului. Utilizatorul poate să completeze datele după necesităţi.
Codurile poştale pentru localităţi mai mari se completează manual, din catalog sau de exemplu de pe pagina Poştei Române.

Sunt introduse principalele localităţi din România, utilizatorul poate să adauge şi alte localităţi din ţară sau din străinătate.

Codul de 2 caractere pentru ţări este utilizat şi în Declaraţia 394, deci este necesară respectarea acestei codificări.

În Localităţi, cu F10 se pot lansa următoarele operaţii:

• Căutare judeţ, cod poştal - căutarea localităţii, identificare judeţ şi cod poştal
• Căutare cod poştal - căutarea informaţiilor de mai sus pe site-ul Poştei Române.

Meniul serveşte la definirea tipurilor de jurnale în care se vor înregistra documentele culese sau elaborate în cadrul aplicaţiei. Un tip de jurnal este definit printr-un cod. La înregistrarea sau elaborarea documentelor, fiecare document (recepţie, factură, extras de cont etc.) va fi grupat într-unul din tipurile de jurnale definite.

Jurnalele se pot grupa în familii de jurnale, rezultând ierarhii de jurnale. Structura ierarhică este definită de codul jurnalului. Jurnalele de la ultimul nivel sunt jurnale propriu-zise, iar cele de la nivele superioare sunt familii de jurnale.

Jurnalele se detaliază după necesităţi. De exemplu:

   MIB       - jurnal bancă
     MIBL    -  jurnal bănci în lei
       MIBL1 - jurnal bancă XXX cont xxx
       MIBL2 - jurnal bancă YYY cont yyy
     MIBV    - jurnal bănci în valută
      ...   ...   ...
   MIC       - jurnal  casă
      ...   ...   ...  ...

La contarea documentelor, care se execută la sfârşitul lunii, înregistrările contabile îşi vor păstra provenienţa (cel puţin a familiei de jurnal în care este înregistrat documentul) şi ca urmare, pentru fiecare familie de jurnal sau chiar tip de jurnal se va crea un jurnal contabil corespondent. Utilizatorul care dispune de aplicaţia de contabilitate hCONT, va putea „importa“ aceste jurnale pentru a le cuprinde în registre-jurnal auxiliare.

La intrarea în fişier se observă jurnalele care pot fi create în hMARFA. Cele referitoare la conturi curente sau casă se adaptează conturilor bancare concrete ale utilizatorului şi registrelor de casă - dacă sunt mai multe puncte de încasare-plată. După această operaţie se pot închide (Tip hMARFA=„N“)/şterge jurnalele care nu se folosesc. Dacă dorim să vedem şi jurnalele auxiliare pe care le avem în programul de contabilitate, trebuie să ştergem filtrul D, pentru aceasta ne putem deplasa cu cursorul apăsând de mai multe ori simultan tastele Ctrl ← sau Ctrl →.

Unele liste - care conţin date din toată familia de jurnale - pot fi lansate numai după ce filtrul D a fost şters - de exemplu, lista Solduri jurnale.

În aplicaţie există 3 categorii mari de tipuri de documente:

• de intrare-recepţie a stocurilor şi înregistrare a facturilor furnizori
• de ieşire a stocurilor şi înregistrare a facturilor clienţi
• de încasări şi plăţi

Aceste categorii sunt delimitate în hMARFA printr-un cod de jurnal predefinit:

• MR - recepţii-intrări
• MV - ieşiri-vânzări
• MI - încasări şi plăţi

Fiecărui tip de document îi corespunde ceva specific, astfel încât aparent se lucrează cu mai multe tipuri de documente faţă de practica obişnuită. De fapt este vorba numai de diferenţe în modul de contare, de listare, facilităţi suplimentare, operaţiuni specifice şi altele.

De exemplu:

De regulă, documentul de recepţie este NIRI, însă pentru recepţia cheltuielilor deductibile fiscal numai în proporţie de 50% pentru autovehicule, a fost definit ulterior documentul NIRI7.

Prin urmare, un document de un anumit tip va putea fi înregistrat după caz într-un jurnal sau altul, în funcţie de operaţia economică pentru care este folosit şi poate fi tratat diferenţiat din punct de vedere contabil.

Dacă ştergem filtrul „D“, se poate vedea care sunt documentele utilizabile în versiunea actuală a aplicaţiei. Ultimele 3 coloane dau indicaţii asupra circuitului documentelor şi a părţilor implicate.

De exemplu, în cazul BCM - Bon de consum materiale:

• emitentul documentului este o secţie (S);
• expeditorul materialelor date în consum este o gestiune de materiale (G) - o magazie, etc;
• destinatarul este aceeaşi secţie (S) care a emis documentul, pentru că aici vor intra materialele spre consum.

Pe parcursul utilizării programului în ferestrele de ajutor o să apară diferiţi expeditori sau destinatari în funcţie de aceste criterii. Dacă ne deplasăm cu filtrul din ultimul rând sub aceste coloane, apăsând tasta F1 o să apară semnificaţia prescurtărilor folosite.

Detalii privind caracteristicile documentelor ...

Din punct de vedere al raţiunii creării documentelor din aplicaţie trebuie să distingem 3 categorii:

1. documente justificative primare - sunt create cu scopul de a fi listate şi utilizate în contabilitate ca documente primare - factură, bon de consum, etc.
2. documente cumulative - sunt create pe baza altor documente primare, de intrare sau interne şi ele devin astfel documente justificative - registrul de casă, borderoul cecurilor depuse, etc.
3. documente pentru operaţii specifice - acestea sunt create pentru a realiza contarea unor operaţii de încasări şi plăţi care se realizează fără un document primar (ex. pe extrasul de cont - plată comision, încasare dobândă - băncile de regulă înscriu numai un număr de tranzacţie, sau pentru reevaluarea disponibilităţilor în valută, a soldurilor clienţilor şi furnizorilor externi etc.).

Ce înseamnă validarea şi anularea (invalidarea) unui document ?

Un document creat în hMARFA se poate afla în principal în două stări Validat, respectiv Anulat.

Starea documentului se poate vedea de exemplu în meniul Facturi/Ieşiri atât pe ecranul de fişier prin conţinutul coloanei „St“ (stare), cât şi la vizualizarea documentului în rubrica Stare din „capul“ Documentului.
Dacă această rubrică conţine litera „V“, atunci documentul este în stare Validat, în caz contrar nu este validat, deci este în starea Anulat.

Afişare variabile din Formule documente

Afişare variabile VAR_MI, MR, MV - variabilele care apar prin apelare ajutor cu F1 la editare Formular. Formulele sunt afişate cu editorul extern implicit pentru TXT, cu NotePad sau cu NotePad++.

În fişierul Dictionar se află unele poziţii de catalog utilizate în cadrul unor codificări, ferestre de ajutor etc. din program. Faţă de varianta livrată, acestea se pot completa în cadrul unor personalizări ale aplicaţiei.

Conţin o serie de indicaţii, setări privind modul de funcţionare a unor operaţii, se modifică numai de către distribuitor!

În cadrul documentelor, se pot apela cu F1 parametrii aplicabili acestora.

Lista de parametri utilizaţi la documentele de intrare ...

Lista de parametri utilizaţi la documentele de ieşire ...

Lista de parametri utilizaţi la documentele de încasări/plăţi ...

În ferestrele de ajutor Nomenclator articole, Firme, Persoane, Secţii, Localităţi coloanele care apar sunt configurabile din Parametri prin inserarea lor în variabila HLP_COL := … Pot fi incluse şi câmpuri suplimentare.

În Parametri se pot introduce opţional şi alte cataloage personalizate care pot fi vizualizate în fereastra Nomenclator articole, după modelul TARIC3.

Modificare Parametri

Parametrii se pot modifica cu editor extern tastând F6. Editorul va fi NotePad sau NotePad++, în funcţie de setarea din Parametri.

[TIPURI_DOCUMENTE]
...
//Editor extern formula
// FRL_EXT := "notepad.exe"
   FRL_EXT := "notepad++.exe -nosession -multiInst"

Simplificare completare rânduri în Recepţii

La loturile de intrare, câmpurile:

• Ambalat în, UM sunt completabile/modificabile,
  dacă în Parametri tdoc este setat: u
• Dată expirare şi Observaţii sunt completabile/modificabile
  dacă în Parametri tdoc este setat: o

Dacă se doreşte închiderea câmpurilor de mai sus, în Tipuri de documente din documentele de intrare NIRI etc. se şterg aceşti parametri. Astfel, adăugarea rândurilor va deveni mai rapidă, cu mai puţine „Enter-uri“.

Alte recomandări pentru dezvoltatori ...

Acest meniu serveşte la adăugarea documentelor de intrare a diferitelor stocuri în gestiunile proprii. Tipurile de documente care se pot crea în acest jurnal de recepţii se pot alege dintr-o fereastră care apare la operaţia de Adăugare şi ele sunt de tipul: notă de intrare-recepţie, bon de predare produse finite, etc. În acest capitol ne vom rezuma la unele probleme general valabile de operare, urmând ca problemele de întocmire concretă a documentelor de diferite tipuri să fie prezentate în capitolul următor.

Familia de jurnale de recepţii este codificată cu MR, iar în cadrul acesteia se pot defini după genul de activităţi desfăşurate jurnale de ultimul nivel cum sunt:

MRIM - Recepţii materiale, mărfuri
MRIX - Recepţii cheltuieli
MRP  - Recepţii produse
MRS  - Recepţii servicii

Dacă dorim să vedem pe acelaşi ecran toate intrările, pe fereastra de intrare în jurnale trebuie şters filtrul implicit „J“ şi atunci putem intra direct în familia MR. În cadrul fiecărui jurnal sunt predefinite tipurile de documente specifice cu care se poate lucra.

Unele liste care se referă la totalitatea recepţiilor se pot obţine numai cu filtrul implicit „J“ şters, deci numai când vedem la un loc toate jurnalele de intrări! De exemplu:

• Facturi de plătit (în lei sau valută)
• Facturi scadente (în lei sau valută)

Recepţiile se pot vedea pe ecran după mai multe criterii de grupare, pe diverse Ferestre.

Cu Vizualizare se pot vedea toate datele documentului selectat, inclusiv rândurile acestuia. În cazul rândurilor, acestea se pot vedea mai detaliat:

• se văd loturile de intrare - apăsând tasta F10, care indică apăsarea tastelor Alt V pentru Vizualizare rânduri.

  • cu Vizualizare articol se poate urmări poziţia din Nomenclator aferentă rândului respectiv.

Prin Modificare se pot schimba datele dintr-un document deja întocmit. Dacă documentul a fost validat, trebuie să efectuăm mai întâi operaţia de Anulare, apoi reintrăm în Modificare şi pe câmpurile care au un fond albastru închis putem efectua modificările dorite - de exemplu data, număr document primar, valoare, etc.

Dacă dorim să modificăm rândurile documentului, ne poziţionăm cu Tab pe ultimul tabel, selectăm rândul de modificat şi apăsăm F10, care arată, că rândurile se pot modifica cu Alt M sau şterge cu Alt S.

La Modificare nu se pot modifica datele de genul: tipul şi numărul documentului, gestiunea în care a fost recepţionat lotul. Dacă dorim modificarea acestora, trebuie şters întreg documentul, sau rândul recepţionat în gestiunea necorespunzătoare.

Prin Modificare, fără a anula documentul, putem însă schimba datele referitoare la modelul documentului (are sens dacă se doreşte listarea sub o formă diferită), sau scadenţa. Se mai poate modifica şi Număr comandă, ceea ce serveşte ori pentru urmărirea efectivă a cheltuielilor pe comenzi, ori pentru obţinerea altor informaţii de grupare, de gestiune, etc.
Data scadenţei, dacă este modificabilă manual, rămâne accesibilă şi după validarea documentului. Astfel se poate schimba data scadenţei pentru un document validat.
Cu ocazia completării scadenţei, se poate apela tasta F1, şi apare calculatorul de scadenţă cu ajutorul căruia se poate face o completare mai uşoară. Simultan, se poate apela cu Shift F9 calendarul, cu ajutorul căruia se poate selecta data dorită, sau se poate schimba numărul de zile sau data scadenţei, celelalte referinţe recalculându-se în mod automat.

Operaţia Adăugare serveşte pentru crearea de noi documente de intrare. Alegem tipul de document care corespunde scopului propus şi ne uităm, dacă numărul acestuia incrementat de program ne convine. În caz contrar trebuie să-l suprascriem cu numărul corespunzător.

Documentele de intrare şi ieşire sunt compuse din 3 părţi principale:

1. Capul documentului - reprezintă datele de identificare:
   • numărul intern, tipul şi data documentului creat
   • gestiunea (se completează numai dacă toate loturile se recepţionează în aceeaşi gestiune)
   • furnizorul
   • tipul documentului primit, care poate fi (tastaţi F1):
     • F Factura
     • N Contract
     • C Bon fiscal cu CIF
     • B Bon fiscal fără CIF
     • S Fac.simplificată cu CIF, care nu este bon fiscal
     • U Fac. simplificată fără CIF
     • X Alte documente
     • A Aviz de însoţire marfă
       Este foarte importantă selectarea tipului de document corect, deoarece pe baza acestui cod va fi preluat documentul în diverse rubrici din Declaraţia 394. Tipurile X şi A nu se vor prelua!
   • numărul şi data documentului primar - de exemplu factura pe baza căreia se face recepţia
   • scadenţa plăţii (dacă are sens)
   • număr comandă (dacă se utilizează)
   • RTVAI - dacă partenerul aplică TVA la încasare:
     • D - dacă este cuprins în Registrul firmelor care aplică sistemul
     • N - dacă nu aplică pe moment regimul
     • & - dacă firma s-a marcat ca partener afiliat în Firme
   • operaţia TVA (un cod pe baza căruia se va cuprinde în jurnalul TVA - selectabilă cu F1)
   • sumele de total din documentul de intrare şi TVA.
2. Text liber - se pot înscrie detalii referitoare la operaţia respectivă (explicaţii etc.)
   Textul liber este văzut printr-o fereastră de 2 sau 4 rânduri. În timpul scrierii textului liber rândurile defilează de jos în sus. Redactarea textului liber se execută prin introducerea rând cu rând a observaţiilor dorite, ţinând cont că ele vor apare tipărite şi pe document. Textul liber apare în document numai dacă tipul de document conţine parametrul x. Utilizarea lui este opţională.
3. Rândurile documentului
   Rândurile reprezintă de fapt intrările de stocuri din diferite articole.
   Aici se pot detalia preţurile de cumpărare, se poate stabili preţul de vânzare, adaosul comercial, se poate menţiona data expirării, se pot trece unele observaţii cu privire la lotul respectiv, se văd cantităţile intrate şi stocul. Tot aici se definesc şi gestiunile în care se recepţionează stocul (dacă nu s-a definit o gestiune comună în capul documentului)

Aplicaţia hMARFA nu permite recepţia de mai multe ori, într-un singur document de recepţie a aceluiaşi articol în aceeaşi gestiune. În cazul în care avem pe un singur document al furnizorului acelaşi articol la preţuri diferite, procedăm astfel:

• dacă de exemplu 2 loturi conţin articole fungibile, ele se recepţionează într-un singur lot calculând preţul unitar mediu astfel:
  PuMediu = (Cant1 x Pu1 + Cant2 x Pu2)/(Cant1 + Cant2)

• dacă articolele din cele două loturi nu sunt fungibile, atunci trebuie diferenţiate şi în Nomenclatorul de articole şi vor avea coduri diferite.

Operaţia de stergere se efectuează numai pentru documentele care nu au rânduri, deci mai întâi trebuie şterse rândurile, unul câte unul cu Alt+S în cadrul operaţiei de Modificare.

Listarea oferă în cazul documentelor de intrare mai multe posibilităţi:

• din jurnale - documentele, liste utilizator, liste în Excel
• din familia de jurnale:(ştergând filtrul „J“ apar toate recepţiile şi se intră în jurnalul MR..), se pot lista:
  • facturile neplătite, în lei sau în valută, lista se poate obţine şi pentru alte zile decât ziua listării. Se pot urmări şi zilele de întârziere la plată.
  • facturile scadente - pentru ziua listării se poate alege lista 2, care se formează mai rapid, iar pentru perioadele precedente se recomandă lista tip 1, care se formează parcurgând toate încasările/plăţile.
  • se pot lista documentele de intrare filtrate după criteriile dorite - de exemplu de la acelaşi furnizor, în aceeaşi valută etc.

Documentul de recepţie poate fi legat de e-factura primită cu Id-ul de încărcare al facturii descărcate în meniul e-facturi primite (vezi detalii în cap. de mai jos). După descărcarea documentelor, la adăugarea recepţiei apare câmpul Id. Cu opţiunea Q (e-Factură facilităţi suplimentare) pentru tasta F1 apare lista facturilor încă nerecepţionate pentru CIF-ul respectiv, trebuie selectată factura pe care dorim s-o referim în recepţie:

Fără opţiunea respectivă Id-ul se înscrie din formatul PDF al e-facturii intrate.

Pe fereastra e-Factura se pot studia recepţiile. Cele la care este legată o e-factură apar aici cu Id încărcare completat în coloana respectivă. În perioada 1 iulie 2024-1 iulie 2025 nu trebuie să primim e-facturi dacă partenerul este:

• persoană fizică
• persoană juridică nerezidentă care nu a optat pentru utilizarea e-facturii din România
• asociaţie, partid politic, culte neplătitoare de TVA care nu utilizează opţional e-factura
• agricultor care utilizează regimul special de TVA.

Operaţiunile privind e-facturile trebuie lansate de aici, din operaţiile de pe fereastra de intrare în meniu:

• Descărcare e-Facturi primite
• Alte operaţii

a) Descărcare e-Facturi primite

La Descărcare e-facturi primite apare si o fereastră cu un interval de timp pentru care se doreşte descărcarea lor. Programul propune o perioadă de 24 ore + orele scurse din ziua curentă (-2 minute), dar perioada poate fi suprascrisă de utilizator. Nu pot fi descărcate facturi pe o perioadă mai mare de 60 de zile, atât le va păstra ANAF pe pagina e-Factura. Facturile nedescărcate vor putea fi solicitate în scris de la ANAF, dar trebuie să dispunem de Id_Incarcare primit de furnizor şi numărul facturii. Se pot descărca deodată şi peste 500 de facturi primite.

Facturile se descarcă în DECL_OBL\aaaa\DOC_P. Pentru fiecare se va crea un catalog distinct cu denumirea DataIncarcare_CifPartener_IdDescarcare care va conţine:

• pachetul cu extensia zip care conţine factura încărcată de partener în format XML şi semnătura ANAF tot în fomat XML, acestea fiind de fapt fişierele care conţin factura electronică
• un IdIncarcare.XML şi IdIncarcare_XML.BAT, cu ajutorul căruia XML-ul se poate deschide într-un Notepad indentat pentru studiul mai uşor al datelor.

Se descarcă şi mesajele trimise de furnizor, dacă există.

b) Alte operaţii

În Alte operaţii se regăsesc:

• Vizualizare catalog e-Facturi - se deschide catalogul facturilor descărcate pentru anul curent în DOC_P
• Situaţie e-Facturi primite fără descărcare ZIP-uri - se poate indica o perioadă pentru care să fie descărcată o situaţie în Excel, pe baza datelor din SPV cu e-facturile primite şi descărcate. Situaţia este utilă contabilului, pentru a verifica dacă au fost recepţionate toate facturile. Coloanele conţin deja şi filtre, utilizatorul poate să configureze datele urmărite în acel moment. Fragment de situaţie:

• e-Parametri - pentru setarea modului de operare de către administratorul sistemului.

c) Operaţii în e-Facturi primite

În acest fişier se văd numai facturile primite, dar încă nerecepţionate.

• dacă partenerul a existat deja în Firme, codul lui va fi completat de program
• dacă apare un furnizor nou, câmpul Cod furnizor încă nu va fi completat. Cu Modificare/e-Factura primită pe câmpul Cod furnizor se apasă F1, la care apare fereastra de ajutor cu lista firmelor. Din lista de operaţii care se poate apela cu F10 se alege Adăugare. La adăugarea noii firme cu F10 apare operaţia Date furnizor din XML. Astfel, datele noului partener se completează din XML-ul descărcat.

Furnizorul este identificat după CIF. În unele cazuri, în Firme acelaşi CIF poate fi atribuit de exemplu mai multor magazine, subunităţi sau poate partenerul şi-a schimbat denumirea şi a fost introdus de mai multe ori. În acest caz în Cod furnizor va apare codul N*CIF, urmând ca operatorul să înscrie firma corectă.

La descărcare, nu se descarcă de la ANAF şi formatul PDF, deoarece descărcarea pentru multe facturi ar dura foarte mult. PDF-ul se generează cu acelaşi program ca la ANAF, în acelaşi catalog cu factura descărcată în 2 variante:

• la lansarea cu F10 a operaţiei e-Factura primită, unde apare o listă de operaţii suplimentare, din care se alege prima, Vizualizare e-Factura in PDF
• tot din lista de operaţii de mai sus, lansând Vizualizare catalog e-Factura.

Alte operaţii care se pot efectua din e-Facturi primite:

• Vizualizare e-Factura in XML - factura se deschide în format XML, pentru a vedea conţinutul complet.
• Descarcare ZIP e-Factura din nou

Celelalte comenzi care se lansează cu F10:

• Receptii - arată recepţiile care s-au executat deja. Prezentă numai cu opţiunea Q. Există şi Fereastra Recepţionate tot în acest meniu
• Setare receptionat selectiv - funcţionează în 2 moduri, în funcţie de varianta implementată:
  • în varianta de bază - se selectează o perioadă de descărcare, un furnizor, sau numai o factură şi se lansează operaţia. Astfel, poziţiile selectate „se mută“ în fereastra Recepţionate. Dacă selecţia nu s-a efectuat în mod corespunzător, se poate modifica individual fiecare factură schimbând câmpul Recepţionat? în NU.
  • cu opţiunea Q se procedează la fel ca mai sus, dacă ştim că o parte din facturile descărcate au fost recepţionate deja şi nu mai dorim să introducem IdIncarcare sau alte informaţii din XML în Recepţii. Modul de lucru normal în acest caz este recepţia asistată, adică la adăugarea recepţiei se preiau din XML datele pentru capul recepţiei. Astfel, dacă recepţiile au fost legate de XML cu IdDescărcare, facturile descărcate vor „dispare“ din fereastra Nerecepţionate şi se vor vedea pe fereastra Recepţionate.
• Conectare e-factura la receptie - în fereastra de ajutor care apare, cu F1 apare lista recepţiilor pentru partenerul respectiv. Se poate alege recepţia la care se doreşte legarea e-facturii primite. Astfel, nu mai este necesară anularea şi revalidarea recepţiei.
• Mesaj la vanzator - se pot trimite mesaje în SPV, în cazul în care cumpărătorul are obiecţii, observaţii asupra facturilor primite.
• Consultare stare firma (F3) - dacă se doreşte consultarea stării firmei pe care este poziţionat cursorul la ANAF.

d) Pentru a recepţiona o e-factură se pot folosi 3 variante de lucru:

1. Recepţia încă nu este făcută. Adăugaţi o recepţie în jurnalul corespunzător şi cu F1 completati IdIncarcare pentru e-factura de care vreti să legaţi recepţia.
2. S-a receptionat deja factura pe baza formatului clasic primit (pdf, hârtie). Selectaţi în e-facturi primite, cu F10, operaţia 18-Setare receptionat. Cu F1 apare o fereastră în care este selectată recepţia pe baza criteriilor: dată, furnizor, total valoare, dacă există. Cu Enter se reţine în receptie IdIncarcare e-factura si e-factura apare ca recepţionată şi în meniul e-facturi primite.
3. Se descarcă e-facturi în luna curentă, dar pentru perioade precedente, furnizorii trimiţându-le cu întârziere. Dacă nu se doreşte aplicarea metodei de la varianta 2 de mai sus, se poate alege operaţia 17-Setare receptionat selectiv. În acest caz IdIncarcare nu va mai apare în capul recepţiei, însă facturile vor dispare de pe fereastra e-facturi primite - Nereceptionate şi vor apare pe fereastra Recepţionate. Înainte de lansarea operaţiei este recomandat să selectăm partenerul sau perioada pentru care dorim să se efectueze operaţia, altfel vor apare ca recepţionate toate e-facturile din acest fişier.

Ecrane demonstrative pentru variantele de mai sus:

e) Ferestre

Există mai multe ferestre:

• Nereceptionate - sunt cele descărcate recent, care încă nu s-au recepţionat. Fără opţiunea Q acestea se marchează manual. Cu opţiunea Q ele „dispar“ din fereastră după legarea Id-ului lor de recepţie.
• Receptionate - apar e-facturile deja recepţionate
• Toate - apar toate din cele 2 ferestre precedente
• Toate/Observatii - utilizatorul poate să înscrie observaţii la orice factură descărcată, pentru evidenţa proprie
• Toate/Valori - aici apare şi valoarea facturii.

f) Operaţii în Recepţii/Intrări

Pentru a recepţiona e-facturile descărcate, în jurnalele obişnuite de recepţii, se intră în jurnalul utilizat (ex. MIRIM, MRIX etc.).

Dacă s-a implementat şi Opţiunea e-Factura plus (Q), se va opera în modul descris în capitolul dedicat opţiunii, utilizând „asistentul cap recepţie“.

Fără opţiunea Q: se lansează formatul PDF al facturii din e-Facturi-primite şi se înscriu datele manual.

g) Mesaje trimise din e-Facturi primite

În cazul în care avem diverse obiecţii asupra facturilor intrate, se pot trimite mesaje către vânzător.

Mod de operare:

• dupa descărcarea e-facturilor în e-Facturi primite, ne poziţionăm pe factura în legătură cu care se doreşte transmiterea mesajului
• cu F10 apare şi operaţia Mesaj la vânzător, de unde se poate alege după caz:
  • Trimitere mesaj nou - apare o fereastră în care se poate înscrie direct mesajul
  • Vizualizare mesaje trimise - apare o fereastră de ajutor cu mesajul/lista de mesaje trimise în legătură cu factura respectivă.
  • pe fereastra Mesaje trimise o să apară „D“ în col. Mes la facturile la care s-au ataşat mesaje.

h) Schema generală a trimiterii mesajelor

Loturile de intrare sunt de fapt articolele care au fost recepţionate cu un singur document de intrare, având specificul, că pe tot parcursul mişcării lor, ele îşi păstrează provenienţa, adică vor fi legate de documentul de intrare în unitate. Loturile se pot vedea pe ecran, chiar dacă stocul s-a epuizat sau este negativ.

Cu ajutorul meniului Fereastra se pot vedea detalii despre denumirea loturilor, furnizori, număr comandă etc.

Cu Vizualizare se pot vedea pe ecran cantităţile intrate, preţurile. Dacă folosim tastele Page Up, Page Down, ne putem deplasa direct de pe un articol pe altul.
Cu F10 se pot lansa:

• Vizualizare articol
• Receptie/document intrare

Se pot lista - după filtrările necesare- datele de intrare ale fiecărui lot.

Liste utilizator:

• lista adaos comercial calculat relativ la valută
• loturile de stoc la:
  • preţ unitar de cumpărare
  • preţ unitar contabil
  • preţ unitar cu ridicata
  • preţ unitar de înregistrare
  • preţ unitar livrare catalog
  • preţ livrare valută din nomenclator
  • preţ unitar vânzare catalog

Se pot obţine diverse situaţii şi în Excel.

Meniul serveşte pentru evidenţa posibilităţilor de achiziţie pentru unele articole. Astfel, utilizatorul îşi poate nota firmele de la care se pot aproviziona anumite articole - din oferte primite, din experienţa acumulată, la un loc cu eventualele observaţii - condiţii de livrare, de plată, de transport, calitatea produsului etc.

Stocurile se văd pe ecran pe loturi, adică cu documentul de recepţie ataşat. Schimbând ecranul cu Fereastra, se pot afla detalii despre denumire, preţul de vânzare şi contul de stoc pe care se contabilizează mişcările articolului respectiv.

Stocurile pot fi urmărite simultan după mai multe criterii, după cum doreşte să le vadă utilizatorul:

• stocuri dintr-o gestiune
• stocuri dintr-un anumit articol
• stocuri mai mari decât o anumită cantitate
• stocuri intrate cu un anumit document de intrare etc.

Aceste criterii se pot obţine prin poziţionarea filtrului în coloanele dorite şi introducerea ca filtru a condiţiilor dorite.

La Vizualizare cu F10 se pot lansa:

• Vizualizare articol

  • Receptie/document intrare.

În cadrul operaţiei de Modificare la Loturi de stoc se pot modifica doar adaosul comercial sau preţul de vânzare, data expirării şi observaţiile.

Operaţia de Modificări selective are două opţiuni:

• Recalculare selectivă preţuri - preţurile de livrare şi vânzare a stocurilor sunt recalculate pe baza modificării preţului de livrare sau a cotei TVA, efectuate în prealabil în Nomenclatorul de articole. Înainte de efectarea operaţiei, apare o fereastră de avertizare.
• Modificare grupă + conturi de stoc - în cazul în care se doreşte reorganizarea contabilităţii analitice - pe baza modificărilor impuse prin Funcţii de conturi.

Prin operaţia de Listare se pot obţine cataloage de preţ, liste cantitativ-valorice de stocuri, loturi, etc. Înaintea listării se recomandă filtrarea pe ecran a gestiunilor pentru care dorim să listăm stocurile. Se poate alege şi dintr-o mulţime de liste utilizator.

În Loturi de stoc operația de Modificare selectivă/Recalculare selectiva preţuri funcționează astfel:

Fişa de magazie în hMARFA este un raport care grupează în ordine cronologică mişcările (loturile de intrare şi de ieşire) ale unui articol (produs, marfă, material etc.) în cadrul unei gestiuni.

Un articol, definit prin codul lui, poate avea una sau mai multe fişe pentru că poate exista în gestiuni diferite, cu preţuri diferite sau de provenienţă diferită. Depinde de utilizator (de felul în care şi-a organizat evidenţa), câte fişe ţine pentru unul şi acelaşi articol şi după ce criterii.

Există două sisteme de evidenţă uzuale:

1. Unui articol i se deschide câte o fişă nouă pe fiecare gestiune în care intră, de fiecare dată când se recepţionează un lot nou şi se urmăreşte pe această fişă distinct epuizarea stocului. În acest caz criteriul de grupare este numărul recepţiei, codul articolului şi codul gestiunii.
2. Unui articol i se deschide câte o fişă nouă pe fiecare gestiune în care intră numai atunci când se înregistrează la un preţ la care nu a existat până în momentul respectiv. Stocul pe o asemenea fişă variază în ambele sensuri (scădere şi creştere). Criteriul de grupare în acest caz este codul articolului, codul gestiunii + preţul contabil.

Prima variantă de evidenţă se foloseşte de regulă la firme mici cu producţie de unicate şi serie mică sau comerţ cu sortimente puţine, dar aprovizionate de la furnizori diferiţi fără constanţă în preţuri, condiţii de livrare etc.

A doua variantă de evidenţă se întâlneşte la firme mari care au producţie de serie sau comerţ cu multe sortimente, dar cu furnizori puţini în condiţii stabile de preţ şi livrare.

Comparând cele două variante, se constată că de fapt fişele în varianta a doua sunt o reuniune a mai multor fişe din prima variantă.

Pentru a răspunde ambelor sisteme de evidenţă, programul hMARFA lucrează implicit în primul sistem, dar pe baza observaţiei de mai sus dă posibilitatea utilizatorului să obţină fişele şi lista de stocuri şi în al doilea sistem.

Listarea fişelor de magazie se execută la cerere pe baza unor criterii:

• de extragere mişcări pentru alcătuirea fişelor
• de grupare mişcări pe fişe
• de selectare fişe pentru listare
• de ordonare fişe în cadrul unei liste
• de totalizare a mişcărilor în cadrul fişelor.

Criteriile de grupare permit utilizatorului ca prin condiţii puse asupra contului contabil, a codului gestiunii, a grupei etc. din loturile de intrare, să selecteze acele mişcări din care se vor alcătui fişele.

Ce înseamnă aceste criterii luate individual?

• Contul contabil - de exemplu se pot selecta numai materiile prime indicând contul 301
• Gestiunea-gruparea se va face în funcţie de gestiunea de care aparţine lotul respectiv. De exemplu MR - Depozit marfuri cu ridicata
• Grupa înseamnă o detaliere a apartenenţei în cadrul gestiunii. De exemplu la mărfuri putem avea:

    MA1    Marfuri alimentare
    MA2    Marfuri alim.-tigari, bauturi
    MCP    Marfuri cereale, plante tehnice
    MN     Marfuri nealimentare

Criteriile de gupare a mişcărilor în cadrul fişelor permit obţinerea stocurilor (soldurilor) de început de lună şi rulajele lunare ale intrărilor şi ieşirilor (cantitativ şi valoric) pe fişe.

Balanţele sintetice sau analitice de materiale conţin date cantitative şi valorice cu stocurile iniţiale, intrările, ieşirile şi stocurile finale. Aceste balanţe au un rol deosebit prin faptul, că se pot lista chiar şi ulterior situaţii care reflectă stocurile de la sfârşitul oricărei luni pentru care am avut date introduse în aplicaţie.

Exemplu de listă Balanţă sintetică în care între criteriile de grupare a figurat şi contul contabil:

                                Balanta sintetica
                                  luna: 07/20..
-----------------------------------------------------------------------------
Grupa   Denumire grupa         Sold initial  Val.debit Val. credit Sold final
-----------------------------------------------------------------------------
...
301    Materii prime                 0.00      1500.00     600.00      900.00 
3021   -Materiale auxiliare          0.00       100.00      15.00       85.00
303    Mater. de natura ob.inv.      0.00       720.00     720.00        0.00 
345    Produse finite                0.00      2500.00    2300.00      200.00  
371.1  -Marfuri cu ridicata       3131.00     13646.00   11909.50     4867.50
371.2  -Marfuri cu amanuntul         0.00        66.80                  66.80  
TOTAL ...                         3131.00     18532.80   15544.50     6119.30

Recomandăm compararea soldurilor cu cele din contabilitate.

Listele de inventariere care se pot obţine pe gestiuni la sfârşitul lunii corespund inventarului scriptic. După inventarierea faptică se trec manual pe aceste liste stocurile găsite la faţa locului şi se calculează diferenţele în plus sau minus.

De exemplu:

Meniul Facturi/ieşiri este locul în care se întocmesc sau se introduc documentele de ieşire a diferitelor articole, de tipul: aviz de expediţie, aviz de însoţire marfă, factură, bon de consum, documente de retur etc.

În cadrul ieşirilor ecranul poate fi schimbat cu meniul Fereastra, astfel putem studia datele documentelor de ieşire, grupate în funcţie de valuta utilizată, detalii despre clienţi sau comenzi, retururile, numerotarea documentelor, date TVA şi codurile OpTVA utilizate, centrele de venituri/cheltuieli, datele delegaţilor, eventual câmpurile suplimentare utilizate.

Documentele de ieşire au o structură asemănătoare celor de intrare - au de obicei cap document, text liber şi rânduri.

În cadrul documentului de ieşire, pe rânduri, se pot lansa cu tasta F10:

• Vizualizare - lot de ieşire
• Vizualizare articol - articolul din Nomenclator
• Lot de stoc - stocul existent
• Document intrare - recepţia din care provine lotul.

Operaţiile de Adăugare şi Ştergere se efectuează la fel ca şi în cazul documentelor de intrare şi au fost descrise mai sus.

La operaţia de Modificare documentele de ieşire au o serie de particularităţi, care vor fi descrise la tipurile de documente. Se poate indica tipul de document şi codul acestuia pentru Declaraţia 394, iar pe rânduri, în afară de simpla modificare, se pot lansa o serie de operaţii suplimentare cu tasta F10.

Liste:

• listare factură/document de ieşire - se listează documentele de ieşire create pentru a fi verificate, semnate etc. Documentele se pot lista pe imprimate în prealabil tipărite sau pe hârtie albă. Documentele completate de mână se introduc în program pentru o evidenţă completă, dar nu se listează.

  • trimitere e-mail - apare numai în cazul opţiunii respective
  • facturi neîncasate - după înregistrarea documentelor de încasare de care dispunem la un moment dat - în meniul Încasări/Plăţi - se poate lista situaţia facturilor neîncasate. Dacă nu se specifică data, lista se formează pentru data curentă. Se pot specifica alte date calendaristice, de exemplu ultima zi a lunii precedente, atunci însă lista se formează puţin mai încet. Lista conţine şi informaţii referitoare la facturile scadente la data respectivă şi calculează numărul de zile de întârziere. Aceeaşi listă se poate obţine separat şi pentru facturile în valută neîncasate, reevaluate la cursul de schimb din ziua listei.
  • facturi scadente - ca şi în cazul precedent, se poate specifica ziua în care dorim să obţinem lista. Apare o fereastră, în care putem opta pentru:
    • lista Tip 1 - scadenţa poate fi stabilită şi pentru o dată anterioară, de exemplu pentru sfârşitul lunii precedente
    • lista Tip 2 - este mai rapidă, dar nu permite o dată mai micã decât data ultimei facturi/plăţi.
      Reamintim, că coloanele pentru această situaţie se pot modifica conform celor descrise la Funcţii numerice.
  • lista facturilor - se obţin liste după diverse criterii alese de utilizator. Cu ajutorul tastelor Ctrl ← sau Ctrl → ne deplasăm în ultimul rând de pe ecran (ecranul fiind schimbat cu meniul Fereastră în poziţia dorită) şi putem introduce mai multe criterii de filtrare în mai multe coloane.
    Exemplu: Care au fost vânzările către firma F-0003 din anul 2023 cu valoare mai mare de 1000 lei? (vezi figura de mai jos). Ne poziţionăm cu Fereastra la (1.Facturi-lei) şi introducem următoarele filtre:
    • în coloana Data: 2023
    • în coloana Client: F-0003
    • în coloana Total fact.: >1000

  Dacă sunt mai multe poziţii, acestea se listează cu Lista facturilor.

• liste utilizator:
  • lista bonurilor de casă
  • facturi neîncasate pe clienţi
  • ieşiri de mărfuri din magazin (Raport de gestiune)
  • lista facturilor emise
  • lista facturilor de export
• situaţie în Excel: Facturi/ieşiri

a) Întocmirea e-facturilor

Se vor utiliza modelele obişnuite de facturi. Ele pot fi listate şi în PDF, dacă se doreşte:

• trimiterea facturilor şi prin email
• anexarea PDF-urilor în XML-ul generat, astfel se va putea deschide de acolo de către cumpărător în formatul obişnuit în anii precedenţi.

Menţionăm, că variantele de mai sus nu înlocuiesc e-factura.

b) Fereastra e-Facturi şi noţiuni

Pe această fereastră se pot vedea:

• Nr.fac - numărul intern al facturilor. La generarea XML din hMARFA fişierul se denumeşte NrFac_XML.
• Id Încărcare - este numărul dat de ANAF în SPV/Facturi electronice cu ocazia încărcării facturii în XML
• Id Descărcare - este numărul dat de ANAF fişierului denumit IdDescarcare.ZIP care se poate descărca de la ANAF după validare şi conţine:
  • XML-ul original, denumit IdIncarcare.xml
  • XML-ul cu semnătura ANAF (un lung şir de caractere, care reprezintă „sigiliul“ electronic). Acesta este valabil numai dacă conţinutul din XML rămâne nemodificat! La listarea în PDF nu apare! Fişierul se numeşte semnatura_IdIncarcare.xml.
• Tip - sunt marcate cu F - e-Factura obligatorie facturile care:
  • conţin cumpărător din România, pentru orice tip de operaţiuni B2B
  • conţin produse cu risc fiscal
  • au fost emise către entităţi publice
  • au fost încasate cu vouchere de vacanţă
  • Nu se marchează cu F facturile emise către parteneri externi sau persoane fizice.
• Stare - în această coloană se observă starea fiecărei facturi pentru care s-a generat un XML:
  • 1 Document XML generat
  • 1* Eroare validare locală
  • 2 Incarcat in SPV
  • 2* Eroare la incarcare in SPV
  • 3 Validat in SPV, ok
  • 3* Validat in SPV, eroare
  • 4 Descarcat ZIP, ok
  • 4* Descarcat ZIP, mesaj eroare
  • 4M Descarcat mesaj de la cumparator

Tipul F este doar o recomandare, se pot încărca şi alte facturi, dacă se validează de către ANAF.

c) Unde ajung fişierele?

Dacă nu este setat altfel, fişierele pentru facturile electronice transmise şi descărcate ajung în DECL_OBL\aaaa\DOC_T. Aici se va genera câte un catalog pentru fiecare, cu denumirea: NrFact_CIFPartener. Aici regăsim pentru fiecare factură electronică toate fişierele încărcate/descărcate. Calea fişierelor poate fi modificată în hUTIL/Catalogul fişierelor, aliasurile:

• efcp Catalog e-Fac primit
• efcr Catalog e-Fac recep.
• efct Catalog e-Fac trimis

d) Setare mod de lucru

Modul de lucru „producţie“ se setează în hMARFA/Listare/e-Factura/e-Parametri de către persoana care face implementarea. O serie de alte parametrizări se pot face şi în hMARFU.

Facturile electronice se generează în DECL_OBL şi se vor încărca în SPV.

e) Moduri de lucru recomandate pentru operator

După validarea facturii obişnuite, ne poziţionăm pe fereastra e-Facturi şi apăsăm Listare/e-Factura. Apare un set de operaţii, în funcţie de setările de la pct. d) şi în funcţie de contextul în care ne aflăm. În prezenţa opţiunii Q (facilităţi e-factură) meniul general arată astfel:

Operatorul poate opta între 3 variante de lucru:

e1) Fără încărcare rapidă

• pe fereastra e-Facturi nu poziţionăm pe factura validată, cu Listare/e-Factura apare în setul de meniuri:
  • Generare o factură - se va genera XML-ul din datele facturii. În col. Stare apare 1.
  • În varianta de bază facturile se pot încărca în SPV una câte una sau selectând un interval de dată a emiterii facturii:

O factură obişnuită se transmite o singură dată. Dacă XML-ul a fost deja transmis în SPV, utilizatorul va fi avertizat asupra acestui fapt.

• Încărcare factură în SPV - apare numai după ce factura XML a fost generată, starea facturii devine 2
• Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - după câteva minute de la încărcare, se pot descărca de la ANAF facturile încărcate la care s-a ataşat şi semnătura ANAF în format XML, ambele fişiere fiind împachetate într-un ZIP. La descărcare se poate selecta o perioadă, care însă nu se referă la data facturilor ci la data încărcării! Perioada maximă care se poate indica este de 60 de zile, numai atât vor fi păstrate datele în SPV. După aceea, eventualele documente nedescărcate se vor trimite de ANAF la cerere.
  Se pot descărca şi peste 500 de facturi deodată, atât la facturile emise, cât şi la cele primite.
  Se descarcă şi mesajele de eroare de la ANAF (dacă există). Se descarcă şi mesajele trimise de cumpărător prin SPV privind factura respectivă. Detalii în pct. f).

e2) Cu încărcare rapidă

Primele operaţii se execută deodată:

• Generare şi încărcare o factură - generarea XML-ului şi încărcarea în SPV se desfăşoară deodată
• Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - ca la pct.e1)

e3) Cu încărcare selectivă

Mod de lucru valabil numai în prezenţa opţiunii Q. Facturile se transmit începând cu semestrul II 2024 cel puţin în 5 zile calendaristice de la emiterea lor.

• Generare şi încărcare selectivă după dată n facturi - dacă se doreşte o selecţie după dată

  • Generare şi încărcare selectivă după număr n facturi - dacă se doreşte şi este posibilă selectarea unui interval de numere de facturi - funcţionează numai cu opţiunea Q!
  • Descărcare e-Facturi (ZIP) pe o perioadă - ca la pct.e1)

f) Încasarea cu vouchere de vacanţă

• în Firme se înscriu persoanele cărora li se va emite factură, completând obligatoriu şi CNP, localitatea, judeţul.
• în Încasări şi plăţi, în jurnalul MIT3 apare documentul de încasare:
  • IVO-E - Incasare cu voucher electronic

Orice factură încasată în hMARFA cu ajutorul IVO-E este considerată factură care trebuie transmisă ca e-factură. Pentru clientul persoană fizică se poate tipări în mod obişnuit factura din hMARFA sau se tipăreşte în PDF şi se transmite prin e-mail.

g) Mesaje primite în Facturi/ieşiri

Dacă cumpărătorul are obiecţii/observaţii privind facturile emise de societate, el poate să trimită mesaje în SPV. Acestea se descarcă odată cu descărcarea zip-ului referitor la factura încărcată în sistemul RO e-Factura. Dacă am primit mesaje privind factura respectivă, pe fereastra e-Facturi o să apară în col. stare (EfSta) 4M în loc de 4.

Vizualizarea mesajului primit se face cu ajutorul operaţiilor:

• ne poziţionăm pe factura cu starea 4M
• Listare/e-Factura
• Vizualizări/Vizualizare mesaje primite de la cumparator
• apare o fereastră cu mesajul/mesajele privind factura în cauză, în format xml
• cu Enter pe un mesaj se poate vedea conţinutul acestuia, de exemplu:

h) Operaţii opţionale pentru operator

• Vizualizări … - după lansare apare setul de operaţii posibile:
  • Vizualizare catalog factură - se deschide catalogul în care există fişierele generate/descărcate pentru factura respectivă
  • Vizualizare factura XML generată - se deschide XML-ul dacă se doreşte verificarea conţinutului acestuia. Acesta este de fapt o copie a fişierului XML descărcat în pachetul ZIP, pentru a evita modificarea involuntară a acestuia. Acest fişier apare indentat (adică aranjat într-o formă mai lizibilă) şi se numeşte NrFactura_XML, faţă de XML-ul descărcat în ZIP, care şe numeşte Idincarcare_XML
  • Generare PDF din factură - XML-ul se converteşte automat în PDF si se deschide. Dacă deja PDF-ul s-a generat, vom vedea meniul Vizualizare factura PDF generată
  • Vizualizare proiect e-Factură/ANAF - se lansează pagina ANAF unde se regăsesc diverse comunicate, statistici, informaţii tehnice
  • Vizualizare coduri BT-, taguri XML (UBL) - specificaţii tehnice în XLS privind câmpurile e-facturii
  • Vizualizare reguli RO-CIUS - specificaţiile tehnice şi de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice şi regulile operaţionale specifice aplicabile la nivel naţional în format PDF.
• Operaţii … - în funcţie de context pot să apară:
  • Validare factură - operaţie de validare locală opţională. Validatorul local de la ANAF nu funcţionează întotdeauna, dar aceleaşi validări se fac şi pentru factura încărcată.
  • Vizualizare stare
  • Descărcare ZIP.

i) Situaţii pentru contabili

• Listare/Export în Excel/e-Facturi - lista conţine toate informaţiile referitoare la e-Facturi din baza de date, este recomandat să se compare cu lista de mai jos
• Situatie e-facturi în XLS - din meniul arătat în imaginea de la pct.e) se lansează un fişier Excel cu facturile trimise în perioada indicată de utilizator. Datele se preiau din SPV, deci este recomandat, să se verifice dacă s-au transmis toate facturile pentru care utilizatorul este obligat să le încarce în SPV. Exemplu de situaţie:

j) Operaţii pentru administratorul sistemului

Operaţiile de mai jos funcţionează numai pe bază de parolă:

• Operaţii speciale …
  • Generare o factură
  • Generare XML factură corectată - dacă pentru factura iniţială s-a primit un mesaj de eroare de la ANAF, se retransmite aceeaşi factură, corectată.
    A nu se confunda cu rectificarea contabilă a facturii, care odată ce a fost transmisă nu mai poate fi corectată decât prin emiterea unei noi facturi, în care rândurile eronate se înscriu cu minus şi se adaugă rândurile corecte. Aceste facturi se transmit şi ele ca facturi electronice.
  • Validare factură
• e-Parametri - după introducerea parolei, se pot seta o serie de opţiuni, de exemplu:
  • Se ataseaza anexe ? : D/N - se împachetează eventualele anexe tip PDF şi se includ în XML-ul de încărcat. PDF-urile se preiau din catalogul cu aliasul pdf, care încep cu Fnrfac_ … sau nrfac_ …

k) Corecţia unei facturi

Dacă starea unei facturi este cu *, înseamnă, că ANAF a depistat erori în structura XML. De exemplu:

• într-un rând al facturii s-a utilizat o unitate de măsură neconformă cu unităţile de măsură din codurile UN-ECE.
• denumirea produselor/serviciilor depăşeşte 100 de caractere
• TVA din factură nu este în lei etc.

În mesajul de eroare care se descarcă, ANAF semnalează problema.

În acest caz, se corectează datele, se retransmite factura, care va primi un alt IdIncarcare.

Autofacturarea conform Codului fiscal (001.):

Art.319 (18) Pot fi emise facturi de către beneficiar în numele și în contul furnizorului/prestatorului în condițiile stabilite prin normele metodologice.

Norme Cod fiscal:

96. (1) Potrivit prevederilor art. 319 alin. (18) din Codul fiscal, factura se poate întocmi de către cumpărătorul unui bun sau serviciu în următoarele condiții:

a) părțile să încheie un acord prealabil prin care să se prevadă această procedură de facturare. Acord prealabil înseamnă un acord încheiat înainte de începerea emiterii de facturi de către client în numele și în contul furnizorului/prestatorului;

b) să existe o procedură de acceptare a fiecărei facturi. Procedura de acceptare poate fi explicită sau implicită și poate fi convenită și descrisă prin acordul prealabil ori poate fi reprezentată de primirea și prelucrarea facturii;

c) factura să fie emisă în numele și în contul furnizorului/prestatorului de către cumpărător și trimisă furnizorului/prestatorului;

d) factura să cuprindă elementele prevăzute la art. 319 alin. (20) sau (21) din Codul fiscal;

e) factura să fie înregistrată în jurnalul de vânzări de către furnizor/prestator, dacă este înregistrat în România conform art. 316 din Codul fiscal.

(2) Aplicarea prevederilor alin. (1) de către cumpărătorul unui bun sau unui serviciu nu restricționează dreptul furnizorului de a emite alte facturi către respectivul cumpărător în perioada acoperită de acord.

(3) Termenii și condițiile acordului prealabil și ale procedurilor de acceptare prevăzute la alin. (1) pentru fiecare factură se stabilesc de către furnizor/prestator și client. La cererea organului de control, părțile trebuie să fie în măsură să demonstreze existența acordului prealabil.

În Ordinul 1366/21 (020.) sunt prevăzute codificările pentru sintaxa e-facturii.

La cod Tip factură (BT-3) sunt enumerate tipurile:

• 380 - factură
• 389 - autofactură
• 384 - factură corectată
• 751 - factură - informaţii în scopuri contabile (ghidul de completare SAF-T exemplifică prin factura emisă pe lângă bonul fiscal).

În Proiectul e-Factura de pe site-ul ANAF, în materialul Prezentare servicii web … scrie la încărcarea facturilor electronice:

Parametrul din request „autofactura” nu este obligatoriu, singura valoare acceptata pentru acest parametru este DA și se completeaza doar in cazul in care se emite factura de catre beneficiar in numele furnizorului.

În hMARFA se utilizează documentele TFAUT, respectiv TFBEN.

Mod de operare recomandat

FURNIZORUL:

• livrează marfa pe baza de aviz în cursul lunii

BENEFICIARUL:

• la închiderea lunii, de regulă în primele zile ale lunii următoare întocmeşte factura în numele furnizorului, dacă au convenţie/contract în acest sens
• el întocmeşte documentul tip TFAUT, cu opTVA 5Ix, pentru ultima zi a lunii pentru care se facturează.
• se generează XML şi se vizualizează. Se corecteaza data întocmirii, adică IssueDate astfel ca să nu depăşească 5 zile de la întocmire la data încărcării în SPV
• documentul TFAUT:
  • intră în D394 la rândul I224,
  • apare în jurnalul de vânzări,
  • nu intră în D300,
  • nu se contabilizează.
• descarcă factura încărcată de el la e-facturi primite, în Facturi râmâne la starea 2, adică încărcată.

FURNIZORUL:

• la descărcarea listei de e-facturi trimise va găsi un rand în XLSX-ul care se deschide, pentru care nu s-a găsit factura în Facturi şi care provine de la un client cu care are convenţie de autofacturare. Rândul transpus din XLSX:

• se reţine IdIncarcare (ca cel marcat cu galben mai sus) cu Copy
• se adaugă un document TFBEN - factură emisa de beneficiar:
  • apare o fereastră în care se copiază IdÎncarcare
  • apare şi factura emisă de beneficiar în format pdf,
  • se completează şi se validează factura TFBEN
  • în capul facturii se înscrie la reg.sp. numărul facturii beneficiarului din pdf
  • documentul nu mai este marcat cu „F“ ca în versiunile anterioare, nu se încarcă în SPV!

• Factura semnată de ANAF se descarcă automat la următoarea Descărcare a facturilor trimise. Se verifică că starea este 4 şi se vizualizează factura în xml şi pdf
• La crearea primei facturi TFBEN pe câmpul serie Nr.reg.sp se tastează F1 şi se alege FB
• în Numerotare documente FB se setează ca în exemplul de mai jos:

Loturile de ieşire sunt de fapt rândurile documentelor de ieşire, văzute cu ajutorul Ferestrei din mai multe aspecte.

La Vizualizare se pot lansa:

• Lot de ieşire
• Articol
• Factura/doc.ieşire
• Lot de intrare/stoc
• Receptie/doc.intrare.

Liste:

• loturi de ieşire cu subtotaluri pe articole
• liste utilizator
• Export în Excel.

Număr comandă

În capul documentelor de ieşire poate fi introdus câmpul Număr comandă (Nr.cmd.), el poate fi utilizat ca în exemplele următoare:

I. Se poate utiliza pentru evidenţa vânzărilor pe comisionari şi distribuitori:

• comisionarii şi distribuitorii se pot codifica în Dicţionarul care apare în fereastra de ajutor apelată cu F1 astfel:
  • C- : vânzări realizate prin utilizator
  • C-F-XXXX: vânzări prin firma XXXX
  • C-P-XxxX: vânzări prin persoana fizica XxxX
• completând câmpul Nr.comandă în fiecare factură, se pot obţine liste pe comisionari şi distribuitori

II. Urmărirea unor comenzi, contracte importante.

III. Când se utilizează pe documente interne: urmărirea consumului de materii pe comenzi, activităţi etc. El se poate introduce şi în documentele de intrare.

La ieşiri apare acest meniu, asemănător cu cel de la intrări. Sugestii de utilizare:

• memorare coduri de mărfuri specifice practicate de un anumit client (de ex. pentru mărfuri livrate marilor lanțuri de magazine)
• cota de reducere practicată pentru acel client etc.

La cerere, se pot introduce câmpuri suplimentare în prezenţa opţiunii, sau se pot introduce informaţii de aici în formulele de validare, listare a documentelor.

Operaţiile de încasări/plăţi sunt consemnate în documente de încasări/plăţi.

Prin operaţiile de încasări/plăţi se sting creanţe şi datorii, se încasează şi se plătesc avansuri etc. Aceste informaţii sunt consemnate în secţiunea Reprezentând… a documentului de încasare/plată.
Stingerea creanţelor şi datoriilor este pusă în evidenţă (chiar în mod analitic) în hMARFA, doar dacă documentele de stabilire a creanţei/datoriei au fost întocmite sau au fost măcar înregistrate în hMARFA. Este cazul facturilor de la furnizori şi a facturilor pentru clienţi etc.
Celelalte creanţe şi datorii sunt evidenţiate şi stinse în contabilitate.

Partenerul (Plătitorul de la care încasăm sau Beneficiarul căruia îi plătim) este fie o persoană juridică (Firmă), fie o persoană fizică (Persoană).

În cazul operaţiilor de încasări/plăţi prin casă se mai pot emite documente interne: dispoziţii de încasare/plată prin casierie etc.

Doar numărul documentului de încasare din casă (chitanţa emisă de noi) trebuie să fie unic, pentru restul se admite repetarea aceluiaşi număr document (în practică se pot repeta numerele documentelor primite de la parteneri).

Înregistrarea documentelor se face în jurnale în mod cronologic:

• pe forme de încasare/plată (numerar, virament, cec, compensare etc.)
• pe locuri de încasare/plată (casa, conturi diferite la bănci etc.)

Jurnalele se pot grupa în familii de jurnale, rezultând ierarhii de jurnale. Structura ierarhică este definită de codul jurnalului. Jurnalele de la ultimul nivel sunt jurnale propriu-zise, iar cele de la nivele superioare sunt familii de jurnale.

De exemplu:

Tipurile de documente utilizate se pot defini la nivelul jurnalelor sau la nivelul familiilor de jurnale. Un tip de document definit pentru un tip de jurnal se poate utiliza numai în acel jurnal, iar unul definit pentru o familie se poate utiliza în toate jurnalele familiei.

Într-un jurnal se pot înregistra operaţii de încasare/plată într-o singură monedă. Moneda jurnalului se decide la deschiderea lui, atunci când se precizează soldul de început (poate fi şi zero). După introducerea sumei în valută, se înscrie codul valutei în rubrica următoare (ajutor tasta F1), la care o să apară cursul de schimb şi suma în lei. La jurnalele în lei, se înscrie suma în lei în ultima rubrică (… lei), fără precizarea unei valute.

În hMARFA încasările şi plăţile se introduc în aceeaşi monedă în care a fost stabilită creanţa, respectiv datoria. Dacă încasarea sau plata a avut loc totuşi în altă monedă, trebuie făcute compensări pe care le vom exemplifica în cap.4.

În cadrul jurnalelor, înregistrările sunt grupate în file. Criterii de grupare:

• o filă = înregistrările din casă dintr-o zi
• o filă = înregistrările din casă dintr-o perioadă (câteva zile)
• o filă = un extras de cont
• o filă = cecuri primite care urmează să fie depuse la bancă în aceeaşi zi
• o fila = un proces-verbal de compensare
• o filă = încasările dintr-o zi la punctul de facturare

Programul permite ca într-o filă să fie înregistrări din mai multe zile şi permite ca pentru o zi să existe mai multe file.

Tipuri de jurnale

I. - de tip registru: după fiecare filă se calculează soldul jurnalului prin operaţia de Închidere.
Exemplu: Casă, Cont bancar
Listând fila tip registru obţinem:

• soldul filei precedente,
• rulajul filei,
• soldul filei.

II. - de tip borderou: nu prezintă interes soldul jurnalului, ci doar rulajul fiecărei file.
Exemplu: Cecuri primite, Încasările la punctul de facturare.

În aceste jurnale nu este obligatorie Închiderea după fiecare filă. Şi aceste jurnale trebuie deschise cu un sold iniţial pentru a indica moneda, dar soldul lor iniţial este 0. Listând fila tip borderou, obţinem rulajul filei.

Deci un jurnal este compus din una sau mai multe file de jurnal, iar filele sunt compuse din înregistrări ale documentelor de încasare/plată.

• fereastra de ajutor apelabilă prin tasta F1 afişează toate facturile de iesire/intrare (după caz) în moneda jurnalulului în care ne aflăm
• fereastra de ajutor apelabilă prin tasta F2 afişează toate facturile de iesire/intrare (după caz), indiferent de moneda în care au fost emise. La apelarea ferestrei, în filtrul din coloana Mon este încărcat codul valutei din jurnalul de unde a fost apelat. Filtrul nu este blocat, poate fi şters sau modificat. (El este puţin derutant în cazul jurnalelor în lei, unde filtrul conţine sirul vid „ “, care nu este relevant - nu se vede că este încărcat în filtru -, dar bineînţeles poate fi scos.)

Închiderea este operaţia prin care se stabileşte soldul filei şi se creează o înregistrare de tip Sold. Soldul se calculează plecând de la soldul filei precedente (în sensul numărului de filă) şi adunând sau scăzând sumele din toate înregistrările din filă, indiferent dacă sunt sau nu validate.

Dacă sunt înregistrări care sunt considerate anulate, acestea trebuie să aibă suma 0.

O filă poate să fie închisă doar dacă şi fila precedentă este închisă.

Închiderea filelor este obligatorie în jurnale de tip registru şi este opţională în jurnale de tip borderou.

Operaţia inversă este ştergerea soldului corespunzător filei. Prin ştergerea soldului, fila se deschide pentru a se putea adăuga înregistrări şi a modifica sau şterge cele existente. Se poate şterge doar soldul ultimei file închise.

Validarea este operaţia prin care:

• se stinge datoria faţă de furnizor şi creanţa faţă de client, dacă în secţiunea Reprezentând… a fost precizată recepţia sau factura.
• înregistrarea se consideră „bună pentru contare“. Din acest motiv validarea este permisă abia după ce s-a stabilit contul corespondent.

O înregistrare se poate valida dacă s-a stabilit exact creanţa sau datoria care trebuie stinsă. Deci, fie trebuie cunoscută factura încasată sau plătită, fie trebuie cunoscut contul corespondent.

Se pot valida şi înregistrări neînchise. Starea validată este marcată prin „V“ în coloana St. O înregistrare este contabilizată doar dacă este validată.

Operaţia inversă este Invalidarea prin care:

• se restabileşte datoria sau creanţa, dacă plata/încasarea se referă la o factură
• înregistrarea nu este contabilizată.

Se poate invalida şi o înregistrare dintr-o filă închisă.

Înregistrările pentru care Stare=„ “ sunt considerate nevalidate, dar nu anulate. În jurnalele de încasări/plăţi nu este admisă prezenţa înregistrărilor anulate. Acestea trebuie şterse sau se pot păstra în stare nevalidată, dar cu sumă 0, pentru a nu influenţa rulajul şi soldul filei. De exemplu, dacă dorim să urmărim toate numerele din intervalul de numerotare ale unui bloc de chitanţe, putem să introducem şi filele anulate pe ziua anulării în casă. Aceste înregistrări vor fi cu suma 0 şi cu menţiunea „anulat“ în explicaţii. Astfel, dacă filtrăm primele caractere ale numărului de regim special, putem obţine lista cu toate încasările care s-au realizat din acel chitanţier.

De ce sunt necesare aceste două operaţii ?

Înregistrările de încasare/plată servesc pentru:

• evidenţa sumelor din casă sau bancă,
• stingerea creanţelor şi datoriilor, evidenţiate fie în hMARFA, fie în contabilitate.

De multe ori cele două funcţiuni sunt gestionate de persoane diferite şi chiar la momente diferite.

Cazul frecvent este casa, unde gestionara ţine evidenţa sumelor ce sunt rulate prin casă şi a soldului de casă. Ea introduce înregistrările în jurnal, închide filele. Ea răspunde pentru sumele rulate şi pentru soldul casei şi consemnează terminarea activităţii sale („semnează“) prin închiderea filei.

Stabilirea corectă a creanţei sau a datoriei şi stingerea acestora în evidenţa firmei este o altă activitate, de obicei ulterioară, de care răspunde în general contabilul. Contabilul modifică înregistrările în secţiunea Reprezentând şi Cont corespondent şi „îşi pune semnătura“ prin validarea înregistrării.

La o firmă mică care ţine evidenţa cu hMARFA, cele două activităţi se întrepătrund, în sensul că persoana, care introduce înregistrările de încasări şi plăţi, poate stabili de cele mai multe ori creanţele şi datoriile şi astfel poate să valideze aceste înregistrări. La sfârşitul lunii rămân un număr de înregistrări nevalidate care trebuie analizate, modificate şi validate de contabil.

O înregistrare de încasare/plată poate fi în următoarele stări:

• filă neînchisă, document nevalidat: toate câmpurile accesibile
• filă neînchisă, document validat : modificabil doar nr.filă şi data
• filă închisă, document nevalidat: modificabil Reprezentând.. şi partener
• filă închisă, document validat : modificabil doar model document

Există şi înregistrări de chitanţe de încasare/plată generate automat odată cu validarea unor recepţii plătite în numerar. Aceste înregistrări sunt marcate cu „F“ în câmpul Stare. Starea acestora se modifică împreună cu starea recepţiilor care le-au generat.

În cazul opţiunii Import extras de cont bancar se poate automatiza importul datelor din extrasele de cont bancare. Modul de funcţionare este descris în cap.13.

Fişele se obţin prin extragerea documentelor din baza de date, astfel:

Intrări/Fişe furnizori - operaţiunea Extragere, respectiv
Ieşiri /Fişe clienţi   - operaţiunea Extragere

La extragere trebuie specificată o perioadă pentru care se vor alcătui fişele, implicit această perioadă este luna curentă. Dacă dorim să realizăm fişe pentru o altă perioadă, se modifică luna curentă cu tasta F6. În funcţie de criteriile de grupare alese fişele se vor crea pe facturi, pe parteneri, pe conturi etc. La extragere se pot selecta anumite criterii pe baza cărora se vor crea fişele. Acestea sunt presetate în extragerile tipice, dar utilizatorul le mai poate completa sau poate să facă extrageri personalizate.

Exemplu de extragere pentru reevaluare fişe în valută:

Vezi detalii privind extragerea şi listele care se pot obţine ...

Algoritmul de exragere:

• se extrag receptiile valide până la data de sfârşit a perioadei specificate
• după aceea se extrag plăţile aferente pe aceste recepţii până la data de sfârşit inclusiv
• soldurile recepţiilor până la data de început exclusiv se însumează după criteriile de grupare introduse şi se înscriu în SOLDP având data egală cu ziua precedentă datei de început

Observaţii:

• nu se extrag plăţile unor parteneri care nu au nr. recepţie indicat
• nu se extrag plăţile care au nr. recepţie, dar data recepţiei este după data de sfârşit a perioadei, adică data plăţii ar fi în perioada indicată, dar recepţia este ulterioara si nu a fost extrasă
• la recepţii data de început şi sfârşit a perioadei se consideră data recepţiei
• într-o recepţie pot fi până la 3 facturi: Furnizor, Vama si Cheltuieli care se urmăresc separat în fişă.

Algoritmul de exragere:

• se extrag facturile valide până la data de sfârşit a perioadei specificate
• se extrag şi facturile proforme
• după aceea se extrag încasările aferente acestor facturi până la data de sfârşit inclusiv
• soldurile facturilorilor până la data de început exclusiv se însumează după criteriile de grupare introduse şi se înscriu în SOLDP având data egală cu ziua precedentă datei de început

Observaţii:

• dacă nu se doreşte extragerea facturilor proforme, acestea trebuie anulate
• nu se extrag încasările unor parteneri care nu au nr. factură indicat
• nu se extrag încasările care au nr. factură, dar data facturii este după data de sfârşit a perioadei, adică data încasării ar fi în perioada indicată, dar factura este ulterioară şi nu a fost extrasă.

Conform reglementărilor contabile, reevaluarea lunară a acestor solduri este obligatorie. Se va proceda astfel:

• în Cursuri de schimb:
  • se lansează Adăugare/Preluare curs reevaluare de la BNR,
  • sau dacă nu există legătură la internet se introduc cursurile BNR de la sfârșitul lunii pentru valutele la care avem sold cu Modificare/Modificare curs reevaluare
• în Fişe clienţi/furnizori se execută extragere tipică pentru reevaluare facturi în valută. Printre Operaţii apare acum Reevaluare facturi externe. La lansarea operaţiei, apare o fereastră de avertizare:

Executa reevaluarea facturilor in valuta cu sold > 0
Data documentelor de reevaluare este sfarsitul perioadei: aaaa/ll/zz
Cursurile utilizate vor fi cele din ultima zi bancara a perioadei.
Documentele de reevaluare REVF se creeaza in jurnalele MIRx

Inainte de lansare:
-Anulati documentele de plata corespunzatoare facturilor
 in valuta care sunt ulterioare datei reevaluarii.
-Incarcati cursurile de schimb pentru ultima zi bancara din
 perioada/luna.
 La prima reevaluare poate să apară de exemplu:
   LISTA DE ERORI:
    Factura ... -  jurnal MIR absent/neinitializat pentru moneda:EUR
    Factura ... -  jurnal MIR absent/neinitializat pentru moneda:USD

În Încasări/Plăţi în jurnalele cod MIR1, respectiv MIR2 etc. va trebui să introducem „solduri de început“ în valutele în care avem parteneri de reevaluat. Desigur, aceste solduri vor fi cu suma 0, dar va trebui indicată valuta jurnalului.
Acum se revine în fişe şi se lansează operaţia de reevaluare. După aceea apare avertismentul:

Executati Extragere pentru includere REVC (REVF) create/actualizate ...

Într-adevăr, la repetarea extragerii tipice pentru reevaluare o să apară acum rânduri în care o să avem tip document REVF la furnizori şi REVC la clienţi. Aceste documente o să fie preluate automat şi în jurnalele MIR1, MIR2 etc. pentru contare.

Exemple de contare:

     REVC   4111.2  =    7651            39.44 lei
     REVF    6651   =    401.2          184.58 lei

Încasările/plăţile în valută nu pot fi anulate, dacă pentru aceeaşi factură există documente REVC/REVF ulterioare. Mai întâi anulaţi REVC/REVF, după care factura/recepţia.

Documentele REVC/REVF nu pot fi anulate/validate dacă pentru aceeaşi factură există încasări/plăţi valide.

Vezi detalii privind legislaţia şi modul de contare ...

OUG 77/1999 privind unele măsuri pentru prevenirea incapacităţii de plată, cu modificările şi completările ulterioare prevede:

Art.2. Persoanele juridice cu capital integral/ majoritar/minoritar de stat au obligaţia de a întocmi situaţia privind sumele restante mai vechi de 30 de zile de la emiterea facturii fiscale sau de la scadenţă, dacă scadenţa este clar specificată, către orice creditor, respectiv de la orice debitor, persoană juridică, după caz, cu sediul în România, care va cuprinde:

• a)

  elemente de identificare a calităţii de debitor:

  1. denumirea, sediul social şi codul fiscal;
  2. denumirea, sediul social şi codul fiscal ale creditorului;
  3. numărul, data emiterii, scadenţa, dacă este clar specificată, valoarea şi soldul facturii ce urmează să fie plătită creditorului;
• b)

  elemente de identificare a calităţii de creditor:

  1. denumirea, sediul social şi codul fiscal;
  2. denumirea, sediul social şi codul fiscal ale debitorului;
  3. numărul, data emiterii, scadenţa, dacă este clar specificată, valoarea şi soldul facturii ce urmează să fie încasată de la debitor.

Art.3. Situaţia întocmită conform art. 2 se va depune prin internet la adresa dedicată în acest scop, în vederea includerii în procedura de compensare a datoriilor neplătite la termenele scadente.

Situaţia prevăzută la alin. 1 se actualizează de către contribuabili, persoane juridice, în decurs de o zi lucrătoare de la momentul oricărei modificări survenite.

Observaţii

• normele de aplicare sunt prevăzute de HG 773/99
• datele se introduc după înscrierea pe site-ul http://gama.cppi.ro/.

În hMARFA s-au realizat 2 liste în Excel, care conţin informațiile enumerate mai sus.

Vezi detalii privind modul de operare ...

Contare automată

Documentele introduse în hMARFA sunt contabilizate la lansarea meniului Contare/Contare automată.

Mod de funcţionare:

• pentru documentele cu care este livrat programul există formule de contare ataşate, care sunt astfel concepute, încât să reflecte cât mai fidel fenomenul economic respectiv. De exemplu, programul „ştie“, dacă la o facturare este vorba de o vânzare de mărfuri, produse finite sau pestare de servicii, deci contul de venit va fi în mod corespunzător 707, 7015 sau 704, iar la descărcarea gestiunii, în cazul stocurilor se vor credita conturile 371, 345 după natura ieşirilor etc.
• în cadrul operaţiei de Contare automată se vor conta numai documentele care sunt datate din perioada la care se referă contarea
• dacă este necesară o contare personalizată, aceasta se poate organiza cu ajutorul distribuitorului
• în documentele de Încasări/Plăţi există un câmp pentru un cont corespondent, care trebuie completat obligatoriu, dacă nu există o referire la alt document prin care se va cunoaşte deja contarea.

Operaţia se execută implicit pentru luna curentă pe care este setat programul. Dacă se doreşte contarea unei luni diferite de cea curentă, se recurge la tasta F6.

Dacă un document nu este validat, acesta nu va fi luat în considerare la contare. În cadrul operaţiei, programul semnalează numărul de documente nevalidate găsite. Operatorul trebuie să verifice, dacă este vorba de documente anulate intenţionat sau de documente cu contul necompletat şi uitate în starea Anulat/Invalidat.

Dacă programul ne avertizează cu:

Inregistrari contabile eronate:...!

trebuie verificat pe rând în coloanele de cont creditor şi debitor, prin poziţionarea pe coloana contului cu filtrul (Ctrl ← sau Ctrl →) şi introducerea filtrului „???“. Trebuie depistată cauza pentru care contul corespondent lipseşte. Se poate soluţiona prin ajustarea tipului de document, completări în Funcţii de conturi sau Contare manuală (vezi mai jos).

Înregistrările contabile îşi păstrează provenienţa, prin faptul că ele conţin felul, numărul şi data documentului sursă. Înregistrările contabile generate automat de aplicaţie sunt grupate şi după natura operaţiei în cadrul căreia s-a întocmit documentul sursă, prin faptul că ele sunt însoţite de un cod de jurnal (jurnal de recepţii, de vânzări, de casă, bancă, etc.).

Înregistrările obţinute din programul hMARFA vor fi sub forma de formule contabile simple. În cazul operaţiilor în valută se pot urmări operaţiile atât în lei, cât şi în valută (fereastra înregistrări cantitativ- valorice). Pentru a căuta modul de contare a unui anume document, trebuie să introducem filtre:

La contare automată valoarea implicită pentru a bloca actualizările în paralel [D/N] se calculează astfel:

• N -dacă perioada contării < DataArhiva,
• D -dacă perioada este o lună şi coincide cu Data permanentă a bazei de date (câmpul DATA din stat),
• altfel N

Aceasta va fi valoarea propusă, iar utilizatorul poate schimba valoarea înainte de lansarea în modul dorit.

Fişier log

Informaţiile despre documentele nevalidate apar sub forma unui fişier log, în *.txt, care poate fi menţinut pe ecran până la căutarea documentelor şi rezolvarea situaţiei.

De exemplu:

Contare automata perioada: 01/09/2024 - 30/09/2024

Contare intrari
*   Receptie/intrare:MRIM /240012 nu este validata
*   Documente de intrare nevalidate/anulate:  1

Contare iesiri:
*   Factura/iesirea : MVF  /240015 nu este validata
*   Documente de iesire nevalidate/anulate:  1

Contare incasari/plati
*   Incasarea/plata :MIBV1/240004/178 nu este validata
*   Fila            :MIBV1/240004 nu este inchisa
*   Inregistrari incasare/plata nevalidate:   1
*   File neinchise                   

Contare detaliată/centralizată

Contarea detaliată efectuează contarea individuală a fiecărei facturi (jurnalul DV).

În varianta centralizată facturile se contabilizează centralizat după natura lor (jurnalul CV). Acest jurnal va fi importat în hCONT.

Modul de contare se setează în tipul de document utilizat.

În cazul în care societatea întocmeşte şi raportarea SAF-T este necesară utilizarea contării detaliate!

Contare selectivă

Prin contarea selectivă în cadrul contării automate sunt posibile: verificări operaţii de contare, identificarea unor articole contabile, obţinerea de situaţii intermediare. În acest caz, la executarea contării automate putem să indicăm o perioadă anume, un jurnal concret, un tip sau număr de document concret etc.

De exemplu:

• chiar dacă s-a încheiat deja o lună, se pot face contări ulterioare pe perioade mai scurte, pentru calculul unor indicatori de vânzări,
• se poate conta dacă este cazul numai un singur jurnal, pentru verificarea unor înregistrări,
• se poate preciza şi un singur document dintr-un anume jurnal, pentru a vedea modul de contare al acestuia.

Câmpurile AN, LUNA se completează în fişierul Înregistrări contabile doar dacă:

• Perioada este o lună întreagă,
• Jurnal este de maxim două caractere,
• Tip document, Nr.document - nu sunt completate.

Dacă nu sunt respectate condiţiile de mai sus, câmpurile AN, LUNA nu se completează (în titlul ecranului Înregistrări contabile luna nu este completată!) ca să nu fie posibil importul în hCONT, adică o lună incompletă sau un jurnal incomplet nu va putea fi importat în hCONT.

În cazul utilizării în reţea, se poate specifica şi dacă se permit actualizările de documente în paralel cu operaţia de contare.
Dacă data de sfârşit a perioadei < Data arhivă, atunci blocarea operaţiilor de actualizare nu este necesară, oricum nu se admit modificări în perioada contabilizată.

Contare manuală

Pentru a rezolva unele evenimente excepţionale, care nu au caracter repetitiv, se poate folosi meniul Contare/Contare manuală, unde contarea efectuată automat de program se poate modifica manual.

În cazul efectuării unor contări manuale, acestea trebuie notate de către utilizator, pentru că la eventuala relansare a contării automate, acestea se pierd şi trebuie refăcute de fiecare dată înainte de importul lor în hCONT.

Contarea manuală se foloseşte după Contarea automată şi pentru corecţia unor contări necorespunzătoare, introducerea unor rânduri suplimentare.

Se poate proceda astfel:

• se poate corecta manual contarea automată a documentului, sau
• se pot storna în programul de contabilitate articolele rezultate şi se pot introduce cele noi

Dacă asemenea corecturi manuale devin frecvente şi repetate, solicitaţi sprijin de la furnizorul aplicaţiei pentru setări corespunzătoare în documente.

În cazul în care contabilitatea este ţinută cu programul hCONT, transferul înregistrărilor contabile rezultate din hMARFA se poate efectua prin operaţia „import jurnal …„ în hCONT.

Validare şi prelucrare înregistrări contabile (Necesită implementare)

Pe parcursul generării înregistrărilor contabile, după fiecare generare se apelează comenzile de mai jos:
CEXP1I Exec.dupa inregistrare inc/pla
CEXP1R Exec.dupa inregistrare rec/int
CEXP1V Exec.dupa inregistrare fac/ies

În aceste comenzi se pot implementa:

• validări, afişând mesajele de eroare cu h_PutLine(),

  • pelucrări ca inversarea conturilor de debit/credit şi semnul valorii,
  • completarea, modificarea centrelor de debit/credit,
  • descompunerea înregistrării generate în mai multe, în vederea înregistrării pe mai multe centre.

Vezi detalii tehnice ...

Export în Excel din Contare

Exportul este selectiv, în mai multe variante:

• Valoric
• Cantitativ-valoric

Cu opţiunea Centre (G) sunt afişate şi codurile şi denumirile centrelor.

Meniul serveşte pentru definirea unor conturi corespondente generale pe gestiuni, grupe, articole. Definirea lor corectă este foarte importantă, va influenţa articolele contabile rezultate. La livrare, sunt introduse o serie de conturi. Solicitaţi adaptarea, completarea lor în funcţie de situaţia concretă.

Din motive de securitate sau de confidenţialitate a datelor introduse, hMARFA se poate implementa şi cu modularizare de programe, adică prin utilizarea mai multor programe executabile:

• hMARFAxx - program complet
• hMARFOxx - program operare, numai operaţii curente.
  Recomandat pentru operaţii curente în baze de date mari sau pentru a limita accesul operatorului la celelalte operaţii.
• hMARFSxx - program modificare dată arhivă
• hMARFUxx - utilitar hMARFA: verificări coerenţă, corectări, ordine în Baza de date, e-Facturi şi Utilitare diverse
• hREPO - utilitar de definire liste utilizator
• hUTIL - utilitar hMET

xx - reprezintă versiunea programului

Documentaţia electronică se lansează din aplicaţie, cu Shift F1. Ea se lansează în funcţie de contextul dat.

Pentru a limita accesul la anumite funcţiuni, programele respective care implementează aceste funcţiuni:

• fie trebuie şterse din Aplicaţii şi trebuie organizată lansarea lor în aşa fel încât să aibă acces doar utilizatorii autorizaţi,
• fie trebuie copiate pe C: sau în catalogul utilizator numai acelea la care utilizatorul are acces.
  În locul programelor la care utilizatorul nu are acces se poate crea un fişier bat cu aceeaşi denumire:

  hmarfs70.bat
      @echo off
      cls
      echo .
      echo Acces interzis !
      echo .
      pause

În hMARFA fişierele XML se creează în catalogul TMP, se pot salva în format XLS în cataloagele convenabile.

Fişiere XLS se pot genera din meniurile în care există şi liste utilizator. Se lansează din meniul Listare selectivă operaţia Export în Excel. Se pot genera situaţii din:

• Nomenclator articole
• Recepţii/intrări
• Loturi de intrare
• Fişe furnizori
• Loturi de stoc
• Fişe de magazie
• Facturi/ieşiri
• Loturi de ieşire
• Fise clienţi
• Încasări/Plăţi

Vezi documentaţia detaliată ...

Liste de tip Excel

În fişierele de tip hMET2 este posibilă definirea listelor de tip Excel. Acest „tip de listă“ generează direct fişiere Excel pe baza definiţiilor obişnuite de liste din hMET2.
Opţiunea de lansare apare printre celelalte liste şi faptul că va genera un fişier Excel devine relevant prin evidenţierea cu secvenţa (xls) în denumirea opţiunii.
Definirea se face exact ca o listă hMET2 oarecare, doar că se declară de tip X adică „Excel/openoffice“.
Listele pot avea totaluri sau pot fi lansate selectiv.

Datele din hMARFT se pot transpune în Excel sau în OpenOffice: jurnalele TVA şi arhiva acestora, rezultatul verificării partenerilor, datele din extrasele de cont furnizori/clienţi, raportul de gestiune.

Vezi documentaţia detaliată ...

Un document în starea Anulat poate fi trecut în starea Validat prin operaţia de validare. Un document aflat în starea Validat, poate fi trecut în starea Anulat prin operaţia de anulare.

Imediat după crearea unui nou document în hMARFA, acel document se află implicit în starea Anulat. Acest lucru trebuie înţeles în felul următor:

• documentul rămâne înregistrat în baza de date;
• el poate fi oricând vizualizat, modificat sau listat;
• totalul poate fi calculat de program (operaţia Calcul);
• acest document nu modifică stocurile. Cantităţile intrate sau ieşite, înscrise pe document sunt utilizate doar la calculul şi listarea documentului, nu şi la modificarea stocului;
• documentul nu va fi inclus în jurnalele TVA (cumpărări sau vânzări);
• documentul nu va fi contabilizat de programul hMARFA.

Putem spune că este vorba de un document în faza de „proiect“ care nu este definitivat, nu este aprobat, deci pe baza lui nu se pot face încă operări pe fişele de magazie, în jurnalele TVA şi nu poate fi înregistrat în contabilitatea firmei.

Operaţia Calcul serveşte la consultarea preliminară a totalurilor care ar rezulta după Validare.

În cazul în care se eliberează un document cu număr luat dintr-un interval stabilit prin procedura de numerotare, care ulterior se anulează, acesta este recomandat să fie lăsat în baza de date sub formă anulată, iar sub formă listată toate exemplarele se pot lega la dosar şi bara cu o linie pe care se înscrie Anulat. Chiar şi în cazul în care documentul este editat manual, dar facturile sunt introduse în program pentru evidenţă şi contare, facturile anulate trebuie înscrise (fără rânduri), în starea Anulat, pentru continuitatea intervalului şi declararea lor în Declaraţia 394.

În cazul documentelor de încasare şi plată s-a utilizat cuvântul Invalidare. Aici se presupune, că documentele pot fi completate - de exemplu registrul de casă - de persoane care nu sunt iniţiate în contabilitate şi nu pot indica de fiecare dată un cont corespondent. Documentele astfel introduse sunt luate în considerare - de exemplu la calculul soldului de casă -, dar nu se contabilizează. Pentru aceasta trebuie, ca la închiderea lunii contabilul firmei să revadă documentele în starea Invalidat şi să efectueze operaţia de contare. Astfel, acestea vor putea fi validate.

Documentele în starea Validat sunt documente definitivate, deci pe baza lor se vor opera automat mişcările pe fişele de magazie (modificare de stoc), se înregistrează, dacă este cazul, în jurnalele TVA de cumpărări sau vânzări şi se vor contabiliza.

Toate aceste operaţii sunt executate de programul hMARFA.
Modificarea stocului se execută în momentul validării.
Înregistrarea în jurnalele VA se execută prin extragerea şi listarea jurnalelor din utilitarul hMARFT, pentru luna în care este înregistrat documentul.

Contarea se execută din Contare/Contare automată.

Observaţie: documentele de ieşire mai pot avea şi o a treia stare, adică documente validate proform (litera „P“ în rubrica Stare). Aceste documente nu modifică stocul. Apar în jurnalul TVA şi în contabilitate, în funcţie de modul de implementare a documentului. Aceste documente se pot folosi de exemplu pentru prezentarea de facturi proforme în cazul în care se doreşte mai întâi încasarea contravalorii mărfurilor şi după aceea livrarea lor efectivă.

Cum se execută operaţiile de Validare şi Anulare ?

După completarea unui document şi constatarea corectitudinii celor înscrise se apasă tasta Enter, după care într-o mică fereastră se propune: Validare, Validare proforma sau Calcul (la unele documente se propune numai Validare, după caz). Selectăm operaţiunea dorită şi tastăm din nou Enter. În cazul Validării programul verifică unele corelaţii între datele înscrise în document şi calculează totalul, preţul contabil, etc. - deci datele caracteristice tipului respectiv de document, şi operează modificările în stocuri.

Dacă dorim să anulăm un document deja validat, procedăm în felul următor:

• selectăm meniul Modificare
• intrăm în documentul ales
• dacă avem un document format din mai multe ferestre, cu ajutorul tastei <Tab> activăm fereastra din partea de jos a ecranului (această operaţie se poate execută şi mai rapid: după intrarea în document se apasă simultan tastele Ctrl W
• după apăsarea tastei Enter ni se propune Validare sau în cazul documentelor de Încasare/Plată, Invalidare
• după anulare se poate urmări în coloana St (Stare) dacă a dispărut litera P sau V de lângă document, deci s-a reuşit anularea.

Dacă documentul este validat, Modificarea se poate sfârşi în 3 moduri:

• Modificare model: se modifică Modelul şi se părăseşte ecranul cu Ctrl W,
• Anulare: cu Enter sau Ctrl W se activează fereastra de anulare,
• Abandonare: se tastează Esc.

Niciun document nu se poate modifica sau şterge înainte de anularea lui. În plus, documentele care au rânduri nu se pot şterge înainte de ştergerea individuală a fiecărui rând.

În D394 se declară toate seriile şi numerele de facturi întocmite de societate, cu excepţia celor pentru operaţiuni intracomunitare şi de export.

Se vor declara deci facturile:

• alocate (conţin şi facturile cu operaţiuni externe care nu se cuprind în D394, precum şi eventualele facturi proforme), din care:
  • emise către clienţi (se includ şi cele cu total de plată=0, de ex. facturile pentru care s-a primit un avans)
  • stornate (se consideră stornate cele cu total negativ)
  • anulate (au starea Anulat, indiferent de partener sau conţinut, chiar şi facturile adiţionale!)
  • emise în numele furnizorilor
• emise de beneficiari în numele furnizorului
• emise de terţi în numele persoanei impozabile

Observaţii privind facturile proforme

• eventualele facturi proforme emise nu sunt contabilizate, nefiind documente financiar-contabile
• la sfârsitul lunii recomandăm:
  • validarea celor încasate, devenind astfel facturi obişnuite
  • anularea celor prin care nu s-au realizat vânzări
  • nu recomandăm validarea lor ulterioară, pentru perioade închise, declarate. În acest caz trebuie emise noi facturi în perioada în care s-a realizat livrarea.
• dacă o factură rămâne în evidenţă ca proformă:
  • se va prelua în jurnalul de vânzări cu zero, numai pentru evidenţa numărului de facturi
  • în D300 nu apare
  • în D394 numărul lor apare în plaja de facturi alocate

În program există o serie de taste funcţionale (rapide), cu ajutorul cărora se pot lansa diverse ferestre de ajutor sau operaţii, se pot efectua mişcări în diverse contexte:

Vizualizare conţinut câmpuri de fişier

Conţinutul câmpurilor de fişier se poate vizualiza cu Ctrl F4 oricând, indicând doar parola specială, nu numai dacă programul este lansat în mod administrator.
Tastele F4 şi Shift F4 însumează valorile coloanelor din articolele selectate, dacă coloana este numerică. Pe coloane de tip text afişează numărul de apariţii a valorilor distincte din coloană.

La ce se referă această funcţie?

Ea este destinată să permită utilizatorului efectuarea de actualizări, care constau doar din modificări şi corecturi minore de erori. Această funcţie face mai uşoară şi mai rapidă actualizarea şi menţinerea programelor la zi.

Versiunea nouă va ajunge la utilizator mai rapid şi mai eficient. Nu este necesară nicio interventie din partea distribuitorului. Actualizarea programului poate fi efectuată de catre utilizator.

Atenţie!

Această funcţie este disponibilă în hMARFA numai după versiunea 8.GB1 şi va putea fi utilizată începând cu versiunile următoare. Este necesară conexiune la internet!

Cum funcţionează?

Programul verifică zilnic şi la fiecare pornire, dacă este disponibilă o nouă versiune. Aveţi opţiunea de a decide dacă doriţi să executaţi actualizarea acum sau mai târziu.

Dacă aţi selectat opţiunea 'Lansare update':

1. Asiguraţi-vă că nimeni nu utilizează baza de date înainte de a efectua actualizarea.
2. Citiţi detaliile de update şi selectaţi opţiunea 'Lansare update' pentru a începe efectuarea update-ului.
3. Urmăriţi instrucţiunile programului până când actualizarea este finalizată. Când update-ul este terminat, va apare un fişier jurnal cu o descriere detaliată a ceea ce s-a modificat. Acest fişier jurnal va fi inclus în Notiţe.
4. Relansaţi programul.
5. Sunteţi gata să utilizaţi programul!

Dacă aţi selectat opţiunea 'Mai tarziu', aveti posibilitatea de a lansa actualizarea în mod manual:

1. Click pe butonul 'Help' din partea de jos a ecranului;
2. Selectaţi meniul 'Update disponibil';
3. Urmaţi instrucţiunile descrise mai sus.

Opţiuni de configurare

Opţiunea poate fi configurată numai pentru anumite staţii de lucru, dar poate fi disponibilă şi pentru toţi utilizatorii. Setările pot fi găsite în Parametri, în secţiunea [UPDATE].

Pentru configurare contactaţi distribuitorul!