Aplicaţia hMARFA este un program informatic care rezolvă gestiunea şi contabilitatea operaţiilor legate de stocuri, a operaţiilor comerciale (furnizori, clienţi), precum şi a celor financiare (casă, bancă) în conformitate cu legislaţia în vigoare. Aplicaţia poate fi folosită la agenţi economici mici şi mijlocii cu diverse activităţi:

• unităţi care efectuează vânzări cu ridicata (en gros),

  • unităţi de producţie sau de servicii,
  • orice agent economic care realizează vânzări de mărfuri, produse sau servicii.

Programul se poate utiliza atât pe un singur calculator, cât şi în reţea locală cu baza de date pe File Server şi cu posibilităţi de acces de la staţiile reţelei.

Documentele contabile (recepţii, bonuri de consum, avize etc.) se pot crea direct pe calculator în mod interactiv, forma lor pe hârtie rezultând din listarea lor pe imprimantă. Se poate proceda şi invers: documentele întocmite pe hârtie se pot înregistra şi prelucra ulterior pe calculator.

Facturile emise se pot transmite în SPV ca e-facturi, iar facturile primite se pot descărca din SPV şi se pot lega de documentul de recepţie care preia date din e-factură.

Principalele obiective care se pot realiza cu hMARFA

• pentru intrările în depozitele sau gestiunile unităţii se pot întocmi diverse documente de recepţie;
• pentru ieşirile din unitate se pot întocmi e-facturi sau facturi obişnuite, chitanţe, avize de însoţire a mărfii, bonuri de consum etc.;
• evidenţierea operaţiilor interne - urmărire mişcări între gestiuni;
• gestionarea stocurilor de materii prime, materiale, mărfuri, produse finite;
• evidenţa complexă a încasărilor şi plăţilor efectuate, pentru cunoaşterea la zi a creanţelor şi datoriilor faţă de terţi, pe scadenţe, descărcarea extraselor de cont etc.;
• gestiunea operaţiilor cu TVA;
• contabilizarea operaţiilor evidenţiate în hMARFA - se poate organiza chiar şi contabilitatea de gestiune, transferul înregistrărilor contabile în aplicaţia hCONT etc.

Cu ajutorul utilitarului hMARFT se pot realiza şi:

• crearea şi arhivarea jurnalelor TVA
• declaraţia 394 - livrări/achiziţii pe teritoriul naţional
• declaraţia 300 privind TVA (opţiune)
• declaraţia 390 - VIES (opţiune)
• solicitarea codului UIT pentru e-Transport (opţiune)
• extras de cont în lei sau valută pentru confruntarea soldurilor cu partenerii (opţiune)
• raport de gestiune (opţiune)
• evidenţa garanţiei în sistemul SGR (opţiune) etc.

Informaţii încărcate la livrare

• documentele de evidenţă cele mai uzuale în domeniile de mai sus (cu descriere de formă, conţinut şi contare recomandată);
• cotele de TVA şi istoricul acestora;
• cataloage de ţări şi judeţe;
• catalog cu principalele localităţi din ţară.

Maniere variate de exploatare ale programului

1. Ca sistem de evidenţă operativă, în care:

• operaţiile de recepţie, vânzare, încasare şi plată se înregistrează de îndată ce au loc tranzacțiile,
• facturarea se foloseşte în scopul de a întocmi şi lista facturile, cu posibilitatea de a transmite şi e-facturi
• recepţiile şi loturile se introduc odată cu sosirea mărfii de la furnizor, stabilindu-se preţurile de înregistrare şi de vânzare cu ajutorul programului,
• documentele de plată se întocmesc/introduc în jurnalul corespunzător
• la recepţii sau facturare, se poate completa data scadenţei plăţii, cu urmărirea zilelor de întârziere.

Astfel, se va reflecta în mod operativ şi la zi desfăşurarea activităţii comerciale.

Contarea documentelor se poate efectua în orice moment, acest lucru permiţând să dispunem de date contabile provizorii chiar înainte de închiderea perioadei sau să studiem modul de contare automată a unui document introdus.

2. Ca sistem de culegere şi prelucrare date legate de recepţii, vânzări şi încasări:

• documentele primare întocmite manual se introduc periodic în aplicaţie,
• la sfârşitul lunii se obţin o serie de situaţii necesare contabilităţii sau conducerii societăţii.

Programul poate fi utilizat direct de către personalul care se ocupă de gestiunea sau contabilitatea unităţii, el necesită cunoştinţe elementare de operare. Datele primare pot fi introduse chiar de către gestionar, persoana care facturează sau casier, iar după prelucrarea datelor, personalul de conducere şi decizie poate consulta un întreg set de date despre situaţia economico-financiară.

Evidenţa stocurilor se ţine pe loturi, care păstrează identitatea sursei de aprovizionare (furnizor, transport) şi numărul documentului de intrare.

Preţul de vânzare se poate forma în diverse moduri:

1. preţ de catalog: comerciantul practică acelaşi preţ pentru un articol, indiferent de sursa de aprovizionare. Acesta poate fi fixat şi în valută şi poate fi reactualizat în funcţie de evoluţia cursului,
2. preţ de lot: preţul se referă la un lot de stoc,
3. preţ calculat pe bază de cotă de adaos pe grupe de articole. Cota este diferită în funcţie de modul de vânzare: adaos la vânzări cu ridicata şi adaos la vânzări cu amănuntul,
4. preţ stabilit în momentul vânzării: pe bază de cotă de adaos sau în valoare absolută. În momentul vânzării, în funcţie de client, de condiţii de livrare, se poate aplica remiză, scont etc.

Familiarizarea cu aplicaţia

Interfaţa utilizator este prietenoasă, bazată pe tehnica ferestrelor. De asemenea, dacă un utilizator este familiarizat cu oricare altă aplicaţie a firmei HAMOR Soft, poate să înceapă lucrul cu aceasta după studierea manualului de utilizare, modul de operare fiind foarte asemănător.

Operatorul este ajutat cu instrucţiuni explicative, senzitive la contextul în care le-a solicitat. Acolo unde trebuie să fie completat un câmp de cod, un câmp de cont, etc., valorile posibile se pot apela în fereastre de ajutor.

Cu toate aceste facilităţi, aplicaţia rămâne un instrument de gestiune complex, dată fiind multitudinea şi complexitatea operaţiilor pe care le rezolvă. Deci o pregătire pentru utilizarea ei este obligatorie.

Vă recomandăm să începeţi cu Documentația de operare si exploatare a programelor HAMOR Soft.

După aceea parcurgeţi capitolele manualului de faţă pentru a deprinde operaţiile şi modul de operare caracteristice. Dacă veţi lucra numai în operare, puteţi începe direct cu studiul meniurilor din program. Pentru detalii în legătură cu organizarea, implementarea bazei de date consultaţi Cap.2.

În paralel cu studiul documentaţiei creaţi în baza de date demonstrativă diferite documente concrete pentru învăţarea şi testarea operaţiilor. Fixaţi luna curentă pe o lună ulterioară celor din baza de date (meniul Contabilitate/ Luna curenta), introduceţi câteva documente din fiecare tip şi studiaţi după fiecare document introdus: cum arată pe fereastra de fişier, cum arată listat pe hârtie, în ce liste apare, cum se contabilizează.

Dacă consideraţi că în forma livrată aplicaţia nu satisface întru-totul necesităţile Dvs., puteţi solicita personalizarea aplicaţiei de la producător sau distribuitor. Se pot efectua o serie de parametrizări, tipurile de documente pot fi adaptate, se pot defini tipuri de documente noi, se pot crea liste utilizator şi se poate redefini modul de contare. Datele pot fi exportate în Excel.

Documentaţia se referă la forma livrată a aplicaţiei. Dacă aţi cerut personalizarea bazei de date, este posibil ca aplicaţia să aibă un comportament diferit.

În hMARFA datele calendaristice sunt înregistrate în baza de date în formatul aaaallzz, iar la afişare, pentru economie de spaţiu, anul este reprezentat pe 4 cifre numai acolo unde din punct de vedere tehnic este necesar:

• pe ferestrele de fişier, unde articolele sunt ordonate după data calendaristică, în formatul aaaa.ll.zz

  • pe ferestrele de fişier unde articolele nu sunt ordonate după data calendaristică, în formatul: aa.ll.zz
  • pe ferestrele de editare: zz/ll/aa
  • pe liste: zz/ll/aa

Limitele preţurilor şi valorilor în hMARFA

• numere reprezentând preţuri şi valori (RON) în documente şi în liste:
  (de la -99.999.999,99 la +999.999.999,99)
• numere reprezentând cantităţi:
  (de la -9.999.999,999 la +99.999.999,999)
• condiţie suplimentară pentru valoarea loturilor, adică cantitatea x preţul unitar:
  (de la -99.999.999,99 la +999.999.999,99)

În cazul în care un număr rezultat din calcule nu se încadrează între limitele admise, se afişează steluţe (ex.***************), iar la încercarea de a scrie numărul pe disc apare eroarea „width error“.

Preţurile unitare şi valorile sunt afişate cu 2 zecimale.

Cursul valutar

Cursul se evidenţiază cu 6 zecimale, deoarece la unele valute, (ex. HUF şi JPY) cursul este dat pentru 100 unităţi monetare.
De exemplu: 100 HUF = i,zzzzzz RON.

În acest caz în hMARFA se înscrie tot 1 HUF = 0,0izzzz RON, deci cursul împărţit cu 100 şi exprimat cu 6 zecimale.
Un curs cu mai multe zecimale este necesar şi pentru exprimarea mai exactă a cursurilor de pe documente. De regulă, în documente este memorată valoarea în lei şi valută, iar cursul se calculează din acestea.

Calendar, calculator „de birou“

În situaţiile în care se completează o dată calendaristică, cu Shift F9 se poate apela un calendar.

Calculatorul, apelabil cu F9 lucrează cu 6 zecimale şi are mai multe funcţii.
Se pot introduce numere între -999.999.999,999999 şi 9.999.999.999,999999.
Din rezultatele operaţiilor sunt exacte numai primele 15-16 cifre!

Vezi descrierea detaliată a acestor instrumente în documentaţia de operare ...

Listări

În general listele pot fi imprimate pe hârtie A4, pe imprimantă care poate imprima şi în format peisaj.

Contări

Planul de conturi cu care se livrează programul este cel introdus de Ordinul 1802/2014 pentru societăţile comerciale, cu modificările şi completările ulterioare. Dacă utilizaţi hMARFA la fundaţii, organizaţii etc. şi doriţi contabilizarea automată a documentelor după alt plan de conturi, solicitaţi adaptarea contărilor.

Ferestre de fişier

Cu ajutorul mouse-ului sau touchpad-ului pot fi „plimbate“ pe ecran o serie de ferestre de ajutor (pop-up) apelabile cu F1, F5, calculatorul apelabil cu F9, calendarul apelabil cu Shift F9 etc.

Facilitatea serveşte la vizualizarea mai comodă a informaţiilor din aceste ferestre.

Dacă ecranul hMARFA este mai lat (120 coloane), ferestrele se pot trage chiar în partea dreaptă.