În cele ce urmează facem o scurtă sinteză a modului de lucru cu aplicaţia.

Implementarea programului constă din parcurgerea următoarelor etape:

• verificarea sistemului de salarizare utilizat,
• adaptări, parametrizări necesare pentru ca programul să corespundă cu sistemul de salarizare,
• introducerea datelor iniţiale.

Implementarea se efectuează în conformitate cu:

• reglementările din domeniul personal-salarizare;
• contractul colectiv/individual de muncă sau sistemul de salarizare convenit;
• monografia contabilă, politica contabilă de la angajator;
• caracteristicile şi tipul angajatorului.

Verificaţi, testaţi dacă modalităţile de calcul din program corespund sistemului de salarizare şi cu modul în care Dvs. interpretaţi legislaţia. Dacă nu, solicitaţi modificarea definiţiilor.

Recomandăm efectuarea următoarelor operaţiuni:

Introduceţi prima lună de evidenţă cu introducerea de „-“ pentru zilele de sărbători legale (verificaţi varianta livrată) şi executaţi Iniţializare perioadă.

Sărbătorile religoase se introduc după ritul ortodox, deoarece numărul de zile lucrătoare este verificat după acesta în D112.

De regulă, cu ocazia upgrade-urilor de început de an se încarcă şi perioadele cu zilele de sărbători legale.

Societatea

• înscrieţi datele societăţii şi ale semnatarilor. Dacă sediul social diferă de sediul fiscal, acesta se va înscrie în Date reprezentant fiscal. Trebuie să înscrieţi numai adresa şi datele de contact.
• Semnatari/conturi:
  • dacă poziţia 1. este completată cu datele reprezentantului societăţii, atunci numele acestuia va fi introdus în declaraţia 112
  • dacă ŞI poziţia 2. este completată cu funcţia şi numele persoanei semnatare, atunci se va considera că aceasta este persoana care va semna Declaraţia 112.
    De exemplu se utilizează când contabilul - care deţine semnătură electronică - va semna declaraţia.
  • nr. ordine cont se preia de aici în constante.

Catalogul fişierelor

Modificaţi numai dacă este necesar:

• aplicaţia DUKIntegrator.jar:

  t8p   Progr.declaratie 112           ..\DECL_OBL\

• calea la fişierele generate de hSALAR:

  t8d   Declaratie 112                 ..\DECL_OBL\aaaa\D112
  e2d   Declaratie 205                 ..\DECL_OBL\aaaa\D205
  e6d   Declaratie 100                 ..\DECL_OBL\aaaa\D100
  ext3  Export prezenta                ..\DECL_OBL\aaaa\PEXP\
  ext4  Import prezenta                ..\DECL_OBL\aaaa\PIMP\

• dacă listaţi/generaţi OP-uri din hSALAR:

  t6o   Plati OPFV                     ..\DECL_OBL\OPFV
  t6d   Declaratii fiscale             ..\DECL_OBL\aaaa\F1129

• la fişierul „doc“ introduceţi rădăcina catalogului de documentaţie,
• la fişierul „scat“ introduceţi calea spoolerului, dacă lucraţi în mod LINUX_TS.

În hSALAR setaţi valorile concrete cel puţin pentru constantele:

CCI-CODJUDET  Cod judet casa sanatate crsp.sediu angajator
CCI-NRBANCA   Nr.cont banca in Societate (pt.recuperare indemniz.concedii medic.)
COD-CAEN      Cod CAEN activitate principala
NRZ-MEDIU     Numar mediu zile lucratoare
PER-INC-EVID  Prima perioada din evidenta
SAL-AVANS     Cota de avans salariu (dacă se aplică un procent)
SAL-MED-ANT   Salar mediu brut an anterior
SAL-MEDIU     Salar mediu brut 
SAL-MINIM     Salar minim brut garantat în plată
SPR-NOAPTE    Cota spor ore lucrate noaptea
SPR-REPAUS    Spor ore lucrate in zile de repaus 
              (este introdus un spor minim de 1%, modificaţi!)
SPR-SUPL      Cota spor ore suplimentare 
              (este introdus un spor de 200% -tarif/oră dublu-, modificaţi!)
SPR-VECH      Cota spor de vechime (trebuie deschise şi câmpurile dacă se aplică)
TICH-VAL      Valoare nominală un tichet (verificaţi dacă este valoarea actuală)

Celelalte constante şi funcţii de regulă sunt actualizate prin upgrade-uri.

Se acordă alte sporuri în unitate, în ce condiţii, care sunt cotele acestora? Solicitaţi setările necesare pentru calculul lor automat.

Efectuaţi paşii necesari, descrişi la elaborarea D112.

• Instalare Java - programul MFP de validare a declaraţiei 112 funcţionează în mediu Java. Aplicaţia Java Runtime Engine este gratuită şi se poate instala în modul descris pe site-ul HAMOR Soft la secţiunea Consultanţă.
• Instalare program de validare MFP - Softul DUKIntegrator.jar este necesar pentru validarea datelor. Se poate instala şi actualiza în modul descris pe site-ul HAMOR Soft la secţiunea Consultanţă.
• fişierele pentru D112 se descarcă de pe site-ul ANAF.

În catalogul DECL_OBL descărcaţi ultimele versiuni ale aplicaţiilor:

• D100 (dacă nu utilizaţi opţiunea) se descarcă de pe site-ul ANAF.
• D205 se regăseşte pe site-ul ANAF.
• OPFV - ultima versiune. Se descarcă de pe site-ul MFP.

Programul de verificare pentru D100, D112 şi D205 se actualizează automat, lansând [Verificare/descarcare update] din oricare meniu de declaraţii.

De regulă, declaraţiile se transmit pe e-guvernare.ro. Linkul se lasează şi din operaţia Depunere electronică din oricare meniu de declaraţii.

• dacă sunt mai mult de 200 angajaţi, modificaţi: MANEVRA:=„F“.
• Se poate defini cu ce editor extern să se deschidă documentele la Listare document/editor extern:

  // notepad.exe
  // notepad++.exe
  // wordpad.exe
  // winword.exe - MS Office
  // swriter.exe - Open Office
  EDI_EXT := "wordpad.exe"

• revizuiţi setările pentru D112.

Completaţi conturile de viramente concrete ale trezoreriei de care aparţine angajatorul. Este necesar numai dacă listaţi OPT-uri din hSALAR, dar este recomandat şi pentru memorarea/verificarea conturilor de viramente.

Introduceţi secţiile/punctele de lucru. La punctele de lucru cu CIF propriu, introduceţi codul fiscal. Acestea vor servi şi pentru defalcarea impozitului pe puncte de lucru în D112.

Revizuiţi categoriile livrate, adăugaţi noi categorii dacă este necesar, verificaţi obligaţiile de plată, dacă sunt conforme cu interpretarea legislaţiei. Dacă le modificaţi, la sfârşit lansaţi Recalcul.

Introduceţi angajaţii existenţi la începutul lunii. Verificaţi calitatea, categoria de personal aplicată.
Completaţi casa de sănătate, data angajării în unitate, dacă e persoană cu handicap (dacă se ia în considerare pentru calcul fond persoane cu handicap), drepturile, domiciliul etc.
Introduceţi şabloanele de prezenţă utilizate în Dicţionar şi completaţi la fiecare salariat şablonul aplicabil.
Înscrieţi dacă este cazul data plecării/revenirii în CC, NN sau SU. Porniţi la sfârşit Recalcul.

Introduceţi deducerile proprii şi ale persoanelor întreţinute pentru lunile precedente din anul fiscal curent, inclusiv pentru luna curentă. Marcaţi coasiguraţii din punct de vedere al asigurărilor de sănătate. Lansaţi la sfârşit Calcul total.

Introduceţi personalul alegând un număr de ordine.

Introduceţi personalul alegând un număr de ordine.

Introduceţi datele pentru ultimele 6/12 luni în fereastra Date CCI, Date CAS dacă doriţi să aveţi date complete pentru indemnizaţii asigurări sociale chiar din luna implementării programului. Altfel, veţi avea datele numai după câteva luni de la implementare.

Se poate proceda şi mai simplu: introduceţi datele numai pentru persoanele pentru care trebuie să calculaţi indemnizaţii. Pasul este opţional, se pot modifica datele şi în Indemnizaţii, dacă există certificate medicale (în acest caz însă datele nu se vor salva pentru corecţii ulterioare, dar dacă se listează, se pot reintroduce).

• adăugaţi pe lunile precedente datele din certificatele medicale care se consideră iniţiale pentru certificatele din luna curentă
• dacă trebuie să eliberaţi adeverinţe pentru medic cu numărul de zile de concediu medical pe ultimele 12 sau 24 luni, înscrieţi şi aceste date pentru ultimele 12/24 luni. Din luna implementării, datele din certificatele medicale se vor prelua automat.

Verificaţi formulele de contare, înregistrările contabile generate şi modificaţi-le dacă este necesar.
Se regăsesc conturi în:

• Planul de conturi din hCONT. Adăugaţi/modificaţi conturile livrate dacă este necesar,
• Categorii de personal - există 3 ferestre de conturi,
• Centralizator obligaţii - datorat sau diferenţe, sume de dedus,
• Stat de salarii - urmăriţi în câmpuri, listare selectivă Contabilitate.

Solicitaţi adaptarea contării dacă este necesar.
Se pot seta şi conturile pentru contabilitatea de gestiune.

La începutul lunii utilizatorul trebuie să parcurgă următoarele etape:

Iniţializarea unei noi perioade trebuie precedată de următorii paşi:

1. închiderea perioadei anterioare,
   
2. executarea copiilor de arhivă pe suportul ales, conform indicaţiilor din documentaţia de operare cap. 4.3.2.,
   
3. listarea documentelor de care este nevoie pentru perioada care va fi încheiată,
4. importul înregistrărilor contabile în hCONT,
5. adăugarea lunii următoare în Perioade.
   Efectuaţi marcarea zilelor de sărbătoare din lună.

În operaţia de iniţializare pot apare erori/avertismente în Deduceri personale. După iniţializare, selectaţi fereastra Lista erori/avertismente şi analizaţi mesajele.

Actualizare cu persoanele angajate sau plecate în luna curentă, date de angajare, drepturi-reţineri, domiciliu. Pentru persoanele plecate/revenite din concediu creştere copil sau concediu fără plată mai mare de 1 lună înscrieţi data plecării/revenirii în CC, NN sau SU. Lansaţi Recalcul la sfârşit.

Introduceţi deducerile pentru angajaţii noi (numai pentru cei care au funcţia de bază în unitate). Actualizaţi Venit efectiv la întreţinuţii majori, dacă este cazul. După terminarea modificărilor, porniţi obligatoriu: Calcul total.
La începutul anului listaţi Formular declaraţie salariat, Formular adeverinţă celălalt părinte, Formular declaraţie întreţinut din Deduceri personale şi solicitaţi completarea lor. Pentru detalii, vezi: Deduceri personale.

Nu ştergeţi deducerile angajaţilor plecaţi, decât după închiderea anului, însă ştergeţi deducerile pentru persoanele plecate în anul precedent.

Actualizare cu persoane angajate/plecate. Se face prin Initializare ch.I+II pentru persoana respectivă (tasta F10), dacă data plecării s-a introdus după trecerea la lună nouă.
În prima zi a lunii exportaţi Foaia colectivă în Excel cu programul de lucru în catalogul PEXP, chiar dacă hSALAR se află încă în luna precedentă. Actualizaţi zilnic cu motivele de absenţă, orele suplimentare etc. Mutaţi în catalogul PIMP şi importaţi înainte de calculul salariilor.

Actualizare cu persoanele angajate/plecate. Introduceţi şi persoanele care în luna respectivă obţin venituri din arendă, activităţi sportive, proprietate intelectuală. Persoanele aflate în concediu creştere copil se introduc cu zero venituri.

• La chenzina I
  • în Stat de salarii lansaţi operaţia Calcul automat avans, dacă s-a stabilit o cotă universal valabilă,
  • modificaţi manual avansul unde e cazul,
  • imprimaţi Lista de avans.
• La chenzina II
  1. În Foaie colectivă de prezenţă: porniţi operaţia Iniţializare Chenzina I şi II, dacă au fost angajări sau plecări în luna curentă. Completaţi cu datele de pontaj (concedii de odihnă, concedii medicale, ore suplimentare, compensări etc.)
  2. În Indemnizaţii asigurări sociale: operaţia Preluare din prezenţă.
     • înscrieţi datele certificatului curent, datele din certificatul iniţial dacă e cazul, Cod CM pe baza certificatului medical, CNP copil la îngrijire copil bolnav, locul acordării, medicul, precum şi Total venit stagiu şi Total zile stagiu pentru calculul mediei/zi, după verificarea condiţiilor de stagiu. Utilizaţi facilitatea F5 pentru preluarea automată a acestor informaţii. Listaţi tabelul cu datele pentru calculul mediei zilnice.
     • lansaţi Calcul total,
     • verificaţi indemnizaţiile de asigurări sociale, listaţi fişa de calcul
     • listaţi Indemnizaţii de asigurări sociale.
  3. Deduceri personale: Actualizările descrise la începutul lunii se pot face cel mai târziu în acest moment, adică:
     • introduceţi salariaţii noi;
     • pentru fiecare salariat introduceţi, pe baza declarației salariatului, deducerile proprii şi persoanele întreţinute;
     • pentru salariaţii care au fost angajaţi în luna precedentă şi care în prima lună nu au beneficiat de deducere, completaţi 1 la deducere proprie;
     • actualizaţi Venit efectiv la copii care au implinit 18 ani, la alte rude şi la sot/soţie;
     • dacă copilul împlineşte 18 ani în cursul anului, nu-l mai înscrieţi încă o dată ca Altă rudă, doar completaţi Venit efectiv;
     • dacă întreţinutul este soţ/soţie, părinte fără venit propriu şi a solicitat calitatea de coasigurat, atunci completaţi la Coasigurat ?=D. Când acest drept încetează, înscrieţi Coasigurat ?=N;
     • verificaţi erorile semnalate şi rezolvaţi-le;
     • lansaţi Calcul total;
     • instruiţi angajaţii, să vă aducă documente în 15 zile, dacă intervin schimbări în situaţia familială - naşteri, căsătorii, decese sau modificări de venituri care influenţează situaţia deducerilor personale.
     • întocmiţi dosar personal pentru angajaţi! Copiile documentelor depuse de aceştia pentru deduceri personale se consideră documente justificative, deci se păstrează ca atare. Ţineţi în aceste dosare şi copiile adeverinţelor cu impozitul reţinut.
  4. Stat de salarii:
     • executaţi operaţia Calcul,
     • actualizaţi Contrib. la sal. min? D/N
     • introduceţi, dacă există regularizări, alte drepturi etc.
     • verificaţi dacă s-au preluat tichetele pentru impozitare. Verificaţi şi numărul tichetelor prin sondaj, se înscriu cele primite în luna pentru care se calculează salariile,
     • înscrieţi valoarea altor tichete, diferenţa de diurnă fată de limita legală,
     • pentru persoanele care nu figurează în Foaie colectivă, înscrieţi venitul realizat în Alte drepturi,
     • verificaţi drepturi/reţineri prin sondaj, cel puţin cazurile mai deosebite
     • porniţi utilitarul Verificare indemnizaţii,
     • dacă există regularizări la reţineri către buget sau reţineri pentru unitate sau terţi, acestea se introduc în Modificare-Reţineri/buget sau Reţineri/angajat,
     • verificaţi total de plată (net de plată), să nu fie negativ,
     • listare state de salarii - drepturi şi reţineri,
     • listare listă de semnături,
     • listare extrase (fluturaşi).
  5. Fişe alte venituri - introduceţi datele cu celelalte venituri impozabile plătite
  6. Zilieri - introduceţi/preluaţi venitul zilierilor (dacă nu aţi introdus persoanele în Stat de salarii, în categoria ZIL)
  7. lansaţi utilitarul Verif. coerenţă între fişiere
  8. Declaraţii
     • extrageţi datele, verificaţi, definitivaţi declaraţia 112,
     • listaţi fişierul pdf creat şi anexele selectate din hSALAR,
     • definitivaţi Declaraţia 100, înscriind şi alte obligaţii (de ex. impozit microîntreprindere)
     • transmiteţi datele prin depunere electronică,
  9. Centralizator obligaţii
     • în Centraliz. obligaţii efectuaţi operaţia Extragere şi calcul.
     • verificaţi sumele obţinute, dacă se potrivesc cu cele din D112.
     • listaţi situaţia.
  10. Plata obligaţiilor
      Porniţi operaţia Export plăţi în programul OPFV din Centraliz. obligaţii.
      În aplicaţia OPFV reverificaţi ordinele de plată create. Faceţi corecturi la număr OPT, cont bancar, data etc. Unde e cazul, adăugaţi la suma de virat şi celelalte impozite (de ex. impozitul pe profit/venit). Creaţi şi celelalte ordine de plată necesare - de ex. pentru TVA.
      Listaţi OPT-urile. Din hSALAR se pot lista numai OPT-urile pentru salarii fără coduri de bare!
      Înscrieţi plăţile şi în hMARFA. Efectuaţi viramentele.
      Desigur, ordinele de plată se pot realiza şi din aplicaţia OPFV sau prin internet-banking.
  11. REGES Online
      • dacă sunt mişcări de personal, modificări de salarii, sporuri, transmiteţi datele în registrul electronic.
  12. Contabilitate
      • porniţi contarea centralizată
      • importaţi înregistrările contabile în hCONT
      • verificaţi ca soldul conturilor să corespundă cu sumele de plată din Centralizator obligaţii (dacă nu sunt restanţe).
  13. Arhivare
      • creaţi copii de arhivă a bazei de date pe suportul ales. Restauraţi-le dacă doriţi să accesaţi date din perioadele închise.

După introducerea modificărilor pe luna curentă, se poate lansa utilitarul Recalcul general, care va executa toate operațiile de Calcul, Recalcul, extragere etc.

Recomandările de mai jos sunt valabile pentru închiderea anului 2024.

• în Fişe alte venituri: introduceţi datele pe fiecare perioadă în care s-au plătit veniturile respective
• în hUTIL/Societatea: verificaţi datele angajatorului,
• elaboraţi D205

Nu închideţi anul până când nu vă convingeţi că aveţi versiunea corespunzătoare de hSALAR pentru anul respectiv!