Soluția de evidență comenzi în activitatea de distribuție este o adaptare hPROD și hMARFA, prin care în activitatea de distribuție:

• se poate controla mai riguros procesul de introducere a comenzilor și întocmirea facturilor/avizelor,
• se simplifică și se automatizează crearea documentelor de livrare (facturi, avize, chitanțe).

Se pot defini liste de prețuri personalizate la nivel de client, rețele de clienți și produs. Se pot defini liste de prețuri temporare (de ex. reduceri de sărbători), pentru anumite produse, anumiți clienți, rețele de clienți cu precizarea perioadei pentru care se aplică aceste prețuri.

Sistemul se poate parametriza astfel încât lista de prețuri să poată fi modificată numai de anumiți utilizatori.

În cazul modificării frecvente a prețurilor, există și posibilitatea de modificare a listei prin import de date dintr-un fișier Excel:

Pentru a automatiza cât mai bine gestionarea comenzilor și generarea documentelor, în această soluție se pot defini diferite rute de distribuție, agenții aferenți, respectiv mijloacele de transport care sunt folosite în această activitate.
Fiecărei rute i se poate asocia agentul și mijlocul de transport implicit.

Prin aceste optimizări, operațiile de adăugare, modificare, ștergere a comenzilor se simplifică. Operatorii pot edita cantitățile comandate într-un format mai comod, sub forma de tabel:

• Produse/Mărfuri livrabile clientului: la o comandă se pot introduce numai produsele pentru care clientul (rețeau de clienți) are preț definit pentru data comenzii.
• Calculul prețului de livrare: se face numai pe baza listei de preț, în operarea curentă nu este posibilă modificarea acestuia. La calcul, în primul rând se iau în considerare prețurile specifice clientului.
• Discounturi: în comenzi se pot introduce și discounturi, care se vor evidenția distinct în documentele de livrare.
• Datele livrării: în momentul introducerii comenzii, datele legate de tipul de document ce se va genera: delegatul, mijlocul de transport … se introduc automat pe baza definițiilor, putând fi schimbate ulterior.
• Chitanța concomitentă: în cazul facturilor, se poate specifica faptul dacă se dorește generarea automată și a unei chitanțe aferente facturii.
• Verificare credit client: în momentul salvării unei comenzi, se verifică dacă prin comanda introdusă se va depăși limita de credit aferentă clientului. În acest caz apare un mesaj de atenționare. Calculul se face be baza facturilor deja emise și pe baza comenzilor nefacturate.

O comandă, pe baza căreia s-a generat deja un document de livrare, nu mai poate fi modificată.

La nivel de client se pot introduce următoarele caracteristici:

• rețeaua de clienți de care aparține
• ruta de distribuție la care este arondat
• limita de credit de care dispune
• tipul de document (Aviz/Factură) implicit
• nr. zile scadență

Controlul depășirii limitei de credit se face atât în momentul operării unei comenzi (se iau în considerare facturile emise + comenzile nefacturate), cât și în momentul generării Facturii/Avizului (în acest caz se iau în considerare numai facturile emise).

Generarea documentelor de livrare se face printr-o operație simplă de import în hMARFA. Prin această operație, în hMARFA se generează Facturi şi/sau Avize pe baza comenzilor introduse.

Operația de import permite selectarea comenzilor pentru care se vor genera documente. Astfel, se poate selecta o anumită dată, un anumit delegat sau ruta pentru care se va face generarea documentelor.

În decursul generării se verifică încă o dată depășirea limitei de credit. În caz de depășire apare un mesaj de atenționare, salvat și în logul operației. În acest caz, verificarea este făcută numai pe baza facturilor emise.

În cazul facturilor la care s-a precizat faptul că se dorește și emiterea chitanței, se generează și chitanța aferentă. Chitanța se generează în jurnalul aferent agentului.

În hMARFA, fiecare agent are definit un jurnal pentru încasări.

Astfel, se poate ține o evidență mai strictă a încasărilor efectuate de agenți.

Chitanțele, care se generează automat în momentul generării facturilor, se generează în aceste jurnale.

Soluția oferă liste centralizatoare care pot fi folosite:

• de gestionari: pentru pregătirea livrărilor
• de agenți: în activitatea propriu-zisă de livrare.