Gestionarea documentelor ataşate este o facilitate prin care se permite:

• crearea unor documente prin programe externe, de exemplu cu ajutorul programelor din suite Office (Microsoft sau Open Office) sau cu alte programe. Aceste documente sunt de regulă texte (DOC, TXT), tabele (XLS), dar pot fi şi de alte tipuri.

  • înregistrarea unor documente externe în vederea păstrării şi vizualizării, listării, prezentării ulterioare. Aceste documente pot fi texte, (DOC, TXT), tabele (XLS), faxuri (TIF), e-mailuri (EML), documente scanate (PDF, TIF), imagini (JPG), prezentări(PPT), înregistrări sonore (WMA, WAV, MP3) etc.

Documentele ataşate sunt gestionate de hMISS în sensul că apar în lista documentelor, iar în momentul în care se accesează, se lansează programul extern cu care au fost create. După închiderea programului extern se revine în hMISS şi se continuă operarea în hMISS în modul obişnuit.

În hMISS un document ataşat va fi format din datele de identificare ale documentului şi fişierul extern asociat care conţine documentul propriu-zis. Datele de identificare servesc pentru evidenţa documentului în hMISS şi sunt definite de următoarele informaţii: tip document, nr.document, data, parteneri (firmă, persoană) şi referinţă.

În fişierul Documente vor putea exista documente de tip hMISS şi documente externe ataşate.

Operarea, adică vizualizarea, modificarea, ştergerea sau listarea unui document de tip hMISS se execută în modul obişnuit.

Pentru documentele cu document extern ataşat sunt disponibile următoarele operaţii:

• Adaugare este completat cu opţiunile necesare pentru tipurile de documente ataşate acceptate. De exemplu:
  Creare DOC - pentru crearea documentelor de tip Word,
  Creare XLS - pentru crearea documentelor de tip Excel,
  Creare TXT - pentru crearea documentelor de tip text.

  Prin lansarea unei opţiuni pentru crearea unui document ataşat, se creează un document nou, se aşteaptă completarea datelor de identificare pentru document, după care se lansează programul extern şi se deschide un document extern vid. Utilizatorul poate opera noul document deschis. Pe perioada operării hMISS este în stare de aşteptare şi nu poate fi operat. După revenirea din programul extern, hMISS se activează şi operarea în hMISS poate fi reluată.

• Adaugare / Import atasament este utilizat pentru înregistrarea unui document extern în hMISS. După completarea datelor de identificare, se indică calea şi numele fişierului extern în care se află documentul.

  Cu tasta F1 se poate apela o fereastră de navigare prin care poate fi căutat fişierul extern. Fişierul selectat se poate accepta prin Enter şi astfel fişierul extern se copiază în baza de date şi se ataşează la documentul hMISS. Extensia fişierului trebuie să fie de trei caractere şi această extensie trebuie să aibă un program asociat în Windows.

• Modificare/ Date de identificare - asigură posibilitatea modificării datelor de identificare ale documentului.
• Modificare/ Document atasat - deschide documentul ataşat cu programul extern cu care a fost creat. Documentul nu va putea fi modificat, dacă a fost deja înregistrat în Registrul de I/E.
• Vizualizare/ Date de identificare - permite consultarea datelor de identificare ale documentului.
• Vizualizare/ Document atasat - deschide documentul ataşat cu programul extern cu care a fost creat.
• Operaţiile de ştergere execută şi ştergerea documentelor ataşate.
• Documentul ataşat poate fi înregistrat în modul obişnuit în registrul de I/E. Documentul înregistrat este setat ReadOnly şi nu poate fi modificat de programul extern !
• Prin lansarea operaţiei de listare pentru un document ataşat, se lansează programul extern şi listarea documentului se porneşte din programul extern.

Programele externe care se lansează la accesarea documentelor ataşate sunt în conformitate cu setările din sistemul de operare. Sistemul de operare permite asocierea unei extensii de fişier cu un program. La accesarea fişierului, sistemul de operare deschide fişierul cu programul care a fost asociat cu extensia fişierului.

Exemple de asociere programe externe:

• DOC - editor de texte (ex.Word),
• XLS - program de calcul tabelar (ex.Excel),
• TXT - editor de texte pentru fişiere text simple (ex. Notepad).
• EML - Outlook Express sau Windows Mail.

Transformare documente interne hMISS în documente Word (doc)

Selectaţi documentul intern hMISS şi executaţi Export. Documentul va fi exportat în catalogul TMP cu numele nrdoc.TXT.

Lansaţi Adaugare > Creare DOC. Completaţi datele de identificare ale documentului, după care se lansează Word.

Inseraţi lista: Insert > File > căutaţi lista în TMP

File of type: All files (*.*)

Alegeţi text encoding: MS-DOS

Urmăriţi afişarea caracterelor de cap tabel şi a caracterelor cu diacritice. 
Dacă nu corespunde, alegeţi: Other encoding şi selectaţi:
  Central european (DOS) - pentru diacritice
  OEM United States      - pentru cap tabel cu semigrafice 

Setaţi aşezarea textului în pagină:

File > Page Setup >
Paper:   Paper size: A4
Margins: Orientation: Portret sau Landscape
         Margins: de exemplu Top:2cm, Bottom:1cm, Left:2cm, Right:0cm
       

Verificaţi paginarea, saltul de la o pagină la alta.

Înregistrarea unor documente externe

Se poate înregistra şi copia unor documente care nu se modifică: faxuri (TIF), documente scanate (PDF, TIF), e-mailuri (EML), imagini (JPG) etc.
Executaţi Adaugare / Import atasament şi inseraţi documentul în baza de date tastând F1 şi selectând fişierul corespunzător.

După înregistrarea documentului în Registrul de I/E, din registru se poate vizualiza documentul ataşat.

Pentru înregistrarea unui e-mail, mai întâi salvaţi scrisoarea în TMP:

File > Save As
selectaţi catalogul de destinaţie (ex. TMP)
File name: completaţi cu un nume mai scurt
Save as type: Mail (*.eml)      

Dacă scrisoarea nu are anexe, se poate salva şi înregistra şi ca fişier text:

Save as type: Text Files (*.txt)

În Agenda se pot programa activităţi care urmează să fie executate la o anumită dată sau chiar la o anumită oră din zi. De exemplu: şedinţe, întâlnire cu un partener, data la care trebuie reînnoite poliţele de asigurare, data la care trebuie plătite anumite rate, data la trebuie reînnoite autorizaţiile, data la care trebuie reînnoite carnetele de conducere, paşapoartele, cărţile de identitate, data de efectuare ITP la automobile, data la care trebuie comandate licenţe noi pentru programe antivirus etc.

Dacă la înscrierea acestora începeţi textul din câmpul Activitate cu ! (semnul exclamării), atunci la pornirea hMENU.bat se afişează o fereastră cu lista activităţilor ajunse la scadenţă până în ziua respectivă inclusiv. În Agendă înscrieţi data la care trebuie începute/efectuate activităţile, iar termenul de expirare înscrieţi-l eventual în text.

Lista afişată se poate tipări tastând F10 sau Alt L.

După vizualizare şi listare, dacă la întrebarea
„Anulaţi atenţionarea pentru activităţile scadente din Agendă ?“ răspundeţi cu:

• Da - marcajele „!“ se şterg şi activităţile listate nu vor mai fi atenţionate (listate). Totuşi, dacă la începutul activităţii înseraţi mai multe semne „!“, atunci atenţionarea se va face de mai multe ori.
• Nu - marcajele „!“ rămân şi activităţile listate vor fi supravegheate în continuare şi se vor lista şi la următoarea lansare hMENU.bat.

• în baza de date hMISS este creat un catalog „DOCA“, în care sunt documentele ataşate „nrdoc.ext“ în subcataloage cu numele „tip document“:

         dbf\DOCA\tipdoc\nrdoc.ext

• în Catalogul fişierelor, fişierul „doca“ indică calea către documentele ataşate

         dbf\DOCA

• în dbf\DOCA sunt modele de documente ataşate vide

         dbf\DOCA\INIT.DOC  (Word)
         dbf\DOCA\INIT.XLS  (Excel)
         dbf\DOCA\INIT.TXT  (Notepad)

• utilizate la crearea unui document ataşat nou.

• De exemplu în INIT.DOC se poate înscrie antetul firmei.

• Modelele pentru care nu există programe asociate instalate se pot şterge sau se pot redenumi (de ex. în INIT_NU.xxx).

• Se pot crea şi alte tipuri de documente care au un program asociat, adăugând un model cu numele INIT.xxx. Extensia fişierului trebuie să fie de trei caractere. Cu acelaşi program asociat trebuie să se poată executa toate operaţiile: creare, modificare, vizualizare, listare.

• pe staţiile pe care nu sunt instalate programe de tip Office, se pot instala viewere WORD, EXCEL etc. (se pot descărca gratuit de pe pagina web Microsoft).
• în Grupe de fişiere descrierea SEC este modificată:

      se include
         W:\DOCA\*.* şi
      în loc de W:\*.* se scrie
         W:\*.DB*
         W:\*.NOT

• La procedurile de salvare, în parametrii comenzii zip se adaugă „-r“ (salvare recursivă), ca să salveze subcataloagele şi fişierele din DOCA.
  Verificaţi dacă se salvează şi fişierele corespunzătoare documentelor ataşate.

• dacă doriţi să folosiţi caractere cu diacritice (ăîâşţ) în editoare TXT, atunci în Regional and Language Options selectaţi Romanian pentru Language for non-Unicode programs.
• Programul pentru listarea activităţilor ajunse la scadenţă se lansează la începutul procedurii hMENU.bat.
  Lansarea se poate face condiţionat, de exemplu numai pe o anumită staţie.
  Programul se poate lansa în mai multe moduri:
  • în altă fereastră decât hMENU fără aşteptarea terminării (cu START),
  • în altă fereastră cu aşteptarea terminării programului (cu START /WAIT),
  • în aceeaşi fereastră cu hMENU (fără START în faţă).