În cazul în care utilizaţi şi aplicaţia hMARFA, fişierul Parteneri poate fi implementat pe o bază de date comună cu hMISS. În acest caz, toate actualizările făcute într-o aplicaţie vor fi preluate automat şi de cealaltă.

Este opţiunea care vă ajută să ţineţi o evidenţă clară a tuturor firmelor cu care aveţi sau aţi putea să aveţi relaţii.

După lansarea opţiunii firmele deja existente în evidenţă vor fi afişate într-o fereastră de fişier ca în figura 4.1. Informaţiile ce se afişează pentru fiecare firmă sunt: „Cod“, „Iniţiale“, „Tip“, „Localitate“. Semnificaţiile acestora le vom explica la prezentarea ecranului de articol.

În cadrul ecranului de fişier puteţi să stabiliţi în mod obişnuit diverse condiţii de filtrare. Dacă cursorul este situat în coloana „Localitate“, prin apăsarea tastei F1 veţi obţine o fereastră de ajutor cu toate localităţile din evidenţa dvs. În fereastra de ajutor va fi selectată tocmai localitatea în care se află firma selectată în ecranul de fişier. Dacă de exemplu în figura 4.1. tastaţi ↑ şi prin urmare selectaţi firma CONCORDIA după care prin Ctrl→ poziţionaţi cursorul în coloana „Localitate“ şi acţionaţi F1, veţi obţine o fereastră de ajutor cu toate localităţile din evidenţă. Localitatea selectată în fereastra de ajutor, în cazul nostru va fi tocmai Sfântu Gheorghe, adică localitatea în care se află firma CONCORDIA (cea selectată în ecranul de fişier). Dacă doriţi să studiaţi informaţiile referitoare la acest oraş, apăsaţi Alt V şi pe ecran veţi obţine ferestra de articol corespunzător oraşului, Sfântu Gheorghe.

După ce aţi inspectat datele, prin acţionarea unei taste oarecare veţi putea reveni la fereastra de ajutor. Lansarea operaţiei de vizualizare poate să fie făcută şi printr-un meniu de operaţii ce se afişează în urma acţionării tastei F10 şi deoarece fereastra conţine o singură operaţie posibilă („Vizualizare“), lansarea ei o puteţi face prin acţionarea tastei Enter. Este evident că acţionarea tastei F10 are sens doar în situaţia în care este activă fereastra de ajutor a localităţilor.

Părăsirea ferestrei de ajutor, care conţine lista localităţilor, poate să fie făcută fie prin Esc, fie prin Enter. În primul caz se revine în fereastra de fişier exact în starea care a existat în momentul acţionării tastei F1, iar în cel de al doilea caz se preia în filtru localitatea selectată în fereastra de ajutor (Sfântu Gheorghe în cazul nostru).

Dacă în momentul acţionării tastei F1 în filtrul corespunzător localităţii există deja o secvenţă introdusă, aceasta va fi preluată şi în fereastra de ajutor.

În total, în cadrul opţiunii „Firme“, au fost prevăzute un număr de şapte operaţii dintre care cinci sunt operaţiile de bază folosite pentru gestionarea fişierelor, iar două („Plic“, „Persoane“) sunt operaţii speciale. O parte dintre acestea lucrează cu un ecran de articol ataşat, care poate să fie văzut în figura 4.2.

Câmpurile care alcătuiesc ecranul de articol sunt următoarele:

• Cod - cod unic ce identifică firma. Pentru repartizarea codurilor puteţi să stabiliţi o regulă proprie care ulterior vă va ajuta în căutarea şi gruparea firmelor.
• Iniţiale - reprezintă denumirea prescurtată a firmei. Este denumirea care poate să apară pe plic sau ca antet într-o listă.
• Tip - tipul firmei. De fapt este un cod pe care îl puteţi alege după nevoile proprii în vederea grupării firmelor pe care le aveţi în evidenţă. În alegerea codurilor aplicaţia nu pune nici o restricţie, însă propunem ca ele să fie sugestive şi consecvente. De exemplu, puteţi să alegeţi litera 'C' la clienţi şi 'F' la furnizori, etc.
• Denumire lungă - este denumirea completă a firmei,
• Localitatea - localitatea în care se află firma,
• Adresă sediu - adresa unde se află sediul firmei. Adresa conţine doar strada, numărul, sectorul etc. Elementele din adresă ca: localitatea, codul poştal, ţara, judeţul figurează în altă parte şi nu trebuie să fie trecute aici,
• Adresa poştală - adresa poştală a firmei. Se completează doar dacă diferă de adresa sediului. În practică există situaţii când pentru o firmă adresa sediului şi cea poştală diferă (de exemplu când trimiterile poştale se fac la o căsuţă poştală),
• Cod poştal - codul poştal al localităţii în care se află firma,
• Telefoane - numerele de telefon ale firmei. Pentru fiecare firmă există două câmpuri prevăzute în acest scop. Restul numerelor, dacă există, se trec în câmpul de observaţii. Prefixul ţării şi al localităţii se completează automat. Dacă numărul este numărul unei centrale telefonice, atunci acest lucru se semnalează prin trecerea caracterului „*“ în faţa numărului (ex. *345564),
• Fax - numărul faxului, dacă este cazul,
• E-mail - se poate trece adresa de e-mail,
• Banca - numele băncii unde firma are deschis contul curent. Se trece şi sucursala băncii (ex. Sucursala Braşov),
• Cont - codul IBAN al contului curent. Aplicaţia verifică, dacă caracterele introduse corepund unui cod IBAN corect. Recomandăm introducerea şirului de 24 caractere grupate în 6 grupe de câte 4 caractere, pentru descifrarea ulterioară mai uşoară,
• Observaţii - date suplimentare de orice fel ce vi se par utile în legătură cu firma respectivă (de exemplu site-ul web).

Câmpul de observaţii este de fapt o fereastră de editare normală.
Accesul la fereastră se face prin completarea cu „D“ a câmpului „Modificaţi ?“.
Operarea în fereastră se face în modul descris în secţiunea „Fereastra de editare“ din Documentaţia de operare şi exploatare.

În continuare prezentăm pe rând operaţiile permise:

• Vizualizare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele firmei selectate în fereastra de fişier. Revenirea poate fi făcută prin acţionarea unei taste oarecare. Acţionând PgUp se trece la firma anterioară din listă, iar cu PgDn la firma următoare.
• Modificare - permite modificarea datelor referitoare la firma selectată în fereastra de fişier. După lansarea operaţiei datele firmei selectate vor fi afişate în ecranul de articol ataşat şi se permite editarea lor. La părăsirea ecranului se afişează mesajul „Salvaţi [D/N] ?“ la care răspundeţi cu da ('D') dacă doriţi ca modificările făcute să fie într-adevăr salvate şi cu nu ('N') dacă vreţi să abandonaţi operaţia. Abandonarea poate să fie făcută în orice moment prin acţionarea tastei Esc.
• Adăugare - asigură introducerea unei firme noi, care încă nu figurează în evidenţă. După lansarea operaţiei se afişează ecranul de articol ataşat, necompletat, urmând ca să completaţi datele referitoare la firma nouă. Înainte de adăugare aveţi grijă să verificaţi că firma nu este deja în evidenţă.
• Stergere - elimină din evidenţă firma selectată în fereastra de fişier. După lansarea operaţiei se afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la firmă şi se aşteaptă confirmarea operaţiei de ştergere din partea operatorului. Ştergerea va fi făcută doar dacă se răspunde cu da ('D') şi va fi abandonată dacă se răspunde cu nu ('N'). Abandonarea operaţiei poate să fie făcută şi prin acţionarea tastei Esc.
• Plic - păstrează datele firmelor selectate în fereastra de fişier în vederea executării operaţiei de adresare a plicurilor.
• Persoane - lansează opţiunea „Persoane“, doar pentru persoanele care fac parte din firma selectată în fereastra de fişier. Să considerăm exemplul din figura 4.1. . Selectaţi acum operaţia „Persoană“ şi lansaţi-o cu Enter. Ca urmare veţi obţine ecranul de fişier ataşat pentru persoane, unde vor fi afişate doar persoanele care fac parte din această firmă.
• Listare sel. - permite crearea unei liste cu firmele care satisfac condiţiile de filtrare fixate în ecranul de fişier. Lista creată poate să fie simplă sau completă în funcţie de opţiunea selectată („Simplă“, „Completă“) în fereastra de meniuri ce se afişează pe ecran după lansarea operaţiei de listare. Lista simplă conţine doar informaţii sumare, iar cea completă toate datele disponibile pentru fiecare firmă din listă, inclusiv persoanele de la firmele respective.

Firmele vor fi listate în ordinea în care sunt afişate în ecranul de fişier. Astfel puteţi să obţineţi lista firmelor în ordinea codurilor, în ordinea alfabetică sau în ordinea localităţilor.

În continuare prezentăm un fragment dintr-o listă completă:

Prin această opţiune puteţi să păstraţi evidenţa tuturor persoanelor cu care deţineţi sau urmează să stabiliţi relaţii. Pentru fiecare persoană din evidenţă se reţin o serie de date.

Ecranul de fişier ataşat poate fi văzut în figura 4.3. şi conţine coloanele: „Marca“, „Nume şi prenume“, „Firmă“ şi „Localitatea“.

În ecranul de fişier puteţi să fixaţi diverse condiţii de filtrare şi prin urmare vor fi afişate doar acele persoane care îndeplinesc condiţiile stabilite (de exemplu fiecare persoană din oraşul Sfântu Gheorghe). Acest lucru uşurează căutările.

Coloanele „Firmă şi Localitate“ la rândul lor sunt tot coduri care identifică o firmă, respectiv o localitate şi deci de fiecare aparţin o serie de alte informaţii. De exemplu în coloana „Firme“ sunt înşirate codurile firmelor, la care figurează persoanele respective. Probabil că în majoritatea cazurilor aceste coduri nu vă spun nimic şi aţi dori să cunoaşteţi datele firmei pe care le reprezintă. În mod asemănător, este important ca să aveţi acces şi la datele referitoare la o anumită localitate (de exemplu aţi dori să cunoaşteţi codul poştal sau prefixul telefonic al unei localităţi).

Să considerăm că aveţi exemplul prezentat în figura 4.3. Fixaţi cursorul în coloana „Firmă“ (tastaţi de două ori consecutiv Ctrl → ), după care apăsaţi F1. Veţi obţine o fereastră de ajutor cu toate firmele din evidenţă. Firma selectată în fereastra de ajutor (0003), va fi tocmai firma de care aparţine persoana selectată în ecranul de fişier (Avram Ion). Afişarea ecranului de articol, completat cu datele firmei selectate în fereastra de ajutor se poate executa în două moduri:

• apăsaţi F10, şi pe ecran va apare o fereastră de meniuri cu o singură opţiune ( „Vizualizare“) pe care o puteţi lansa cu Enter,
• tastaţi Alt V.

Pentru revenirea din ecranul de articol tastaţi un caracter oarecare.
În continuare părăsirea ferestrei de ajutor care conţine codurile firmelor, poate fi făcută acţionând una dintre tastele Enter sau Esc. Prin părăsirea ferestrei de ajutor cu tasta Enter codul firmei selectate (0003) va fi preluat ca şi filtru în ecranul de fişier şi deci se vor afişa doar persoanele care fac parte din firma cu codul 0003. În urma părăsirii ferestrei de ajutor cu tasta Esc va fi refăcută starea care a existat înainte de acţionarea tastei F1.

Pentru vizualizarea datelor referitoare la o anumită localitate se operează în acelaşi mod ca şi în cazul prezentat mai sus.

Operaţiile prevăzute sunt următoarele: „Vizualizare“, „Modificare“, „Adăugare“, „Ştergere“, „Plic“, „Lista selectivă“. O parte din aceste operaţii lucrează cu un ecran de articol ataşat, care poate fi văzut în figura 4.4. Elementele care alcătuiesc ecranul de articol sunt următoarele:

• Marca - este un cod care identifică univoc o anumită persoană.
  Pentru stabilirea mărcii puteţi să folosiţi reguli proprii care vi se par uşoare şi sigure. O asemenea regulă este ca să formaţi codul din primele trei litere ale numelui de familie şi cu iniţiala de la prenume. De exemplu lui Avram Ion îi va corespunde marca AvrI. Dacă există mai multe persoane pentru care prin regula de mai sus ar corespunde aceeaşi marcă, distincţia între ele se face prin numerotarea mărcii. Adică dacă există şi o persoană cu numele Avram Ilie, acesta va avea marca AvrI2,
• Numele şi prenumele - numele şi prenumele persoanei,
• Localitatea - localitatea în care este domiciliată persoana respectivă. În continuarea acestui câmp se afişează ţara în care se află localitatea, iar pentru localităţile din România se afişează şi judeţul,
• Adresa - adresa la care este domiciliată persoana (str. nr, bloc, et, scara, ap). Nu se trece localitatea, codul poştal, ţara şi judeţul,
• Cod poştal - codul poştal al localităţii,
• Telefon acasă - numărul de telefon de acasă. Prefixul ţării şi al oraşului va fi completat automat,
• Firmă - codul firmei la care lucrează persoana. În continuarea acestui câmp se afişează iniţialele firmei. Acest câmp nu se completează în mod obligatoriu,
• Funct - funcţia persoanei la firmă,
• Telefoane firmă - numerele de telefon ale firmei la care lucrează persoana,
• Telefoane personale:
  • Direct - telefonul mobil
  • Interior - numărul interior prin centrala firmei
• Observaţii - informaţii suplimentare de orice fel care vi se par utile în legatură cu persoana respectivă. De exemplu alte locuri de muncă, dacă este cazul, data naşterii, CNP, nr. carte de identitate etc.

În continuare prezentăm pe rând operaţiile prevăzute:

• Vizualizare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la persoana selectată în fereastra de fişier. Revenirea din fereastra de vizualizare se face prin acţionarea unei taste oarecare. Prin PgUp puteţi să treceţi la persoana anterioară din listă, iar cu PgDn la persoana următoare.
• Modificare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la persoana selectată în ecranul de fişier şi permite modificarea lor. La părăsirea ferestrei se afişează mesajul „Salvaţi [D/N] ?“ la care se răspunde cu da ('D') dacă se doreşte salvarea modificărilor făcute şi cu nu ('N') pentru abandonare. Abandonarea operaţiei poate fi făcută oricând prin acţionarea butonului Esc.
• Adăugare - este operaţia prin care se introduce o persoană nouă în evidenţă. Afişează ecranul de articol ataşat, necompletat şi aşteaptă completarea câmpurilor componente. La părăsirea ecranului se afişează mesajul „Salvaţi [D/N] ?“ la care se răspunde cu da („D“) pentru executarea efectivă a adăugării şi cu nu („N“) pentru abandonare. Prin acţionarea tastei Esc operaţia poate să fie abandonată oricând.
• Ştergere - elimină din evidenţă persoana selectată în ecranul de fişier. După lansarea operaţiei se afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele persoanei în cauză. În zona de mesaje şi control apare mesajul de interogare „Ştergeti [D/N] ?“ la care răspundeţi cu da ('D') pentru executarea efectivă a ştergerii şi cu nu ('N') pentru abandonare.
• Plic - păstrează adresa persoanei selectată în fereastra de fişier în vederea executării operaţiei „Plicuri - listare“. Adresa reţinută poate fi ori cea de la firmă ori cea de acasă în funcţie de opţiunea selectată („Adresă firmă“, „Adresă domiciliu“) în fereastra de meniuri care apare după lansarea operaţiei.
• Listare selectivă - creează o listă cu persoanele afişate în ecranul de fişier. Lista poate să fie simplă sau completă. Lista simplă este doar o listă sumară, iar cea completă conţine toate datele disponibile pentru fiecare persoană. Natura listei se alege din fereastra de meniuri ce se afişează pe ecran după lansarea operaţiei. Astfel se alege opţiunea „Simplă“ pentru lista simplă şi „Completă“ pentru lista completă.

Ordinea în care sunt listate persoanele este identică cu ordinea din ecranul de fişier.

Să presupunem că doriţi să adăugaţi (sau să modificaţi) datele unei persoane şi prin urmare aţi selectat şi aţi lansat deja operaţia de „Adăugare“ („Modificare“), aţi şi completat o parte din ecranul de articol urmând ca să introduceţi codul firmei la care este angajată persoana respectivă şi în acest moment vă daţi seama că nu cunoaşteţi codul firmei în cauză. Nu veţi fi nevoit să părăsiţi ecranul de articol deja completat pe jumătate şi deci să pierdeţi datele introduse. Acţionaţi F1 şi veţi obţine o fereastră de ajutor în care este afişată o listă completă a tuturor firmelor din evidenţă. Căutaţi firma care vă interesează. Prin acţionarea tastei Alt V puteţi să comandaţi vizualizarea datelor ce corespund firmei selectate în fereastra de ajutor. De exemplu dacă în fereastra de ajutor aveţi selectată firma cu codul 0001 (CONCORDIA) şi tastaţi Alt V, pe ecran vor fi afişate datele referitoare la această firmă. Părăsirea ecranului de articol o puteţi face prin acţionarea unei taste oarecare.

Operaţia de vizualizare poate să fie comandată şi prin alegerea opţiunii „Vizualizare“ din fereastra de meniuri ce apare după acţionarea tastei F10.

Să presupunem că după inspectarea ferestrei de ajutor ajungeţi la concluzia că firma căutată de dvs. încă nu este în evidenţă. Acţionaţi Alt A şi pe ecran o să apară ecranul de articol corespunzător firmelor, necompletat. Introduceţi datele firmei noi şi după părăsirea ecranului firma nouă va figura în evidenţă şi va fi tocmai cea selectată în fereastra de ajutor.

Părăsirea ferestrei de ajutor puteţi s-o faceţi prin acţionarea uneia dintre tastele Esc şi Enter. În primul caz se părăseşte fereastra de ajutor şi se revine în ecranul de articol cu cursorul poziţionat în câmpul „Firmă“. Conţinutul câmpului va fi acelaşi ca în momentul în care a fost apăsată tasta F1. Dacă părăsirea ferestrei de ajutor o faceţi prin Enter codul firmei selectate va fi introdus automat în câmpul „Firmă“.

Dacă în momentul în care acţionaţi tasta F1 câmpul „Firmă“ este deja completat cu un cod valid, în fereastra de ajutor va fi selectată tocmai firma care are acel cod.

Cele prezentate mai sus sunt valabile şi pentru câmpul „Localităţi“.

Operaţia vă ajută la completarea plicurilor pentru trimiterile poştale, mai ales în cazul circularelor, a scrisorilor de reclamă, a felicitărilor de sărbători, etc. În aceste cazuri se pot trimite chiar sute de scrisori de către un singur expeditor şi este o muncă dificilă chiar şi pentru secretariat să ţină o evidenţă manuală a firmelor la care s-a trimis corespondenţa respectivă.

Etape de parcurs:

Plicuri-expeditor

După cum se observă şi în exemplul dat în Fig. 4.5., aici trebuie introdus expeditorul setului de corespondenţă, care va fi trecut identic pe toate plicurile. Expeditorul poate fi o firmă, o persoană, datele lui nu sunt luate din program ci trebuie completate manual. După listarea completă a unui lot de plicuri, expeditorul poate fi modificat în altă firmă sau persoană dacă este necesar.

Plicuri - destinatari

După completarea datelor referitoare la expeditor se completează destinatarii. Aceştia pot fi aleşi în prima fază cu comanda „Plic“ parcurgând pe rând fişierul Firme. Comanda se repetă dacă firma respectivă poate fi de mai multe ori destinatarul corespondenţei în cauză (diferite compartimente, persoane din cadrul aceleiaşi firme).

În cazul persoanelor este bine să lucrăm chiar din Plicuri-destinatari, unde, după cum se vede şi în Fig. 4.6. se poate alege între adresa de acasă sau de la locul de muncă al persoanelor respective:

Chiar şi firmele pot fi adăugate de aici, cu fereastra de ajutor tastând F1. La adăugarea manuală se pot introduce în listă destinatari ocazionali, ale căror date nu se reţin în Firme sau Persoane.

După completarea listei se recomandă vizualizarea fiecărei poziţii şi corectarea anumitor greşeli care s-au comis anterior, la completarea datelor partenerilor. Cu Modificare se pot corecta greşelile de scriere, dar se pot face şi completări, cum ar fi specificarea compartimentului sau persoanei destinatare pe lângă numele firmei.

După efectuarea corecturilor se poate prezenta Cuprinsul listat persoanelor de decizie, care o pot parcurge şi pot solicita unele completări sau modificări.

Dacă v-aţi convins de corectitudinea listei puteţi să lansaţi tipărirea direct pe imprimantă. Introduceţi pe rând în imprimantă plicurile necompletate şi ele vor fi tipărite. Dacă doriţi, puteţi să creaţi lista în prealabil pe disc după care, prin utilitarul de imprimare (F8), să listaţi pe imprimantă.

Imprimarea efectivă a plicurilor se face prin operaţia „Listare/Plicuri“.
În cadrul listei fiecare plic constituie o pagină separată, unde în colţul din stânga sus al plicului se va scrie expeditorul, iar în dreapta jos destinatarul.

                   --------------------------------------------
                   | DESTINATAR                               |
                   | Adresa destinatar                        |
                   |                                          |
                   |                                          |
                   |                                          |
                   |                                          |
                   |                                          |
                   |                         EXPEDITOR        |
                   |                         Adresa expeditor |
                   --------------------------------------------

Mărimea plicului va fi aceeaşi pentru fiecare destinatar, dar poate fi aleasă la începutul listării. După lansarea opţiunii, pe ecran apare fereastra din figura 4.7. în care sunt afişate toate modelele de plicuri deja definite. Selectaţi plicul dorit şi confirmaţi prin tasta Enter. Lista va fi creată conform parametrilor plicului ales în fereastră.

Dacă doriţi să vizualizaţi parametrii descriptori ai unui plic din fereastră, selectaţi acel plic şi tastaţi Alt V. Va fi afişat ecranul de articol corespunzător, completat cu datele plicului selectat. Acelaşi lucru poate fi făcut şi prin lansarea opţiunii „Vizualizare“ din fereastra de meniuri ce apare după acţionarea tastei F10.

Plicul este considerat un document oarecare şi prin urmare definirea lui se face în cadrul opţiunii „Tipuri de documente“. În mod obligatoriu tipul documentului plic trebuie să înceapă cu secvenţa „PLIC“. Puteţi să definiţi mai multe tipuri de plicuri, diferenţa între ele făcându-se printr-un caracter oarecare ce urmează după secvenţa „PLIC“ (ex. PLIC4, PLIC5).

Un fragment de listă obţinut prin operaţia „Listare/Plicuri“ poate fi văzut pe figura 4.8.

  exp: CONCORDIA SRL
       520039 - SFANTU GHEORGHE
       str.Lalelei nr.15,bl.10 sc.B ap.1
                                TOURIST SA
                                -D-lui Director General-
                                011111 - BUCURESTI
                                str.Viilor nr.58
                                Mun. Bucuresti

  exp: CONCORDIA SRL
       520039 - SFANTU GHEORGHE
       str.Lalelei nr.15,bl.10 sc.B ap.1
                                COPYCALC SRL
                                -Serviciul Contabilitate-
                                200022 - CRAIOVA
                                str.Mistral nr.15,bl.87 sc.B ap.34
                                jud: Dolj

În exemplele de mai sus, precizarea destinatarilor (persoana concretă, biroul etc.) se înscriu manual pe rândul doi după denumirea societăţii. În cazul în care doriţi să trimiteţi scrisori mai multor persoane, compartimente etc. din cadrul aceleaşi firme, adăugaţi-o la listă de mai multe ori şi completaţi manual detaliile privind destinatarul concret.

În unele situaţii s-ar putea să fie necesară efectuarea unor completări în lista obţinută. În acest caz creaţi mai întâi lista pe disc după care executaţi operaţia „Creare prin import“ din opţiunea „Documente“. Tipul documentului importat trebuie să fie identic cu tipul plicului ce l-aţi ales înainte de crearea listei. Efectuaţi modificările necesare, după care listaţi documentul pe imprimantă. Această situaţie se mai poate rezolva şi listând cuprinsul opţiunii Destinatari, completările ulterioare confruntând-se cu lista pentru a se evita eventualele dublări.

Listarea etichetelor poate fi necesară de exemplu în cazul plicurilor care au o fereastră transparentă pentru adresa destinatarului. În acest caz utilizatorul trebuie să definească o etichetă la Tipuri de documente. Dimensiunea trebuie aleasă astfel, încăt să consumăm cât mai puţină hârtie. Apoi etichetele se listează şi se ataşează plicului sau documentului pentru care s-au creat.