Reprezintă o agendă în care puteţi să vă notaţi activităţile care urmează să fie executate la o anumită dată fixă sau chiar la o anumită oră din zi (de ex. şedinţe, primirea unui partener etc.).

Ecranul de fişier cu care lucrează operaţia este prezentat în figura 3.1. Pentru fiecare activitate din agendă se afişează „Data“, „Ora“ şi „Activitate“. Activităţile din agendă sunt afişate în ordinea cronologică. Pot fi fixate filtre pentru a selecta diferite activităţi. De exemplu dimineaţa, înainte de începerea activităţii selectaţi problemele pe care vi le-aţi propus să le executaţi în ziua respectivă.

Deoarece o anumită activitate este descrisă doar de cele trei informaţii afişate în ecranul de fişier, opţiunea nu are un ecran de articol ataşat şi operaţiile care execută funcţiile de editare vor fi executate direct în ecranul de fişier.

În continuare prezentăm operaţiile admise:

• Modificare - prin această operaţie puteţi să modificaţi câmpurile unei activităţi deja existente. După lansarea operaţiei câmpurile activităţii selectate vor apare în culorile folosite pentru editare şi cursorul se poziţionează pe primul câmp („Data“). De exemplu: schimbând data sau ora unei activităţi, o puteţi reprograma.
• Adăugare - permite introducerea unei activităţi noi. În urma lansării operaţiei în ecranul de fişier apar câmpurile încă necompletate ale unei activităţi noi. Cursorul va fi poziţionat pe primul câmp („Data“) şi se aşteaptă pe rând introducerea datei, orei şi a activităţii. După terminarea operaţiei, activitatea se va aşeza în ordine cronologică între activităţile deja introduse.
• Ştergere - activităţile din zilele precedente pe care le-aţi executat şi nu trebuie reprogramate sau cele anulate pot fi şterse.
• Listare selectivă - creează o listă cu toate activităţile care satisfac condiţiile de filtrare stabilite în ecranul de fişier. Dacă aveţi exemplul din figura 3.1. puteţi să vă faceţi o listă cu toate problemele ce le aveţi de soluţionat pe parcursul zilei de 19.02.2006. De exemplu:

      ------------------------------------------------------------------
      |  Data  | Ora |                     Activitate                  |
      ------------------------------------------------------------------
       19/02/06   :   comanda tichete de masa
       19/02/06 09:00 tel.la Bucuresti (cerere oferte fax)
       19/02/06 11:00 comanda cartea prin posta
       19/02/06 11:00 expedierea solicitarii de oferta (TABCOM)
       19/02/06 11:00 plata taxei de participare la expozitie
       19/02/06 12:30 reinnoire contract asigurare

Ele reprezintă un „caiet de probleme şi însemnări“, dar practic pot să conţină informaţii de orice natură. De exemplu, puteţi să vă faceţi însemnări privind derularea unui contract sau a unei activităţi, lista cărţilor şi revistelor împrumutate, extrase din legislaţie etc.

În ecranul de fişier ataşat (figura 3.2.) sunt afişate în ordine cronologică toate notiţele deja existente. Pentru fiecare notiţă ecranul de fişier conţine următoarele informaţii: „Tip“, „Referinţă“, „Data“. Semnificaţia acestor informaţii:

• Tip - tipul notiţei. De fapt este un cod liber ales care vă ajută la gruparea şi regăsirea uşoară a notiţelor. Se propune ca să folosiţi coduri cât mai sugestive şi consecvent alese (de ex. L-legi, O-oferte etc).
• Referinţă - explicaţii în câteva cuvinte asupra naturii şi conţinutului notiţei (ex. Cărţi şi reviste împrumutate).
• Data - data când notiţa a fost actualizată ultima dată.

În afară de cele trei informaţii de mai sus, o notiţă mai conţine un text oarecare. Operaţiile de „Adăugare“ şi „Modificare“ se execută direct în ecranul de fişier după care se aşteaptă introducerea sau modificarea textului într-o fereastră de editare ce ocupă ecranul în întregime. Trebuie să se ţină cont de faptul că notiţele pot avea un conţinut de câteva pagini şi în nici un caz un text de lungime mare.

Operaţiile permise sunt cele obişnuite şi necesare pentru gestionarea datelor:

• Vizualizare - afişează conţinutul notiţei selectate în ecranul de fişier, într-o fereastră de editare. Fereastra de editare va fi în regim de vizualizare şi prin urmare puteţi să afişaţi orice porţiune din text, însă nu se admit modificări.
• Modificare - permite modificarea unei notiţe. Operaţia se execută în două etape. În prima etapă se editează direct în ecranul de fişier câmpurile „Tip“ şi „Referinţă“ după care într-o fereastră de editare apare conţinutul notiţei. Editorul va fi în regim de modificare şi deci puteţi să faceţi modificări şi adăugiri în text. Data se reactualizează automat cu data curentă.
• Adăugare - creează o notiţă nouă. Ca şi în cazul anterior şi această operaţie se desfăşoară în două etape. În prima etapă se completează câmpurile „Tip“ şi „Referinţă“ („Data“ se completează automat cu data curentă) după care într-o fereastră de editare se introduce textul notiţei.
• Import - creează o notiţă prin copierea unui fişier de text deja existent pe disc. Textul poate să fie creat apriori cu un editor de text sau de un program şi poate să fie situat într-un subcatalog oarecare. Operaţia de „import“ se desfăşoară în modul deja prezentat la secţiunea „Documente“.
• Ştergere - elimină din listă notiţa selectată în ecranul de fişier. Pentru ştergerea unei notiţe procedaţi în felul următor: selectaţi notiţa, după care lansaţi operaţia „Ştergere“. Pe ecran, într-o fereastră de editare, va fi afişat conţinutul notiţei şi în zona de mesaje şi comunicaţii mesajul de interogare: „Ştergeţi [D/N] ?“. Dacă răspundeţi cu da („D“) operaţia de ştergere va fi executată, iar pentru răspunsul nu („N“) abandonată. Abandonarea poate să fie făcută şi prin acţionarea tastei Esc.
• Listare - prin intermediul acestei operaţii pot fi create două tipuri de liste. Tipul listei se alege din fereastra de meniuri ce apare pe ecran după lansarea operaţiei şi cuprinde următoarele două opţiuni: „Notiţă“ şi „Cuprins Selectiv“.

Dacă selectaţi prima opţiune („Notiţă“), se va lista conţinutul notiţei selectate.

Opţiunea a doua („Cuprins selectiv“) creează o listă cu toate notiţele care satisfac condiţiile de filtrare stabilite în ecranul de fişier. Pentru fiecare notiţă se listează câmpurile: „Tip“, „Referinţă“ şi „Data“. Dacă aveţi situaţia din figura 3.2. veţi obţine o listă cu toate notiţele create sau modificate în luna selectată.

În cadrul opţiunii Reglementări vă puteţi organiza evidenţa legislaţiei de care aveţi nevoie în activitatea dvs. În lista de reglementări puteţi însera referinţe despre legi, hotărâri guvernamentele, alte acte care produc efecte juridice. Tot aici puteţi să înregistraţi şi referinţe despre comentarii, articole legate de legislaţie, apărute în reviste şi cărţi.

Menţionăm că Reglementări nu va conţine textul actelor, ci doar referinţe despre acestea şi vă ajută să le regăsiţi mai uşor. Despre fiecare act înregistraţi câteva grupe de informaţii.

Tip este o prescurtare a tipului de reglementare. Câteva exemple sunt date mai jos, însă lista lor poate fi dezvoltată sau modificată după necesităţi:

• LG - Lege
• HG - Hotărâre a Guvernului
• ORD - Ordonanţă
• ORDUR - Ordonanţă de urgenţă
• ORDIN - Ordin
• CC-DC - Decret Curte Constituţională
• MEF-O - Ordin Ministerul Finanţelor
• MEF-N - Norme Ministerul Finanţelor
• MEF-P - Precizări Ministerul Finanţelor
• ART - Articole

Anul format din 4 cifre.

Număr/număr secundar este numărul actului în cadrul anului. Număr este format din 6 cifre, iar Număr secundar conţine cel mult 6 caractere. Dacă numărul de identificare conţine litere, atunci acestea se introduc în Numar secundar. Exemple: /BIS, /A. Tot aici se trece al doilea număr, atunci când actul poartă două numere de la două ministere diferite. Republicările sunt evidenţiate tot în Numar secundar prin prescurtarea /REP.

Data este data apariţiei sau data intrării în vigoare, după cum se stabileşte la implementare. Forma datei este: aa.ll.zz. Data poate fi şi incompletă, se admit următoarele variante: aa, aa.ll, aa.ll.zz

Stare este caracterizarea juridică a actului:

• spaţiu - reglementare în vigoare
• A - reglementare abrogată
• P - reglementare în formă de proiect
• O - opinii(articole din reviste,cărţi etc.)

Chei de căutare sunt nişte cuvinte prescurtate ale unor domenii de interes după care intenţionăm să regăsim actele din lista noastră. Un act poate avea maximum 5 chei. În ecranul de fişier, introducând o cheie de căutare ca filtru, se afişează pe ecran toate actele care au fost descrise cu cheia respectivă. Aceste acte selectate se pot vizualiza sau se pot lista împreună.

Exemple de chei:

• AGRIC - agricultură
• ASIG - asigurări
• COMER - comerţ
• CONST - construcţii
• TRANS - transport
• TUR - turism

Aceste domenii pot fi structurate pe 2-3 nivele ca mai jos:

• TX - taxe în general
• TXLOC - taxe locale
• TXNOT - taxe notariale
• IMP - impozite în general
• IMPPR - impozit profit
• IMPDV - impozit dividende

Sistemul de chei se dezvoltă progresiv şi din când în când trebuie revizuit, reorganizat.

Locuri de regăsire indică unde poate fi găsit textul integral al actului. Dacă este vorba de un act cu efect juridic, atunci în prima poziţie desigur va apare Monitorul Oficial partea I., numărul si data. Celelalte poziţii pot fi culegeri de acte normative sau numere de reviste, cărţi etc. Locurile tipice de regăsire trebuie descrise ca în exemplele de mai jos:

• MO - Monitorul Oficial partea I.
• FCC - Colectia Revista finante publice si contabilitate
• C.TVA - Culegere legislatie TVA
• C.MIJFX - Culegere legislatie imobilizari

Tipurile de acte, stările, cheile şi locurile de regăsire trebuie să fie descrise în Dicţionarul aplicaţiei. Acest Dicţionar se poate accesa tastând F1 ori de câte ori suntem pe câmpul Tip, Stare, Chei, respectiv Loc (vezi fig. 3.4.). După ce este afişat Dicţionarul, meniul de operaţii în Dicţionar se cere tastând F10. Astfel se pot modifica, şterge termeni existenţi sau se pot adăuga termeni noi.

Rezumat este un text despre act, organizat sub forma unei ferestre de editare. Modul de operare în fereastra editare este descris în Documentaţia de operare şi exploatare.

Acest text trebuie să conţină în prima parte (dacă este cazul):

• data intrării în vigoare,
• dacă este Ordonanţă, data şi legea cu care s-a aprobat,
• data abrogării, actul prin care este abrogat,
• articolele abrogate, data şi actul care le abrogă,
• rectificări referitoare la act apărute ulterior în Monitorul Oficial.

După aceste informaţii se poate descrie în rezumat conţinutul actului şi se pot face comentarii despre data intrării în vigoare, se pot descrie probleme legate de interpretarea lui, se pot extrage 2-3 idei principale etc.

Puteţi folosi acest fişier şi mai simplu, introducând numai reglementarea respectivă, Monitorul Oficial şi câteva chei pentru regăsirea subiectului. Astfel, puteţi căuta cu uşurinţă orice act normativ în colecţia de Monitoare Oficiale, care vi s-a părut important şi l-aţi introdus, chiar şi după mulţi ani.

În ecranul Reglementări puteţi lansa operaţiile:

• Fereastra prin care se pot schimba coloanele din ferestra de fişier. La început sunt afişate coloanele de identificare, cheile şi un loc de regăsire. Schimbând pe ecranul cu Titluri se afişează prima parte din titlul actului, iar pe ecranul Locuri cele 3 locuri de regăsire.
• Vizualizare, Modificare, Adaugare, Stergere sunt operaţii obişnuite.
• Listare selectivă are două opţiuni: listare cuprins şi listare rezumate. Cuprinsul listează doar informaţiile de identificare despre actele selectate prin filtre, iar lista de rezumate conţine în plus şi textele introduse despre acte.

În cazul în care vă interesează de exemplu lista legislaţiei apărute în domeniul contabilităţii, doar introduceţi filtrul „CONT“ şi listaţi pe imprimanta. Trebuie menţionat, că pentru a avea o listă de reglementări cât de cât utilă, aceasta trebuie actualizată cel puţin lunar pe baza colecţiei de legislaţie, a revistelor de specialitate, a internetului etc., desigur cu accent pe domeniile de interes ale utilizatorului.