Meniul deschide un Registru de intrări-ieşiri obişnuit, folosit în secretariatele societăţilor comerciale. Registrul poate fi „răsfoit“ şi consultat. Pot fi căutate documentele după diverse criterii prin alegerea corespunzătoare a condiţiilor de filtrare. Se permite înregistrarea documentelor noi, iar cele care au fost rezolvate, pot fi eliminate din registru. De asemenea, există posibilitatea de a obţine o listă selectivă a documentelor înregistrate, lista putând fi obţinută pe ecran, pe disc sau pe imprimantă.

Se propune ca la sfârşitul zilei/lunii să se listeze documentele care au fost înregistrate în ziua/luna respectivă şi lista obţinută să se introducă într-un dosar. Pentru listarea documentelor înregistrate într-o anumită dată, selectaţi coloana „Data inr“ şi introduceţi ca filtru data zilei care vă interesează, după care lansaţi operaţia de listare.

Periodic, când se consideră că numărul documentelor înregistrate este prea ridicat, unele din documente pot fi eliminate. Este bine ca înainte de începerea unei acţiuni mai mari de eliminări de documente să se facă şi o operaţie de salvare.

La începutul anului se salvează întreaga bază de date (deci şi conţinutul registrului de I/E). Dacă se doreşte schimbarea numărului de înregistrare de la un an la altul, acesta se poate face numai în meniul Registru de I/E la prima adăugare din noul an.

Exemplu: în loc de 060877 se va scrie 070001.

Numărul de înregistrare din Registrul de I/E, precum şi număr document din „Documente“ este un număr format din şase caractere, din care primele două caractere reprezintă anul, urmate de numărul de ordine al înregistrării sau documentului.

Aceste numere sunt propuse automat:

• la începutul anului calendaristic pe baza algoritmului prezentat mai jos;
• în timpul anului se incrementează ultimul număr existent.

ALGORITM

Programul depistează automat faptul că s-a trecut în anul calendaristic următor, propune primul număr pentru anul curent.

Configurarea se face prin intermediul câmpului CONFIG din fişierul de stare (DBF\DOC\HMISS.DBF), astfel primul caracter din câmpul CONFIG trebuie să fie „0“.

Numerotarea prezentată este o convenţie acceptată în hMISS, care este bine să fie respectată, fiind o regulă consecventă.

Registrul de I/E are un ecran de fişier ataşat (fig. 2.1.) în care se afişează, în ordine cronologică inversă, toate documentele înregistrate până la momentul respectiv cu următoarele informaţii pentru fiecare:

• T - reprezintă natura documentului. Un document poate să fie de intrare („I“), de ieşire („E“) sau intern („ “).
• Nr.in - număr de înregistrare, care începe în fiecare an de la cifra 1 (sau de ex. 060001), continuându-se până la sfârşitul anului,
• Data inr - data înregistrării,
• Docum - este o secvenţă de maxim cinci caractere şi indică tipul documentului care se înregistrează. Astfel de tipuri de documente pot fi de exemplu adrese (ADR), delegaţii (DEL), comenzi (CMD) etc. O listă completă a tuturor tipurilor de documente existente poate fi obţinută prin apăsarea tastei F1, atunci când cursorul se află în coloana „Docum“. Definirea tipurilor de documente se face de către utilizator în cadrul comenzii „Documente“ prin opţiunea „Tipuri de documente“,
• Nr.doc - reprezintă numărul documentului. În momentul creării, fiecare document primeşte un număr care este unic pentru acel tip de document şi prin urmare împreună cu tipul documentului formează un identificator univoc. Este important să se observe diferenţa între numărul de înregistrare şi numărul documentului. Primul este numărul de ordine în cadrul registrului de intrări şi ieşiri, iar cel de al doilea numărul de ordine pentru tipul respectiv de document,
• Data doc - data la care a fost creat documentul,
• Firma - codul firmei partenere. Pentru documentele intrate reprezintă codul firmei care a elaborat documentul respectiv, iar pentru documentele de ieşire codul firmei la care se trimite documentul,
• Pers - codul persoanei de la care provine sau pentru care a fost elaborat documentul. De exemplu, o adeverinţă se eliberează pentru o anumită persoană,
• Referinţă - conţine o explicaţie scurtă referitoare la conţinutul documentului,
• Rez - reflectă starea de rezolvat („D“) sau în curs de rezolvare („N“).

În ecranul de fişier pot fi fixate filtre în funcţie de necesităţile de moment. De exemplu, să presupunem că doriţi să verificaţi toate documentele emise pentru/primite de la firma INTERNATIONAL. Poziţionaţi cursorul în coloana „Firmă“ (acţionaţi de patru ori tasta Ctrl ← ) şi introduceţi codul firmei. Dacă nu cunoaşteţi codul, tastaţi F1 şi într-o fereastră de ajutor veţi obţine lista tuturor firmelor din evidenţă împreună cu codurile ataşate. Căutaţi şi selectaţi firma care vă interesează (INTERNATIONAL în cazul nostru) şi dacă vreţi să vă convingeţi că este tocmai cea dorită executaţi şi operaţia de vizualizare.

Operaţia de vizualizare pentru firma selectată în fereastra de ajutor poate fi executată sau prin Alt V sau prin lansarea opţiunii „Vizualizare“ din fereastra de meniuri care apare după acţionarea tastei F10. Ca urmare, va fi afişat ecranul de articol ataşat, completat cu datele firmei selectate în fereastra de ajutor (INTERNATIONAL în cazul nostru). După ce aţi consultat datele afişate, părăsirea ecranului de articol puteţi s-o faceţi prin acţionarea unei taste oarecare, iar revenirea în ecranul de fişier cu Enter sau Esc. Dacă folosiţi tasta Enter, codul firmei selectate în fereastra de ajutor (0009 INTERNATIONAL) va fi introdus ca filtru, în timp ce cu Esc va fi refăcută starea care a existat înainte de acţionarea tastei F1.

O parte dintre operaţiile prevăzute lucrează cu un ecran de articol ataşat (fig. 2.2.) în care pot fi regăsite toate elementele afişate în ecranul de fişier şi mai este completat cu câmpul „Observaţii“, care conţine informaţii suplimentare referitoare la document.

Operaţiile prevăzute sunt următoarele: „Vizualizare“, „Modificare“, „Adăugare“, „Rezolvat“, „Ştergere“, „Listare selectivă“. Prezentăm în continuare modul lor de funcţionare:

• Vizualizare - afişează pe ecranul de articol ataşat datele corespunzătoare la documentul selectat în ecranul de fişier. Serveşte doar la consultarea datelor, nu se admit modificări.
• Modificare - afişează pe ecranul de articol ataşat datele corespunzătoare documentului selectat în ecranul de fişier şi permite modificarea lor. Modificarea se permite doar în situaţia în care documentul

nu este rezolvat. Dacă lansaţi operaţia de modificare asupra unui document deja rezolvat, veţi fi avertizat de acest lucru printr-un mesaj de eroare.

• Adăugare - permite adăugarea unui document în registru. De fapt este operaţia de înregistrare. Acest mod de înregistrare se foloseşte pentru documentele care nu au fost elaborate pe calculator (de exemplu un document primit din afară). Ca urmare, se afişează ecranul de articol ataşat, necompletat, urmând ca utilizatorul să introducă datele corespunzătoare. Vă atragem atenţia, că înregistrarea documentelor elaborate pe calculator se face prin operaţia „Înregistrare“ din cadrul operaţiunii „Documente“.
• Rezolvat - fixează starea de rezolvat pentru documentul selectat în fereastra de fişier. Să presupunem că aveţi situaţia din figura 2.1. şi deoarece documentul CONTR 1253 a fost soluţionat (semnat) între timp doriţi să-i schimbaţi starea în „rezolvat“. Apăsaţi de trei ori ↓ şi lansaţi operaţia „Rezolvat“ (tastaţi de trei ori → după care Enter). Va apare ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la CONTR 1 şi un mesaj de interogare „Rezolvat [D/N]?“, la care puteţi să confirmaţi (prin 'D') că într-adevăr, acest document a fost deja rezolvat, sau în caz contrar să abandonaţi operaţia ('N'). Abandonarea poate să fie făcută şi prin Esc.
• Ştergere - elimină un document, sau un grup de documente din registru. Modul de funcţionare poate fi ales din fereastra de meniuri ataşată care apare după lansarea operaţiei şi conţine următoarele opţiuni:
  • a.

    Individuală - şterge documentul selectat în fereastra de fişier din registru. După lansarea operaţiei se afişează ecranul de articol ataşat, iar în zona de mesaje şi comunicaţii apare mesajul „Ştergeti ? [D/N]“. Operaţia va fi executată doar dacă răspundeţi cu da („D“) şi va fi abandonată pentru nu („N“). Abandonarea poate fi făcută şi prin acţionarea tastei Esc.

  • b.

    Selectivă - şterge toate documentele din registru care satisfac condiţia de filtrare fixată în fereastra de fişier. După lansarea operaţiei în zona de mesaje şi comunicaţii apare mesajul „Ştergeţi toate înregistrările selectate ? [D/N]“. Operaţia va fi executată doar dacă răspundeţi cu da („D“). Abandonarea poate fi făcută prin răspunsul nu („N“) sau prin acţionarea tastei <Esc>. De asemenea în timpul derulării operaţia poate fi întreruptă prin tasta <Esc>.

  • c.

    Completă - şterge toate documentele din registru. Executarea operaţiei trebuie confirmată prin selectarea opţiunii „Da“ din fereastra de opţiuni care apare după lansarea operaţiei. Pentru abandonare selectaţi opţiunea „Nu“ sau tastaţi Esc.

• Listare selectivă - creează o listă cu toate documentele care satisfac condiţiile de filtrare fixate în ecranul de fişier. Un fragment dintr-o asemenea listă este prezentat în continuare:

Pentru a asigura o flexibilitate mai ridicată, în cazul operaţiilor de „Modificare“ şi „Adăugare“ s-a prevăzut posibilitatea de adăugare şi vizualizare a datelor legate de informaţiile din registru (firme, persoane).

De exemplu, dacă se consideră situaţia din figura 2.1. şi doriţi ca pentru contractul A20002 să introduceţi persoana care a semnat acest document, apăsaţi o dată tasta ↑ după care Enter. Ca urmare se afişează ecranul de articol ataşat. Selectaţi câmpul „Persoană“ şi completaţi cu codul dorit. Dacă nu cunoaşteţi codul persoanei în cauză, nu părăsiţi ecranul, soluţia este mai simplă. Apăsaţi doar tasta F1 şi veţi obţine o fereastră de ajutor în care se regăsesc toate persoanele din evidenţă. Dacă persoana căutată de dvs. nu se găseşte în această listă puteţi să executaţi pe loc şi operaţia de adăugare.

Dacă nu sunteţi convins de identitatea unei persoane, puteţi să lansaţi şi operaţia de vizualizare pentru persoana selectată în fereastra de ajutor.
Deci dacă doriţi să adăugaţi o persoană sau să-i vizualizaţi datele acţionaţi F10 şi pe ecran va fi afişată o fereastră de meniuri cu opţiunile:
„Adăugare“ şi„Vizualizare“. Selectaţi opţiunea dorită şi apăsaţi Enter.
Va apare ecranul de articol ataşat, necompletat în cazul adăugării, urmând ca să introduceţi datele persoanei noi, iar în cazul vizualizării va fi afişat cu datele persoanei selectate. Lansarea operaţiilor de adăugare şi vizualizare poate fi făcută şi direct prin apăsarea tastei Alt A, respectiv Alt V.

Modul de lucru prezentat mai sus este valabil şi pentru câmpul „Firmă“.

Această opţiune permite gestionarea documentelor de orice fel, ce se emit de către un agent economic în activitatea zilnică. Astfel de documente pot fi delegaţii, contracte, facturi etc. În aplicaţia hMISS un document este format dintr-o serie de informaţii descriptoare (tipul, numărul şi data documentului) şi din conţinutul documentului. Conţinutul de fapt este un text şi de obicei se creează prin intermediul editorului de text înglobat, dar există şi posibilitatea ca un text deja creat în afara aplicaţiei hMISS să fie citit (importat).

În aplicaţie există deja o serie de documente pregătite, numite machete sau formulare. Aceste machete au fost prevăzute pentru a uşura efortul depus la emiterea unui document tipic.

Când trebuie să elaboraţi un asemenea document, mai întâi copiaţi macheta, după care documentul obţinut se completează cu informaţiile necesare. Pentru ca machetele să poată fi distinse uşor de restul documentelor, numărul lor începe cu litera „M“. Dacă selectaţi coloana „Număr“ şi introduceţi ca filtru „M“ vor fi afişate doar machetele existente.

Se recomandă ca pentru documentele care diferă doar prin câteva date între ele şi sunt emise în mod frecvent, să vă faceţi modele proprii. Aceste modele vor fi în completarea celor existente deja şi este obligatoriu ca numărul documentului să înceapă cu o literă. Dacă, de exemplu, pentru acel tip de document există deja două modele cu numerele „M01“ şi „M02“, noul model va purta numărul următor, adică „M03“. În locul cifrelor se pot introduce şi câteva caractere care sugerează natura documentelor- ca la DECNT în figura de mai jos:

De exemplu dacă sunteţi un întreprinzător cu un număr mic de angajaţi, puteţi să vă faceţi un stat de plată pe care îl păstraţi ca şi model. În continuare, când doriţi să emiteţi un astfel de document, executaţi operaţia de adăugare prin copiere pentru model. Va fi adăugat un nou document care are conţinutul identic cu cel al modelului, după care faceţi actualizările necesare şi documentul este finalizat. Evident că folosind această metodă veţi lucra mult mai eficient.

La scrierea documentelor se pot folosi următoarele tipuri de caractere pentru evidenţierea unor porţiuni din text:

             Tasta utilizata      Descriere     Pe lista:
            ----------------------------------------------
              <Alt B>       Aldin  (ingroşat)    Aldin
              <Alt I>       Cursiv (inclinat)    Cursiv
              <Alt S>       Subliniat            Subliniat

Pe ecran apare steluţă lângă cuvintele aldine, notă muzicală pe lângă cele cursive şi triunghi pe lângă cele subliniate. După trecerea la scrisul obişnuit, semnul de la început trebuie repetat.

La întocmirea documentelor care conţin rubrici desenate cu linii simple sau duble - în regim grafic - se utilizează tastele F2 şi F3 (vezi Documentaţia de operare şi exploatare)

Dacă de exemplu sunteţi la începutul unui nou an şi întocmiţi la data respectivă o nouă delegaţie - să presupunem, că delegaţia cu ultimul număr din 2005 a fost 050255, atunci programul sesizează schimbarea anului şi propune ca număr 060001 pentru noul document creat. Menţionăm, că nu este obligatorie începerea numerotării cu ultimele cifre din anul creării, se poate modifica de exemplu la 256, şi atunci documentul următor de acelaşi tip va fi numerotat cu 257, ş.a.m.d.

Pe timpul completării unui document, în mod frecvent se introduc date referitoare la firma şi persoana pentru care se emite documentul. Pentru a uşura preluarea acestor date deja existente în evidenţă, este posibilă afişarea ecranului de articol completat cu datele firmei sau persoanei pentru care se emite documentul.

Ecranul de fişier ataşat poate fi văzut în figura 2.3. Conţine lista tuturor documentelor care satisfac condiţia de filtrare şi pentru fiecare document în parte se afişează următoarele informaţii: „Tip“, „Număr“, „Data“, „Firmă“, „Pers.“, „Referinţă“.

Ecranul de articol ataşat (figura 2.4.) este format din două ferestre. Prima fereastră este alcătuită din datele care descriu documentul, iar în cea de a doua fereastră se afişează conţinutul documentului. Mai jos prezentăm elementele care alcătuiesc prima fereastră din ecranul de articol:

• Tip document - reprezintă tipul documentului,

• Nr. - numărul documentului. Prin convenţie dacă începe cu litera „M“ se consideră model.

  Tipul şi numărul formează împreună identificatorul univoc al documentului. Din acest motiv, nu se acceptă introducerea unui document cu un tip şi număr deja existent şi o astfel de tentativă este semnalată prin afişarea unui mesaj de eroare în zona de mesaje şi comunicaţii.

  După completarea corectă a câmpului „Tip document“, la părăsire, numărul documentului se calculează automat şi valoarea primită va fi în continuarea ultimului număr pentru acel tip de document. De exemplu, să presupunem că aţi emis deja cinci adrese, numerotate de la 1 la 5. Dacă completaţi acum câmpul „Tip document“ cu „ADR“ (codul corespunzător pentru adresă), la părăsirea câmpului în „Nr.“ automat va fi introdus numărul 6. Nu este obligatoriu ca să acceptaţi numărul propus de calculator, puteţi să-l corectaţi dacă este cazul.

• Data - data la care a fost emis documentul,
• Firma - codul firmei pentru care a fost emis documentul,
• Persoana - codul persoanei pentru care s-a emis documentul,
• Referinta - explicaţii scurte referitoare la conţinutul documentului.

Cea de a doua fereastră este o fereastră de editare şi se foloseşte pentru vizualizarea şi editarea conţinutului documentului. Selectarea ferestrei de editare se face automat la părăsirea câmpului „Referinţă“ cu tasta <Enter>, dar numai în situaţia în care toate câmpurile din prima fereastră au fost completate corect. Selectarea ferestrei de editare poate fi făcută şi direct, dacă toate câmpurile au fost completate corect, indiferent de câmpul în care este situat cursorul, prin acţionarea tastei TAB sau Shift TAB.

Fereastra care este activă are chenar dublu şi strălucitor.

Revenirea din fereastra de editare în prima fereastră poate fi făcută numai prin tasta Shift TAB.

Când este activă fereastra de editare se poate prelucra conţinutul documentului în mod normal, folosind comenzile de editare prezentate în subcapitolul „Fereastra de editare“ din Documentaţia de operare şi exploatare.

Vă atragem atenţia că fereastra de editare serveşte pentru prelucrarea documentelor de secretariat şi nu a unor texte de dimensiune mare.

Probabil că dacă aveţi de introdus, sau doriţi să vizualizaţi un document mai lung, mărimea redusă a ferestrei de editare o să vă deranjeze. Dacă se întâmplă aşa, acţionaţi tasta F6 şi veţi obţine o fereastră nouă care va ocupa ecranul în întregime şi va fi singura de pe ecran. Revenirea în situaţia anterioară poate fi făcută oricând acţionând din nou tasta F6.

Afişarea ecranului de articol, completat cu datele referitoare la firma sau persoana pentru care se emite documentul, se face prin selectarea opţiunii corespunzătoare („Firmă“, „Persoană“) din fereastra de meniuri care apare în urma acţionării tastei F10. De exemplu dacă întocmiţi un contract şi doriţi să introduceţi datele firmei cu care încheiaţi contractul, nu părăsiţi fereastra de editare, acţionaţi pe rând tastele F10 şi Enter (implicit în fereastra de meniuri este selectată opţiunea „Firmă“).

Ca urmare o să apară ecranul de articol, completat cu datele firmei pentru care creaţi documentul. Copiaţi datele care vă interesează, după care, prin apăsarea unei taste oarecare reveniţi în fereastra de editare şi puteţi să continuaţi introducerea datelor.

Fiecare document din evidenţă este caracterizat de un format de tipărire propriu. În momentul creării, documentul „moşteneşte“ formatul de tipărire ataşat tipului de document, şi poate să fie modificat ulterior de către utilizator prin operaţia de „Modificare“. Descrierea formatelor de pagină este făcută în subcapitolul „Tipuri de documente“.

În continuare prezentăm operaţiile prevăzute în cadrul meniului:

• Vizualizare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la documentul selectat în ecranul de fişier. Dacă doriţi să vizualizaţi adresa nr. 104 din exemplul prezentat în figură, selectaţi operaţia de vizualizare după care acţionaţi Enter. Va fi afişat ecranul de articol ataşat. Acum puteţi să urmăriţi datele referitoare la acest document şi de asemenea puteţi să-i citiţi şi conţinutul. Dacă doriţi, prin <F6> puteţi să măriţi fereastra de editare. Revenirea din operaţia de „Vizualizare“ se face prin acţionarea tastei Esc.

• Modificare - prin această operaţie pot fi modificate atât datele referitoare la document, cât şi formatul propriu de tipărire. După lansarea operaţiei se afişează o fereastră de meniuri cu opţiunile „Document“ şi „Format pagină“.

  Prima opţiune („Document“) afişează datele referitoare la documentul selectat în ecranul de fişier şi permite modificarea lor. Să presupunem că doriţi să efectuaţi câteva modificări în conţinutul adresei nr. 104 selectate în ecranul de fişier din figura 2.4. Selectaţi opţiunea „Document“ din operaţia „Modificare“ şi tastaţi Enter. Va fi afişat ecranul de articol ataşat şi se activează prima fereastră. Pentru selectarea ferestrei de editare tastaţi TAB şi faceţi modificarea dorită. Acţionaţi Ctrl W şi documentul va fi salvat împreună cu modificarea făcută.

  Atenţie!
  Dacă un document a fost deja înregistrat, programul nu va permite modificarea lui. Dacă însă depistaţi erori în cadrul documentului recent înregistrat, trebuie să ştergeţi înregistrarea din Registrul de intrări-ieşiri, să efectuaţi corecţiile necesare şi să îl reînregistraţi.

  Dacă lansaţi opţiunea a doua („Format pagină“) se afişează ecranul de articol din figura 2.5. şi se aşteaptă modificarea parametrilor de tipărire. Să presupunem că nu vă convine formatul de tipărire ataşat implicit de documentul ADR A20001. Selectaţi acest document în ecranul de fişier şi lansaţi opţiunea „Format pagină“ din operaţia „Modificare“. Fixaţi formatul dorit, după care salvaţi datele. Este important de reţinut că noul format fixat va caracteriza doar documentul ADR A20001, restul documentelor de tip ADR îşi vor păstra formatul propriu nealterat.

• Adăugare - permite crearea unui document nou. După lansarea operaţiei se afişează o fereastră de opţiuni din care se alege modul de creare al noului document. Opţiunile prevăzute sunt: „Creare“, „Copiere“ şi „Import“. Prezentăm pe rând fiecare în parte:
  • Creare - permite adăugarea unui document nou prin introducerea lui direct de la tastatură. După selectarea şi lansarea opţiunii apare fereastra de articol ataşată, necompletată şi se aşteaptă introducerea datelor de la tastatură. Dacă aveţi de creat un nou document care încă nu există nici măcar într-o versiune mai veche, va trebui să folosiţi această opţiune.

  • Copiere - permite adăugarea unui document nou prin copierea celui selectat în ecranul de fişier. Să presupunem că doriţi să faceţi un contract de prestări servicii pentru firma parteneră CONCORDIA. După cum s-a mai amintit, în aplicaţia hMISS există deja o serie de machete care trebuie doar completate, dar în funcţie de necesităţi puteţi să vă creaţi şi machete proprii. În această situaţie selectaţi în ecranul de fişier macheta care seamănă cel mai mult cu documentul de creat şi executaţi operaţia de „Adăugare“ prin „Copiere“. Numărul documentului va fi următorul număr pentru acel tip de document (de ex. dacă aveţi deja trei contracte cu numerele 1, 2 şi 3, cel care va fi creat, automat va primi numărul 4), iar data creării se înlocuieşte cu data zilei în curs. După copiere, sistemul aşteaptă modificarea datelor preluate, salvarea efectivă făcându-se doar după părăsirea ecranului de articol. Deci, după ce aţi copiat macheta de contract în ecranul de articol ataşat, documentul poate să fie completat cu datele dorite.

    In multe cazuri, este şi mai eficientă copierea unor documente deja întocmite, cu conţinutul informaţional cel mai apropiat de ceea ce dorim să realizăm faţă de machetă.

    Menţionăm, că nu este obligatoriu, ca textul unui document să se regăsească ca atare în hMISS. De exemplu, dacă creăm documente cu alte editoare de text (Word sau altele), sau dacă le completăm pe formulare preimprimate (delegaţiile etc.), este recomandat totuşi să le adâugâm pe un rând în Documente, astfel ele intrând în cadrul unitar de management al documentelor. În acest caz textul lor nu se va regăsi în hMISS, dar vom putea ţine evidenţa lor mai simplu. Ele vor primi un număr intern, permiţând astfel regăsirea rapidă a informaţiilor. În unele cazuri nu este importantă nici înregistrarea lor, aceasta depinde de regulile interne ale utilizatorului.

• Import - creează un document prin copierea unui fişier de text deja existent. Textul poate fi creat apriori cu un editor de text tip ASCII şi poate fi situat într-un subdirector oarecare. Pentru aceasta, selectaţi şi lansaţi opţiunea „Import“ din operaţia de „Adăugare“. Va apare fereastra din figura 2.6. în care introduceţi calea de acces şi numele fişierului text. Dacă fişierul al cărui nume l-aţi introdus nu există, veţi primi un mesaj de eroare.

Există şi o metodă mult mai comodă pentru selectarea unui fişier. Dacă lăsaţi necompletat câmpul „Cale şi nume fişier“ sau introduceţi un nume generic, pe ecran va apare fereastra de director din figura 2.7. Fereastra va conţine lista tuturor subdirectoarelor din catalogul curent urmată de lista fişierelor care corespund numelui generic specificat. Dacă nu se completează câmpul „Cale şi nume fişier“ şi se tastează <Enter>, vor fi listate toate fişierele din subdirectorul curent. Pentru fiecare subdirector şi fişier se afişează următoarele informaţii:

• Nume - numele subdirectorului sau fişierului,
• Dimens. - dimensiunea. Pentru subdirectoare conţine cuvântul „dir“, iar pentru fişiere dimensiunea fişierului exprimat în octeţi,
• Data - data la care a fost creat subdirectorul, respectiv fişierul,
• Ora - ora şi minutele la care a fost creat subdirectorul, respectiv fişierul.

Dacă de exemplu introduceţi secvenţa „\MODEM\*.TXT“ vor fi listate, în ordinea alfabetică, toate subdirectoarele din catalogul „\MODEM“ urmate de lista tuturor fişierelor din catalogul curent care au extensia „TXT“. Atât lista subdirectoarelor cât şi cea a fişierelor va fi în ordine alfabetică, iar lista subdirectoarelor va fi întotdeauna la început.

Puteţi să selectaţi oricare dintre fişierele şi subdirectoarele afişate. Dacă doriţi să inspectaţi conţinutul unui subdirector afişat în fereastră (de ex. SECTIA2), selectaţi acel subdirector şi tastaţi Enter. Conţinutul ferestrei se va schimba şi vor fi afişate subdirectoarele şi fişierele din catalogul care a fost selectat când aţi tastat Enter (SECTIA2 în cazul nostru).

Primul subdirector din listă are numele „..“ şi reprezintă subdirectorul părinte. Evident că în situaţia în care subdirectorul curent este tocmai rădăcina discului, el va lipsi. Pentru revenirea în subdirectorul părinte selectaţi primul subdirector („..“, subdirectorul părinte) şi tastaţi Enter.

Dacă selectaţi un fişier şi tastaţi Enter, câmpul „Cale şi nume fişier“ va fi completat cu numele fişierului selectat împreună cu calea de acces la fişier, iar fereastra de director va fi ştearsă de pe ecran. În continuare puteţi să faceţi modificări asupra numelui introdus sau să-l acceptaţi prin tasta Enter.

Revenirea din fereastra de director poate să fie făcută oricând prin tasta Esc. În acest caz conţinutul câmpului „Cale şi nume fişier“ rămâne neschimbat şi utilizatorul are posibilitatea să abandoneze operaţia de import sau să lanseze o nouă căutare.

Dacă numele fişierului a fost completat corect, va apare fereastra de document, iar textul citit se introduce în fereastra de editare. În momentul iniţial tipul documentului rămâne gol. Din acest motiv, textul din fereastra de editare se formatează după nişte parametri impliciţi, dar după completarea tipului de document se rescrie cu parametrii „moşteniţi“. După efectuarea „importului“ de text puteţi să mai executaţi unele modificări, dacă este cazul, şi apoi să salvaţi documentul.

• Ştergere - execută eliminarea unui document sau a tuturor documentelor (în afară de modele) din evidenţă. După lansarea operaţiei pe ecran se afişează o fereastră de meniuri cu următoarele opţiuni:

  • Individuală - elimină documentul selectat în ecranul de fişier din lista documentelor. Să considerăm că doriţi să eliminaţi documentul CONTR 4. Selectaţi acest document şi operaţia „Ştergere“ după care apăsaţi Enter. Va fi afişat ecranul de articol ataşat, completat cu datele documentului. În acest moment ecranul se va comporta exact ca în cazul operaţiei „Vizualizare“, adică textul din fereastra de editare poate fi deplasat, fereastra de editare poate fi mărită şi micşorată prin acţionarea succesivă a tastei F6. Dacă acţionaţi <Enter> se va afişa un mesaj de interogare cu textul „Ştergeţi [D/N] ?“. Pentru răspunsul da („D“) operaţia de ştergere va fi executată, iar pentru nu („N“) abandonată. Tasta Esc permite abandonarea în orice moment a operaţiei.
    Atenţie, ştergerea nu va fi efectuată, dacă documentul a fost deja înregistrat!
  • Completă - elimină toate documentele (în afară de modele) din evidenţă. În aplicaţia hMISS se consideră modele toate documentele pentru care număr document începe cu litera „M“. După lansarea operaţiei va fi afişată o fereastră de opţiuni unde selectaţi „Da“ în vederea executării operaţiei şi „Nu“ pentru abandonare. Operaţia de asemenea poate fi abandonată şi prin Esc.

  Documentele sunt păstrate într-un fişier de pe disc. În urma operaţiei de ştergere documentul nu va fi efectiv eliminat, ci doar marcat într-un anumit fel. Documentele marcate sunt „invizibile“ pentru operator ca şi cum ar fi într-adevăr şterse, dar în fond ele ocupă în continuare acelaşi spaţiu pe disc. Eliminarea lor efectivă (deci şi eliberarea spaţiului ocupat) se face prin utilitarul hUTIL, prin operaţia „Reorganizare/indexare“ din cadrul comenzii „Întreţinere date“.

  Ţinând cont de cele de mai sus, este bine ca periodic, după ce aţi efectuat o serie de operaţii de ştergere, să executaţi reorganizarea fişierului „Documente“.

  Deoarece conţinutul documentelor poate ocupa un spaţiu relativ mare pe disc, se recomandă ca periodic o parte din ele să fie şterse. Înainte de a efectua o acţiune de acest gen, se poate executa operaţia de salvare, iar copia obţinută poate să fie păstrată pentru arhivă.

• Înregistrare - rezolvă înregistrarea documentului selectat în ecranul de fişier. După lansarea operaţiei apare ecranul de articol ataşat pentru registru, completat cu datele documentului selectat în ecranul de fişier. Se aşteaptă executarea eventualelor modificări, după care documentul va fi introdus în Registrul de intrări şi ieşiri.

  Atenţie!
  Dacă un document recent creat şi înregistrat trebuie totuşi modificat, corectat, se şterge poziţia respectivă din Registrul de intrări/ieşiri, se corectează documentul şi se înregistrează din nou.

• Export - listează conţinutul documentului pe disc într-un fisier temporar (TMP) fără să efectueze formatări. Conţinutul documentului va fi listat în continuare, fără să se facă paginări. Această opţiune se foloseşte când se doreşte trimiterea conţinutului într-un fişier de text. Fişierul de text obţinut, ulterior poate să fie prelucrat normal (de ex. cu un alt editor de text).
• Listare - prin această comandă pot fi create două tipuri de liste. Tipul listei se alege din fereastra de meniuri ce se afişează pe ecran după lansarea operaţiei. Opţiunile prevăzute în fereastră sunt următoarele: „Document formatat“, „Cuprins selectiv“. Mai jos prezentăm pe rând fiecare tip:

  • Document - listează conţinutul documentului ţinând cont de parametrii de formatare.

    În funcţie de tipul de imprimantă utilizată, se pot defini cel mult 4 seturi de fonturi alternative (de exemplu alfabetul românesc, american, german etc.) Operatorul poate să schimbe fontul implicit 1 în 2, 3, sau 4 la imprimare, după cum şi-a redactat textul din documentul respectiv. Schimbarea caracterelor la editare se poate face cu <Ctrl Alt F1>, <Ctrl Alt F2> ş.a.m.d. În cazul listării documentelor pe hârtie cu antetul firmei se procedează astfel: Modificare/Format pagina (vezi fig. 2.5) Marginea sus se măreşte de ex. la 10 caractere, după care se listează un test. Dacă textul nu încape, se mai măreşte marginea.

  • Cuprins selectiv - creează o listă cu toate documentele care satisfac condiţia de filtrare în ecranul de fişier. Pentru fiecare document se listează: „Tip“, „Număr“, „Data“, „Firmă/Persoane“ şi „Referinţă“. De exemplu dacă doriţi o listă cu toate documentele create pe parcursul lunii iunie, fixaţi filtrul „2006.03“ în coloana „Data“ după care lansaţi opţiunea „Cuprins selectiv“ din operaţia „Listare“.

    Mai jos prezentăm un fragment dintr-o listă de cuprins selectiv:

                          Lista de documente
                          Selectie: Data=06.03
-------------------------------------------------------------------------------------
| Tip | Numar |  Data  |       Firma / Persoana       |          Referinta          |
-------------------------------------------------------------------------------------
 CONTR    100  20/03/06 INTERNATIONAL SA               Contract sistem informatic
 DEL      102  24/03/06 INTERNATIONAL SA               Predare curs de initiere
                        Ene Livia Alexandra
 DECNT A30001  25/03/06                                Decont avans aprovizionare
 ADR      105  27/03/06 Zaicu Aurel                    Instiintare decizie conducere
 DEL      101  27/03/06 INTERNATIONAL SA               Contractari
                        Zaicu Aurel
 ADR      104  28/03/06 TABCOM SRL                     Raspuns la oferta
                        Zaharia Benone

Este meniul care vă permite să gestionaţi tipurile de documente folosite în activitatea de secretariat. De fapt sunt nişte coduri ce se ataşează de documentele de acelaşi tip. Astfel de tipuri de documente pot fi DEL (delegaţii), ADR (adrese), CONTR (contracte), etc. În momentul creării, fiecare document primeşte un tip şi un număr de ordine în cadrul acelui tip. Tipul îl încadrează într-o anumită clasă de documente, iar numărul de ordine îl identifică în cadrul clasei.

Observaţie
De ce este util să „creăm“ de exemplu delegaţiile în hMISS? Delegaţiile se completează pe formulare gata tipărite. Este util însă să avem o evidenţă a delegaţiilor emise. În acest caz numărul lor de ordine va fi atribuit consecvent, se poate înscrie numele persoanei la care se referă, firma la care se deplasează şi pe scurt scopul delegaţiei în explicaţii. Textul documentului rămâne vid, dar eventual putem să-l mai completăm cu observaţii.
Astfel, putem avea o evidenţă a delegaţiilor emise, putem urmări decontarea lor şi eventual putem vedea, câte delegaţii cu diurnă decontată avem în zile lucrătoare-important pentru distribuirea tichetelor de masă.

Exemplu: dacă dorim să aflăm, când am făcut ultima deplasare la partenerul TABCOM SRL şi cine a fost acolo din partea noastră, filtrăm doar firma parteneră, ne deplasăm cu cursorul la sfârşit, şi vedem, care coleg de-al nostru a fost acolo, eventual şi scopul şi data deplasării.

Ecranul de fişier ataşat (figura 2.8.) conţine tipurile de documente deja definite cu următoarele informaţii: „Cod“, „Denumire“ şi „Tip secretariat“.

Operaţiile de vizualizare şi editare a datelor ce aparţin unui tip de document lucrează cu un ecran de articol ataşat, prezentat în figura 2.11. În ecranul de articol se găsesc toate informaţiile ce caracterizează un tip de document. O parte din aceste informaţii se referă la codul şi numele tipului de document, iar o altă parte la formatul de tipărire. Înainte de descrierea informaţiilor care alcătuiesc ecranul de articol explicăm parametrii care descriu un format de pagină. Aceşti parametrii sunt schiţaţi în figura 2.9. şi prezentaţi în continuare:

• Marginea de sus - reprezintă numărul rândurilor care se lasă libere la fiecare început de pagină. Trebuie mărită la aprox. 10 dacă se listează documentul pe o hârtie cu antet pretipărit.
• Marginea de jos - reprezintă numărul rândurilor care se lasă libere la fiecare sfârşit de pagină. Rapoartele tipărite în concepţia hMET trebuie să aibă marginea de jos de cel puţin un rând. La listare paginile unui document vor fi numerotate numai dacă marginea de jos este de cel puţin trei rânduri. Documentele care au doar o singură pagină nu vor fi numerotate.
• Lungimea paginii - numărul rândurilor ce formează pagina. Acest număr cuprinde şi valorile marginilor de sus şi jos.
• Lungime text - numărul de rânduri ce pot fi tipărite efectiv pe pagină. Se calculează cu formula:

      Lungime text = Lungime pagină - Marginea de sus - Marginea de jos

• Marginea din stânga - reprezintă numărul de coloane ce se lasă libere în stânga raportului. Marginea din stânga pentru pagini impare şi pare poate să difere pentru ca rapoartele listate pe ambele feţe ale hârtiei să poată fi uşor prinse în dosare.

Elementele care alcătuiesc ecranul de articol sunt următoarele:

• Cod document - codul documentului. Se alege de către utilizator şi se propune ca să fie un cod cât mai sugestiv (de exemplu ADR-adresa, DEL- delegaţie, etc.),
• Denumire - denumirea în clar a documentului,
• Tip secretariat - arată dacă este un document cu care lucrează aplicaţia hMISS. Tipul de document ce se ataşează de documentul nou creat în aplicaţia hMISS trebuie să fie de tip secretariat.

Celalalte informaţii din ecranul de articol sunt parametrii care descriu formatul de pagină. Deoarece aceşti parametri au fost explicaţi mai sus, în continuare doar le vom enumera:

• Pagina
  • lungime
  • lăţime
• Text
  • lungime
  • lăţime
• Margini
  • sus
  • jos
  • stânga
    • stânga
    • dreapta
  • dreapta
    • stânga
    • dreapta

Pentru completarea informaţiilor referitoare la format se ţine cont de mărimea hârtiei pe care se va tipări documentul şi de setul de caractere ce se va folosi.

Marginile de jos şi din dreapta se calculează automat din datele deja introduse. Dacă se sesizează vreo discordanţă dintre ele, operatorul este avertizat prin mesaje de eroare.

Pe timpul fixării parametrilor de formatare, prin tasta <F1> este accesibilă o fereastră de ajutor care conţine o tabelă cu formatele de pagină mai des utilizate (figura 2.10.).

Operaţiile prevăzute sunt cele cinci operaţii obişnuite:

• Vizualizare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele referitoare la tipul de document selectat în ecranul de fişier. Operaţia serveşte doar pentru vizualizarea informaţiilor, nu vor fi acceptate modificări de nici un fel. Părăsirea ecranului de articol se face prin acţionarea unei taste oarecare.

• Modificare - afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele corespunzătoare tipului de document selectat în ecranul de fişier şi permite editarea lor. La părăsirea ecranului se afişează mesajul „Salvaţi [D/N] ?“ la care răspundeţi cu da ('D') dacă doriţi ca modificările efectuate să fie într-adevăr salvate şi cu nu ('N') pentru abandonarea operaţiei. Prin acţionarea butonului <Esc> operaţia poate fi abandonată oricând.
• Adăugare - permite definirea unui nou tip de document. Afişează ecranul de articol ataşat, necompletat şi aşteaptă introducerea informaţiilor referitoare la noul tip de document. După părăsirea ecranului se afişează mesajul „Salvaţi [D/N] ?“ la care răspundeţi cu da ('D') pentru executarea efectivă a adăugării şi cu nu ('N') pentru abandonare. Prin acţionarea butonului <Esc> operaţia poate să fie abandonată oricând.
• Ştergere - şterge tipul de document selectat în ecranul de fişier. După lansarea operaţiei se afişează ecranul de articol ataşat, completat cu datele tipului de document selectat în ecranul de fişier şi în zona de mesaje şi comunicaţii se afişează mesajul 'Ştergeti [D/N] ?', la care se răspunde cu da ('D') pentru executarea operaţiei de ştergere şi cu nu ('N') pentru abandonare. Operaţia deasemenea poate să fie abandonată şi prin acţionarea tastei Esc. Pot fi şterse doar tipurile de documente pentru care nu a fost definit nici un document. De exemplu dacă încercaţi să ştergeţi tipul DEL, operaţia nu va fi efectuată deoarece există deja documente de acest tip şi prin urmare veţi fi avertizat prin mesajul „Tip document existent în documente. ŞTERGERE ABANDONATĂ“.
• Listare selectivă - creează o listă cu toate tipurile de documente selectate în cadrul ecranului de fişier. Lista va fi formată din coloanele:
  „Cod“, „Denumire“ şi „Tip“. Coloana „Tip“ conţine codul tuturor aplicaţiilor care lucrează cu acel tip de document.

Gestionarea documentelor ataşate este o opţiune prin care se permite asocierea unui document de tip hMISS cu un document extern aplicaţiei, creat cu un alt program, de exemplu cu ajutorul programelor din suita Office, cum ar fi programul de calcul tabelar Excel sau procesorul de texte Word.

Documentul astfel ataşat poate fi gestionat în hMISS, deci apare în lista documentelor şi în momentul în care se accesează, se lansează programul extern cu care a fost creat. După închiderea programului extern se revine în hMISS şi se continuă operarea în modul obişnuit.

În hMISS un document ataşat va fi format din datele de identificare ale documentului si fişierul extern asociat care conţine documentul propriu-zis. Datele de identificare servesc pentru evidenţa documentului în hMISS şi sunt definite de următoarele informaţii: tip document, nr.document, data, parteneri (firmă, persoană) şi referinţă.

Pentru crearea unui document ataşat, mai întâi se înregistrează datele de identificare ale documentului, după care se lansează automat programul cu care se poate crea documentul ataşat.

Opţiunile meniului Adaugare sunt completate cu opţiunile necesare pentru tipurile de documente ataşate acceptate.

De exemplu, opţiunile pentru crearea documentelor ataşate ar putea fi:

• Creare DOC - pentru crearea documentelor de tip Word,
• Creare XLS - pentru crearea documentelor de tip Excel,
• Creare TXT - pentru crearea documentelor de tip text.

Prin lansarea unei opţiuni pentru crearea unui document ataşat, se creează un document nou, se aşteaptă completarea datelor de identificare pentru document, după care se lansează programul extern şi se deschide un document vid.
Utilizatorul poate opera noul document deschis. Pe perioada operării hMISS este în stare de aşteptare şi nu poate fi operat. După revenirea din programul extern hMISS se activează şi operarea poate fi reluată.

În fişierul Documente vor putea exista documente de tip hMISS şi documente externe ataşate.

Operarea, adică vizualizarea, modificarea, ştergerea sau listarea unui document de tip hMISS se execută în modul obişnuit.

Pentru documentele asociate vor fi disponibile următoarele operaţii:

• Vizualizare/ Date de identificare - permite consultarea datelor de identificare ale documentului,
• Vizualizare/ Document atasat - deschide documentul ataşat cu programul extern cu care a fost creat,
• Modificare/ Date de identificare - asigură posibilitatea modificării datelor de identificare ale documentului,
• Modificare/ Document atasat - deschide documentul ataşat cu programul extern cu care a fost creat. Documentul nu va putea fi modificat, dacă a fost deja înregistrat în Registrul de I/E din hMISS.

• Modificare/ Atasare document - permite ataşarea unui document extern nou la documentul selectat. De exemplu, există deja creat un document extern (păstrat intr-un fişier cu extensia .DOC), care se doreşte să fie „adus“ în hMISS, unde în continuare se va ţine evidenţa lui.

  În acest caz se parcurg următorii paşi:

  • se creează un document ataşat nou de tip DOC,
  • se lansează opţiunea Modificare/ Atasare document, se indică calea şi numele fişierului extern în care este documentul.
    Cu tasta F1 poate fi apelată o fereastră de navigare prin care poate fi căutat fişierul extern, fişierul selectat poate fi acceptat prin Enter şi astfel fişierul extern se copiază în baza de date hMISS şi se ataşează la noul document creat.
• Operaţiile de ştergere execută şi ştergerea documentelor ataşate.
• Documentul ataşat poate fi înregistrat în modul obişnuit în registrul de I/E. Documentul înregistrat este setat ReadOnly şi nu poate fi modificat !
• Prin lansarea operaţiei de listare pentru un document ataşat, se lansează programul extern şi listarea documentului se lanseză din programul extern.

Operaţia Adaugare/Import se utilizează doar pentru crearea prin import a documentelor de tip hMISS.
Un document ataşat poate fi preluat în hMISS în modul descris la Modificare/ Atasare document.

Programele externe care se lansează la accesarea documentelor ataşate sunt în conformitate cu setările din sistemul de operare. Sistemul de operare permite asocierea unei extensii de fişier cu un program. La accesarea fişierului, sistemul de operare deschide fişierul cu programul care a fost asociat cu extensia fişierului.

Exemple de asociere programe externe:

• DOC - editor de texte (ex.Word),
• XLS - program de calcul tabelar (ex.Excel),
• TXT - editor de texte pentru fişiere text simple (ex. Notepad).

• în baza de date hMISS este creat un catalog „DOCA“, în care sunt documentele ataşate „nrdoc.ext“ în subcataloage cu numele „tip document“:
  dbf\DOCA\tipdoc\nrdoc.ext
• în Catalogul fişierelor, fişierul „doca“ indică calea către documentele ataşate
  dbf\DOCA
• în dbf\DOCA sunt documentele ataşate vide

      dbf\DOCA\INIT.DOC
      dbf\DOCA\INIT.XLS
      dbf\DOCA\INIT.TXT

• utilizate la crearea unui document ataşat nou.

• in Grupe de fişiere descrierea SEC este modificată:

     se include
        W:\DOCA\*.* şi
     în loc de W:\*.* se scrie
        W:\*.DB*
        W:\*.NOT

• La procedurile de salvare, în parametrii comenzii zip se adaugă „-r“ (salvare recursivă), ca să salveze subcataloagele şi fişierele din DOCA.