14.01.2025

hMARFA V8.HA2 - Import rânduri e-Facturi primite

Prezentul upgrade serveşte pentru importul rândurilor din e-Facturi primite în documentele de recepţie.

a) Implementare

Importul/recepţia rândurilor unei e-Facturi are două faze importante:

găsirea unei corespondenţe între articolul din e-Factura primită şi articolul din hMARFA
stabilirea preţului de livrare/vânzare, dacă se receptionează marfă.

Pentru o implementare reuşită:

operaţia de import are ca scop automatizarea preluării rândurilor în documentul de recepţie, deci se utilizează dacă operaţia este de rutină, însă nu se recomandă în cazurile:
- dacă automatizarea ar fi mai complicată, decât înscrierea manuală a rândurilor
- pentru operaţii mai puţin frecvente sau nerepetitive.

pentru implementare este recomandată scrierea unei monografii de operaţii de recepţie, care poate fi scrisă în Notite cu Tip=MNG, în care în titlu apare operaţia şi în text se scriu informaţii de genul:
- jurnalul, tipul de document,
- furnizorul/furnizorii,
- gestiunea,
- exemplu cu ce se scrie în textul liber al recepţiei,
- articolele utilizate,
- modul de stabilire a preţului de livrare/vânzare
- exemple de recepţii tipice (nr. document din lunile precedente).

În cazul în care cheltuielile se recepţionează numai în gestiuni de tip X6…, fără rânduri, nu este posibilă o asemenea automatizare!

b) Configurare Parametri

b1) Operatii pe jurnale

Se pot seta în Dictionar import /Fereastra Parametri automatizare.

Pentru fiecare jurnal utilizat se stabilesc parametri, cu

Modificare, sau
Adăugare.

Prin upgrade se introduc jurnelele utilizate, cu câţiva parametri. Se răspunde cu D/N în funcţie de situaţie.

Import rânduri? - la adăugarea recepţiei se importă automat rândurile, însă importul poate fi lansat şi manual cu F10
Cumulare la import - dacă articolele identice se cumulează la import - de exemplu la casele de marcat se citeşte acelaşi articol de n ori, nu se înscrie cantitatea totală, sau pe bon poziţiile de acelaşi fel nu sunt cumulate. Articolele se cumulează dacă cod, UM, cota TVA, preţul sunt la fel.
Traducere la import - se traduc articolele pentru găseşte un cod identic în Nomenclator articole sau este descrisă o corespondenţă în noul meniu Dictionar import. Se poate renunţa la traducere de exemplu, dacă corespondenţele se stabilesc prin citirea unor coduri de bare, dacă evidenţa în Nomenclator articole este cu coduri de bare.
Corespondenţele se înregistrează în Dictionar import? - …
Articolele noi se înregistrează în Nomenclator articole? - …
Se aplică recepţie global-valorică? - numai pentru mărfuri, dacă nu se ţine evidenţa cantitativ-valorică
Se aplică cumulare valorică? - recomandat dacă cheltuielile se recepţioneaza cu rânduri şi în lei.
Calcul preţ livrare sau vânzare - modul de formare a preţului de livrare/vânzare:
- fad: fără adaos, preţ livrare = preţ înregistrare
- grp: se aplică adaosul cu ridicata sau cu amănuntul din Grupe
- nom: se aplică preţul din Nomenclator
- ini: se aplică preţul de achiziţie
- lot: se aplica ultimul preţ de livrare/vânzare din ultima Recepţie cu acelaşi cod marfă şi gestiune. Ultima recepţie se ia în considerare după Nr. recepţie, nu după dată.

Dacă nu se poate aplica Tip pret, se aplică: fad

b2) Tipuri de coduri articol în e-Factura

Se pot seta în Dicţionar import /Fereastra Furnizori-Tip cod articol.

Codul de articol transmis de furnizor din e-factura:

poate lipsi,
este codul clientului, adică al Societatii care recepţionează (BuyersItem),
este codul furnizorului (SellersItem),
este un cod standard (StandardItem), de regulă este codul EAN al articolului care identifică articolul în mod unic în Romania şi global.

În linia de e-Factura poate fi un singur cod, mai multe coduri sau niciunul. În Dicţionar import pe fereastra Furnizori-Tip cod articol se poate stabili cu ce prioritate să se preia codul pentru utilizare.

Se pot stabili priorităţi de utilizare pe furnizori şi este o înregistrare (implicită) fără furnizor care stabileşte prioritatea pentru furnizorii pentru care nu este stabilit explicit. Dacă nu este setat niciun tip de cod, nu se preia codul, chiar dacă acesta există în e-Factura.

Exemple:

Furnizor :        0008
         : Altele EXTAZ-SEE SA
TipCod1  : CODCLI CODFUR
TipCod2  : CODSTA CODSTA
TipCod3  : CODFUR CODCLI

c) Dicţionar import

Meniul serveşte pentru a găsi sau a crea corespondenţă între articolele din e-Factura şi articolele din hMARFA.

Pentru stabilirea corespondenţei pot fi 4 situaţii:

dacă codul din e-Factură EXISTĂ în Nomenclator articole,
dacă codul din e-Factură NU EXISTĂ în Nomenclator articole:
- a. se alege manual un corespondent din Nomenclator articole
- b. se adaugă manual articolul-Factură în Nomenclator articole
- c. există deja o înregistrare de traducere în Dicţionar import din articol e-Factură în artocol hMARFA.

Reguli şi recomandări de traducere:

pentru articole de natura stocurilor ca materii prime, materiale auxiliare şi mărfuri se va utiliza formarea automată a Dictionarului, „din mers“
pentru evidenţă glonal-valorica se vor revizui definiţiile livrate
pentru materiale nestocate, cheltuieli, reduceri comerciale etc. se vor stabili reguli de traducere pe baza monografiei scrise de contabil
Furnizor şi Articol sau Denumire articol din e-Factura nu pot fi simultan vide, doar la metoda GLO-VAL
codul din hMARFA niciodată nu poate fi vid, trebuie indicat/adăugat un cod
dacă un cod articol A1 a fost introdus în Nomenclator ca articol de la furnizorul F001 si apare de la furnizorul F002 acelaşi cod A1, dar cu altă semnificaţie, atunci după traducere se creează un alt articol A002 şi se stabileşte o corespondenţă prin Dictionar import, schimbând cod MARFA în A002. Semnul „?“ devine ID si corespondenţa se înscrie în Dicţionar.
La următoarele importuri de rânduri, pentru articolul A001 vom avea traducerile:
- de la F001 traducere prin Nomenclator articole (TN) devine articolul A001
- de la F002 traducere prin Dictionar import (TD) devine articolul A002.

d) Mod de operare

Receptia se poate efectua:

pe baza e-Facturii cu articolele intrate
pe baza e-Facturii, fără ca articolele să fie primite la momentul recepţiei
pe bază de aviz de însoţire, cu articolele intrate, deşi e-Factura încă nu a sosit.

Etape de lucru iniţiale

se descarcă e-Facturile primite în e-Facturi-primite
acestea se introduc în Receptii/intrări într-un cap de recepţie, se completează automat Id (ID_INCARCARE) din e-Factura primită
la adăugarea documentului de receptie, dacă Id (ID_INCARCARE) este completat, atunci după trecerea în fereastra Loturi de intrare

fie se importă automat rândurile din e-Factură, dacă aşa este setat în Parametri automatizare,
fie cu F10 se deschide lista de operaţii de mai jos şi se alege Importă rândurile e-Facturii:

Apare o fereastră de fişier nouă cu rândurile e-Facturii (fereastră de import) în care se stabilesc automat sau se vor stabili manual corespondenţele dintre articolele din e-Factură şi din Nomenclator articole.

Ulterior, în Modificare/Recepţie importul rândurilor se poate lansa cu F10. Operaţia poate fi reluată, dacă dorim să facem importul într-un alt mod.

Fluxul principal:

Import
- se declanşează automat la Adăugare recepţie, dacă sunt îndeplinite condiţiile şi este setat astfel în Parametri automatizare
- se poate lansa cu F10
- are 3 faze:
  - Importul propiu-zis
  - Cumulare, vezi la Paramteri automatizare
  - Traducere

Prelucrări - vezi mai jos la pct. e)

Înregistrare
- este declanşată cu Enter pe fereastra de fişier.
- se verifica dacă sunt îndeplinite condiţiile pentru înregistrare, se emit atenţionări dacă este cazul.
- Lista:
  - Er-Rand *1 Acelaşi articol e-Factură prezent în mai multe rânduri
  - Er-Rand *2 Acelaşi articol hMARFA prezent în mai multe rânduri
  - Er-Rand *3 Cota TVA e-Factură # cota din hMARFA
  - Er-Rand 11 Adaos negativ
  - Er-Rand 12 Adaos=0 şi tip preţ#fad

Înregistrare eventuale corespondenţe în Dicţionar import, coloana ? devine=ID
Înregistrare rânduri în Loturi de intrare
După înscriere în Loturile de intrare se pot modifica/completa ca până acum

e) Operaţii de prelucrare/vizualizare (F10)

O parte din operaţii sunt context-senzitive, apar doar dacă condiţiile sunt îndeplinite pentru executarea lor.

De exemplu:

1. Schimbare fereastră (ALT+F)

  În mod implicit este afişată fereastra de fişier cu datele din
  e-Factură, după cumulare se schimbă în fereastra cu date hMARFA, tastand ''ALT+F'' 
  fereastra se schimbă manual.

Pe parcursul editării rândurilor importate din e-Factură, este utilizată o fereastră temporară cu capul de tabel scris cu caractere roşii. După înscrierea rândurilor în Loturi de intrare, se revine la fereastra de Loturi de intare în care capul de tabel va reveni la culorile obişnuite.

2. Modificare 1 rând (ALT+M)

  Verificarea/stabilirea corespondenţei articol e-factura-articol hMARFA
      alegere cod hMARFA, eventual adăugare unul nou 
      adăugare manuală: ''F1'', ''Alt A''  
         (în prealabil datele din e-Factură se pot încărca în Clipboard,
          cu ''F10'', Date articol se încarcă în Clipboard)
      adăugare automată: ''F2'' sau ''F10''/Adăugare articol la Nomenclator

  Pe acest ecran nou apar rândurile din e-Factură, în paralel cu informaţiile 
  regăsite în hMARFA - în Nomenclator sau în Dicţionar de import.  

  Factorul de conversie - dacă UM/e-Factură şi UM/hMARFA nu sunt identice,
  trebuie stabilit factorul de conversie.
  Dacă este diferit de 1, se recalculează preţul de cumpărare hMARFA,
  în urma recalculării poate rezulta diferenţa între
  PuCmp x Cantitate e-Factura şi    
  PuCmp x Cantitate hMARFA,
  diferenţa care este afişată.
  Ulterior această diferenţă se va contabiliza pe contul 658.
  
  Diferenţă poate rezulta şi în cazul factorului de conversie=1,
  dacă preţul de cumpărare din e-Factură are mai mult de 2 zecimale.
  
  Stabilirea preţului de livrare/vânzare:
      adaosul, preţul de livrare şi de vânzare se stabilesc 
      automat, pe baza parametrului Tip pret setat pentru fiecare jurnal sau
      se pot modifica manual, pastrând relaţia dintre ele,
      adică dacă se modifică adaosul, se recalculează preţ livrare şi vânzare,
            dacă se modifică preţ livrare, se recalculează adaosul şi preţ vânzare,
            dacă se modifică preţ vânzare, se recalculează  preţ livrare şi adaosul.

  Completare date suplimentare: 
  Centru lot, UM ambalare, Dată expirare, Observaţii
  pot fi completate daca în Tipul de document sunt setate aceste opţiuni.

3. Modificare n rânduri:

  Se modifică rândurile în ciclu, luând în considerare eventualele filtre.

4. Vizualizare rând (ALT+V)

  Se poate cicla pe rânduri cu PgDown, PgUp.
  Cu ''F10'' - Vizualizare calcul preţ se poate urmări modul de formare 
  a preţului de livrare şi vânzare.

5. Ştergere rând (ALT+S)

  Atenţie, doar dacă se impune!

6. Cumulare rânduri (ALT+R)

  Dacă cod articol/e-Factură şi gestiunea sunt identice în mai multe rânduri,
  în coloana Er apare *1.
  Dacă cod articol/e-hMARFA şi gestiunea sunt identice în mai multe rânduri,
  în coloana Er apare *2.
  În acest caz rândurile trebuie cumulate şi 
  se va calcula cantitate cumulată şi preţ achiziţie mediu ponderat.
  După cumulare preţul de livrare/vânzare nu este calculat ca medie ponderată,
  ci se recalculează pe baza Tip pret pentru jurnalul respectiv.
  Dacă există şi un rând negativ, 
  după cumulare preţ unitar devine mai mare decât toate preţurile.
      CANT   PUCMP   VCMP
      -10    13      -130
       10    14       140
       10    15       150
      -------------------
       10    16       160

7. Cumulare valorică

  Dacă jurnalul este setat de tip Cumulare valorică, pentru traducere 
  se utilzează din Dicţionar import rândurile în care este introdus 
  Cumulare:VALORIC
  Se cumulează toate rândurile într-un articol sau mai multe după cota TVA
  Cantitatea în rânduri va fi 1, iar preţul valoarea cumulată-

8. Cumulare global-valorică

  Dacă jurnalul este setat de tip Global-valoric, pentru traducere
  se utilzează din Dicţionar import rândurile în care este introdus 
  Cumulare:GLO-VAL
  Se cumulează toate rândurile într-un articol sau mai multe după cota TVA
  Cantitatea în rânduri va fi 1, iar preţul valoarea cumulată-

9. Înscriere în Dicţionar import

  Dacă prin Cumulare codul şi denumirea e-Facturii dispar,
  dar dorim ca corespondenţa e-Factura-hMARFA să fie înregistrată
  pentru utilizare în traducerile ulterioare, 
  atunci înscrierea trebuie excutată cu această operaţie înainte de cumulare.
  Operaţia apare dacă este setată în Parametri automatizare pentru jurnalul curent.
  Se înregistrează corespondenţele marcate cu ?=ID şi care sunt incluse în
  condiţiile de filtrare, dacă sunt puse filtre.

10. Listare în Excel

  Listează o Notă de intrare-recepţie în Excel care este
  înregistrată în catalogul e-Facturii şi care poate fi imprimată.
  Lista diferă dacă jurnalul este global-valoric sau nu.

11. Vizualizare e-Factură

  Vizualizează PDF, XML, catalog e-Factură.

12. Vizualizare Parametri

  Vizualizează Parametri automatizare pentru jurnalul curent.

13. Operaţii utilizator

  Scripturile cu cod OLU_... pot fi operaţii dezvoltate de Distribuitor.
  Acestea pot fi vizualizări, verificări şi - dacă este absolut necesar - şi 
  prelucrări.

Pentru a exersa modul de introducere a unor tipuri de rânduri, recomandăm să descărcaţi

catalogul demonstrativ

pentru import rânduri recepţii, despachetaţi, lansaţi HMARFA_GBX.bat şi pentru ghidul de exersare intraţi într-un jurnal din Receptii/intrări, tastaţi F10 şi lansaţi Ghid import rânduri e-Factura, care conţine recomandări privind operaţiile de efectuat pentru fiecare document de recepţie.

Recomandăm să vizionaţi câteva tutoriale video pentru importul rândurilor de recepţii! Vă puteţi abona pe canalul Youtube al HAMOR Soft, pentru a primi înştiinţări, dacă apar noi materiale.

După efectuarea operaţiunilor specifice de import, înainte de validare, cu Enter înscrieţi rândurile în Loturi de intrare. Numai acum devin ele rânduri obişnuite ale documentului de recepţie. Se execută dacă toate rândurile au fost traduse, în coloana ? nu există rânduri cu spaţiu, în coloane Er nu există * şi s-au efectuat verificările necesare. După înscriere, Loturile de intrare/rândurile recepţiei se pot modifica/completa ca şi în versiunile precedente.

f) Magazine cu amănuntul

La magazinele cu amănuntul sunt mai multe variante de lucru:

evidenţă cantitativ-valorică
recepţie cantitativ-valorică, vânzare global-valorică
- se importă din e-Factură,
- se traduce,
- se stabilesc preţurile de vânzare,
- rândurile se inscriu în Loturi de intrare.
la receptie cantitativ-valorică, la înregistrare în hMARFA global-valoric, vânzare global-valorică
- se importă din e-Factură,
- se traduce,
- se stabilesc preţurile de vânzare
- cu Export în Excel se generează Nota de recepţie,
  - acesta va fi memorat în catalogul e-Facturii,
  - se listează
- se execută Cumulare global-valorică,
- se înscrie în Loturi de intrare.
  Avantajul este, că nu se încarcă suplimentar Nomenclator articole şi Loturi de intrare
receptie global-valorică, vânzare global-valorică
- se importă din e-Factură,
- se traduce,
- se execută Cumulare global-valorică,
- preţul de vânzare se înscrie pe cote TVA de pe un document,
- se înscrie în Loturi de intrare.
  Se poate folosi la firme de contabilitate sau dacă recepţia se efectuează cu alt sistem.

g) Neplătitori de TVA

g1) Dacă societatea este neplătitoare de TVA

Are CIF fără RO
TVA de la achiziţie nu se deduce, ci este inclus în preţul de înregistrare
În Nomenclator articole toate articolele sunt cu TVA C1=0
Înscrierea noilor articole în Nomenclator articole se face cu TVA C1=0
Traducerea se execută cu cota TVA e-Factura=0
sunt 2 metode lucru:
1. dacă TVA furnizor se include în preţ cumpărare e-Factura şi hMARFA.
  În cap recepţie este TVA=0 şi OpTVA = 1In, 2In, 3In
2. dacă TVA furnizor se înscrie în PTAXE şi se adună la preţ înregistrare.
  În cap recepţie este evidenţiat TVA, dacă TVA#0 şi OpTVA = 1Ix, 2Ix, 3Ix.
  Tip document la validare trebuie să fie: xR_PuInr := xR_PuCmp+xR_PuTva

g2) Dacă furnizorul este neplătitor de TVA

Furnizorul are CIF fără RO, opTVA=1In, 2In, 3In şi TVA în cap recepţie este 0
În e-Factura articolul este cu cota TVA=0, dar în hMARFA articolul poate avea cota TVA#0
La traducere nu se ia în considerare cota TVA
Cumulările se fac pe cota TVA din hMARFA.

h) Unităţile de măsură şi conversia acestora

De regulă, Um/e-Fac trebuie să fie egal cu Um/hMARFA, şi atunci factorul de conversie este 1, dacă nu sunt egale, automat se pune 0, iar utilizatorul va stabili factorul de conversie real. De exemplu, putem primi o e-Factură cu cantităţi în bucăţi, pe care le putem transforma în kilograme, după un factor de conversie stabilit de noi. Cantitatea şi preţul de cumpărare hMARFA vor fi recalculate.

Se poate indica şi un factor de conversie 1 adică Um/e-Fac = factor x Um/hMARFA.

După conversie poate rezulta o diferenţă a valorii de cumpărare, diferenţa dintre valoarea din XML şi valoarea calculată cu cantitatea şi preţul din hMARFA. Această diferenţă se pune în evidenţă pe recepţia listată şi se contabilizeaza pe contul 658 sau 308 în functie de setarea din Funcţii de conturi.

Diferenţa poate rezulta şi din rotunjire, în e-Fac putem avea preţ unitar până la 6 zecimale, în hMARFA sunt 2. Această diferenţă se pune în evidenţă pe recepţia listată şi se contabilizează pe 658 sau 308 în funcţie de setarea din Funcţii de conturi.

i) Adaosul şi preţurile

Adaosul implicit este conform adaosului din Grupe, dacă Articolul nu are grupă sau în grupă nu este specificat adaosul, atunci este 0. Se ţine cont dacă recepţia este cu preţ cu ridicata sau cu amănuntul, pe baza tip articol (MA sau MR)

Dacă există un preţ cu ridicata sau cu amănuntul în Nomenclator articole, atunci se ia în considerare acesta.

Adaosul, preţul de livrare şi de vânzare se pot modifica manual, păstrând relaţia dintre ele, adică:

dacă se modifică adaosul, se recalculează preţul de livrare şi de vânzare,
dacă se modifică preţul de livrare, se recalculează adaosul şi preţul de vânzare,
dacă se modifică preţul de vânzare, se recalculează preţul de livrare şi adaosul.

j) Limitări

Rândurile nu se importă dacă preţurile sunt în valută, se importă doar cele în lei EMPTY(tran>MONEDA).
La NIRIC cheltuiala se va repartiza la validare, ca şi până acum.
Nu se importă Nota de creditare, numai <cac:Invoice si <ubl:invoice
Există diferenţe de rotunjire dacă PuCmp are mai mult de 2 zecimale. Diferenţa se va contabiliza pe 658 sau 308.

k) Înregistrare şi transmitere anomalii

Dacă într-o anumită situaţie importul automat nu reuşeşte sau nu se execută convenabil, se renunţă la importul automat şi rândurile se inscriu manual, ca şi până acum.

În Notite se descrie situaţia, cu Furnizor şi tip cod articol, setările pentru jurnal, F10: Parametri, înregistrarile din Dictionar în care este setată traducerea (dacă există) şi în anexă se copiază e-Factura în xml.

În funcţie de urgenţă, se transmit la Distribuitor sau HAMOR Soft, sau se prezintă ulterior pentru rezolvare după ce s-au adunat câteva probleme.

l) Formatul XML al rândului de e-Factură luat în considerare

Rugăm prezentaţi Furnizorilor şi conveniţi să inscrie cod articol: CODCLI,CODSTA,CODFUR. Dacă este posibil DENUM si DESCR să nu conţină caractere ca: >, <, ;

Vezi detalii privind formatul XML ...