13.15. Sistemul palmtop-Optimall

Executarea operaţiei de transfer - import în hMARFI

• pentru preluarea comenzilor/facturilor se lansează:
  Iesiri/ Facturi/iesiri/ Import/ Optimall
• pentru preluarea încasărilor se procedează în felul următor:
  • preluarea încasărilor pentru toţi agenţii: se accesează jurnalul „MID“ şi se lansează Import/Optimall,
  • preluarea încasarilor pentru un anumit agent: se accesează jurnalul corespunzător agentului (ex. „MID01“, „MID02“, …) şi se lansează Import/Optimall.

La generarea documentelor de ieşire codul agentului va fi introdus automat în câmpul Numar comanda.

Prezenta implementare presupune ca agenţii sa fie codificati cu A01, A02, …, A99.

În unele cazuri în timpul operaţiei de import vor putea să apară situaţii specifice. Este important de înţeles că funcţionarea sistemului depinde în mare măsură de implementarea concretă, astfel pentru tratarea corespunzătoare a anumitor situatii de excepţie este necesară intervenţia administratorului de sistem.

Situaţii tipice care pot să apară:

• partener inexistent
  Operaţia de import verifică existenţa partenerului referit. Dacă partenerul nu există, operaţia de import este întreruptă.
  În acest caz se declară manual partenerul referit, după care se reia operaţia de import.
• articol inexistent
  Operaţia de import verifică existenţa articolului referit. Dacă articolul nu este declarat în Nomenclatorul de articole, operaţia de import este întreruptă. În acest caz se introduce articolul referit în Nomenclatorul de articole şi se creeaza o recepţie, după care se reia operaţia de import.

În modul prestabilit stocurile negative se acceptă şi nu se semnalează.
Dacă se doreşte tratarea stocurilor negative, aceasta se realizează în colaborare cu administratorul de sistem.

Vezi şi întreţinerea pachetelor şi structura fişierelor de interfaţă.

Există 2 variante de lucru, corespunzătoare stilului de distribuţie:

1. Preluare comenzi (PreSales): agenţii preiau comenzile de la clienţi pentru ziua următoare şi încasează facturile mai vechi
   • programul Optimall preia din hMARFA lista cu facturile neîncasate precum şi nomenclatorul de mărfuri cu preţurile actualizate la zi,
   • Optimall-ul încarcă palmtop-ul fiecărui agent cu lista corespunzătoare lui
   • agentul încasează facturile restante pe baza listei din palmtop,
   • agentul înregistrează comenzile clienţilor direct în palmtop,
   • când se întoarce agentul la firmă, programul Optimall descarcă din palmtop comenzile stocate şi le transmite programului hMARFA,
   • varianta hMARFI transformă automat aceste comenzi în facturi.
2. Vânzare din maşină (VanSales): agentul vinde din mărfurile din maşină cantitatea comandată de client pe loc şi încasează facturile mai vechi
   • programul Optimall preia din hMARFA lista cu facturile neîncasate, precum şi nomenclatorul de mărfuri cu preţurile actualizate la zi,
   • Optimall încarcă palmtop-ul fiecărui agent cu lista corespunzătoare lui, precum şi cu stocul din maşină
   • agentul înregistrează comenzile clienţilor direct în palmtop,
   • in maşină leagă palmtop-ul la imprimanta alimentată din mufa de brichetă şi listează factura
   • când se întoarce agentul la firmă, programul Optimall descarcă din palmtop facturile emise şi le transmite programului hMARFA,
   • varianta hMARFI creează şi în hMARFA facturile.

La oricare din variantele de mai sus există şi varianta online, când comanda/factura preluată la client ajunge imediat la firmă prin GPRS-ul palmtop-ului

Organizarea evidenţei încasărilor efectuate de agenţi

Agenţii pot încasa contravalorea facturilor de la clienţi. Chitanţele se înregistrează în PDA şi se transferă pe calculator în fişierul de transfer.
Conţinutul fişierului de transfer se importă în baza de date.

Pentru evidenţa sumelor încasate de agenţi recomandăm următoarea soluţie:

• pentru fiecare agent se declară câte un jurnal în Incasari/Plati.
  Recomandăm familia de jurnale: MID Borderou incasari agenti, care se va dezvolta cu jurnalul corespunzător al fiecărui agent de vânzări,
  ex.:
  • MID01 Borderou incasari Agent 01;
  • MID02 Borderou incasari Agent 02
• jurnalul agentului se iniţializează cu suma încasată şi încă nedepusă de agent,
• chitanţele încasate de agent se importă în jurnalul corespunzător al agentului şi se înregistrează cu tipul de document MID ICH.
  Suma încasată va fi transferată în casă printr-un document de plată în jurnalul agentului (MID PINC) şi respectiv un document de încasare în jurnalul de casă (MICL IALT).

• soldul jurnalului unui agent reprezintă suma încasată şi încă nedepusă în casă.

  Încasarile agenţilor se înregistreaza pe contul 581.6, dezvoltat pe analitice pentru fiecare agent.
  Depunerea sumelor încasate de agent în casă se înregistreaza prin contul 581.7.

  Contabilizarea încasărilor efectuate de agenţi:

  • încasare agent de la client:

         586.6.aa    4111.1.ccc     - se înregistrează prin ICH în
                                      jurnalul MIDaa,

• depunere sume încasate de agent în casă:

         586.7       586.6.aa       - se înregistrează prin PINC în
                                      jurnalul MIDaa,
         5311        586.7          - se înregistrează prin ICH în
                                      jurnalul MICL

În formulele de mai sus analiticul „aa“ reprezintă codul agentului.
Pentru înregistrarea tranzacţiilor folosiţi tipurile de documentele livrate în pachet.
Tipurile de documente se instaleaza prin executarea fazei:
Adăugare tipuri de documente noi: MID ICH si MID PINC