Aplicaţia este astfel concepută, încât operaţiile cu imobilizări se execută în fiecare lună când acestea au loc, iar înregistrările contabile rezultate se introduc în contabilitatea firmei.

Perioade

Pentru fiecare perioadă a exerciţiului financiar se defineşte o lună în meniul Perioade. Aici se pot adăuga noi perioade introducând anul din 4 caractere şi apoi luna cu 2 caractere, separate de punct. De exemplu: 2017.09 pentru septembrie 2017 ş.a.m.d.

Tot aici se regăseşte în col. IPC% indicele preţurilor de consum. Acesta trebuie actualizat după metoda descrisă în cap.1.2.2., dacă se doreşte o reevaluare pe bază de indici (posibil numai în baza de date din decembrie).

Iniţializare perioadă

Din acest meniu se realizează trecerea la lună nouă după parcurgerea ferestrelor de interogare şi îndeplinirea condiţiilor cerute.

Iniţializarea unei noi perioade trebuie precedată de următorii paşi:

1. închiderea perioadei anterioare,
2. executarea copiilor de arhivă,
3. listarea tuturor documentelor de care este nevoie pentru perioada care va fi încheiată,
4. importul înregistrărilor contabile în hCONT,
5. adăugarea lunii următoare în Perioade (dacă e cazul).

Se regăseşte în meniul principal Cataloage. Conform Ordinului privind documentele financia-contabile, el serveşte ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în unitate, în vederea identificării lor, prin înregistrarea cronologică a mijloacelor fixe intrate în unitate.

Mod de utilizare:

• cu datele din hIMOB - în Fise imobilizari lansaţi: Preluare din Imobilizari, iar după aceea în Registru nr.inventar lansaţi: (Preluare din Fise imobiliz.) pentru a prelua numerele de inventar şi datele din Fişe imobilizări.
• cu date mai vechi - dacă firma a realizat operaţii şi înainte de implementarea hIOMB şi se doreşte realizarea unui registru complet, se pot înscrie manual numerele de inventar şi denumirile imobilizărilor ieşite înainte prima lună din evidenţa fişei. Acestea vor fi marcate cu „M“ în coloana M (introduse manual). Ele trebuie introduse ca ieşite dacă nu mai există în Imobilizări.

În exploatarea curentă:

• dacă se doreşte listarea registrului, se lansează mai întâi operaţia Preluare din luna curentă. Astfel se vor prelua intrările noi şi datele actuale din Imobilizări.
• la trecerea la lună nouă datele se preiau automat din Imobilizări.
• Dacă numerotarea are alte secvenţe în funcţie de tip imobilizare, înainte de listare se poate selecta tipul de imobilizare.
  De exemplu, se pot lista două registre:
  • tip imobilizare=I - imobilizări,
  • tip imobilizare=O - obiecte de inventar în folosinţă.

Lista de inventariere

Lista are formatul prevăzut de reglementarea privind formularele financiar-contabile şi recomandat de normele de inventariere.

Dacă se doreşte listarea inventarului, se lansează mai întâi operaţia Preluare din luna curentă. Astfel se vor prelua datele actuale din Imobilizări.
Situaţia se generează presupunând, că:

• cantitatea scriptică este egală cu cantitatea faptică.
  Diferenţele constate se introduc utilizând fereastra Existente şi Modif./Date inventariere, dar doar cu scopul listării imediate şi nu vor fi păstrate sau aplicate pe Imobilizări.
• cantitatea la fiecare imobilizare este 1 BUC. Formula de calcul se poate adapta dacă este necesar.

În funcţie de normele interne de inventariere, Lista de inventariere se poate executa:

• selectând fiecare Tip imobilizare în parte, pentru a se putea completa pe urmă registrul inventar pe conturi,
• selectând doar I-imobilizări sau O-obiecte de inventar,
• alegând varianta din formele de mai jos:
  1. Lista inventariere/formular:
     listă tip formular precompletat de calculator doar cu valori scriptice,
  2. Lista inventariere/toate:
     listă integrală completată inclusiv cu valori efective,
     listată după introducerea diferenţelor constate.
  3. Lista inventariere/toate, listată electronic,
     Lista inventariere/diferente şi Centr.inventariere, listate pe hârtie:
     listă care conţine poziţiile cu diferenţe şi
     centralizator pentru completarea registrului inventar.

Datele pot fi exportate şi în Excel, în prezenţa componentei.

Catalogul Secţii trebuie completat în momentul implementării cu structura organizatorică existentă în unitate, dar în sensul prezentei aplicaţii secţia înseamnă de fapt locul de regăsire al imobilizării. Astfel, la introducerea unei imobilizări trebuie specificat, în care subunitate, secţie, compartiment, depozit, localitate etc. se află. Structura catalogului va fi deci mai complexă decât structura organizatorică a unităţii, astfel încât să satisfacă nevoia de informaţii.

În cazul în care există imobilizări date în locaţie de gestiune, închiriate, luate în leasing financiar, concesionate, pentru acestea se vor crea una sau mai multe secţii, al căror cod se recomandă să înceapă cu litera I. Acestea se amortizează în continuare de către proprietarul lor, deci se vor introduce cu câmpul Regim de amortizare vid (Fără amortizare).

În aplicaţie nu se introduc imobilizările luate cu chirie, a căror evidenţă se ţine în afara bilanţului.

Dacă unele imobilizări fac obiectul unui contract de asociere în participaţie, înregistrările rezultate se vor storna de pe contul 6811 şi se vor trece în debitul contului 458 (în programul de contabilitate).

În aplicaţie a fost introdus Catalogul privind duratele normale de funcţionare şi clasificarea mijloacelor fixe, aprobat cu HG 2139/2004, actualizat.

Durata normală de funcţionare este completată la codurile unde se află ultimul nivel din cadrul subclasei respective. Coloana tip se poate completa cu codurile:

• L - amortizare liniară - catalogul poate să fie completat cu L la poziţiile unde legislaţie prevede, că este obligatorie amortizarea liniară.
• M - amortizare manuală
• B - se pot marca mijloacele fixe de bază după obiectul de activitate al firmei

În cazul în care utilizatorul doreşte să amortizeze după un alt regim o anumită categorie, aceasta se poate marca cu M.

La introducerea imobilizării se pot face căutări după grupuri de litere din numele imobilizării pentru o regăsire mai rapidă:

Faţă de Catalogul oficial, fişierul mai conţine coduri care încep cu:

• N pentru imobilizări necorporale,
• T pentru terenuri,
• O pentru obiectele de inventar,

Verificaţi/modificaţi dacă este cazul duratele pentru terenuri (T), imobilizarile necorporale (N) şi obiecte de inventar în folosinţă (O). Limitele minime şi maxime trebuie să fie conforme cu legislaţia, iar durata din catalog trebuie stabilită între aceste limite, pe baza politicii contabile din societate.

Pentru mijloace fixe Catalogul prevede un interval (plajă) de ani pentru durate normale de funcţionare, existând astfel posibilitatea de a alege durata normală efectivă în cadrul acestuia.

Societatea poate opta pentru aceeaşi valoare pentru toate mijlocele fixe din cadrul unei subclase, familii. Această valoare, numită în continuare durată de catalog, se poate stabili automat prin alegerea valorii minime, medii, vechi (cf. HG 964/98 - dacă se încadrează) sau maxime din cadrul intervalelor cu operaţia Stabilire durată fiscală.

La implementare, în Clasificare imobilizări/Operaţii apare Stabilire durată fiscală. Dacă se alege executarea operaţiei, apare o fereastră de interogare:
Alegeti durata fiscala pentru imobilizari:

• Minim: d.fiscala = d.minima,
• Medie: d.fiscala = (d.minima+d.maxima)/2
• Veche: d.fiscala =
  • d.veche, daca d.veche este in interval
  • d.minima, daca d.veche<d.minima
  • d.maxima, daca d.veche>d.maxima
  • (d.minima+d.maxima)/2, daca pozitie noua
• Maxim: d.fiscala = d.maxima

                         Minim  Medie  Veche  Maxim

Optaţi pentru una din variantele de pe ultimul rând, care se apropie cel mai bine de varianta utilizată. Verificaţi duratele rezultate. Dacă este necesar, la anumite poziţii, această valoare se poate modifica şi manual. Durata normală de catalog este afişată pe fereastra de fişier şi de ajutor (col. DUF). Odată stabilită, această valoare va fi şi durata de amortizare fiscală.

Cu ocazia introducerii imobilizărilor în baza de date, apăsând tasta F1 va apare Catalogul într-o fereastră de ajutor, de unde se va prelua codul şi denumirea subclasei de care aparţine, precum şi durata normală de catalog. Durata preluată se poate modifica în cadrul intervalului dat de Clasificaţie.

În acest fişier este descris sistemul de conturi utilizat la contarea operaţiilor din hIMOB.

Conturile diferă în funcţie de Tip imobilizare şi Subgrupă. În forma livrată sunt evidenţiate şi analitice pentru mijloace fixe propriu-zise şi pentru mijloace fixe de natura obiectelor de inventar. Dacă este necesar, se poate adapta ca conturile să difere şi în funcţie de secţie etc.

Sunt date şi conturile în care se poate contabiliza reevaluarea.

Subgrupa „2.05 - Alte … neregasite in cadrul grupei 2“ nu are corespondent în funcţii de conturi. Dacă este posibil, în locul lui 2.05, utilizaţi poziţiile de tip „Altele …“ de la sfârşitul subgrupelor 2.01-04.

Catalogul Constante şi funcţii este utilizat în diverse situaţii pentru a stoca o serie de informaţii relativ stabile în timp, dar modificabile, utilizate pentru efectuarea calculelor.

• VAL-MF - valoarea de intrare minimă a mijloacelor fixe, conform reglementării în vigoare.
• DUR-MF-OBINV - se specifică, în câte luni se vor amortiza mijloacele fixe de natura obiectelor de inventar

Dacă există în evidenţă mijloace fixe a căror valoare este mai mică decât cea stabilită prin VAL-MF şi dacă în Imobilizări se lansează operaţia Transf. mifix;>mifix obinv, toate mijloacele fixe aflate în evidenţă sub această valoare de intrare se vor transforma în mijloace fixe de natura obiectelor de inventar, modificând-se şi contarea lor analitică (de pe analiticul 1 se vor muta pe analiticul 2). Durata în care aceste mijloace fixe se vor amortiza este dată de în luni în constanta DUR-MF-OBINV.

• PER-INC-EVID - se specifică prima perioadă de evidenţă din Fişe.

Pentru a şterge din Fişe imobilizări datele mai vechi de < PER-INC-EVID se lansează operaţia Stergere inregistrari din Fişe.

• TVA-COTA - se poate preciza cota TVA standard cu care intră de regulă imobilizările. La modificarea cotei standard trebuie adăugat un rând, deoarece pe baza acestei cote se va calcula automat TVA-ul dedus la intrare. Dacă intrarea este cu o cotă diferită de cea standard, se modifică manual TVA-ul calculat.

Dicţionarul se regăseşte în meniul principal Configurare. În varianta livrată cuprinde o listă a unor caracteristici, dintre care amintim:

• ajustare-tip (pt. Evidenţă TVA)
  • Inregistrare intrare/moderniz. 1
  • Inregistrare ajustare 2
• mijloc fix/obiect de inventar
  • „ „ = Necorporal, teren, obiect de inventar
  • 1 = mijloc fix
  • 2 = mijloc fix de natura obiectelor de inventar
• provenienţa - se utilizează în cazul imobilizărilor primite ca subvenţie
  • “ „ = nu este din subvenţie/donaţie
  • SD = provenienţa-subvenţie/donaţie
• NOT-TIP - tipuri de notiţe
• regimul de amortizare
  • “ „ = nu se amortizează
  • M = amortizare manuală - adică calculată de utilizator
  • L = amortizare liniară
• stare imobilizare
  • A = amortizată în folosinţă
  • E = imobilizare ieşită din patrimoniu
• tip articol
  • IN = imobilizări necorporale
  • IT = terenuri
  • IF = mijloace fixe
  • II = investiţii imobiliare
  • IE = active de explorare
  • IB = active biologice
  • O = obiecte de inventar
• tip poziţie (în Catalog)
  • B = mijloc fix de bază
  • L = obligatoriu amortizare liniară
  • M = amortizare manuală
• tip reevaluare
  • I - pe baza IPC
  • N - la valoare netă

Coloana Termen cuprinde codul sau prescurtarea sub care acestea vor apare pe ecran, iar coloana Denumire dă explicaţia lor.
Dicţionarul este util la completarea diverselor rubrici din fişierul Imobilizări, prin faptul că în fereastra de ajutor de la rubrica corespunzătoare va apare lista termenilor cu care poate fi completată rubrica respectivă (tasta F1).

Modificarea Dicţionarului este permisă doar pentru producător sau distribuitor, în cazul procesului de personalizare a aplicaţiei.

În meniul din Iniţializare/Notiţe se pot introduce de către utilizator sau distribuitor o serie de informaţii utile, de reţinut, corecţii de făcut, personalizări etc. Notiţele se pot accesa de oriunde din program cu tasta Ctrl F1.

Tipul - se pot defini mai multe, la livrare sunt date câteva tipuri predefinite, cum ar fi:

• ! - Atenţie/scadenţar/de făcut
• !H - Observaţii pentru HAMOR Soft - utilizatorul poate să lase observaţii pentru distribuitor
• DOC - Documentaţie - distribuitorul poate să descrie implementările particulare efectuate pentru utilizator
• LUC - Lucrare - distribuitorul poate să ţină evidenţa lucrărilor efectuate
• NOT - Notiţă - descrierea unor situatii particulare rezolvate etc.
• UPG - Upgrade - se generează prin procedura de upgrade un fişier log cu diverse evenimente/atenţionări, acesta se va insera aici. Upgradeul mai poate insera şi atenţionări.

Operațiile disponibile pentru o înregistrare se pot apela cu F10:

• Vizualizare cu editor extern
• Modificare cu editor extern
• Accesare anexe - se deschide un catalog în care se pot trage cu drag&drop sau copy&paste diverse fişiere la notiţa respectivă.