Reglementări

1.) Ordinul 3103/24.11.2017 privind aprobarea Reglementarilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial (MO 984/12.12.2017)

2) Ordinul 1243/05.02.2018 privind completarea unor reglementări contabile (MO 120/07.02.2018)

Prezentul upgrade poate fi aplicat pe baze de date hCONT V5.0B, aflate în luna ianuarie 2018 sau pe baze de date de referinţă şi serveşte la transpunerea soldurilor de la începutul anului în noul plan de conturi aplicabil de la 1 ianuarie 2018.

Soldurile de la 01.01.2018 vor fi traduse cu ajutorul utilitarului hCONTU, copiat în mediul HAMOR după instalarea pachetului. Utilitarul operează cu o bază de date de manevră organizată în catalogul CNTU.

În CNTU la alias „c“ trebuie să existe un catalog oarecare, altfel porneşte varianta de hCONTU obişnuită, nu cea de transpunere!

Transpunerea conturilor se execută numai pentru planul de conturi şi soldurile de început de an. Planul de conturi şi balanta din baza de date hCONT vor fi suprascrise şi vor conţine conturile recodificate cu soldurile preluate. Conturile analitice de asemenea vor fi preluate şi recodificate conform noului plan de conturi.

Conturile din înregistrările contabile introduse pentru luna ianuarie NU vor fi transpuse! Ca urmare, se recomandă să nu introduceţi înregistrări pentru anul 2018 în hCONT, dar nu este o condiţie pentru rularea upgradeului.

Pentru lansarea utilitarului accesaţi opţiunea Baze de date curente din hMENU, alegeţi baza de date CNTU şi lansaţi utilitarul hCONTU. Utilitarul poate fi lansat şi manual prin comanda:

c:\HCONT> hCONTU CNTU - sub Windows, sau
./HCONTU CNTU         - sub Linux

În cadrul procedurii de transpunere datele din baza de date hCONT vor fi copiate în baza de date de manevră CNTU, se traduc conturile şi se rescriu soldurile conturilor noi în baza de date originală, împreună cu analiticele existente la 01.01.2018 în vechiul plan de conturi utilizat.

Pentru executarea operaţiei de upgrade se parcurg următoarele etape:

• hUTIL: salvarea bazei de date hCONT din ianuarie 2018
• hCONTU: conectarea cu baza de date hCONT pe care dorim s-o traducem,
  • revizuirea Dicționarului de transpunere,
  • extragerea notelor de transpunere şi verificarea/ajustarea rezultatului obţinut,
  • verificarea soldurilor,
  • transfer în baza de date hCONT,
• hCONT: Încărcare, listare Balanţa sintetică, verificare solduri, revizuire tipuri de balanţă, tipuri de fişe, nivel carte mare.

Aceste etape vor fi prezentate mai jos detaliat.

luna curentă a bazei de date pentru care urmează să fie traduse soldurile, trebuie să fie Ianuarie 2018.

Pentru efectuarea traducerii urmăriţi paşii:

Este necesar să conectaţi baza de date CNTU pe rând la toate bazele de date hCONT pentru care executaţi transpunerea soldurilor. La livrare CNTU nu este conectat.

Înainte de upgrade arhivaţi în mod obligatoriu baza de date din decembrie 2017 şi copiaţi-o într-o bază de date separată. Exemple:

• DBF.17 - datele contabilităţii pentru anul 2017,

  • DBF_01.18 - ianuarie 2018.

hCONT trebuie să fie în luna ianuarie, este recomandat ca soldurile să fie definitivate. În hCONTU/Conectare lansaţi Conectare cu hCONT, cu F1 selectaţi baza de date sursă şi apăsaţi CTRL Enter sau butonul Alegepentru introducerea căii către baza de date.

Conectarea nu trebuie refăcută la fiecare intrare în programul hCONTU, ci doar când se schimbă baza de date (dacă sunt mai multe).

Dacă se execută o reconectare, chiar la aceeaşi bază de date, notele de transpunere se şterg.

Tip modificare

În Transpunere/Dicţionar transp. sunt descrise formulele pentru traducerea soldurilor. În dicționarul de transpunere, în ultima coloană, T apare tipul modificării pentru fiecare cont în parte, cu tasta F1:

Introducând pe rând aceste filtre în coloana T, se poate studia dicționarul de transpunere.

D - Denumire modificată - de regulă, conținutul acestor conturi nu s-a modificat, însă s-a modificat denumirea acestora.

N - Cont nou fără corespondent - aceste conturi se introduc pentru prima dată şi încă nu există alte conturi al căror conţinut să fie preluat în acestea. Col. Cont vechi, respectiv Titlu vechi sunt vide pentru acestea şi în Observaţii scrie „nou!“

C - Cont nou cu corespondent - în cazul acestora coloanele Cont vechi şi Titlu vechi vor fi completate. Cu Vizualizare se pot urmări corespondenţele. În câmpul „alte conturi“ se pot înscrie observaţii. La conturile nou introduse s-a înscris de exemplu „nou!“. Noile conturi nu au sold la începutul anului.

X - Cont desfiinţat - aceste conturi nu se mai folosesc, se desființează complet. Pentru acestea, în col. Cont nou scrie „X“ şi în Titlu nou apare „Cont desfiinţat“. Contul „X“ este un cont fictiv, eventualele sume din acest cont nu se vor prelua în balanţa transpusă. Verificaţi dacă în contul „X“ apar sume în Note de transpunere şi defalcaţi manual (de ex. prin stornare) suma în alte conturi după conţinut.

Contul 233 este desfiinţat, deci imobilizările necorporale în curs, respectiv ajustarea lor de valoare din ct.2933 sunt transpuse în ct.1176, dar pot fi transpuse şi în ct.20x dacă se pot considera active. Modificaţi formulele 2331=1176.01, 2332=1176.02, dacă este cazul.

Transpunerea conturilor analitice

Conturile analitice existente în vechea bază de date se vor prelua, ele vor fi mutate pe noul cont.

La intrarea în Dicţionar, se observă un şir de operaţii, pe care le puteţi utiliza dacă doriţi traduceri diferite faţă de varianta livrată. Operaţiile au următoarea semnificaţie:

• Restaurare var.HAMOR cu analit - restaurează pachetul Plan de conturi nou şi Dicţionar transpunere din varianta livrată. Acesta conţine conturile din Ordinul 3103/17, completate cu analiticele HAMOR Soft. Recomandăm această variantă, deoarece programele noastre utilizează acest plan de conturi. Dacă utilizatorul are analitice suplimentare, acestea se vor prelua. Atenţie, chiar dacă semnificaţia unui analitic nu este aceeaşi, se va traduce cu denumirea din planul de conturi livrat! Utilizaţi operaţia numai dacă doriţi să reveniţi la varianta livrată, după mai multe modificări care nu mai sunt coerente.
• Restaurare var.Ord.3103/17 - apare un plan de conturi şi un dicţionar de transpunere în care nu există analitice. La utilizarea acestei variante, se vor prelua automat conturile analitice existente în hCONT-ul utilizatorului.
• Salvare var.proprie - dacă utilizatorul doreşte o transpunere care presupune şi reorganizarea contabilităţii sale şi face modificări faţă de varianta livrată în Planul de conturi nou şi în Dicționarul de transpunere, aceste modificări se pot salva ca variantă proprie.
• Restaurare var.proprie - restaurează varianta proprie de traducere salvată cu operaţia precedentă.

Cu ajutorul dicționarului de transpunere se pot realiza şi recodificări de analitice, de ex. dacă analiticul 5 al unui cont se doreşte să devină 4 din 2018, se pot introduce formule suplimentare, de ex.:

cccc.5  = cccc.4       (în loc de cccc desigur se înscrie simbolul concret al contului)

În acest caz însă trebuie înscrise corespondenţe pentru toate analiticele acelui cont!

Dacă nu utilizaţi analiticele HAMOR Soft (verificaţi de ex. contul 446), ajustaţi formulele de transpunere, de ex. dacă contul 446.03 este Impozit pe dividende în planul de conturi HAMOR Soft, iar în baza de date iniţială este Impozit pe clădiri, soldul se va traduce ca Impozit pe dividende! Căutaţi de ex. 446.27 care este Impozit pe dividende în baza de date iniţială şi modificaţi formula 446.03 = 446.03 în 446.27 = 446.27 etc.

Conturile fără sold

Chiar dacă în mod normal conturile din clasele 6, 7 şi 9 şi alte conturi nu au sold la început de an, s-au înscris formule şi pentru acestea, deoarece formulele indică şi noile conturi care vor fi utilizate în locul unor conturi din 2018, conform dicționarului din Ordinul 3103/177. De aceea, după efectuarea personalizărilor, recomandăm listarea Dicționarului, pentru a avea un material orientativ pentru conturile ce se vor utiliza în continuare.

Este important să se traducă TOATE conturile, chiar şi acelea care nu au sold sau cele care denumesc doar grupe sau clase de conturi, deoarece s-au modificat şi unele denumiri, iar noul Plan de conturi din hCONT va rezulta în urma acestei traduceri.

Fereastra Observaţii

Pe fereastra Observaţii apar numai acele conturi, la care traducerea trebuie revizuită de utilizator. Vor apare numai acele conturi, la care sunt înscrise observaţii. Observaţiile pot fi completate şi de utilizator.

La livrare, toate conturile vechi sunt traduse în perechea, considerăm cea mai potrivită după conţinut. Există situaţii, în care soldul unui cont poate fi defalcat în mai multe conturi, caz pe care l-am semnalat de exemplu astfel:

v394->n3941+n3945+n3946+n3947!

Semnificaţia simbolurilor este, că vechiul cont 394 se defalcă pe noile conturi 3941..3947. Noi în formulele din Dicţionar am înscris generic 394→ 3945, astfel tot soldul se va muta în ct.3945.

În cazul de mai sus pot exista opţiunile:

• contul vechi (v) 394 se traduce automat în contul nou 3945 (n) - varianta livrată
• dacă soldul trebuie defalcat între cele 2 conturi, acest lucru se poate realiza în Note de transpunere, când cunoaștem soldul efectiv - vezi la pct. d)

Corespondenţe multiple

Este interzis să se definească corespondenţe multiple, adică un sigur cont vechi să corespundă mai multor conturi noi. Invers se poate, adică mai multe conturi vechi pot intra în acelaşi cont nou.
De ex. dacă am înscrie:

394 = 3941
394 = 3945 

soldul din ct.394 vechi s-ar dubla în loc să fie defalcat între cele 2 conturi noi. Asemenea situaţii de defalcare de sume se rezolvă în Note de transpunere. Dacă însă am avut informaţii corecte în 2 conturi analitice, putem să modificăm formula astfel:

394.1 = 3941
394.2 = 3945 

După înscrierea formulelor este obligatorie lansarea operației Verificare corespondenţe duble şi ștergerea/corectarea eventualelor erori semnalate.

Export în Excel

În prezenţa opţiunii Excel, formulele de transpunere pot fi exportate în Excel cu operaţia aferentă.

c1) Pentru extragerea notelor de transpunere lansaţi:
Transpunere/Note de transpunere/Extragere şi calcul.

Nu are sens repetarea operaţiei de Extragere după ce datele au fost transferate în hCONT. Dacă este necesară o relansare a transferului, înlocuiţi baza de date hCONT cu cea salvată.

Sunt executate următoarele acţiuni:

• se extrag conturile din baza de date iniţială (indiferent dacă au sold sau nu),
• se preiau soldurile de început de an ale conturilor de ultimul nivel,
• se caută corespondenţa aferentă în dicţionar şi se generează nota de transpunere.

Sunt reţinute atât simbolurile vechi, cât şi cele obţinute prin traducere.
Datele obţinute pot fi vizualizate. La lansarea opţiunii sunt afişate toate conturile traduse, nu numai conturile care au avut sold.

c2) Lansaţi „operaţia“ Verif./ajustare note generate

Practic, apare doar o fereastră de ajutor, care descrie paşii recomandaţi în această etapă:

Rezolvaţi eventualele erori semnalate (vezi Fereastra de erori).

Verificaţi notele de transfer obţinute şi repetaţi unele operaţii de la pct.b) dacă este necesar:

• definiţi corespondenţe noi în dicţionar,
• adăugaţi conturi noi în planul de conturi, care în continuare pot fi referite în dicţionarul de transpunere.

Dacă aţi efectuat modificări, reluaţi operaţia de extragere în Note de transpunere.

În cazul în care un sold trebuie defalcat manual, în această fază se pot executa asemenea operaţii:

• cu Adăugare/Stornare se poate indica cu minus suma cu care se reduce soldul
• cu Adăugare se face un articol pentru aceeaşi sumă, indicând noul cont corespondent (vezi exemplul din imaginea de mai sus)

c3) Operaţia Cont nou are descendent ? verifică calitatea traducerii. Pentru toate conturile de ultimul nivel cu sold se verifică dacă există un descendent în Planul de conturi de referinţă, precum şi în notele de transfer. Prin verificare, pentru pozițiile incorect descrise se semnalează: Contul are descendent
Această situaţie se rezolvă fie prin modificarea dicţionarului de transpunere, fie prin modificarea manuală a notelor de transpunere.

Sunt depistate următoarele erori:

• Lipseşte corespondenţa - nu s-a găsit o poziţie corespunzătoare de traducere în dicţionar. Se testează numai pentru conturile cu sold de ultimul nivel.
• Lungime cont > 11 - simbolul contului obţinut prin traducere a depăşit limita de 11 caractere. În hCONT lungimea maximă admisă pentru simbolul unui cont este de 11 caractere.
• sss-cont inchis, -cont fără funcţie - sunt semnalate conturile închise şi fără funcţie. Nu se pot modifica aceste proprietăţi direct în CNTU. Dacă se impune acest lucru, modificaţi în hCONT şi reluaţi extragerea.
• Cont nou are descendent - testează dacă contul nou obţinut prin traducere are descendent în planul de conturi de referinţă.

După definitivare, listaţi una din liste.

Totalul calculat la sfârşitul listei trebuie să fie egal cu suma soldurilor conturilor de ultimul nivel din baza de date sursă. Reţineţi deci Total DB şi Total CR.

Menţionăm, că se poate întâmpla, ca Total DB să nu fie egal cu Total CR, de exemplu dacă au existat înregistrări în partidă simplă pe conturile în afara bilanţului (clasa 8) în corespondenţă cu contul ajutător 000, al cărui sold a fost modificat pe zero în Balanţa generală din hCONT înainte de transpunere. Pentru conturile din contabilitatea financiară egalitatea de regulă trebuie să existe!

Ataşaţi lista la contabilitatea lunii ianuarie, ca document care justifică modul de transpunere a soldurilor.

c4) Lansaţi meniul Transpunere/Verificare solduri, care va confrunta soldurile din baza de date iniţială cu cele din notele de transpunere.

Pentru confruntare cu baza de date iniţială mai puteţi executa şi paşii:

• lansaţi hCONT pentru baza de date iniţială,
• definiţi un nou tip de balanţă: U - Balanţa ultimul nivel,
• intraţi în Planul de conturi,
• selectaţi Fereastra/ Conturi deschise ultimul nivel,
• lansaţi: Modificare/ Conturi selectate,
• completaţi câmpul de introdus cu „U“ - codul noului tip de balanţă definită (dacă deja există o balanţă definită cu codul „U“, folosiţi un alt cod, inexistent în baza de date),
• din Situaţii/Balante listaţi Balanţa ultimul nivel şi notaţi total DB şi CR
• confruntaţi cu soldul obţinut în CNTU,
• dacă există diferenţe, căutaţi cauza acestora. Corectaţi eroarea şi reluaţi operaţiile.

Export în Excel

În prezenţa opţiunii Excel, notele de transpunere pot fi exportate cu operaţia aferentă.

d1) Prin Transpunere/Transfer în hCONT se transferă datele obţinute din hCONTU în baza de date pe care dorim s-o traducem

Prin transfer, soldurile de la începutul anului şi planul de conturi din hCONT vor fi suprascrise! Operaţia de transfer poate fi repetată ori de câte ori este necesar, dar după transferul datelor o nouă operaţie de extragere nu mai este posibilă, de fapt nu mai are sens. Dacă Notele de transpunere nu au fost încă transferate, operaţia de Extragere şi calcul poate fi reluată.

Înainte de executarea operaţiei de transfer, asiguraţi-vă că există o copie de siguranţă a bazei de date !

La executarea operaţiei Transfer în hCONT, dacă şi alte programe utilizează acelaşi plan de conturi (hMARFA, hIMOB, hSALAR etc.), acestea trebuie să fie închise.

Executaţi această fază numai după ce aţi rezolvat erorile din fazele anterioare.
Planul de conturi vechi, soldurile iniţiale ale balanţei din baza de date hCONT vor fi înlocuite cu datele transpuse.

Există două variante de transpunere a Planului de conturi:

• Nou - Tip fişă şi tip balanţă se preia din Planul de conturi de referinţă.
  Pentru conturile analitice care nu figurează în Planul de conturi de referinţă câmpurile tip fişe şi tip balanţe nu vor fi completate!
  Este recomandat să utilizaţi această variantă, dacă tipurile de fişe şi balanţe din baza de date originală nu sunt corect stabilite şi se impune revizuirea lor.
• Vechi - Tip fişă şi tip balanţă se preiau din Planul de conturi vechi. În această variantă vor fi păstrate tipurile de fişe şi balanţe din Planul de conturi original. Este recomandat să utilizaţi această variantă dacă tipurile de balanţe şi fişe sunt corect stabilite în baza de date originală şi în principiu nu este necesar să fie revizuite. Se poate întâmpla, ca după acest mod de transpunere, la listarea balanței sintetice să fie semnalate câteva incoerenţe, care provin din mutarea conturilor. Introduceţi în Plan de conturi tip balanţă „*“ pentru conturile sintetice care apar în fişierul log ca incoerente!

La preluare Tip fişă şi Tip balanţă recomandăm să răspundeți:

• Nou - dacă setările s-au distorsionat în timp şi doriţi o restabilire a conținutului balanțelor.
• Vechi - dacă aţi avut setări, balanţe personalizate care au funcţionat bine, listele au fost cele corecte

Înainte de finalizarea transferului, dacă există înregistrări pentru ianuarie 2018, apare o fereastră de atenţionare:

În toate cazurile, Planul de conturi generat va fi completat cu conturile descendente rezultate prin operaţia de traducere.

d2) Operaţii în hCONT

Coerenţa balanței sintetice

Pentru verificarea rezultatului obţinut, lansaţi obligatoriu operaţia Încărcare în hCONT şi listaţi cel puţin pe ecran o balanţă sintetică. La listare se va semnala dacă:

**Total DB #  Total CR** - reverificaţi formulele de transpunere

Pentru verificarea coerenţei balanțelor, verificaţi dacă În tipuri de balanţe, pentru Balanţa sintetică este introdus:

Verificare coerenta tip balanta : n

Înseamnă, că la lansarea balanței sintetice, se semnalează dacă toate conturile de acelaşi nivel au fost ataşate la balanţa respectivă. Dacă preluăm Tip balanţă „Vechi“, unele conturi noi nu au existat, deci nu se va ataşa un Tip balanţă corect. De exemplu, poate să apară:

Incoerenţe:
  105.01
  105.02

În exemplul de mai sus, la ct. sintetic 105 trebuie să adăugăm Tip balanţă S în Plan de conturi.

Prin parcurgerea Planului de conturi revizuiţi Tip fişe, Tip balanţă şi nivelul Carte mare (*). Dacă Tip fişe şi Tip balanţă au fost preluate din Planul de conturi nou, verificaţi dacă sunt definite şi în baza de date hCONT transpusă.

Listaţi noua Balanţă sintetică şi verificaţi dacă:

• Total sold început debitor = Total sold început creditor.
• în general şi total sold început din balanţa sintetică nouă = Total sold început din balanţa sintetică veche. Dacă nu sunt egale, verificaţi egalitatea cu balanţa ultimul nivel (U).

Cel mai simplu mod de confruntare a egalităţii soldurilor:

• în hCONT, Plan de conturi, fereastra Conturi deschise ultimul nivel introduceți tip balanţă U la toate conturile afişate, listaţi balanţa tip U şi notaţi total sold început an (total debit = total credit)
• în CNTU lansaţi Transfer în hCONT
• Încarcare în hCONT
• în noul Plan de conturi, în Conturi deschise ultimul nivel reintroduceți tip balanţa U.
• listaţi din nou balanţa tip U, soldul total trebuie să fie identic cu cel de dinaintea transpunerii.

Articolele contabile deja introduse

În cazul în care aţi introdus deja înregistrări contabile pentru luna ianuarie, acestea se pot păstra. Prin operaţia de Încărcare în hCONT veţi putea depista eventualele conturi care şi-au transferat conţinutul în alte conturi (numai dacă sunt avertizări de genul: „… cont inexistent sau închis!“). Puteţi reface manual articolele contabile în cauză. Formulele şi valorile se vor păstra, va trebui numai să înlocuiţi cu Modificare conturile care nu mai corespund.

d3) Documente de închidere venituri şi cheltuieli

Dacă se preia Tip balanţă nou, în Plan de conturi vor exista printre altele şi balanțele:

• 1 Impozit
• 2 Venituri din exploatare
• 3 Cheltuieli de exploatare
• 4 Venituri din activitati fara scop patrimonial
• 6 Venituri cu destinatie speciala

Acestea se utilizează pentru închiderea automată a conturilor la sfârșitul lunii. Trebuie introduse şi tipurile de documente de închidere cu formulă:

Pe baza acestor formule, toate conturile de cheltuieli se vor închide pe seama rezultatului din exploatare. Planul de conturi din Ordin introduce conturi distincte numai pe partea de venituri. Dacă există evidenţă analitică distinctă pentru cheltuieli aferente activităților fără scop patrimonial şi cu destinaţie specială, se mai definesc tipurile de balanţe:

• 5 Cheltuieli pentru activităţi fără scop patrimonial
• 7 Cheltuieli aferente veniturilor cu destinaţie specială

În Plan de conturi se introduc la aceste tipuri de balanţe la conturile analitice corespunzătoare. În acest caz, se mai definesc documentele:

După Încărcare se adaugă aceste note contabile şi după o nouă Încărcare, conturile din clasa 6 şi 7 trebuie să aibă sold zero.