Prezentul upgrade poate fi aplicat pe baze de date hCONT V4.3E, aflate în luna ianuarie 2015 sau pe baze de date de referinţă şi serveşte la transpunerea soldurilor de la începutul anului în noul plan de conturi aplicabil de la 1 ianuarie 2015.

hCONT V5.0 este prima versiune de platformă comună Windows şi Linux.

Reglementări

1.) OUG 79/10.12.2014 privind modificarea şi completarea Legii contabilităţii nr. 82/1991 (MO 902/11.12.2014)

2.) Ordinul 1802/29.12.2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situațiile financiare anuale consolidate (MO 963/30.12.2014)

Modificările legislative prezentate mai jos, precum şi normele contabile se aplică de la 1 ianuarie 2015. Prevederile referitoare la întocmirea situaţiilor financiare se aplică numai pentru situațiile financiare care se vor realiza pentru anul 2015!

OUG 79/14 (1.) aduce o serie de noutăţi, din care le prezentăm pe scurt pe cele mai importante:

• persoanele fizice care desfăşoară activităţi în scopul realizării de venituri pot să conducă opţional contabilitatea pe baza regulilor contabilităţii în partidă dublă - art.1 (5)
• exerciţiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic pentru sucursalele cu sediul în România, care aparţin unei persoane juridice cu sediul în străinătate, precum şi pentru persoanele juridice cu sediul în România - art.27 (3). Persoanele juridice cu sediul în România trebuie să anunţe în scris organele fiscale cu 30 de zile înainte de începerea exercițiului financiar ales. Persoanele nou-înfiinţate depun înştiinţarea respectivă în termen de 30 de zile calendaristice de la data înfiinţării.
• dacă situaţiile financiare anuale ale societăţii-mamă sunt prezentate în vederea aprobării odată cu situaţiile financiare anuale consolidate, iar societatea-mamă are obligaţia de auditare, cele două rapoarte de audit pot fi prezentate sub forma unui singur raport - art.29 (3)
• atunci când societatea are obligaţia să întocmească un raport consolidat al administratorilor, pe lângă raportul administratorilor întocmit pentru situaţiile financiare anuale ale societăţii-mamă, cele două rapoarte pot fi prezentate sub forma unui singur raport - art.33 (2)
• se definesc persoanele juridice de interes public, care pot fi printre altele (art.34 (2)):
  • societăţile ale căror valori mobiliare sunt admise la tranzacţionare pe o piaţă reglementată;
  • instituţiile de credit;
  • instituţiile financiare nebancare,
  • societăţile de asigurare, asigurare-reasigurare şi de reasigurare;
  • societăţile/companiile naţionale;
  • societăţile cu capital integral sau majoritar de stat;
  • regiile autonome etc.
• se interzice depunerea mai multor seturi de situaţii financiare anuale pentru acelaşi exerciţiu financiar.
• erorile constatate după depunerea situaţiilor financiare anuale se corectează la data constatării lor.

De la 1 ianuarie 2015 se aplică Ordinul 1802/14 (2.), care abrogă:

• Ordinul 3055/09 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene

  • Ordinul 2239/11 referitor la sistemul simplificat de contabilitate (introdus pentru firmele cu cifra de afaceri sub 35.000 euro).

Dimensiunea firmelor pentru tipul de situaţii financiare s-a redefinit, la depăşire se iau în considerare cel puţin 2 criterii din cele de mai jos. Categoria se schimbă numai dacă în 2 exerciții financiare consecutive entitatea depășește sau încetează să depășească criteriile de mărime.

Pentru calculul pragurilor se utilizează cursul de schimb valutar publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la data de 19 iulie 2013, adică 4,4338 lei/euro.

Ataşat se poate urmări situaţia comparativă a Planurilor de conturi aplicabile în 2014 şi 2015.

Planul de conturi se modifică substanţial din 2015, se introduc o serie de conturi noi, altele se desființează complet, iar o mulţime de conturi se redenumesc sau se mută în cadrul planului de conturi. În Ordinul 1802/14 (2.) sunt prevăzute şi normele de funcţionare a conturilor.

Noul act normativ trebuie studiat în detaliu, aici amintim doar câteva din cele mai importante noutăţi.

ct. 1175 - Surplusul din reevaluare

109. (1) Surplusul din reevaluare inclus în rezerva din reevaluare este capitalizat prin transferul direct în rezultatul reportat (contul 1175 „Rezultatul reportat reprezentând surplusul realizat din rezerve din reevaluare”), atunci când acest surplus reprezintă un câștig realizat.

(2) … câștigul se consideră realizat la scoaterea din evidență a activului pentru care s-a constituit rezerva din reevaluare. Cu toate acestea, o parte din câștig poate fi realizat pe măsură ce activul este folosit de entitate. În acest caz, valoarea rezervei transferate este diferența dintre amortizarea calculată pe baza valorii contabile reevaluate și valoarea amortizării calculate pe baza costului inițial al activului.

(3) La aplicarea pentru prima dată a prezentelor reglementări, soldul contului 1065 „Rezerve reprezentând surplusul realizat din rezerve din reevaluare” se transferă asupra contului 1175 „Rezultatul reportat reprezentând surplusul realizat din rezerve din reevaluare”.

111. … (3) Sumele reprezentând diferențe de natura veniturilor și cheltuielilor rezultate din reevaluare trebuie prezentate separat în contul de profit și pierdere (contul 755 „Venituri din reevaluarea imobilizărilor corporale”, respectiv contul 655 „Cheltuieli din reevaluarea imobilizărilor corporale”, după caz).

ct. 1517 - Provizioane pentru terminarea contractului de muncă

2.) 383. — (1) Provizioanele pentru terminarea contractului de muncă se constituie pentru obligațiile asumate de entitate în relație cu angajații, pentru terminarea contractului de muncă, de exemplu, obligații rezultate din contractul colectiv de muncă, de a plăti o sumă în corelare cu numărul de ani lucrați în entitate.

(2) Aceste provizioane se recunosc atunci când există certitudinea achitării lor într-o perioadă previzibilă de timp.

Imobilizări necorporale în curs

Această categorie nu se mai urmăreşte, cf. pct.175, soldul contului 233 „Imobilizări necorporale în curs de execuție” se transferă fie asupra contului 1176 „Rezultatul reportat provenit din trecerea la aplicarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene”, fie în contul 203 „Cheltuieli de dezvoltare” sau contul 208 „Alte imobilizări necorporale”, în funcție de stadiul realizării proiectului și de modul de îndeplinire a condițiilor de recunoaștere a acestuia ca activ.

Imobilizări corporale

Se introduc noi categorii:

• 215 Investitii imobiliare
• 216 Active corporale de explorare, evaluare resurse minerale
• 217 Active biologice productive

a) Investiții imobiliare

Cf. pct.197 (1) din Ordinul 1802/14 (2.), investiţia imobiliară este proprietatea (un teren sau o clădire — ori o parte a unei clădiri — sau ambele) deținută (de proprietar sau de locatar în baza unui contract de leasing financiar) mai degrabă pentru a obține venituri din chirii sau pentru creșterea valorii capitalului, ori ambele, decât pentru:

• a fi utilizată în producerea sau furnizarea de bunuri sau servicii ori în scopuri administrative; sau
• a fi vândută pe parcursul desfășurării normale a activității.

Exemple de investiţii imobiliare din Ordin - pct.199:

• terenurile deținute, mai degrabă, în scopul creșterii pe termen lung a valorii capitalului, decât în scopul vânzării pe termen scurt, pe parcursul desfășurării normale a activității;
• terenurile deținute pentru o utilizare viitoare încă nedeterminată. În cazul în care o entitate nu a hotărât dacă va utiliza terenul fie ca pe o proprietate imobiliară utilizată de posesor, fie în scopul vânzării pe termen scurt în cursul desfășurării normale a activității, atunci terenul este considerat ca fiind deținut în scopul creșterii valorii capitalului;
• o clădire aflată în proprietatea entității (sau deținută de entitate în temeiul unui contract de leasing financiar) și închiriată în temeiul unuia sau mai multor contracte de leasing operațional;
• o clădire care este liberă, dar care este deținută pentru a fi închiriată în temeiul unuia sau mai multor contracte de leasing operațional;
• proprietățile imobiliare în curs de construire sau amenajare în scopul utilizării viitoare ca investiții imobiliare.

NU sunt investiţii imobiliare - pct.199 din Ordin:

• proprietățile imobiliare deținute pentru a fi vândute pe parcursul desfășurării normale a activității sau în procesul de construcție ori de amenajare în vederea unei astfel de vânzări, de exemplu, proprietățile imobiliare dobândite cu scopul exclusiv de a fi cedate ulterior, în viitorul apropiat, sau cu scopul de a fi amenajate și revândute. Acestea reprezintă, din punct de vedere contabil, stocuri;
• proprietățile imobiliare care sunt în curs de construire sau amenajare în numele unor terțe părți. Acestea reprezintă pentru entitate servicii în curs de execuție;
• proprietățile imobiliare utilizate de posesor, incluzând (printre altele) proprietățile deținute în scopul utilizării lor viitoare ca proprietăți imobiliare utilizate de posesor, proprietățile deținute în scopul amenajării viitoare și utilizării ulterioare ca proprietăți imobiliare utilizate de posesor, proprietățile utilizate de salariați (indiferent dacă aceștia plătesc sau nu chirie la cursul pieței) și proprietățile imobiliare utilizate de posesor care urmează a fi cedate.

b) Active corporale de explorare şi evaluarea resurselor minerale

Cf.pct.251, o parte din aceste active pot fi considerate necorporale (ex. drepturile de forare), utilizându-se noul cont 206.

2.) 246. — (1) Cheltuielile de explorare și evaluare a resurselor minerale sunt cheltuieli generate de entitate în legătură cu explorarea și evaluarea resurselor minerale, înainte ca fezabilitatea tehnică și viabilitatea comercială ale extracției resurselor minerale să fie demonstrate. Pentru a determina dacă aceste cheltuieli se recunosc ca imobilizări, o entitate ia în considerare gradul în care cheltuiala poate fi asociată cu descoperirea resurselor minerale.

(2) Explorarea și evaluarea resurselor minerale se referă la prospectarea resurselor minerale, inclusiv minereuri, petrol, gaze naturale și resurse similare neregenerative, după ce entitatea a obținut drepturile legale de a explora într-o anumită zonă, precum și la determinarea fezabilității tehnice și a viabilității comerciale ale extracției resurselor minerale.

247. — O entitate trebuie să stabilească o politică contabilă specificând ce cheltuieli sunt recunoscute drept active de explorare și evaluare și trebuie să aplice acea politică în mod consecvent … exemple de cheltuieli care ar putea fi incluse în evaluarea inițială a activelor de explorare și evaluare (lista nu este exhaustivă):

• a)

  achiziționarea drepturilor de a explora;

• b)

  studii topografice, geologice, geochimice și geofizice;

• c)

  foraje de explorare;

• d)

  săpături;

• e)

  eșantionare; și

• f)

  activități în legătură cu evaluarea fezabilității tehnice și a viabilității comerciale ale extracției unei resurse minerale.

c) Active biologice productive

Începând cu anul 2015 nu se mai utilizează categoria animale şi plantaţii. În cadrul imobilizărilor, acestea se înlocuiesc cu termenul active biologice productive.

2.) 207. … (2) Activele biologice productive sunt orice active, altele decât activele biologice de natura stocurilor; de exemplu, animalele de lapte, vița-de-vie, pomii fructiferi și copacii din care se obține lemn de foc, dar care nu sunt tăiați. Activele biologice productive nu sunt produse agricole ci, mai degrabă, sunt active autoregeneratoare.

208. — Un activ biologic este un animal viu sau o plantă vie. …

211. — Activele biologice sunt adesea atașate fizic de terenul pe care se află (de exemplu, copacii dintr-o plantație forestieră). Este posibil ca pentru activele biologice care sunt atașate de teren să nu existe o piață separată, dar să existe o piață activă pentru activele combinate, adică pentru activele biologice, terenul viran și amenajările acestuia, considerate ca un întreg.

Ajustarea valorii imobilizărilor

2.) 237. … (2) În conturile 6813 „Cheltuieli de exploatare privind ajustările pentru deprecierea imobilizărilor”, respectiv 7813 „Venituri din ajustări pentru deprecierea imobilizărilor” se evidențiază numai deprecierile aferente imobilizărilor corporale a căror evidență este efectuată la cost și nu la valoare reevaluată.

Stocuri

Se introduc conturi noi:

• 347 Produse agricole
• 361 Active biologice de natura stocurilor

a) Produse agricole

2.) 279. — (1) Produsele agricole sunt cele rezultate la momentul recoltării de la activele biologice ale entității, de exemplu, lână, copaci tăiați, bumbac, lapte, struguri, fructe culese etc.

(2) Dacă entitatea raportoare prelucrează produsele agricole, rezultă produse finite, de exemplu, fire, îmbrăcăminte, covoare, cherestea, brânză, zahăr, fructe prelucrate etc.

(3) Recolta reprezintă separarea produselor agricole de un activ biologic sau încetarea proceselor vitale ale unui activ biologic.

b) Active biologice de natura stocurilor

2.) 278. — (1) Activele biologice de natura stocurilor sunt acelea care urmează a fi recoltate ca produse agricole sau vândute ca active biologice.

(2) Exemple de active biologice de natura stocurilor sunt animalele destinate producției de carne, animalele deținute în vederea vânzării, peștii din fermele piscicole, culturile, cum ar fi cele de porumb și grâu, și copacii crescuți pentru cherestea.

Avansuri

Conturile de avansuri pentru imobilizări au fost mutate pe coduri noi:

• 4093 Avansuri acordate pt.imobilizari corporale
• 4094 Avansuri acordate pt.imobilizari necorporale

Cheltuieli

S-au introdus noi conturi de cheltuieli:

• 615 Cheltuieli cu pregatirea personalului

  • 6421 -Cheltuieli cu avantajele in natura acordate
  • 655 Cheltuieli din reevaluarea imobilizarilor corporale
  • 6586 -Chelt.reprez.transferuri si contrib.acte norm.sp
  • 6587 -Chelt.privind calamitatile si alte evenim.simil.
  • 6652 -Difer.nefavor.de curs-invest.neta entit.straina

S-a modificat codul unor conturi existente:

• 6422 -Cheltuieli cu tichetele acordate salariatilor
• 6651 -Difer.nefavor.de curs-elemente monetare in valuta etc.

Contul de cheltuieli extraordinare 671 se mută în 6587.

Venituri

Contul 701 se defalcă în conturi sintetice de gradul II:

• 7015 Venituri din vanzarea prod.finite
• 7017 Venituri din vanzarea prod.agricole
• 7018 Venituri din vanzarea activelor biologice de natura stocurilor

Alte conturi noi:

• 725 Venituri din productia de investitii imobiliare
• 755 Venituri din reevaluarea imobilizarilor corporale
• 7652 -Difer.favorabile de curs-investitie entit.straina

Contul 765 devine:

• 7651 -Difer.favorabile de curs-elemente monetare

Contul de venituri extraordinare 771 se mută în 7417.

Evaluarea elementelor în valută

Regulile privind reevaluarea soldurilor în valută la cursul BNR din ultima zi a lunii se menţin, cu excepţia soldurilor din conturile:

• 409 „Furnizori — debitori” și

  • 419 „Clienți — creditori”,

  care nu mai fac obiectul evaluării în funcție de cursul valutar, la finele lunii, respectiv la finele exercițiului financiar - pct. 316.

Reduceri comerciale

Reducerile comerciale ulterioare au un tratament contabil nou:

2.) 76. — (1) Reducerile comerciale acordate de furnizor și înscrise pe factura de achiziție ajustează în sensul reducerii costul de achiziție al bunurilor. Atunci când achiziția de produse și primirea reducerii comerciale sunt tratate împreună, reducerile comerciale primite ulterior facturării ajustează, de asemenea, costul de achiziție al bunurilor.

(2) Reducerile comerciale primite ulterior facturării corectează costul stocurilor la care se referă, dacă acestea mai sunt în gestiune. Dacă stocurile pentru care au fost primite reducerile ulterioare nu mai sunt în gestiune, acestea se evidențiază distinct în contabilitate (contul 609 „Reduceri comerciale primite”), pe seama conturilor de terți.

(3) Atunci când vânzarea de produse și acordarea reducerii comerciale sunt tratate împreună, reducerile comerciale acordate ulterior facturării ajustează veniturile din vânzare.

(4) Reducerile comerciale acordate ulterior facturării, indiferent de perioada la care se referă, se evidențiază distinct în contabilitate (contul 709 „Reduceri comerciale acordate”), pe seama conturilor de terți.

(5) Reducerile comerciale legate de prestările de servicii, primite ulterior facturării, respectiv acordate ulterior facturării, indiferent de perioada la care se referă, se evidențiază distinct în contabilitate (contul 609 „Reduceri comerciale primite”, respectiv contul 709 „Reduceri comerciale acordate”), pe seama conturilor de terți.

(6) În cazul în care reducerile comerciale reprezintă evenimente ulterioare datei bilanțului care conduc la ajustarea situațiilor financiare anuale, acestea se înregistrează la data bilanțului în contul 408 „Furnizori — facturi nesosite”, respectiv contul 418 „Clienți — facturi de întocmit”, și se reflectă în situațiile financiare ale exercițiului pentru care se face raportarea, pe baza documentelor justificative. Reducerile care urmează a fi primite, înregistrate la data bilanțului în contul 408 „Furnizori — facturi nesosite”, corectează costul stocurilor la care se referă, dacă acestea mai sunt în gestiune.

Auditarea situaţiilor financiare

Cf. pct. 563, este obligatorie auditarea:

• entităților mijlocii și mari,
• societăților/companiilor naționale,
• societăților cu capital integral sau majoritar de stat
• regiilor autonome
• entitățile care în 2 exerciţii consecutive depășesc la data bilanțului cel puțin 2 dintre următoarele 3 criterii:
  • totalul activelor: 3.650.000 EUR;
  • cifra de afaceri netă: 7.300.000 EUR;
  • numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.

Alte observaţii

Noile norme contabile conţin desigur şi o serie de alte prevederi reformulate, unele din ele vor fi prezentate mai detaliat cu ocazia upgrade-ului corespunzător.

Acolo se regăsesc şi norme de utilizare a conturilor.

Soldurile de la 01.01.2015 vor fi traduse cu ajutorul utilitarului hCONTU, copiat în mediul HAMOR după instalarea pachetului. Utilitarul operează cu o bază de date de manevră organizată în catalogul CNTU.

În CNTU la alias „c“ trebuie să existe un catalog oarecare, altfel porneşte varianta de hCONTU obişnuită, nu cea de transpunere!

Transpunerea conturilor se execută numai pentru planul de conturi şi soldurile de început de an. Planul de conturi şi balanta din baza de date hCONT vor fi suprascrise şi vor conţine conturile recodificate cu soldurile preluate. Conturile analitice de asemenea vor fi preluate şi recodificate conform noului plan de conturi.

Conturile din înregistrările contabile introduse pentru luna ianuarie NU vor fi transpuse! Ca urmare, se recomandă să nu introduceţi înregistrări pentru anul 2015 în hCONT, dar nu este o condiţie pentru rularea upgradeului.

Pentru lansarea utilitarului accesaţi opţiunea Baze de date curente din hMENU, alegeţi baza de date CNTU şi lansaţi utilitarul hCONTU. Utilitarul poate fi lansat şi manual prin comanda:

c:\HCONT> hCONTU CNTU - sub Windows, sau
./HCONTU CNTU         - sub Linux

În cadrul procedurii de transpunere datele din baza de date hCONT vor fi copiate în baza de date de manevră CNTU, se traduc conturile şi se rescriu soldurile conturilor noi în baza de date originală, împreună cu analiticele existente la 01.01.2015 în vechiul plan de conturi utilizat.

Pentru executarea operaţiei de upgrade se parcurg următoarele etape:

• hUTIL: salvarea bazei de date hCONT din ianuarie 2015
• hCONTU: conectarea cu baza de date hCONT pe care dorim să o traducem,
  • revizuirea Dicționarului de transpunere,
  • extragerea notelor de transpunere şi verificarea/ajustarea rezultatului obţinut,
  • verificarea soldurilor,
  • transfer în baza de date hCONT şi upgrade la V5.0A,
• hCONT: Încărcare, listare Balanţa sintetică, verificare solduri, revizuire tipuri de balanţă, tipuri de fişe, nivel carte mare.

Aceste etape vor fi prezentate mai jos detaliat.

luna curentă a bazei de date pentru care urmează să fie traduse soldurile, trebuie să fie Ianuarie 2015.

Pentru efectuarea traducerii urmăriţi paşii:

Este necesar să conectaţi baza de date CNTU pe rând la toate bazele de date hCONT pentru care executaţi transpunerea soldurilor. La livrare CNTU nu este conectat.

Înainte de upgrade arhivaţi în mod obligatoriu baza de date din decembrie 2014 şi copiaţi-o într-o bază de date separată. Exemple:

• DBF.14 - datele contabilităţii pentru anul 2014,

  • DBF_01.15 - ianuarie 2015.

hCONT trebuie să fie în luna ianuarie 2015 şi este recomandat ca soldurile să fie definitivate. În hCONTU/Conectare lansaţi Conectare cu hCONT, cu F1 selectaţi baza de date sursă şi apăsaţi CTRL Enter sau butonul Alegepentru introducerea căii către baza de date.

Conectarea nu trebuie refăcută la fiecare intrare în programul hCONTU, ci doar când se schimbă baza de date (dacă sunt mai multe).

Dacă se execută o reconectare, chiar la aceeaşi bază de date, notele de transpunere se şterg.

Tip modificare

În Transpunere/Dicţionar transp. sunt descrise formulele pentru traducerea soldurilor. În dicționarul de transpunere, în ultima coloană, T apare tipul modificării pentru fiecare cont în parte, cu tasta F1:

Introducând pe rând aceste filtre în coloana T, se poate studia dicționarul de transpunere.

D - Denumire modificată - de regulă, conținutul acestor conturi nu s-a modificat, însă s-a modificat denumirea acestora.

N - Cont nou fără corespondent - aceste conturi se introduc pentru prima dată şi încă nu există alte conturi al căror conţinut să fie preluat în acestea. Col. Cont vechi, respectiv Titlu vechi sunt vide pentru acestea şi în Observaţii scrie „nou!“

C - Cont nou cu corespondent - în cazul acestora coloanele Cont vechi şi Titlu vechi vor fi completate. Cu Vizualizare se pot urmări corespondenţele. În câmpul „alte conturi“ se pot înscrie observaţii. La conturile nou introduse am înscris de exemplu „nou!“. Noile conturi nu au sold la începutul anului.

X - Cont desfiinţat - aceste conturi nu se mai folosesc, se desființează complet. Pentru acestea, în col. Cont nou scrie „X“ şi în Titlu nou apare „Cont desfiinţat“. Contul „X“ este un cont fictiv, eventualele sume din acest cont nu se vor prelua în balanţa transpusă. Verificaţi dacă în contul „X“ apar sume în Note de transpunere şi defalcaţi manual (de ex. prin stornare) suma în alte conturi după conţinut.

Contul 233 este desfiinţat, deci imobilizările necorporale în curs, respectiv ajustarea lor de valoare din ct.2933 sunt transpuse în ct.1176, dar pot fi transpuse şi în ct.20x dacă se pot considera active. Modificaţi formula 233=1176 dacă este cazul.

Transpunerea conturilor analitice

Conturile analitice existente în vechea bază de date se vor prelua. Dacă e cazul, ele vor fi mutate pe noul cont.

La intrarea în Dicţionar, se observă un şir de operaţii, pe care le puteţi utiliza dacă doriţi altfel traduceri faţă de varianta livrată. Operaţiile au următoarea semnificaţie:

• Restaurare var.HAMOR cu analit - restaurează pachetul Plan de conturi nou şi Dicţionar transpunere din varianta livrată. Acesta conţine conturile din Ordinul 1802/14, completate cu analiticele HAMOR Soft. Recomandăm această variantă, deoarece toate programele utilizează acest plan de conturi. Dacă utilizatorul are analitice suplimentare, acestea se vor prelua. Atenţie, chiar dacă semnificaţia unui analitic nu este aceeaşi, se va traduce cu denumirea din planul de conturi livrat! Utilizaţi operaţia numai dacă doriţi să reveniţi la varianta livrată, după mai multe modificări care nu mai sunt coerente.
• Restaurare var.Ord.1802/14 - apare un plan de conturi şi un dicţionar de transpunere în care nu există analitice. La utilizarea acestei variante, se vor prelua automat conturile analitice existente în hCONT-ul utilizatorului.
• Salvare var.proprie - dacă utilizatorul doreşte o transpunere care presupune şi reorganizarea contabilităţii sale şi face modificări faţă de varianta livrată în Planul de conturi nou şi în Dicționarul de transpunere, aceste modificări se pot salva ca variantă proprie.
• Restaurare var.proprie - restaurează varianta proprie de traducere salvată cu operaţia precedentă.

Cu ajutorul dicționarului de transpunere se pot realiza şi recodificări de analitice, de ex. dacă analiticul 5 al unui cont se doreşte să devină 4 în 2015, se pot introduce formule suplimentare, de ex.:

cccc.5  = cccc.4       (în loc de cccc desigur se înscrie simbolul concret al contului)

În acest caz însă trebuie înscrise corespondenţe pentru toate analiticele acelui cont!

Dacă nu utilizaţi analiticele HAMOR Soft (verificaţi de ex. contul 446), refaceți formulele de transpunere, de ex. dacă contul 446.03 este Impozit pe dividende în planul de conturi HAMOR Soft, iar în baza de date iniţială este Impozit pe clădiri, soldul se va traduce ca Impozit pe dividende! Căutaţi de ex. 446.27 care este Impozit pe dividende în baza de date iniţială şi modificaţi formula 446.03 = 446.03 în 446.27 = 446.27 etc.

Conturile fără sold

Chiar dacă în mod normal conturile din clasele 6, 7 şi 9 şi alte conturi nu au sold la început de an, s-au înscris formule şi pentru acestea, deoarece formulele indică noile conturi care vor fi utilizate în locul unor conturi din 2014, conform dicționarului din Ordinul 1802/14. De aceea, după efectuarea personalizărilor, recomandăm listarea Dicționarului, pentru a avea un material orientativ pentru conturile ce se vor utiliza în continuare.

Este important să se traducă TOATE conturile, chiar şi acelea care nu au sold sau cele care denumesc doar grupe sau clase de conturi, deoarece şi denumirea câtorva s-a modificat, iar noul Plan de conturi din hCONT va rezulta în urma acestei traduceri.

Fereastra Observaţii

Pe fereastra Observaţii apar numai acele conturi, la care traducerea trebuie revizuită de utilizator. Vor apare numai acele conturi, la care sunt înscrise observaţii. Observaţii pot fi adăugate şi de utilizator.

La livrare, toate conturile vechi sunt traduse în perechea, considerăm cea mai potrivită după conţinut. Există situaţii, în care soldul unui cont poate fi defalcat în mai multe conturi, caz pe care l-am semnalat de exemplu astfel:

263         262         v263 -> n262 + n263!
            263         v263 -> n262 + n263!

În cazul de mai sus pot exista 3 opţiuni:

• contul vechi (v) 263 se traduce automat în contul nou 262 (n) - varianta livrată
• dacă după conţinut soldul trebuie transferat direct în noul 263 (prima formulă se modifică în 263=263, iar … =263 se şterge)
• dacă soldul trebuie defalcat între cele 2 conturi, acest lucru se poate realiza în Note de transpunere, când cunoaștem soldul efectiv - vezi la pct. d)

Corespondenţe multiple

Este interzis să se definească corespondenţe multiple, adică un sigur cont vechi să corespundă mai multor conturi noi. Invers chiar există situaţii. \\De ex. dacă am înscrie:

765 = 7651
765 = 7652

soldul din ct.765 vechi s-ar dubla în loc să fie defalcat între cele 2 conturi noi. Asemenea situaţii de defalcare de sume se rezolvă în Note de transpunere. Dacă însă am avut informaţii corecte în 2 conturi analitice, putem să modificăm formula astfel:

765.1 = 7651
765.2 = 7652 

După înscrierea formulelor este obligatoriu lansarea operației Verificare corespondenţe duble şi ștergerea/corectarea eventualelor erori semnalate.

Export în Excel

În prezenţa opţiunii Excel, formulele de transpunere pot fi exportate în Excel cu operaţia aferentă.

c1) Pentru extragerea notelor de transpunere lansaţi:
Transpunere/Note de transpunere/Extragere şi calcul.

Nu are sens repetarea operaţiei de Extragere după ce datele au fost transferate în hCONT.

Sunt executate următoarele acţiuni:

• se extrag conturile din baza de date iniţială (indiferent dacă au sold sau nu),
• se preiau soldurile de început de an ale conturilor de ultimul nivel,
• se caută corespondenţa aferentă în dicţionar şi se generează nota de transpunere.

Sunt reţinute atât simbolurile vechi, cât şi cele obţinute prin traducere.
Datele obţinute pot fi vizualizate. La lansarea opţiunii sunt afişate toate conturile traduse, nu numai conturile care au avut sold.

c2) Lansaţi „operaţia“ Verif./ajustare note generate

Practic, apare doar o fereastră de ajutor, care descrie paşii recomandaţi în această etapă:

Rezolvaţi eventualele erori semnalate (vezi Fereastra de erori).

Verificaţi notele de transfer obţinute şi repetaţi unele operaţii de la pct.b) dacă este necesar:

• definiţi corespondenţe noi în dicţionar,
• adăugaţi conturi noi în planul de conturi, care în continuare pot fi referite în dicţionarul de transpunere.

Dacă aţi efectuat modificări, reluaţi operaţia de extragere în Note de transpunere.

În cazul în care un sold trebuie defalcat manual, în această fază se pot executa asemenea operaţii:

• cu Adăugare/Stornare se poate indica cu minus suma cu care se reduce soldul
• cu Adăugare se face un articol pentru aceeaşi sumă, indicând noul cont corespondent (vezi exemplul din imaginea de mai sus, pt. ct.1068)

c3) Operaţia Cont nou are descendent ? verifică calitatea traducerii. Pentru toate conturile de ultimul nivel cu sold se verifică dacă există un descendent în Planul de conturi de referinţă, precum şi în notele de transfer. Prin verificare, pentru pozițiile incorect descrise se semnalează: Contul are descendent
Această situaţie se rezolvă fie prin modificarea dicţionarului de transpunere, fie prin modificarea manuală a notelor de transpunere.

Sunt depistate următoarele erori:

• Lipseşte corespondenţa - nu s-a găsit o poziţie corespunzătoare de traducere în dicţionar. Se testează numai pentru conturile cu sold de ultimul nivel.
• Lungime cont > 11 - simbolul contului obţinut prin traducere a depăşit limita de 11 caractere. În hCONT lungimea maximă admisă pentru simbolul unui cont este de 11 caractere.
• sss-cont inchis, -cont fără funcţie - sunt semnalate conturile închise şi fără funcţie. Nu se pot modifica aceste proprietăţi direct în CNTU. Dacă se impune acest lucru, modificaţi în hCONT şi reluaţi extragerea.
• Cont nou are descendent - testează dacă contul nou obţinut prin traducere are descendent în planul de conturi de referinţă.

După definitivare, listaţi una din liste.

Totalul calculat la sfârşitul listei trebuie să fie egal cu suma soldurilor conturilor de ultimul nivel din baza de date sursă. Reţineţi deci Total DB şi Total CR.

Menţionăm, că se poate întâmpla, ca Total DB să nu fie egal cu Total CR, de exemplu dacă au existat înregistrări în partidă simplă pe conturile în afara bilanţului (clasa 8) în corespondenţă cu contul ajutător 000, al cărui sold a fost modificat pe zero în Balanţa generală din hCONT înainte de transpunere. Pentru conturile din contabilitatea financiară egalitatea de regulă trebuie să existe!

Ataşaţi lista la contabilitatea lunii ianuarie, ca document care justifică modul de transpunere a soldurilor.

c4) Lansaţi meniul Transpunere/Verificare solduri, care va confruntă soldurile din baza de date iniţială cu cele din notele de transpunere.

Pentru confruntare cu baza de date iniţială mai puteţi executa şi paşii:

• lansaţi hCONT pentru baza de date iniţială,
• definiţi un nou tip de balanţă: U - Balanţa ultimul nivel,
• intraţi în Planul de conturi,
• selectaţi Fereastra/ Conturi deschise ultimul nivel,
• lansaţi: Modificare/ Conturi selectate,
• completaţi câmpul de introdus cu „U“ - codul noului tip de balanţă definită (dacă deja există o balanţă definită cu codul „U“, folosiţi un alt cod, inexistent în baza de date),
• din Situaţii/Balante listaţi Balanţa ultimul nivel şi notaţi total DB şi CR
• confruntaţi cu soldul obţinut în CNTU,
• dacă există diferenţe, căutaţi cauza acestora. Corectaţi eroarea şi reluaţi operaţiile.

Export în Excel

În prezenţa opţiunii Excel, notele de transpunere pot fi exportate cu operaţia aferentă.

d1) Prin Transpunere/Transfer în hCONT şi upg.5.0A se transferă datele obţinute din hCONTU în baza de date pe care dorim s-o traducem.

Prin transfer, soldurile de la începutul anului şi planul de conturi din hCONT vor fi suprascrise! Operaţia de transfer poate fi repetată ori de câte ori este necesar, dar după transferul datelor o nouă operaţie de extragere nu mai este posibilă, de fapt nu mai are sens. Dacă Notele de transpunere nu au fost încă transferate, operaţia de Extragere şi calcul poate fi reluată.

Înainte de executarea operaţiei de transfer, asiguraţi-vă că există o copie de siguranţă a bazei de date !

La executarea operaţiei Transfer în hCONT, dacă şi alte programe utilizează acelaşi plan de conturi (hMARFA, hIMOB, hSALAR etc.), acestea trebuie să fie închise.

Executaţi această fază numai după ce aţi rezolvat erorile din fazele anterioare.
Planul de conturi vechi, soldurile iniţiale ale balanţei din baza de date hCONT vor fi înlocuite cu datele transpuse.

Există două variante de transpunere a Planului de conturi:

• Tip fişă şi tip balanţă se preiau din Planul de conturi vechi. În această variantă vor fi păstrate tipurile de fişe şi balanţe din Planul de conturi original. Este recomandat să utilizaţi această variantă dacă tipurile de balanţe şi fişe sunt corect stabilite în baza de date originală şi în principiu nu este necesar să fie revizuite. Se poate întâmpla, ca după acest mod de transpunere, la listarea balanței sintetice să fie semnalate câteva incoerenţe, care provin din mutarea conturilor. Introduceţi în Plan de conturi tip balanţă „S“ pentru conturile sintetice care apar în fişierul log ca incoerente!
• Tip fişă şi tip balanţă se preia din Planul de conturi de referinţă.
  Pentru conturile analitice care nu figurează în Planul de conturi de referinţă câmpurile tip fişe şi tip balanţe nu vor fi completate!
  Este recomandat să utilizaţi această variantă, dacă tipurile de fişe şi balanţe din baza de date originală nu sunt corect stabilite şi se impune revizuirea lor.

La preluare tip balanţă va apare o atenţionare că se va elimina automat balanţa tip 3, Rezultat extraordinar, care nu se va mai urmări din 2015.

La preluare Tip fişă şi Tip balanţă recomandăm să răspundeți:

• Vechi - dacă aţi avut setări, balanţe personalizate care au funcţionat bine, listele au fost cele corecte
• Nou - dacă setările s-au distorsionat în timp şi doriţi o restabilire a conținutului balanțelor.

Înainte de finalizarea transferului apare o fereastră de atenţionare:

În toate cazurile Planul de conturi generat va fi completat cu conturile descendente rezultate prin operaţia de traducere.

d2) Operaţii în hCONT

Coerenţa balanței sintetice

Pentru verificarea rezultatului obţinut, lansaţi obligatoriu operaţia Încărcare în hCONT şi listaţi cel puţin pe ecran o balanţă sintetică. La listare se va semnala dacă:

**Total DB #  Total CR** - reverificaţi formulele de transpunere

Începând cu hCONT V4.3 se poate verifica coerenţa balanțelor. În Tipuri de balanţe, pentru Balanţa sintetică este introdus:

Verificare coerenta tip balanta : n

Înseamnă, că la lansarea balanței sintetice, se semnalează dacă toate conturile de acelaşi nivel au fost ataşate la balanţa respectivă. Dacă preluăm Tip balanţă „Vechi“, unele conturi noi nu au existat, deci nu se va ataşa un Tip balanţă corect. De exemplu, poate să apară:

Incoerenţe:
  2817.1
  2817.2
  2817.3
  2917

În exemplul de mai sus, la ct. 2817, respectiv 2917, care sunt conturi sintetice, trebuie să adăugăm Tip balanţă S în Plan de conturi.

Prin parcurgerea Planului de conturi revizuiţi Tip fişe, Tip balanţă şi nivelul Carte mare (*). Dacă Tip fişe şi Tip balanţă au fost preluate din Planul de conturi de referinţă, verificaţi dacă sunt definite şi în baza de date hCONT transpusă.

Listaţi noua Balanţă sintetică şi verificaţi dacă:

• Total sold început debitor = Total sold început creditor.
• în general şi total sold început din balanţa sintetică nouă = Total sold început din balanţa sintetică veche. Dacă nu sunt egale, verificaţi egalitatea cu balanţa ultimul nivel (U).

Articolele contabile deja introduse

În cazul în care aţi introdus deja înregistrări contabile pentru luna ianuarie, acestea se pot păstra. Prin operaţia de Încărcare în hCONT veţi putea depista eventualele conturi care şi-au transferat conţinutul în alte conturi (numai dacă sunt avertizări de genul: „… cont inexistent sau închis!“). Puteţi reface manual articolele contabile în cauză. Formulele şi valorile se vor păstra, va trebui numai să înlocuiţi cu Modificare conturile care nu mai corespund.

Menţionăm, că traducerea se efectuează pe baza simbolului contului, deci denumirile noi vor fi preluate automat. Dacă există înregistrări pentru 2015, acestea trebuie revizuite odată cu prima operaţie de Încărcare de după transpunere La Încărcare se va semnala, care sunt conturile inexistente în noul Plan de conturi, deci înregistrările pe acele conturi vor trebui ajustate manual.

În cadrul formulelor de înregistrări contabile compuse, şi contul de total se poate modifica ulterior, dacă este necesar, fără ștergerea rândurilor cu conturi corespondente sau a întregului articol contabil.

Modificarea contului corespondent se va prelua şi în Înregistrări contabile, unde înregistrarea apare ca o serie de înregistrări simple.

Astfel, în Articole contabile devine mai comodă copierea înregistrărilor compuse cu antet şi formulă, deoarece şi contul din primul rând se poate ajusta (de ex. se poate modifica analiticul).