Pentru a înţelege mai bine modul de lucru recomandat, să presupunem, că avem la început baza de date CONT din decembrie 2019.

Etape de lucru recomandate:

a) Balanţa conturilor de ultimul nivel

În CONT se defineşte Balanţa conturilor de ultimul nivel, astfel:

• în Tipuri de balanţe se introduce, tipul U - Balanţa conturilor de ultimul nivel. Trebuie să conţină atât Soldurile de la începutul anului, cât şi cele de la sfârşitul anului!
• în Planul de conturi, fereastra Conturi deschise de ultimul nivel se introduce cu Modificare/Conturi selectate tipul U în toate conturile de pe această fereastră.

Atenţie:

• Dacă există solduri pe contul 000 sau cele din clasa 8, este firesc, dacă Sold DB#Sold CR.

  • Introducerea Balanţei tip U în Planul de conturi este obligatorie, altfel nu va funcţiona preluarea soldurilor în hCONTU! Acest lucru poate fi necesar şi din cauza, că în ianuarie s-ar putea întâmpla, ca unele conturi să fie defalcate în analitice, altele să fie unificate, este important ca totalul acestora să fie identic.
  • Dacă deja s-a trecut la ianuarie fără a introduce Balanţa U, operaţiile de la acest punct se repetă şi în această bază de date!

b) Deschiderea utilitarului de preluare solduri

La livrare, acest utilitar nu este încă deschis. El devine vizibil lansând:

• hmet2c DBF

În loc de DBF se înscrie denumirea bazei de date pentru care dorim să lansăm preluarea soldurilor de început de an corecte, care trebuie să fie egale cu soldurile de la sfârşitul anului precedent. În exemplu, acesta va fi CONT.

Se va solicita indicarea codului aplicaţiei, se introduce C.

Se vor deschide Fişiere/Comenzi şi utilitare. Aici, se caută:

• UU_PSI Preluare solduri inceput de an C

Cu Modificare/Deschide/Închide se va deschide utilitarul necesar în hCONTU.

c) Trecere la luna ianuarie

Când devine necesară trecerea la luna ianuarie, baza de date din decembrie trebuie salvată, chiar dacă nu este finalizată. Pentru a evita salvarea în regim de consultare, recomandăm:

• lucrul în hMENU/Întreţinere baze de date, cu F10 se lansează Copiere bază de date

  • se copiază baza de date din decembrie, de exemplu ca CONT_12.19

Astfel, baza de date rămâne actualizabilă. Se poate lucra simultan pe ianuarie şi decembrie.

În CONT se trece la luna ianuarie.

d) Preluarea soldurilor

Se face o copie provizorie după CONT_12.19 actualizat între timp, de exemplu ca CONT_01P.20, în care se trece la ianuarie 2020.

Pentru baza de date din ianuarie CONT se lansează hCONTU.

Se lansează Utilitare/Preluare solduri început de an. Apare fereastra de mai jos, în care sunt descrise pe scurt etapele de mai sus:

După aceasta, trebuie indicată baza de date sursă, în exemplul descris CONT_01P.20. Dacă operaţia se decurge corect, apare un fişier log care indică numărul de conturi actualizate.

În hCONTU mai este obligatorie şi lansarea operaţiei Încărcare/Agregare.

e) Verificarea corectitudinii soldului preluat

În CONT se listează Balanţa conturilor de ultimul nivel în modul descris mai sus. Se compară totalul Soldului de început de an cu Soldurile de sfârsit de an din CONT_12.19. Recomandăm totuşi şi compararea unor solduri mai semnificative prin sondaj.

f) Închidere an peste câteva luni

Dacă închiderea anului se face şi mai târziu, după ce contabilitatea se află în februarie, martie etc.:

• se scoate bifa Read only de pe bazele de date salvate, dacă este cazul. Se repetă operaţiile de mai sus, baza de date din care preluăm soldul iniţial fiind în toate cazurile CONT_01P.20.
• pentru aceste luni, se vor lista din nou Balanţele de verificare utilizate, care conţin soldurile de la începutul anului.