Aplicaţia hCONTU a fost concepută pentru întreţinerea şi organizarea bazelor de date de tip hCONT. Folosirea acestei aplicaţii presupune cunoştinţe mai avansate privind functionarea programului hCONT, de aceea se recomandă să fie utilizată numai de persoane competente.

În principal hCONTU rezolvă urmatoarele probleme:

• pregătirea, agregarea şi verificarea unei balanţe;
• unirea a mai multor baze de date într-una singură şi verificarea ei;
• schimbarea simbolurilor conturilor,
• reluarea lunii precedente / preluarea datelor din luna următoare.

Programul se lansează prin comanda:

 > hCONTU DBF

unde DBF reprezintă o bază de date tip hCONT.

• Planul de conturi - este modulul obişnuit din hCONT folosit la gestionarea planului de conturi.
• Solduri şi rulaje - permite gestionarea balanţei generale. Este modulul cunoscut din hCONT. Conturile se pot modifica selectiv cu aceeaşi posibilitate de filtrare grupată, ca şi în hCONT.

Agregarea balanţei înseamnă calculul soldurilor şi rulajelor conturilor părinte, pe baza conturilor descendente din ultimul nivel.

Reamintim că în hCONT, în faza de implementare, soldurile şi rulajele conturilor din nivelele superioare se calculează automat.

Faza de implementare începe cu executarea operaţiei „Prima initializare lunara“ şi se termină automat prin operaţia de „Initializare luna noua“.

Astfel la implementarea unei baze de date, în hCONT, este necesară introducerea soldurilor şi rulajelor numai pentru conturile din ultimul nivel, soldurile şi rulajele conturilor din nivelele superioare fiind calculate automat la încărcare.

După ce faza de implementare a fost depăşită, dacă la încărcare se depistează conturi pentru care soldurile de inceput de an nu sunt corecte, soldurile de început de an (nu şi rulajele) pot fi recalculate cu acordul utilizatorului.

Cu toate acestea, agregarea balanţei oferită de hCONTU poate fi utilă în unele cazuri specifice (conturi de nivele superioare cu rulaje eronate, unirea mai multor baze de date, etc.).

Considerăm următorul exemplu:

      Planul de conturi
      -----------------------------
      30
      300      - Materii prime
      300.1    - Paste fainoase
      300.2    - Zaharoase
      300.3    - Ulei
      300.4    - Sare
      301      - Materiale consumabile
      3021     - Materiale auxiliare
      3022     - Combustibili
      3022.1   - Bezina
      3022.2   - Motorina
      3022.3   - Ulei
      3023     - Materiale pentru ambalat
      3023.1   - Hartie
      3023.2   - Carton
      3023.3   - Cutie carton
      3023.4   - Saci
      .....................

În balanţa corespunzătoare acestei secvenţe de conturi, conturile 301.1, 301.2, 301.3, 301.4, 3021, 3022.1, 3022.2, 3022.3, 3023.1, 3023.2, 3023.3, 3023.4 fac parte din ultimul nivel, soldurile si rulajele lor sunt date, iar pentru celelalte conturi se calculează pe baza descendenţilor.

În general distingem mai multe nivele de conturi. În exemplul dat, contul 30 se calculează pe baza descendenţilor săi: 301 şi 302. La rândul lor aceste conturi sunt calculate pe baza analiticelor lor, în situaţia contului 302 distingându-se chiar două nivele de conturi.

În exemplul nostru, dacă sunt introduse soldurile şi rulajele conturilor: 301.1, 301.2, 301.3, 301.4, 3021, 3022.1, 3022.2, 3022.3, 3023.1, 3023.2, 3023.3, 3023.4, celalalte conturi - 30, 301, 3021, 3022, 3023 - făcând parte din nivele superioare, soldurile şi rulajele lor pot fi calculate automat prin operaţia de agregare.

Agregare - calculează soldurile şi rulajele conturilor părinte pe baza descendenţilor.

Este suficient ca un cont să figureze în Planul de conturi şi să fie deschis, dacă are descendenţi cu sold sau rulaj, va fi introdus automat în balanţă, indiferent dacă iniţial a fost prezent sau nu.

Verificare - verifică corectitudinea balanţei.

Se efectuează următoarele verificări:

• soldurile şi rulajele unui cont să fie egale cu suma soldurilor şi rulajelor descendenţilor săi de primul nivel;
• rulajele din lunile următoare să fie nule.

Regenerează cartea mare din luna curentă, eventual şi arhiva carte mare pe baza nivelului carte mare actual. Nivelul carte mare este definit fie explicit prin balanţa „*“, fie implicit la nivelul conturilor de ultimul nivel. Vezi cap. 2.5. Cartea mare.

În practică se întâlnesc şi agenţi economici organizaţi pe subunităţi, fiecare având contabilitate proprie. Balanţa unităţii principale se obţine prin centralizarea balanţelor din subunităţi.

hCONT permite organizarea unor astfel de baze de date ierarhice, datele lunare ale subunităţilor putând fi transferate către unitatea principală prin operaţia de export/import.

În hCONT nu este prevăzută nicio cale prin care ar putea fi calculate soldurile şi rulajelor iniţiale ale unităţii centrale pe baza soldurilor şi rulajelor din subunităţi. hCONT asigură doar transferul datelor lunare.

În faza de implementare, în acest scop se poate utiliza programul hCONTU.

Detalii tehnice ...

În unele situaţii apare necesitatea, ca un anumit cont să primească un alt simbol decât cel cu care a fost folosit până în momentul respectiv.

În cazul general această schimbare influenţează o serie de fişiere: Planul de conturi, Solduri şi rulaje, Înregistrări contabile, Arhiva înregistrări contabile, Cartea mare, Arhiva carte mare.

Cu ajutorul opţiunii Traducere poate fi executată simultan schimbarea simbolurilor mai multor conturi, în toate fişierele enumerate mai sus.

Detalii tehnice ...

Aceste meniuri servesc la „un pas înapoi în contabilitate“, respectiv la revenirea în luna din care s-a facut „un pas înapoi“.

Detalii tehnice ...

În practică, de cele mai multe ori se lucrează în paralel cu luna decembrie a anului precedent şi luna ianuarie a anului curent (sau chiar lunile urnătoare). De aceea, contabilul trebuie să corecteze soldurile de început de an după închiderea anului precedent.

Acest lucru se poate realiza şi manual, dar dacă sunt mai multe articole contabile introduse pentru decembrie după ce s-a trecut deja la luna ianuarie, ajustarea soldurilor este greoaie şi necesită timp.

În hCONTU este elaborat un utilitar dedicat pentru rezolvarea acestei probleme.

Detalii tehnice ...