În acest capitol sunt descrise o serie de operaţii şi liste care se execută doar în anumite situaţii, ca defalcarea unui cont, închiderea întârziată a lunii sau a anului, schimbarea planului de cont.

Pe lângă acestea sunt sugerate câteva tipuri de căutări de înregistrări, sunt prezentate liste care arată înregistrările contabile selectate, grupate, ordonate în câteva moduri neconvenţionale.

În activitatea contabilă apar situaţii în care se fac verificări, se caută greşeli de contabilizare etc. Toate acestea presupun găsirea, selectarea, vizualizarea, modificarea unor articole sau înregistrări contabile. Opţiunile Articole contabile şi Inregistrari contabile din comanda Operatii curente sunt destinate acestui scop.

Articolele contabile pot fi vizualizate împreună cu înregistrările conţinute în diferite moduri:

• în ordinea jurnalelor şi în cadrul jurnalelor, în ordinea numărului de articol;
• în ordinea cronologică a introducerii;
• în ordinea tipurilor de documente, adică articolele având acelaşi tip de document justificativ apar unul după altul;
• în ordinea cronologică a documentelor justificative.

Ordonarea se modifică schimbând coloana activă (cea pe care apare cursorul) prin Ctrl → sau Ctrl ←.

Putem introduce diferite criterii în filtre şi astfel să vizualizăm doar o parte a articolelor. Astfel de criterii pot fi formulate pentru fiecare coloană în parte sau pentru mai multe coloane deodată.

Selectarea sau căutarea articolelor se poate face şi pe baza Explicaţiilor. Articolele selectate se pot lista pe imprimantă. În lista obţinută articolele vor fi ordonate aşa cum am stabilit ordinea pe ecran.

Putem obţine:

• lista simplă a articolelor selectate,
• lista articolelor împreună cu înregistrările asociate (doar cu înregistrările valorice sau cu înregistrările cantitativ-valorice),
• rulajele sintetice rezultate din înregistrările asociate la articolele contabile selectate.

În meniul Înregistrări contabile sunt accesibile toate liniile care formează articolele contabile, deci formulele contabile simple (Fel = tc) şi formulele compuse împreună cu înregistrările de total t (prima linie a formulei compuse) şi înregistrările de corespondenţă c (următoarele linii ale formulei compuse).

Poate fi selectată şi fereastra de înregistrări cantitativ-valorice. În acest caz fiecare înregistrare va fi urmată de înregistrările cantitative subordonate. În coloana tip pentru înregistrările cantitative se afişează „*“.

Din start, pentru fereastra de înregistrări valorice în coloana tip este fixat filtrul: „c“.

Fixând diverse filtre în coloana Fel obţinem:

• tc : lista formulelor simple;
• t : formulele simple şi înregistrările de total din formulele compuse;
• c : formulele simple şi înregistrările de corespondenţă din formulele compuse.

Dacă este activă fereastra de înregistrări valorice, înregistrările contabile pot fi vizualizate şi listate în următoarea ordine:

• în ordinea jurnalelor şi în cadrul jurnalelor în ordinea numărului de articol;
• în ordinea conturilor debitoare;
• în ordinea conturilor creditoare.

Pentru fereastra de înregistrări cantitativ-valorice, înregistrările contabile sunt în ordinea jurnalelor şi în cadrul jurnalelor în ordinea numărului de articol.

Criterii de selectare pot fi formulate şi pentru:

• număr jurnal, număr articol, data articol;
• tip document justificativ, număr document, data document;
• cont debitor şi/sau creditor;
• valoarea înregistrată (=, #, >, <).

Iată câteva exemple de căutare şi selectare:

• să se listeze înregistrările introduse la data de 15 februarie. Se fixează filtrul 02.15 în coloana D.art.

• să se caute înregistrările legate de factura din data de 5 iulie. Se fixează filtrele:
  T.doc = FCE şi D.doc = 07.05.
• să se vizualizeze înregistrările făcute în creditul contului 5121. Se introduc filtrele:
  Fel = c şi Cont CR = 5121.
• se caută o înregistrare de 5500 lei. Se introduce filtrul =5500 în coloana Valoare.
• se caută o înregistrare de ordinul zecilor de mii de lei. Dacă astfel de înregistrări nu sunt foarte multe, se poate fixa filtrul >10.000 în coloana Valoare şi se vor lista toate înregistrările în care valoarea este mai mare de suma indicată. Dacă nu sunt multe, o găsim repede pe cea căutată.

Inregistrările contabile selectate şi ordonate se pot lista în două moduri:

• simplu (se recomandă filtru Fel = c);
• rulaje sintetice.

Lista simplă a înregistrărilor contabile se face de obicei cu filtrul Fel = c şi pentru un cont fixat.

Dacă unul dintre filtrele Fel = c, Fel = t sau Fel = tc este prezent, lista va conţine doar o singură coloană de valoare; pentru filtrul vid lista va conţine o coloană de valori debitoare şi o coloană de valori creditoare.

Dacă este activă fereastra de înregistrări cantitativ-valorice, lista va conţine şi înregistrările cantitative selectate.

Erorile de înregistrare depistate ulterior pot fi corectate prin mai multe metode.

Exemplu
Să presupunem că la cumpărarea unei materii prime de 650 lei, în loc s-o înregistrăm în debitul contului 301, am înregistrat-o eronat în debitul contului 3021.

     DB     CR     VAL
     ------------------
     301    401    650   - înregistrarea corectă
     3021   401    650   - înregistrarea greşită

Cum se îndreaptă această greşeală ?

Stornare „în negru“

Inversăm înregistrarea făcută greşit şi apoi o introducem pe cea corectă. Această metodă are dezavantajul că majorează în mod artificial rulajul conturilor care intervin, 3021 şi 401 în cazul nostru.

     DB     CR     VAL
     ------------------
     3021   401    650   - înregistrarea greşită
     401    3021   650   - inversare pt. corecţie
     301    401    650   - înregistrarea corectă

Stornare „în roşu“

Înregistrarea greşită se repetă cu sume negative şi pe urmă se înscrie înregistrarea corectă. Metoda nu majorează rulajul conturilor:

     DB     CR     VAL
     ------------------
     3021   401    650   - înregistrarea greşită
     3021   401   -650   - reintroducere cu valoare negativă
     301    401    650   - înregistrarea corectă

Corectări de erori în hCONT

Dacă greşeala este în contabilitatea lunilor precedente, atunci se introduc note contabile de stornare ca mai sus.

Dacă greşeala este în luna curentă, îndreptarea se poate face şi prin simpla corectare a înregistrărilor greşite. Deci în locul contului 3021 se va scrie 301.

      DB     CR     VAL
     ------------------
      3021   401    650   - înregistrarea greşită
      301    401    650   - înregistrarea corectă

Rectificarea rulajului unui cont sintetic, când se fac transferuri între două analitice

Aceste rectificări sunt necesare dacă rulajul contului sintetic are semnificaţie. De exemplu:

      301     - Materii prime
                Rulaj DB - intrări de materii prime în unitate
                Rulaj CR - ieşiri de materii prime în consum sau din unitate
                Sold     - valoarea stocului de materii prime
      301.01  - Materii prime - gestiunea 1
      301.02  - Materii prime - gestiunea 2
      301.9   - Rectificare rulaj 301 (are sold = 0)

Dacă se transferă materii prime de la gestiunea 2 la gestiunea 1:

      301.01  =  301.02   (valoare materii prime transferate)

Pentru a nu denatura rulajul contului 301, fie concomitent, fie la sfârşitul lunii se înregistrează:

      301.9   =  301.9    - (valoare materii prime transferate)

Acelaşi procedeu se poate aplica şi când se transferă sume de bani între două conturi curente ale aceleiaşi unităţi şi ne interesează la sfârşitul lunii total încasat din exterior şi total plăţi spre exterior. Iată planul de conturi utilizat:

      5121     - Conturi curente la banci
      5121.1   - Cont la BCR în lei
      5121.2   - Cont la BRD în lei
      5121.9   - Rectificare rulaj 5121 (in general are sold = 0)

Defalcarea unui cont înseamnă spargerea, descompunerea soldurilor şi rulajelor acestuia în mai multe elemente, elemente care după defalcare vor fi urmărite pe conturi distincte. Astfel, contul defalcat va deveni părintele conturilor noi.

Defalcarea se poate executa numai de persoana care răspunde de organizarea contabilităţii, sau cu aprobarea acesteia. Din acest motiv, operaţiile de adăugare conturi în balanţă şi modificarea soldurilor şi rulajelor lunare se pot realiza numai după introducerea parolei speciale.

Se recomandă să se realizeze la începutul lunii, înainte de introducerea vreunui articol contabil.

Defalcarea contului presupune:

• adăugarea conturilor descendente în Planul de conturi;
• adăugarea conturilor descendente în balanţă cu soldul iniţial la începutul anului şi rulajele lunilor precedente.

Observaţie:

• soldurile şi rulajele contului defalcat le putem prelua într-unul dintre analiticele nou create prin folosirea operaţiei Adaugare/Copiere, fie din Conturi/Plan de conturi (trebuie să fie activă una dintre ferestrele de solduri), fie din Conturi/ Balanta.
• dacă soldurile şi rulajele contului defalcat se repartizează între conturile analitice nou create, putem consulta datele contului defalcat prin operaţia Conturi/Balanta generala/Vizualizare/Rulaje lunare.

Dacă operaţia de defalcare se execută în timpul lunii, atunci trebuie modificate şi toate celelalte înregistrări din luna curentă care conţineau contul de defalcat. Modificarea constă în înlocuirea contului de defalcat cu unul din descendenţii săi.

Prin operaţia de Incarcare se poate verifica corectitudinea operaţiilor de mai sus.

După defalcare nu se mai poate contabiliza direct pe contul defalcat, ci numai pe descendenţii acestuia.

Uneori trebuie începută contabilizarea operaţiilor din luna următoare fără ca perioada precedentă să fie închisă. În aceste cazuri se poate deja începe contabilizarea lunii următoare înregistrând noile articole contabile pentru luna următoare.

De exemplu, dacă nu este încă închisă luna februarie, dar dorim să introducem înregistrări pentru martie, vom selecta ca lună curentă martie. Selectarea lunii următoare ca lună curentă se execută în comanda Luna curenta alegând a doua lună din meniu. În urma selectării, martie se va bifa şi totodată apare numele lunii şi în colţul din dreapta-sus al ecranului.

Din acest moment, toate articolele contabile introduse vor intra în contabilitatea lunii martie. Operaţii care se pot executa în această situaţie sunt: listare articole, listare înregistrări, listări rulaje. Nu se pot efectua operaţii care necesită soldul lunii precedente: fişe de cont, încărcare, carte mare, balanţe.

Revenirea la luna balanţei (februarie în exemplu) se execută tot în comanda Luna curenta, dar de data asta bifând prima lună, luna balanţei.

În mod obişnuit se întârzie trecerea la luna ianuarie până când se definitivează închiderea exerciţiului expirat. Acest lucru este posibil astfel cum a fost descris la secţiunea 4. De multe ori însă nu este posibilă închiderea exercițiului precedent şi deja trebuie contabilizate luni din anul curent. Depunerea situaţiilor financiare se face cu mai multe luni după închiderea exerciţiului.

Dacă închiderea anului întârzie, atunci se procedează la copierea bazei de date pentru anul precedent într-un catalog distinct, închiderea anului precedent făcându-se în acest catalog, iar corectarea soldurilor de început de an în contabilitatea anului curent se face în catalogul curent, la acele conturi la care soldul final s-a modificat ca urmare a închiderii.

Observaţii:

• copierea bazei de date corespunzătoare anului contabil precedent poate fi făcută fie prin:
  • hCONT în timpul operaţiei de iniţializare lună nouă (vezi 4.5),
  • arhivarea bazei de date din hUTIL (vezi cap.3.),
  • copierea bazei de date din hMENU,
  • restaurarea copiei de arhivă salvate
• corectarea soldurilor de început de an în contabilitatea anului curent se va executa doar pentru conturile din ultimul nivel.

La prima operaţie de Încărcare se va depista faptul că soldurile de început de an pentru conturile din nivelele superioare nu sunt corecte şi se oferă posibilitatea recalculării lor.

De exemplu, dacă definitivarea şi închiderea anului 2015 se face în martie 2016, după ce s-au închis lunile ianuarie şi februarie din anul curent, se procedează în felul următor:

• datele contabilităţii din anul 2015 se copiază în catalogul DBF.15 în interiorul mediului HAMOR
• se lansează hCONT pentru baza de date DBF.15, se introduc notele contabile de închidere şi se reînchide luna decembrie a anului 2015 (Încărcare şi listare balanţă). În urma acestor operaţii se modifică soldul final al câtorva conturi. Dintre acestea se reţin conturile din ultimul nivel împreună cu soldurile finale.
• se lansează hCONT pentru baza de date DBF (contabilitatea anului 2015).
  In contabilitatea anului 2015 se corectează cu operaţia Conturi/Balanta generala/Modificare soldul de început de an al conturilor reţinute în etapa precedentă.
• se încarcă balanţa şi se acceptă recalcularea soldurilor de început de an
• se listează din Arhiva balanţele lunilor ianuarie şi februarie astfel:
  • se stabileşte intervalul ianuarie-ianuarie;
  • se listează balanţa lunii ianuarie din Arhivă cu operaţia:
    Balanta…sintetica / Listare / Balanta completa;
  • se stabileşte intervalul februarie-februarie;
  • se listează balanţa lunii februarie.

În balanţele obţinute pentru ianuarie şi februarie valorile şi totalurile din coloanele de rulaj curent trebuie să fie identice cu cele din balanţele respective, listate anterior. Deasemenea, soldurile finale din balanţa de decembrie '15 vor fi egale cu valorile din coloana Total sume precedente din ianuarie '16, iar Total sume din ianuarie '16 va fi identic cu Total sume precedente din februarie '16.

Planul de conturi suferă modificări mai însemnate de regulă pe baza modificării reglementărilor contabile.

La modificări substanţiale ale planului de conturi, în cazul în care devine necesară transpunerea soldurilor din unele conturi în conturi noi sau defalcarea acestora pe mai multe conturi, furnizăm de regulă soluţii de traducere a conturilor.