Ordinea în care se execută de regulă operaţiile pe parcursul unei luni:

• introducerea datelor în hMARFA, hIMOB, hSALAR, eventual hPROD şi contabilizarea acestora
• importul jurnalelor din alte aplicaţii în hCONT
• introducerea celorlalte articole contabile în jurnalele din hCONT;
• executarea operaţiei Încărcare - de cumulare a înregistrărilor ori de câte ori este nevoie şi verificarea soldurilor;
• efectuarea de corecţii, regularizări;
• calcul impozite, închidere venituri şi cheltuieli, întocmire note contabile;
• Încărcare;
• listare jurnale contabile, balanţe, registru-jurnal general;
• arhivare;
• iniţializare lună nouă.

Import din alte aplicaţii

La jurnalele de import articolele provin din aplicațiile sursă. În fişierul log afişat după importul jurnalelor din alte aplicaţii, erorile, avertismentele se marchează cu ***, **, * la început, şi apare un avertisment dacă într-un jurnal nu s-a importat niciun articol.

Adăugare manuală

În hCONT, introducerea manuală a articolelor contabile începe cu meniul Operatii curente, unde se selectează jurnalul la care va trebui adăugat articolul.

În meniul Articole contabile selectăm operaţia de Adăugare, prin:

• Creare - se completează manual atât antetul, cât şi formula cu sumele aferente
• Copiere antet - se copiază numai antetul articolului selectat, formula şi sumele se adaugă manual
• Copiere antet şi formulă - se selectează un articol contabil asemănător şi se copiază toate informaţiile, după care prin Modificare se operează eventualele diferenţe, se introduc sumele corecte etc.
• Copiere antet, formulă şi sume - copiază întregul articol contabil selectat, trebuie verificat dacă datele necesită corecturi!

Numărul jurnalului, numărul articolului contabil şi data sunt deja completate. Numărul jurnalului este cel al jurnalului selectat la care se adaugă articolul; numărul articolului este mai mare cu unu faţă de numărul ultimului articol deja înregistrat, iar data articol este data curentă.

Dacă data articol propusă nu este corespunzătoare, ea poate fi corectată. La următorul articol se va păstra noua dată impusă.

Exemplu:

Să presupunem că data curentă este 18.07.15. Avem următoarele două articole contabile în jurnalele CB1 şi CB2:

     Jurnal  Nr.art  Data art. Tip doc  Nr.Doc
    -------------------------------------------
     CB1     0001    06.07.15  EXC       11
     CB2     0001    16.07.15  EXC       12

În jurnalul CB1 se adaugă un nou articol contabil. Se propune pentru data articolului 18.07.15, adică data din ziua curentă.

Utilizatorul modifică data articolului propus la data de 15.07.15.

La următoarea adăugare noua dată propusă va fi cea impusă mai înainte, adică 15.07.15.

În continuare se adaugă un articol contabil în jurnalul CB2. Deoarece noua dată impusă de utilizator nu respectă cronologia articolelor contabile din jurnalul CB2 (15.07.15 < 16.07.15 - data ultimului articol din CB2), se propune această dată din urmă (16.07.15).

După introducerea datei pentru articol completăm tipul documentului justificativ, numărul şi data de emitere a acestui document. Dacă nu cunoaştem codul tipului de document, putem solicita lista tipurilor de documente tastând F1. În câmpul Explicaţii putem insera un comentariu referitor la operaţiunea economică pe care o înregistrăm.

După completarea câmpului Explicaţii „sărim“ automat în fereastra care conţine formula contabilă şi apare o înregistrare goală. Înregistrarea va fi valorică sau cantitativ-valorică în funcţie de numărul unităţilor de măsură definite pentru tipul de document ales.

• dacă formula conţine înregistrări simple, atunci completăm ambele câmpuri de conturi, suma (şi cantitatea, dacă este cazul).
• dacă formula conţine mai multe înregistrări simple, pentru fiecare linie se lansează operaţia de adăugare înregistrare contabilă (Alt A).
• dacă formula este compusă, iar prima linie conţine de exemplu cont debitor, atunci câmpul contului debitor se completează, dar câmpul contului creditor se lasă gol, iar câmpul valoare se completează cu totalul formulei contabile.
  Următoarele înregistrări care apar în continuare automat, nu vor mai conţine câmpul corespunzător contului debitor, ci doar câmpul de cont creditor şi câmpul de valoare ( şi câmpurile de cantităţi pentru contul debitor dacă este cazul).

Pentru înregistrarea de corespondenţă când total sume debitoare devine egal cu total sume creditoare, ciclul de adăugări se opreşte automat.

După terminarea formulei vom părăsi acest ecran tastând Enter.

Articolul poate fi corectat şi prin apăsarea lui F10, unde apar operațiile posibile:

Dacă tipul de document folosit este cu completare automată, se calculează automat valoarea pentru înregistrarea de total sau corespondenţă (în funcţie de regimul de completare automată).

Dacă formula introdusă este compusă, şi dacă valoarea din înregistrarea de total nu este egală cu suma valorilor din înregistrările de corespondenţă, atunci se emite un mesaj de avertizare. Dacă nu corectăm eroarea pe loc sau mai târziu, atunci la prima operaţie de încărcare va fi semnalată din nou eroarea, care de data aceasta este fatală şi nu mai permite continuarea operaţiei de încărcare.

Înregistrările se fac pe conturi existente, deschise şi cu funcţie definită. Nu se poate contabiliza pe conturi care au descendenţi, contabilizarea se face pe conturile primare. Dacă aceste reguli nu sunt respectate pot să apară erorile:

   Cont inexistent sau închis !
sau
   Cont cu funcţie nedefinită !
sau
   Contul are descendenţi !

Când se introduc conturi analitice este posibil să nu cunoaştem simbolul precis al contului (partea analitică). Atunci vom introduce în câmp partea sintetică şi după tastarea lui F1, va apare o listă din Planul de cont cu conturile analitice ale contului sintetic introdus. Cu Enter contul analitic ales se va insera în formulă.

Dacă nu avem un cont analitic definit, atunci în fereastra de ajutor putem cere adăugarea unui nou cont tastând Alt A. După ce am completat fereastra corespunzătoare noului cont analitic, acesta se va insera şi în lista de Plan de cont şi rămâne selectat. Acum tastăm Enter şi introducem contul nou adăugat în înregistrare.

La înregistrări cantitativ-valorice fereastra de ajutor pentru planul de conturi este accesibilă şi în modul următor:

• prin tasta F2,
• de pe câmpurile valoare şi cantitate prin F1

În ambele cazuri fereastra de ajutor va conţine coloana de preţ unitar pentru conturile cu preţ unitar fix.

De pe câmpurile de cantitate ale conturilor cu preţ unitar de tip curs de schimb, prin F2 va fi accesibilă fereastra de ajutor pentru cursurile de schimb.

Modificarea unui articol contabil constă fie în modificarea părţii de identificare, fie în modificarea formulei. Fereastra care se modifică trebuie să fie activă. Trecerea dintr-o fereastră în alta se face cu Tab sau cu Shift Tab.

Modificarea părţii de identificare se face în mod obişnuit. Modificarea formulei constă în modificare, adăugare sau ştergere înregistrări. Modificarea unei înregistrări se lansează cu Alt M, adăugarea cu Alt A, iar ştergerea cu Alt S.

Aceste operaţii se pot lansa şi prin meniul care apare tastând F10.

Un articol contabil poate fi şters în 2 modalităţi:

• complet, împreună cu formula contabilă asociată,
• anulat - se şterge doar formula asociată şi în câmpul explicaţie se înscrie automat cuvântul - ANULAT. În acest caz se poate rescrie explicaţia, ştergând cuvântul respectiv şi introducând datele corecte.

În timpul introducerii înregistrărilor contabile, ori de câte ori este necesar, se poate consulta soldul unui cont la sfârşitul unei zile, cu utilitarul ce se lansează prin F3:

Fereastra de editare se completează cu simbolul contului valoric/cantitativ împreună cu ziua la sfârşitul căreia se doreşte să se studieze soldul/stocul contului.

În calcule vor fi luate în considerare soldul de la începutul perioadei şi rulajul rezultat din înregistrările introduse până la ziua indicată (inclusiv).

Dacă ziua nu este indicată, se vor lua în considerare toate înregistrările introduse, deci va fi calculat soldul final, fără a fi necesară lansarea operației Încărcare.

Dacă răspundem cu „DA“ la Modificaţi?, putem introduce un alt cont şi interoga rapid soldul provizoriu.

Atunci când „luna curentă“ este provizoriu luna următoare, lansarea utilitarului are sens doar dacă balanţa este încărcată, altfel soldul de la începutul perioadei nu va fi corect, ceea ce va denatura rezultatul obţinut.

Utilitarul poate fi folosit în diverse situaţii: pentru verificarea corectitudinii datelor introduse pentru contul 5121-banca, 5311-casa, pentru închiderea conturilor de TVA, etc.

Dacă introducerea datelor se face de operator pe baza unor documente cumulative în care contabilul a calculat totaluri, atunci pentru verificare se va lista rulajul articolelor introduse pe baza documentului cumulativ. Rulajul se poate lista şi pe ecran şi trebuie verificat ca sumele din rulaj să coincidă cu totalurile pe conturi, calculate de contabil.

Cumularea înregistrărilor se face în operaţia de Încărcare. Această operaţie cel puţin după introducerea tuturor articolelor contabile din luna respectivă, dar poate fi lansată practic în orice moment pentru verificarea datelor introduse.

Operaţia are mai multe faze:

• Verificarea coerenţei înregistrărilor,
• Încărcarea în balanţă a înregistrărilor contabile, care realizează:
  • cartea mare,
  • încărcarea propriu-zisă a rulajelor în balanţă,
  • verificarea balanţei.

Operaţia se poate repeta în caz de incident fără să fie necesară restaurarea datelor.

În faza de implementare (până la executarea operaţiei de iniţializare lună nouă) operaţia de încărcare calculează automat soldurile şi rulajele conturilor din nivelele superioare. Acest calcul are loc pe baza soldurilor şi rulajelor conturilor din ultimul nivel.

Dacă faza de implementare a fost depăşită, în cazul în care se depistează conturi din nivele superioare pentru care soldul de început de an nu este corect, se oferă posibilitatea recalculării lor pe baza conturilor din ultimul nivel (se recalculează doar soldurile de început de an, nu şi rulajele lunare).

Articolele contabile fără înregistrări sunt considerate anulate, dar utilizatorul va fi avertizat de existenţa acestor articole:

  Jurnal: xxxx articol: yyyy fara inregistrari !

Erori care pot apare în timpul verificării articolelor contabile

Rapoartele tipice se listează de obicei la sfârşitul lunii, dar contabilul poate decide să le listeze practic oricând după o Încărcare. Modul de lansare a listelor a fost descris în cap.2. Aceste rapoarte sunt:

• registrele-jurnal
• fişe de cont
• cartea mare
• balanţa sintetică
• balanţe analitice.

Conform Ordinului 3512/2008, registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare.

În hCONT înregistrarea articolelor contabile poate fi organizată într-un singur jurnal, sau în mai multe jurnale contabile.

Posibilităţi de listare:

• în Operaţii curente se selectează jurnalele care se vor lista, apoi se lansează Listare jurnale auxiliare selectate. Dacă nu este selectat nici un jurnal, se vor lista toate jurnalele!
• cu Listare jurnal auxiliar curent se lansează lista acelui jurnal pe care este poziţionat cursorul
• din Articole contabile poate fi lansat Listare sel./Registru-jurnal auxiliar, se va lista numai jurnalul în care am intrat.

Forma grafică a registrului-jurnal poate fi stabilită prin definirea machetei asociate tipului de jurnal. Antet pe liste

Listare mai densă

La lansarea listelor, se poate merge cu săgeată sus până la Densitate, care se poate modifica din 6 în 8 LPi, rezultând liste mai compacte.

Antet pe liste

Cu ajutorul utilitarului hUTIL, în Fişiere sistem/Societatea se completează din datele societăţii Cod_fiscal şi Localitatea. Aceste date o să apară la listare în antetul:

• registrelor-jurnal generale şi auxiliare

  • balanţelor.

Registrul-jurnal general

Conţine lista jurnalelor din secţiunea listată împreună cu totalul lunar al jurnalelor (DB şi CR), iar la sfârşitul lunii totalul general (DB şi CR) care trebuie să coincidă cu total rulaj curent (DB şi CR) din balanţa de verificare.

În situaţia în care au fost definite mai multe jurnale contabile, Registrul-jurnal general se va lista la nivel de secţiune de contabilitate. Se poate proceda la listarea lunară şi eventual transcrierea manuală a datelor în registrul sub formă de caiet.

Dacă se listează anual, Registrul-jurnal general se listează prin operaţia:
Arhiva/ registre-jurnal - liste/ Listare registru-jurnal general. Datele vor fi defalcate pe luni.

Listarea lor este opţională. De obicei se listează pentru:

• contul curent de la bancă (se confruntă cu extrasul de cont),
• contul de casă (se confruntă cu registrul de casă),
• conturile analitice de materiale,
• conturile analitice de clienţi,
• conturile analitice de furnizori etc.

Pentru listarea fişelor de cont a fost conceput un modul special în Situatii/ Fise de conturi.

Fişele mai pot fi listate şi din:

• Situatii/ Balante ../ Listare balanta,
• Conturi/ Balanta generala/ Listari sel/ Fise de conturi

Conturile de terţi se pot lista în aşa fel, încât să apară doar cele care au sold. Pentru a omite conturile balansate vom introduce filtrul #0 în coloana Sold final.

Pot fi selectate fişele de conturi numai pentru conturile care în cadrul lunii au avut rulaj. În acest scop se introduce filtrul:

• #0 în coloana „Rulaj curent DB“,
• „sau“ în coloana „Şi/sau“,
• #0 în coloana „Rulaj curent CR“,

Dacă se doreşte listarea fişelor pentru perioada care a trecut din an, atunci mai întâi se trec înregistrările din luna curentă în Arhivă prin operaţia Date <luna> - > arhiva, după care se selectează perioada dorită prin Modificare interval arhiva şi se lansează operaţia de listare fişe fie prin Fise contabile… fie prin Balanta….

Se poate lista cartea mare prin secvenţa de operaţii:

• Arhiva/ Carte mare/ Fereastra,
• Conturi debitoare sau Conturi creditoare după caz,
• Listare selectiva,
• se alege macheta dorită şi se lansează listarea.

Cartea mare se va lista pentru perioada selectată în arhivă.

Deoarece cartea mare conţine o linie pentru fiecare lună, de regulă se listează la sfârşitul anului sau opţional şi la alte perioade.

Se listează cu operaţia Situatii/ Balanta…, se alege balanţa sintetică, Listare balanta/ Balanta completa.

De regulă, contabilul verifică soldul unor conturi mai importante, le confruntă cu soldurile din hMARFA. Detalii la pct.4.4.

În balanţa sintetică (listată integral), la lansarea listei, în cazul în care totalurile rulajelor nu sunt egale, apare atenţionarea:

Total rulaj DB # Total rulaj CR ...

Această verificare se efectuează şi pentru solduri. Atenţionarea apare numai pentru coloanele efectiv listate din balanţă. De ex. dacă Rulaj precedent nu este cuprins în forma listată, nu o să apară avertismentul, dacă egalitatea soldurilor este corectă. Se verifică ca totalurile listate să fie egale, indiferent de numărul de zecimale setate pentru lista respectivă.

Exemple de situaţii în care totalul sumelor debitoare şi creditoare poate să difere:

• omiterea unui cont sintetic din balanţă
• implementarea hCONT în cursul anului şi rulajele precedente au fost introduse manual, eronat.

Situaţiile financiare nu sunt generate automat de hCONT, dar completarea formularelor este înlesnită dacă se listează Balanţa de verificare care conţine informaţiile de bază. Această balanţă este de regulă cea sintetică, după caz se utilizează şi date din balanţa analitică.

Pentru completarea situaţiilor financiare anuale recomandăm să utilizaţi aplicaţia hBILANT, cu ajutorul căreia se extrag datele necesare din hCONT, se mai introduc unele informaţii manual, se verifică corelaţiile, iar datele se exportă în programul oficial de verificare. În hBILANT sunt livrate o serie de note explicative la bilanţ, câteva situaţii de analiză, calculator trimestrial pentru impozitul pe profit (devine Declaraţia 101 la sfârșitul anului) etc.

Există o serie de operaţii care trebuie executate la sfârşitul lunii. În continuare sugerăm principalele etape ale închiderii perioadei.

Aceste operaţiuni urmează după înregistrarea tuturor mişcărilor din luna curentă. Înaintea fiecărei etape se execută operaţia de Incarcare, prin care se calculează rulajele şi soldurile conturilor şi se listează o Balanţă pentru obţinerea situaţiei conturilor care se vor închide în etapa respectivă.

a. Închiderea gestiunilor de stocuri (mai puţin cele de produse)

• calculul coeficienţilor de repartizare a diferenţelor de preţ şi repartizarea diferenţelor de preţ asupra ieşirilor din gestiuni;
• descărcarea gestiunilor cu evidenţă global-valorică (magazine cu amănuntul);
• închiderea gestiunii cu evidenţă tip inventar intermitent.

b. Închiderea contabilităţii de gestiune constând în:

• stabilirea valorii diferenţelor de preţ la produse;
• stabilirea valorii producţiei în curs de execuţie.

c. Închiderea gestiunilor de stocuri de produse

• înregistrarea în contabilitatea generală a valorii diferenţelor de preţ la produse şi a valorii producţiei neterminate;
• calculul coeficienţilor de repartizare a diferenţelor de preţ şi repartizarea diferenţelor de preţ asupra ieşirilor din gestiuni.

d. Delimitarea în timp a veniturilor şi cheltuielilor aferente exerciţiului

e. Stabilire impozite şi taxe

• după efectuarea calculelor extracontabile, se înregistrează impozitul pe profit, impozitul pe venitul microîntreprinderii, TVA de plată etc.

f. Închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli

Pentru închiderea conturilor de cheltuieli şi venituri ne interesează soldurile acestor conturi. Pe baza lor introducem articole contabile pentru soldarea acestora.

   121  =  %      (soldul clasei 6)
           601    (sold 601)
           6021   (sold 6021)
           6022   (sold 6022)
           ...
 şi
   %    =  121    (soldul clasei 7)
   701            (sold 701)
   702            (sold 702)
   ...

Formulele de închidere cheltuieli şi venituri pot fi generate în hCONT automat prin intermediul tipurilor de documente cu formule generice asociate.
Contabilul va trebui doar să mai facă o verificare asupra acestor formule generate automat.

După generarea automată a formulelor de închidere cheltuieli şi venituri, se încarcă balanţa şi se verifică dacă s-au soldat conturile de cheltuieli şi venituri.

Observaţie:
Balanţele care trebuie listate înaintea fiecărei etape pot fi codificate după numărul etapei cu „1“, „2“, „3“ etc. Aceste cifre trebuie adăugate la conţinutul câmpului Tip din planul de conturi la toate conturile care trebuie să apară în balanţa respectivă.

După terminarea închiderii, se salvează datele în copia de arhivă.

Dacă utilizatorul dispune de toate programele principale HAMOR Soft, recomandăm compararea datelor din ele de către contabil, pentru a avea o evidenţă corectă şi completă. Exemple de corelaţii care se pot verifica:

În această etapă se execută în mod automat următoarele:

• arhivarea lunii precedente
• Initializare Luna Noua
• reorganizare articole contabile, înregistrări contabile şi fişiere din arhivă
• salvarea stării iniţiale (copie de siguranţă).

Operaţia de trecere la luna următoare se lansează cu Luna curenta/Initializare Luna Noua.

Operaţia poate fi lansată dacă:

• luna curentă este egală cu luna balanţei,
• balanţa este încărcată,
• datele au fost exportate (numai dacă este cazul).

Apare o fereastră de decizie cu următorul mesaj :

   Ati inchis luna ... ? (luna balanţei)

Se răspunde cu selectarea opţiunii implicite „Nu“, dacă încă nu s-a închis luna balanţei, deci nu se poate face trecerea la lună nouă.
În acest caz apare un mesaj de eroare:

 Atunci inca nu se poate initializa luna noua ! ...

şi se revine în meniul principal.

Se răspunde cu selectarea opţiunii „Da“, dacă într-adevăr luna balanţei este închisă din punct de vedere contabil, adică nu mai apar modificări de conturi, de articole contabile sau de înregistrări contabile pentru luna respectivă. În acest caz apare o altă fereastră de decizie cu următorul mesaj:

 Ati facut copie de arhiva ?

Se răspunde cu selectarea opţiunii implicite „Nu“, dacă încă nu s-a făcut o copie de arhivă pe un suport electronic cu ajutorul utilitarului hUTIL. În acest caz programul atenţionează cu mesajul:

 Atunci va rog sa o faceti ! ...

şi se revine în meniul principal, urmând ca utilizatorul într-adevăr să execute o salvare de date, pentru siguranţa în exploatare în continuare a lucrării şi reluarea operaţiei de iniţializare lună nouă.

Este nevoie de copia de arhivă pentru a putea relua operaţia în caz de incident.

Dacă se răspunde cu „Da“, înseamnă că din punctul de vedere al operatorului se poate trece la lună nouă. Pentru siguranţă, programul mai întreabă încă o dată, dacă se doreşte iniţializarea lunii noi, prin explicitarea lunii balanţei şi a lunii următoare. Apare o altă fereastră de decizie.

Dacă se răspunde prin „Da“, în cazul în care există jurnale contabile în care datele se importă, se verifică dacă importul a fost făcut şi dacă datele importate sunt la zi.

Dacă datele importate nu sunt la zi, operaţia de iniţializare se întrerupe necondiţionat.

Pentru a decide dacă datele importate sunt la zi sau nu se confruntă data şi ora fişierului din care s-a făcut importul cu data şi ora fişierului existent la momentul respectiv pe disc. În acest scop trebuie verificat ca fişierul de import să existe pe disc într-adevăr.

Dacă există jurnale de import în care datele sunt la zi, dar nu conţin date, se avertizează utilizatorul, care în continuare poate să decidă întreruperea sau continuarea operaţiei.

Deci iniţializarea lunii noi poate fi lansată doar dacă balanţa este încărcată şi dacă datele importate (dacă este cazul) sunt la zi.

În cadrul operaţiei se execută automat încărcarea datelor din luna balanţei în arhiva contabilă, şi se iniţializează fişierele de date pentru luna următoare. Datele care au fost introduse pentru luna următoare sunt preluate automat şi devin datele lunii curente în luna la care s-a trecut.

Dacă luna următoare este ianuarie, se trece şi la un exerciţiu financiar nou, vezi secţiunea următoare (4.5).

Dacă din diferite motive s-a întrerupt iniţializarea lunii noi, operaţia trebuie reluată, dar numai după restaurarea fişierelor din copia de arhivă făcută înainte de lansarea iniţializării.

Imediat după trecerea la luna următoare (operaţia Initializare Luna Noua) pot fi efectuate operaţii ca:

• defalcare sau comasări de conturi, stabilirea unor jurnale noi etc.;
• reluarea producţiei în curs de execuţie, preluarea stocurilor pe cheltuieli la gestiunile cu inventar intermitent etc.

Trecerea la exerciţiul financiar următor se face automat când se trece de la luna decembrie la luna ianuarie (indiferent de data calendaristică efectivă).

În operaţia de Initializare Luna Noua, când trecerea se face de la decembrie la ianuarie, se execută automat şi trecerea la un an contabil nou, ceea ce înseamnă iniţializarea soldurilor de început de an cu cele de la sfârşitul anului precedent, iar a rulajelor lunare cu 0.

În cursul operaţiilor de trecere la anul contabil următor, din balanţă se şterg toate conturile balansate (cu sold = 0) care nu au avut mişcări în anul care a trecut.

Deoarece în arhiva contabilă se păstrează doar datele pentru anul în curs, prin această operaţie arhiva contabilă va fi golită automat.

Utilizatorul poate să-şi copieze datele din anul precedent într-o altă bază de date. Copierea bazei de date poate fi făcută prin hCONT.

În cadrul operaţiei de Initializare Luna Noua, atunci când se trece de la luna decembrie la luna ianuarie, dacă este posibilă arhivarea automată a bazei de date, se afişează catalogul în care vor fi copiate datele. Numele se formează din numele original + extensia formată din anul contabil.

De exemplu pentru baza de date din catalogul DATE se lansează iniţializarea de lună nouă pentru decembrie 2015. Calculatorul propune copierea bazei de date în subdirectorul DATE.15. Utilizatorul poate să accepte numele propus sau poate să impună alt nume de catalog.

Baza de date astfel creată va fi o arhivă operaţională care poate fi consultată interactiv. În afară de această bază de date, obligatoriu se vor face şi arhive de siguranţă cu ajutorul utilitarului hUTIL.

La închiderea şi deschiderea exerciţiului finaciar în hCONT nu se generează, sau nu se înscriu articolele contabile de închidere şi de deschidere bilanţ (conturile 891 şi 892). În locul lor:

• la sfârşitul exerciţiului (după închiderea lunii decembrie şi listarea tuturor situaţiilor necesare) se modifică forma Balanţei generale ca să conţină doar coloana de Sold final şi se listează această balanţă, care ţine locul articolelor de închidere de bilanţ.

• se trece cu operaţia Initializare Luna Noua la exerciţiul următor. Soldul final al fiecărui cont va deveni soldul de început al aceluiaşi cont în noul exerciţiu.

  Conform principiului intangibilităţii bilanţului, credem că în acest moment se pot efectua reaşezări de solduri între conturile din cadrul aceluiaşi post de bilanţ. Modificarea soldurilor de început de an, este

permisă în hCONT (Conturi/Balanta generala). De exemplu, în acest moment ar putea fi rezolvată şi reorganizarea conturilor analitice. Alt exemplu ar fi reaşezarea soldurilor între conturile de stocuri şi cele de diferenţe de preţ la stocuri în urma stabilirii unor preţuri standard noi pentru exerciţiul care urmează.

• se modifică forma Balanţei generale, ca să conţină doar coloana de Sold inceput an, şi se listează această balanţă care ţine locul articolelor de deschidere bilanţ.

De regulă la societăţi mai complexe închiderea nu poate fi făcută la terminarea calendaristică a anului, deci se procedează după cum urmează:

• Dacă închiderea se va face în cursul lunii ianuarie, se procedează la introducerea articolelor contabile din ianuarie, fără să fie închisă luna decembrie (vezi şi cap 5.4).
• Dacă închiderea va întârzia peste luna ianuarie, se închide anul în mod provizoriu şi se continuă contabilizarea anului următor în mod normal. La închiderea definitivă a anului precedent se procedează cf. cap. 5.5.

După închiderea definitivă a anului, se execută copia de arhivă anuală.
Se salvează grupa de fişiere CNT… Folosind aceste copii, oricând se poate reconstitui situaţia anilor precedenţi.

Arhiva contabilă conţine toate datele din exerciţiul financiar în curs. Aici sunt înmagazinate articolele contabile, înregistrările contabile, cartea mare şi balanţele din lunile precedente. Ajungem în arhivă din meniul principal prin comanda Arhiva.

Arhiva contabilă se păstrează numai pentru exerciţiul financiar în curs. Prin trecerea la exerciţiul următor arhiva din hCONT va fi golită automat !

Datele lunii precedente se varsă în arhivă în mod automat în cadrul operaţiei Initializare luna noua.

În cazul în care nu am trecut încă la lună nouă şi dorim să studiem arhiva pe o perioadă care cuprinde şi luna în care ne aflăm, trebuie efectuată încărcarea datelor lunii curente în arhivă, ca în exemplul de mai jos:

Se poate modifica intervalul pe care dorim să-l studiem în arhivă prin operaţia Modificare interval arhiva indicând luna de început şi luna de sfârşit a intervalului. Dacă dorim să studiem datele unei singure luni din arhivă, putem face o selecţie înainte de a intra în Arhivă, indicând aceeaşi lună atât pentru începutul, cât şi pentru sfârşitul intervalului.

Dacă dorim să facem situaţii cu datele unui singur trimestru, indicăm de exemplu lunile 04-06, astfel obţinem numai înregistrările făcute în trimestrul II:

În rest, sunt posibile operaţiuni de vizualizare şi listare care se fac în mod similar cu cele descrise în cap. 2.

Registrul-jurnal general şi registrele-jurnal auxiliare pot fi listate şi din arhivă pentru perioada activă. Se lansează opţiunea: Arhiva/Registre jurnal - liste.

Registrul-jurnal general se listează la nivel de secţiune prin operaţia:
Listare registru-jurnal general.

Registrele jurnal auxiliare se listează la nivel de jurnal prin operaţia:
Listare registru-jurnal auxiliar.

Fişele de cont, pentru a fi legate la dosar, se pot lista la sfârşitul anului din Arhiva contabila. După închiderea anului (fără să se treacă la ianuarie) pe rând se execută următoarele operaţii:

• se copiază datele lunii decembrie în Arhivă cu operaţia Date decembrie → arhiva;
• se fixează intervalul cu Modificare interval arhiva. Luna de început va fi ianuarie, cu câteva excepţii. Dacă implementarea hCONT s-a început în cursul anului (nu în ianuarie), atunci se trece luna implementării. Dacă contul s-a născut în cursul anului şi a moştenit sold şi rulaj de la părinte, atunci se trece luna defalcării;
• se lansează Fise contabile …, se selectează tipul de fişă dorită şi se trece la listarea fişelor de cont.

Cartea mare, dacă se doreşte, se listează din arhivă, de obicei la sfârşitul anului, deoarece conţine câte o linie pentru fiecare lună.
Lista cartea mare se realizează prin Carte mare. Se alege fereastra de cont debitor sau creditor după caz şi se lansează listarea prin Listare selectiva.