Implementarea este etapa în care aplicaţia se adaptează nevoilor unităţii economice, se pregăteşte o bază de date reală pentru unitatea respectivă.

Nici reglementările, nici prezentul material nu pot să dea soluţii complete şi uniform valabile de organizare a contabilităţii, acestea vor trebui elaborate de contabil, pe baza reglementărilor, a profilului şi mărimii unităţii patrimoniale etc. În cadrul politicilor contabile se pot detalia procedeele aplicabile.

Paşi recomandaţi:

• schiţaţi, cum vreţi să organizaţi contabilitatea ?
• ce instrumente oferite de hCONT vreţi să utilizaţi şi cum ?
• stabiliţi jurnalele, tipurile de documente, conturile utilizate;
• organizaţi pe etape operaţiile de executat la începutul lunii, pe parcursul lunii, la sfârşitul lunii, la sfârşitul anului;
• întocmiţi o monografie privind înregistrarea în contabilitate a principalelor operaţiuni economice din unitatea Dvs.
• decideţi, dacă organizaţi contabilitate de gestiune sau nu. Dacă volumul datelor din contabilitatea de gestiune nu este mare, aceasta se poate organiza în aceeaşi bază de date cu contabilitatea generală, altfel se va organiza într-o bază de date distinctă.

Planul de conturi livrat este cel în vigoare în momentul achiziției programului. În funcţie de specificul agentului economic, utilizatorul poate adapta acest plan de conturi.

Progamul este livrat cu următoarele pachete:

• cntinis.zip - plan de cont societăţi comerciale cf. Ordin 1802/14
• cntinio.zip - plan de cont pt. organizaţii fără scop patrimonial cf. Ordin 1969/07.

La prima instalare, programul porneşte cu planul de conturi pentru societăţi comerciale. Dacă acesta nu corespunde, solicitaţi schimbarea lui de către persoana care face implementarea.

Modificările care trebuie efectuate în planul de cont, în general, sunt următoarele:

• adăugarea conturilor analitice. Teoretic se pot adăuga analitice la oricare cont şi la oricâte nivele, dar practic o mare parte din evidenţa analitică se ţine cu ajutorul aplicaţiei hMARFA, eventual hIMOB şi hSALAR etc.
• definitivarea tipurilor de balanţe (sintetic/analitic). Se stabilesc conturile care trebuie să apară în balanţa sintetică, în balanţele analitice sau în ambele tipuri de balanţe etc.
• închiderea conturilor care nu se utilizează pe moment (opţional).

Deoarece de regulă se utilizează şi hMARFA, recomandăm să se deschidă aceleași conturi analitice şi în hCONT.

Dacă pentru elaborarea situaţiilor financiare se utilizează hBILANT, recomandăm utilizarea conturilor analitice recomandate de noi, cu completările necesare.

Modificările asupra planului de cont se operează în Conturi/Plan de conturi. Vezi cap. 2.1.2..

După instalare, aplicaţia are stare neiniţializată, adică nu a fost stabilită încă luna în care începe contabilizarea. Luna de început va fi prima lună pentru care se va întocmi balanţa de verificare şi se stabileşte în operaţia Luna curenta/Prima initializare lunara. În fereastra care apare după lansarea operaţiei se va trece numărul lunii şi anul pentru care se va întocmi prima balanţă. După terminare, în colţul din dreapta-sus al ecranului şi în meniul Luna curentă va apare numele acestei luni.

Dacă agentul economic este la începutul activităţii, atunci soldul şi rulajul conturilor este 0 şi acestea nu trebuie înscrise.

Dacă a existat deja activitate economică, atunci conturile au solduri iniţiale şi rulaje care trebuie înregistrate în hCONT.

Înscrierea soldurilor şi rulajelor se face cu operaţia de adăugare din Conturi/ Balanta generala.

Dacă prima lună este ianuarie, atunci din balanţa de verificare din decembrie a anului precedent trebuie înscrise doar soldurile finale ale conturilor drept solduri de început de an.

Dacă prima lună este februarie, martie etc. atunci din balanţele de verificare ale lunilor precedente se vor înscrie în hCONT soldul de început de an şi rulajul debitor şi creditor pentru fiecare lună anterioară lunii de început.

Soldul iniţial al contului părinte trebuie să fie egal cu suma soldurilor iniţiale ale descendenţilor săi de gradul unu, şi analog, rulajul contului părinte trebuie să fie egal cu suma rulajelor corespunzătoare ale descendenţilor săi.

Soldurile iniţiale şi rulajele conturilor părinte în faza de implementare (până la prima operaţie de iniţializare lună nouă) sunt calculate automat.

În faza de implementare, după introducerea soldurilor şi rulajelor pentru toate conturile din ultimul nivel se lansează o Încărcare şi se listează balanţa pentru a verifica corectitudinea întregistrărilor. Se verifică inclusiv egalitatea între totalul sumelor debitoare şi creditoare!

Jurnalele se definesc în funcţie de maniera în care se va efectua contabilitatea. Se pot defini jurnale pe tipuri de operaţii economice, pe compartimente, pe conturi etc.

În funcţie de conţinutul jurnalului se stabilesc şi machetele registrelor-jurnal auxiliare. Definirea jurnalelor se face în operaţia Tipuri de../ .. jurnale. Dacă hCONT este legat cu alte aplicaţii care rezolvă contabilitatea analitică a unor domenii, atunci pentru fiecare din aceste aplicaţii se defineşte un jurnal în care se completează sursa înregistrărilor contabile importate.

Listare jurnale cu densitate mai mare

De multe ori, se impune ca documentele să fie listate cu o densitate mai mare, pentru economie de hârtie şi toner. În Tipuri de jurnale la modificare/Macheta registru-jurnal există:

Densitate (8/6 Lpi, necompletat=6 Lpi): ...

Dacă răspunsul este necompletat, registrele-jurnal se vor lista cu caractere mai mari (6Lpi). Dacă se introduce 8, jurnalul se listează cu 8Lpi, adică apare cu caractere mai mici. Apăsaţi F1 pentru fereastra de ajutor care indică datele tehnice:

                 Nr.rind/Lungime   Nr.caractere/Latime
                ---------------------------------------
                   LPI6     8     CPI10   12   17   20
-------------------------------------------------------
A4 (portret)      66(62)  88(88)     80   96  133  160
A4 (peisaj)       48(44)  64(58)    110  132  183  220
Listing continuu  72(72)  96(96)    136  163  226  272
Listing pe coli   72(70)  96(93)    136  163  226  272

Setare legătură cu alte programe

Dacă există legături către alte aplicaţii HAMOR Soft din care se importă datele, acestea se înscriu pe cel mult 6 caractere, de ex. HMARFA, HIMOB etc.

La livrare, lista de tipuri de documente conţine deja cele mai uzuale tipuri de documente. Lista poate fi modificată şi se pot adăuga noi elemente, mai ales cele care provin din alte aplicaţii.

Unde este cazul se stabileşte:

• regimul de completare automată,
• numărul unităţilor de măsură cu care trebuie să funcţioneze tipul de document,
• regula de funcţionare preţ unitar,
• se definesc formulele generice.

În funcţie de rapoartele care se doreşte să se obţină, se stabilesc tipurile de fişe contabile, balanţe şi carte mare.

În hCONT, pentru aceste tipuri pot fi definite mai multe variante prin care se determină conţinutul şi forma grafică a acestor situaţii.

Rapoartele contabile vor fi semnate de conducătorul unităţii şi de conducătorul compartimentului financiar-contabil. Programele înscriu titlul şi numele acestor persoane la sfârşitul fiecărui raport, dacă în fişierul Societatea informaţiile referitoare la aceste persoane sunt completate.

Înregistrarea acestor persoane se face cu programul hUTIL în fişierul Societatea. Dintre cele trei persoane prevăzute pentru conducerea societăţii prima se consideră că este conducătorul unităţii, iar a treia este şeful compartimentului financiar-contabil/firma de contabilitate.

Accesul la datele contabile poate fi condiţionat de cunoaşterea unor parole. hCONT este prevăzut cu două parole: parola de utilizator şi parola de contabil şef.

• parola de contabil şef trebuie cunoscută atunci când se modifică soldurile şi rulajele unor conturi. Aceste operaţii trebuie executate la implementare, la defalcarea unor conturi (secţ. 5.3) şi la închiderea anuală, atunci când închiderea anului precedent a depăşit în timp închiderea lunii ianuarie din anul curent (secţ. 5.5). Fixarea acestei parole este obligatorie pentru că autorizează nişte operaţii deosebite care nu pot fi executate decât de către conducătorul contabilităţii.
• parola de utilizator nu este obligatorie. Dacă se fixează, accesul la datele contabile va fi condiţionat de cunoaşterea parolei. Parola va trebui indicată ori de câte ori se lansează programul hCONT.

Parolele se înscriu cu programul hUTIL din Aplicatii. În dreptul parolei normale se înscrie parola utilizator, iar în dreptul parolei speciale se trece parola contabilului şef. Menţionăm, că la rândul lui şi programul hUTIL trebuie să aibă parolă specială.

La un moment dat, se salvează o grupă de fişiere. Aceste grupe de fişiere se pot vizualiza, sau se pot modifica cu hUTIL, în opţiunea Grupe de fisiere din comanda Fisiere sistem.

Salvările se execută periodic (la firme mari chiar zilnic), după terminarea lucrului. Pentru copii se vor folosi cel puţin 2 suporturi, pe care datele se salvează alternativ (o zi pe un disc, ziua următoare pe celălalt disc (hard disc, CD etc.) ş.a.m.d.

Dacă programul hCONT este folosit pentru contabilizarea mai multor agenţi economici, se propune ca pentru fiecare dintre ei, salvarea datelor să se facă într-un catalog propriu pe dischetă, în aşa fel încât numele catalogului să sugereze şi proprietarul datelor.

Stabilirea catalogului în care se salvează datele se fixează prin hUTIL, prin completarea căii de acces a poziţiei cu aliasul dedicat „copy“ din catalogul fişierelor.

De exemplu, să presupunem că hCONT se foloseşte pentru contabilizarea firmelor ABC IMPEX, DEVROL şi SANDEX. În acest caz putem fixa ca datele acestor firme să fie salvate în cataloage care să indice firma proprietară.

Acest mod de lucru are avantajul că datele salvate nu pot fi confundate, chiar dacă pentru salvare se foloseşte acelaşi suport pentru mai multe firme.

În completare faţă de modalitatea de salvare prezentată mai înainte, în sistemul HAMOR există şi posibilitatea creării unor arhive operaţionale.

Arhivele operaţionale diferă de copiile de siguranţă prin faptul că ele sunt copii fidele ale bazei de date curente, fişierele de date sunt copiate (nu se împachetează) şi sunt preluate şi fişierele index ale acestora. Destinaţia bazei de date copiate este hard discul.

Ca urmare, datele dintr-o bază de date arhivă rămân accesibile pentru utilizator, programul poate fi lansat pentru ele (manual sau din hMENU) şi datele pot fi consultate.

Arhivele operaţionale se creează cu utilitarul hUTIL prin opţiunea Intretinere date/ Arhivare pe disc. Numele bazei de date nou create se stabileşte de către operator. Catalogul destinaţie în care se va crea baza de date este cel determinat de poziţia „arch“ din catalogul fişierelor.

Arhiva operaţională poate înlocui copia de siguranţă dacă salvarea se face în reţea şi noua bază de date este creată pe un alt calculator decât cel pe care se află baza de date curentă. Această alternativă poate fi folosită doar dacă sistemul a fost implementat corespunzător, ceea ce este sarcina administratorului de sistem.

Arhivarea pe disc se poate folosi şi la sfârşitul anului pentru arhivarea datelor din exercițiul care se închide (vezi şi cap. 5.5). Această modalitate de arhivare are sens în următoarele situaţii:

• baza de date conţine referinţe externe, adică sunt referite fişiere care nu se află în interiorul bazei de date. Prin iniţializare lună nouă decembrie - ianuarie, hCONT încearcă să arhiveze datele contabile din anul precedent, însă numai pentru o bază de date care nu conţine referinţe externe,
• când arhiva se creează în alt catalog decât cel în care se află baza de date curentă. Prin hCONT baza de date arhivă creată se copiază la acelaşi nivel cu baza de date curentă.

Aceste facilităţi sunt accesibile doar dacă sistemul a fost implementat corespunzător, prin urmare pot fi folosite doar cu acordul administratorului de sistem.

Prin arhivarea pe disc bazele de date rezultate vor fi de tip arhivă, adică este posibilă doar consultarea datelor, nu şi modificarea lor.

Atunci când închiderea exercițiului financiar întârzie faţă de închiderea lunii decembrie, sunt necesare modificări şi în baza de date arhivă din anul precedent (vezi 5.5). Dacă arhivarea datelor din anul contabil precedent s-a făcut prin arhivare pe disc, va rezulta o bază de date de tip arhivă (deci numai în regim de consultare). În astfel de situaţii, după arhivarea datelor contabile va fi necesară transformarea bazei de date rezultate în bază de date cu regim de consultare şi actualizare. Transformarea bazei de date este posibilă din hMENU, dar numai dacă la implementare această opţiune a fost pusă la dispoziţia utilizatorului.

Informaţii suplimentare cu privire la operaţia de arhivare pe disc se găsesc în Documentația de operare si exploatare a programelor HAMOR Soft.