În acest capitol sunt prezentate noţiunile de contabilitate folosite în aplicaţie. Definiţia lor de uz general este urmată de fiecare dată de modul de interpretare şi folosire din hCONT.

Pentru fiecare element de activ sau pasiv se deschide un cont contabil.

Elemente componente

• Titlul contului este denumirea elementului patrimonial al cărei evidenţă o ţine. Se recomandă ca titlul claselor şi al grupelor de conturi să se scrie cu majuscule, iar al conturilor propriu-zise cu litere mici.
• Simbolul contului este un cod al contului, folosit în formule contabile pentru denumirea scurtă şi exactă a elementului patrimonial. Simbolul unui cont este format dintr-o secvenţă de cifre zecimale sau caractere majuscule care pot fi grupate prin caracterul „.“. Un astfel de cod poate avea cel mult 11 caractere.
  Exemple: 121, 4111, 401.1.01, 301.03, 301.03A
• Planul de conturi - conţinutul planului de conturi livrat este stabilit prin reglementări. Conţine şi unele conturi analitice recomandate de HAMOR Soft, utilizate şi în celelalte programe. Panul de conturi trebuie completat şi cu celelalte conturi analitice utilizate. Conturile care nu se utilizează se pot închide (opţional). .

Conturile sunt grupate pe:

• Clase: simbol format din 1 cifră, ex. 3, 4
• Grupe: simbol format din 2 cifre, ex. 30
• Cont sintetic grad I: simbol format din 3 cifre, ex. 301, 302
• Cont sintetic grad II: simbol format din 4 cifre, ex. 3021, 3022
• Cont analitic: contul sintetic + partea analitică

Ierarhia conturilor

Conturile pot fi în următoarele relaţii între ele: descendent, părinte şi frate. Pentru înţelegerea acestor relaţii să luăm exemplul:

     401        Furnizori
    401.1      Furnizori interni
    401.1.01   S.C. AAA SRL
    401.1.02   S.C. BBB SRL
    401.2      Furnizori externi
    401.2.003  Furnizori externi - Firma CCC - EUR

Contul 401 este părintele conturilor: 401.1, 401.2, iar aceştia din urmă sunt fiii lui 401. Conturile 401.1, 401.2 între ei sunt fraţi. La fel 401.1.01, 401.1.02 între ei sunt fraţi şi sunt fiii lui 401.1. Să remarcăm că 401.1 este în acelaşi timp fiul lui 401 şi părintele lui 401.1.01.

Conturile descendente care se formează cu . (punct) se mai numesc şi conturi analitice. Părintele unui cont analitic este contul care are ca simbol porţiunea până la punct din simbolul contului analitic. În general porţiunea până la punct reprezintă contul sintetic, iar porţiunea de după punct reprezintă un cod intern al unităţii (codul materialelor, codul furnizorilor sau al clienţilor, etc.).

Semnificaţia economică a relaţiilor ierarhice este, că elementul patrimonial reprezentat prin contul părinte se poate descompune în elementele patrimoniale reprezentate prin conturile descendente. Astfel:

• soldul şi rulajul părintelui se poate descompune în soldurile, respectiv în rulajele descendenţilor (defalcare) şi invers,
• soldurile şi rulajele conturilor descendente însumate dau soldul şi rulajul contului părinte (însumare, agregare).

In cadrul aplicaţiei hCONT, înregistrări contabile se pot face numai pe conturile care nu au descendenţi, adică contabilizarea se face pe elementele patrimoniale primare. În primul exemplu, pe contul 106 nu se poate contabiliza, doar pe descendenţii lui, pe 1061, 1063 sau 1068. În al doilea exemplu, conturile care nu au descendenţi şi care pot figura în formule contabile sunt: 401.1.01., 401.1.02, 401.2.003.

Funcţia contabilă a contului

• A - cont de activ, începe să funcţioneze prin debitare şi are sold debitor;
• P - cont de pasiv, începe să funcţioneze prin creditare şi are sold creditor;
• B - cont bifuncţional, începe să funcţioneze prin debitare sau creditare şi are fie sold debitor, fie sold creditor;
• spaţiu - funcţie nedefinită (este clasă sau grup). Grupele şi clasele de conturi nu au funcţie contabilă (aşa sunt diferenţiate de conturile efective).

Exemplu de cont analitic din hCONT:

Secvenţă din planul de conturi:

Tipul contului

Conturile pot fi împărţite în diverse categorii pe baza câmpului Tip. Situaţia conturilor de acelaşi tip se poate lista împreună, în liste numite Balanţe:

• S - cont sintetic, apare în balanţa sintetică;
• A - cont analitic, apare în balanţa analitică;
• G - cont de gestiune, apare în balanţa contabilităţii de gestiune;
• I - cont în afara bilanţului;
• spaţiu - conturi care apar în Balanţa generală. Practic, fiecare cont apare în Balanţa generală, deoarece câmpul Tip conţine cel puţin un spaţiu. Situaţia conturilor fără tip (câmpul Tip conţine doar spaţii) se poate vizualiza doar în Solduri si rulaje.

În accepţiunea hCONT, noţiunea de sintetic/analitic capătă o uşoară modificare de sens. Conturile sintetice sunt cele care apar în balanţa sintetică, iar conturi analitice sunt cele care apar în balanţa analitică (utilizatorul este cel care poate să indice aceste nivele).
Există conturi care sunt atât sintetice cât şi analitice, pentru că apar în ambele tipuri de balanţe. De exemplu, dacă pentru urmărirea valorică a stocurilor de materii prime deschidem conturi analitice, atunci pentru ca, contul 301-Materii prime să apară în ambele balanţe trebuie să fie de tip SA în planul de conturi.

Conturile analitice trebuie să aibă părinte sintetic. Dacă această regulă nu este respectată, apar neconcordanţe în balanţele sintetice (totalurile de verificare nu vor fi egale) precum şi în cartea mare (conţine mişcări pe conturile analitice care nu au părinte sintetic).

Utilizatorul poate defini şi alte tipuri de conturi, prin operaţia Tipuri de.. / .. balante. De exemplu, contabilul poate separa conturile analitice în balanţe de materiale, de clienţi, de furnizori, de cheltuieli etc.

Pot fi definite şi balanţe cu conturi în afara bilanţului, sau balanţe cu câteva conturi care îl interesează în mod deosebit pe manager. Un cont poate să aparţină mai multor balanţe.

Tipul de fişă

Prin operaţia Tipuri de../..fise de conturi pot fi definite tipuri de fişe, fiecare reprezentând o anumită formă grafică şi un anume conţinut. Avem posibilitatea de a stabili tipul de fişă contabilă pentru fiecare cont.

Fişa în care va fi cuprins un cont cantitativ este determinată de contul valoric de care aparţine contul cantitativ corespunzător. Conturile cantitative pot fi cuprinse doar în fişele cantitativ-valorice.

Din motivul de mai sus, tipul de fişă se asociază doar contului valoric. În fereastra de fişier, în liniile corespunzătoare conturilor cantitative tipul fişei este întotdeauna „ “.

Utilizarea unui cont

Planul de conturi livrat cu aplicaţia este de regulă cel în vigoare la data livrării.
Fiecare entitate utilizează un sistem de conturi propriu, personalizat.
Conturile care nu sunt utilizate, dar figurează în planul de conturi livrat, nu trebuie şterse, eventual pot fi „închise“, urmând ca ulterior, dacă va fi nevoie, să poată fi „redeschise“. În planul de conturi livrat sunt înscrise nu numai conturile propriu-zise ci şi clasele şi grupele de conturi, care apar închise.

Din punct de vedere al utilizării un cont poate fi:

• deschis - cu semnificaţia că se utilizează. Dacă contul nu are descendenţi, el poate figura în formule contabile şi în listele de balanţă, iar dacă este părinte, el figurează în listele de balanţă totalizând soldurile şi rulajele descendenţilor.
• închis - cu semnificaţia că nu se utilizează. Un cont închis nu poate figura în formule contabile şi apare doar în Balanţa generală.

Utilizarea contului este reflectată în câmpul Deschis. Dacă un cont este deschis, câmpul conţine D (da), iar dacă este închis N (nu). Un cont se trece din starea deschis în închis şi invers, cu operaţia Desch/inch.

Conturile neutilizate trebuie doar închise şi nu trebuie şterse, pentru că astfel rămân în listă şi la nevoie, se pot redeschide. În ferestrele de ajutor pentru conturi apar doar conturile deschise şi astfel lista este mai scurtă, căutările putându-se efectua mai uşor, erorile de a contabiliza pe conturi necorespunzătoare scad.

Contul folosit deja în înregistrările din exerciţiul în curs nu poate fi închis.

Dacă este nevoie să se calculeze sold pentru unele clase de conturi (ex. 6 şi 7) sau pentru grupe de conturi (pentru completarea rapoartelor în formă simplificată), respectivele clase şi grupe se vor modifica în Planul de conturi astfel:

      Tip     = "S"
      Functia = "B" sau "A" sau "P"
      Deschis = DA

Clasele şi grupele de conturi ale căror sold nu prezintă interes (pentru închidere sau pentru bilanţ) se pot închide.

Centralizarea datelor de la mai multe subunităţi

În hCONT este posibilă organizarea contabilităţii ierarhice. Această facilitate se foloseşte atunci când datele din mai multe subunităţi cu contabilitate individuală se centralizează la sfârşitul perioadei într-o singură bază de date, obţinându-se astfel balanţa.

În procesul transferării datelor conturile pot fi recodificate. Definim noul simbol primit în timpul exportului prin intermediul câmpului cont destinaţie.

Utilizarea programului hCONT pentru firme cu mai multe subunităţi este tratată pe larg în anexa 3.

Unitatea de măsură

În hCONT conturile pot avea cel mult 3 etaloane de evidenţă:

• valoric

  • 2 cantităţi

Etalonul valoric este leul, iar etaloanele cantitative trebuie precizate sub formă de unităţi de măsură (UM) de 3 caractere.

Evidenţa valorică se ţine în partidă dublă. O înregistrare în debitul unui cont este însotiţă de înregistrări cu aceeaşi sumă şi în creditul unui alt cont (contul corespondent) - sau în creditul altor conturi - şi invers.

Evidenţa cantitativă se ţine în partidă simplă. Înregistrarea intrării unei cantităţi pe un cont nu este însoţită obligatoriu de o ieşire de pe un alt cont.

În cazul evidenţei în valută se procedează ca la evidenţa cantitativă. În acest caz „unitatea de măsură“ este moneda (USD, EUR etc.)

Exemple:

Dacă un element patrimonial se urmăreşte în 3 etaloane de evidenţă, atunci pe fereastra de editare corespunzătoare contului se completează câmpurile rezervate pentru unităţile de măsură. Astfel, în hCONT se consideră că este un singur cont având mai multe etaloane de evidenţă.

În fereastra de fişier conturile valorice şi variantele lor cantitative vor fi afişate în următoarea ordine: în faţă conturile valorice, urmate de propriile variante cantitative.

Operaţiile de prelucrare vor trata contul în întregime: contul valoric împreună cu variantele sale cantitative.

Conturile cantitative funcţionează cu preţ unitar. Preţul unitar poate fi: fix, mediu şi curs de schimb.

Câmpul preţ unitar se completează doar pentru conturile cu preţ unitar fix, pentru conturile cu preţ unitar mediu sau curs de schimb se va indica 0.

Algoritmul pentru determinarea cursului de schimb fix sau mediu va fi prezentat în subcapitolul Unitatea de măsură şi preţul unitar.

Soldul şi rulajul contului

Soldul contului reprezintă situaţia la un moment dat a elementului patrimonial simbolizat prin cont şi se obţine ca diferenţă dintre totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare.

Sold iniţial este soldul contului la începutul unei perioade: la începutul anului, la începutul lunii.

Soldul final al contului este soldul de la sfârşitul unei perioade.

Soldul poate fi:

• debitor: totalul sumelor debitoare este mai mare decât totalul sumelor creditoare. Conturile de activ au sold debitor.
• creditor: totalul sumelor creditoare este mai mare decât totalul sumelor debitoare. Conturile de pasiv au sold creditor.
• balansat (soldat): totalul sumelor debitoare este egal cu totalul sumelor creditoare.

Observaţie
În cazul în care soldul nu corespunde funcţiei contului respectiv, el apare cu sold negativ, cu semnul exclamării ataşat în Balanţa generală.
Aceste conturi se parcurg lunar de către contabil şi se urmăreşte rezolvarea situaţiei.
Exemplu:

 Contul 446.51 (P)-Impozit pe clădiri-
 apare cu sold creditor negativ: -100.00 !
 Dacă verificăm înregistrările contabile, descoperim, că
 am contabilizat numai plata pe baza extrasului de cont:
       446.51 =  5121           100 lei,
 dar am omis evidenţierea obligaţiei de plată:
       635    =  446.51         100 lei.

La închiderea perioadei se recomandă filtrarea soldurilor cu „!“ şi rezolvarea contabilizării corecte.

Soldul negativ poate însă să fie corect. Luând exemplul de mai sus, dacă am plătit din greşeală 110 lei, soldul creditor negativ de -10.00 lei ne atenţionează, că avem o creanţă, am plătit peste obligaţia de plată.

• contul bifuncţional - poate avea sold debitor, sold creditor sau balansat, dar soldul nu poate fi negativ,

  • contul fără funcţie- poate avea simultan atât sold negativ cât şi sold pozitiv. Soldul debitor al contului fără funcţie este suma soldurilor debitoare ale descendenţilor săi de ordinul întâi; soldul creditor al contului fără funcţie este suma soldurilor creditoare ale descendenţilor săi de ordinul întâi,
  • pentru contul închis - soldul contului se stabileşte în concordanţă cu funcţia contului, calculele se fac în mod corespunzător, dar pe ecrane şi pe liste se indică „?“.

Soldul oricărui cont poate fi vizualizat chiar şi fără a se efectua operaţia de Încărcare, prin intermediul utilitarului ce se lansează cu tasta F3.
Se va indica simbolul contului, unitatea de măsură şi eventual ziua.

Utilitarul este accesibil în cadrul operaţiilor:

• Conturi/ Plan de conturi
• Conturi/ Balanta generala
• Operatii curente/ Registre jurnal/ Articole contabile
• Operatii curente/ Articole contabile
• Operatii curente/ Inregistrari contabile
• Conturile cantitative vor avea stoc şi nu sold.
  Rulajul contului este totalul sumelor înregistrate în cont privind majorarea sau micşorarea elementului patrimonial într-o anumită perioadă.
• Conturile cantitative vor avea mişcări şi nu rulaje.
  hCONT cumulează valorile soldurilor şi rulajelor în sus până la ultimul cont părinte care este încă deschis.
  Prin operaţia Fereastra putem fixa setul de coloane vizibile în fereastra de fişier.

În ferestrele de solduri şi rulaje vor fi afişate toate conturile prezente în Planul de conturi, chiar şi cele care încă nu au fost utilizate în contabilitate. Conturile încă nefolosite în contabilitate vor fi afişate cu soldurile şi rulajele zero.

În ferestrele de solduri şi rulaje, ultima coloană va fi întotdeauna coloana „B“ (=Prezent în balanţa generală?), care arată dacă un cont a fost folosit în contabilitate „D“ (Da) sau nu „N“ (Nu).

Consultarea soldurilor şi rulajelor este posibilă şi prin opţiunea Conturi/Balanta generala, caz în care vor fi accesibile doar conturile care au fost utilizate în evidenţă.

Filtrare specială

În Plan de conturi, pe orice fereastră, filtrul din coloana Cont are un mod de funcţionare specială: va selecta liniile în care câmpul începe cu secvenţa introdusă ca filtru, ţinând cont de următoarele caractere speciale:

• * - înlocuieşte orice caracter din poziţia în care apare,
• # - înlocuieşte orice caracter din poziţia în care apare, mai puţin spaţiul (' '),
• ~ - selectează cheile de ultimul nivel.

Indexul de pe coloana Cont trebuie îndepărtat cu tasta Insert. După aceasta, la apelarea cu tasta F1 apare fereastra de ajutor de mai jos:

Aceste filtrări pot fi utilizate în cazul în care dorim să tratăm în acelaşi mod o anumită grupă de conturi - de exemplu dorim să modificăm tipul de balanţă la toate conturile selectate, cu o singură operaţie. Pentru detalii vezi şi modificarea selectivă a conturilor de la pct.4 din cap.2.1.2 de mai jos.

1. Vizualizare - permite inspectarea datelor ce descriu contul. Fereastra va conţine contul valoric împreună cu variantele sale cantitative.

Prin tastele PgUp şi PgDn este permisă defilarea între conturile selectate în fereastra de fişier.

Dacă operaţia de vizualizare se lansează atunci când este activă o fereastră de solduri şi rulaje, se permite vizualizarea contului precum şi a soldurilor şi rulajelor asociate (atât pentru contul valoric, cât şi pentru variantele sale cantitative).

De exemplu, s-a activat fereastra - Rulaj curent + sold final, şi s-a fixat filtrul „301.“ - au fost selectate conturile 301.01 KG şi 301.02 CUT (cutie), 301.03 ST (sticla.

În baza de date demonstrativă se lansează operaţia de Vizualizare pentru contul 301.02 CUT.

Prin defilarea în jos cu tasta PgDn se afişează pe rând următoarele ferestre:

• fereastra de vizualizare corespunzătoare contului 301.02,
  împreună cu varianta cantitativă asociată (CUT),
• fereastra de solduri şi rulaje corespunzătoare contului valoric 301.02,
• fereastra de stocuri şi mişcări corespunzătoare variantei cantitative 301.02 CUT.

Tasta PgUp permite revenirea la fereastra precedentă: fereastra de solduri şi rulaje corespunzătoare contului valoric 301.02.

Dacă în continuare se apasă de două ori PgDn, se afişează pe rând următoarele ferestre:

• fereastra de stocuri şi mişcări corespunzătoare contului cantitativ 301.02 CUT,
• fereastra de vizualizare corespunzătoare contului 301.03, împreună cu varianta cantitativă asociată (ST).

Tasta PgUp revine direct la contul precedent: 301.02, fără să se mai parcurgă în ordinea inversă ferestrele de solduri şi rulaje asociate cu contul 301.02.

Dacă acum, prin apăsarea de 2 ori consecutiv a tastei PgDn se selectează fereastra de stocuri şi mişcări corespunzătoare contului 301.02 CUT, prin Ctrl PgUp se va reveni direct pe contul 301.01, fără să se mai parcurgă vreo fereastră asociată cu contul 301.02.

2. Adaugare. Creează un cont nou. Dacă se completează câmpurile Um1 şi/sau Um2 se adaugă şi variantele cantitative corespunzătoare.

Câmpurile de preţ unitar vor fi accesibile doar dacă contul are variantă cantitativă.

Operaţia de Adăugare, atunci când este activă o fereastră de solduri şi rulaje, permite introducerea soldurilor şi rulajelor contului nou adăugat (contului valoric + stocurile şi mişcările pentru variantele cantitative).

După completarea şi depăşirea ferestrei de editare corespunzătoare contului, se afişează pe rând fereastra de solduri şi rulaje corespunzătoare contului valoric, dacă este cazul, urmată de fereastra de stocuri şi mişcări corespunzătoare conturilor cantitative.

De exemplu, să presupunem că este activă fereastra Rulaj curent+sold final şi se doreşte să se adauge contul „301.04 Etichete“, cu unitatea de măsură BUC (bucăţi).

În acest caz se afişează pe rând următoarele trei ferestre:

• fereastra de editare, necompletată, corespunzătoare unui cont.
  Se completează datele pentru noul cont (301.04 BUC),
• fereastra de solduri şi rulaje corespunzătoare contului valoric 301.04,
• fereastra de stocuri şi mişcări corespunzătoare contului cantitativ 301.04 BUC.

Este posibilă revenirea la fereastra precedentă prin tasta PgUp.

Utilizatorul poate să întrerupă secvenţa de mai sus cu tasta Esc.

Adăugarea poate avea loc prin Creare sau prin Copiere.

Creare - se completează toate datele pentru contul nou creat.
Copiere - se preiau datele unui cont selectat în fereastra de fişier.

Dacă este activă o fereastră de solduri şi rulaje, adăugarea prin copiere preia şi soldurile şi rulajele contului copiat.

De exemplu, iniţial utilizatorul a deţinut un singur magazin cu amănuntul (371.2). Începând din luna martie se deschide un al doilea magazin, deci se pune problema defalcării contului 371.2 în 2 conturi analitice: 371.21 şi 371.22.

Contul 371.21 va fi adăugat prin copierea contului 371.2, cu preluarea soldurilor şi rulajelor acestui cont. Contul 371.22 poate fi copiat deasemenea pe baza contului 371.2, dar soldurile şi rulajele preluate nu trebuie salvate.

3. Modificare/Cont - permite modificarea datelor care descriu un cont.

Câmpurile Um1 şi Um2 rămân accesibile.

Dacă Um1 şi/sau Um2, iniţial vide, se completează în timpul editării, la salvare se tratează ca şi adăugare de variante cantitative noi.

Dacă Um1 şi/sau Um2, iniţial completate, sunt şterse în timpul editării, se interpretează ca şi o ştergere a variantei cantitative. La ştergere, contul va fi eliminat automat din balanţa generală, dacă toate stocurile şi mişcările sale sunt nule.

Contul referit în luna curentă, luna următoare, din arhivă, sau dacă are sold (stoc) sau rulaj (mişcări) nu se poate şterge.

Nu este permis ca unui cont cantitativ deja existent să i se modifice unitatea de măsură.

De exemplu: 301.02 CUT şi se doreşte să se modifice CUT → KG. Dacă însă contul cantitativ nu a fost încă folosit, schimbarea unităţii de măsură poate fi făcută în doi paşi:

• se lansează operaţia de modificare şi se şterge conţinutul câmpului unitate de măsură, după care se salvează contul,
• se relansează operaţia de modificare şi câmpul unitate de măsură se completează cu unitatea de măsură dorită (KG în cazul nostru).

Dacă este activă o fereastră de solduri şi rulaje, operaţia de modificare permite accesarea soldurilor şi rulajelor contului modificat (cont valoric + variantele cantitative corespunzătoare), în acelaşi mod ca şi în cazul operaţiei de adăugare.

4. Modificare/Conturi selectate. Permite modificarea câmpurilor tip fişă şi tip balanţă pentru mulţimea conturilor selectate în fereastra de fişier.

După lansarea operaţiei se completează următoarele câmpuri:

• tipuri de fişe de introdus şi de şters. Cele două câmpuri se exclud reciproc, deci putem completa doar unul dintre ele.

  Tip fişă de şters indică tipul fişei care se elimină din conturile selectate în fereastra de fişier.

  Tipul fişei de introdus indică tipul fişei care va fi introdus în toate conturile selectate în fereastra de fişier.

• tip balanţă de introdus, de şters şi de înlocuit.

  Tipuri de balanţe de introdus - indică tipurile de balanţe care se introduc în toate conturile selectate în fereastra de fişier.

  Tipuri de balanţe de şters - indică tipurile de balanţe care se elimină din conturile selectate în fereastra de fişier.

  Tipuri de balanţe de înlocuit - conţine tipurile de balanţe care vor fi introduse în câmpul tip balanţă pentru toate conturile selectate în fereastra de fişier.

  Execuţia operaţiei de modificare selectivă poate fi întreruptă prin tasta Esc.

Exemplu:

• se definesc tipurile de balanţe:
  1. Rezultat din exploatare,
  2. Rezultat financiar,
• tipul de balanţă „1“ se doreşte să se introducă în conturile de cheltuieli din exploatare (conturile din clasa 6), mai puţin clasa 66,
• tipul de balanţă 2 se introduce în conturile din grupa 66,
• tipurile de balanţe de mai sus se introduc doar pentru conturile din ultimul nivel.

Se procedează în modul următor:

• se selectează fereastra Titlu cont + tip fisa, balanta,
• se selectează conturile 6 din ultimul nivel, prin filtrul „6~“,
• se lansează operaţia de modificare selectivă
  • câmpul tip balanţă de introdus se completează cu „1“
• se selectează conturile de ultimul nivel din grupa 66, prin filtrul „66~“,
• se lansează operaţia de modificare selectivă
  • câmpul tip balanţă de introdus se completează cu „2“,
  • câmpul tip balanţă de şters cu „1“

În mod asemănător se procedează şi la conturile de venituri.

5. Stergere/Cont. Şterge în întregime contul pentru care a fost lansată. Deci chiar dacă în ecranul de fişier a fost selectată varianta cantitativă, şterge contul valoric + toate variantele sale cantitative; de altfel fereastra de vizualizare sugerează acest lucru, deoarece conţine simbolul contului, precum şi unităţile de măsură asociate.

Ştergerea poate avea loc doar dacă contul nu este referit din inregistrările din luna curentă sau următoare sau din arhivă şi contul nu are sold sau rulaj (are toate soldurile şi rulajele nule).

6. Stergere/Conturi selectate. Şterge conturile selectate în fereastra de fişier.

Ştergerea unui cont poate avea loc doar dacă:

• contul nu este referit din înregistrările lunii curente, următoare si arhivă,
• nu are sold şi nici rulaj,
• contul valoric nu are variante cantitative, sau dacă toate variantele sale cantitative pot fi şterse,

Contul deja utilizat, adică prezent în balanţa generală, dar cu soldurile şi rulajele nule va fi eliminat automat şi din balanţă.

Ştergerea conturilor selectate poate fi întreruptă oricând prin intermediul tastei Esc.

Rulajele şi soldurile conturilor deja utilizate în contabilitate sunt accesibile prin opţiunea Conturi/ Balanta generala.

Prin această opţiune sunt accesibile doar conturile care au fost utilizate efectiv în contabilitate, adică acele conturi din Planul de conturi, pe care s-au contabilizat mişcări sau care au solduri.

Vor fi accesibile toate conturile deja folosite în contabilitate, indiferent dacă ele sunt sintetice sau analitice.

Coloanele afişate în fereastra de fişier pot fi alese prin opţiunea Fereastra. Sunt accesibile următoarele tipuri de ferestre:

Rulaj curent   + sold final
Sold inceput   + rulaj precedent
Sold inceput   + rulaj final
Sold precedent + rulaj curent
Sume finale    + sold final

În fereastra de fişier coloana cont este urmată întotdeauna de coloana tip (cu titlul „T“), care reflectă tipul soldului, astfel:

• D - sold debitor;
• C - sold creditor;
• 0 - cont balansat sau soldat (sold = 0)
• - (spaţiu) - cont nedefinit (clasă sau grup)
• ! - sold negativ (sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv);
• ? - cont închis, eronat sau inexistent; este cazul în care la Incarcare contul nu a fost găsit în Planul de conturi sau a fost găsit închis.

Situaţia contului după ultima Încărcare poate fi vizualizată pe 2 ecrane:

• Rulaje cumulate
  • soldul contului la începutul anului;
  • situaţia contului la începutul lunii curente (date precedente):
    • rulajele pe parcursul anului, până la începutul lunii curente;
    • sume precedente, adică suma dintre soldul de la începutul anului si rulajul până la începutul lunii;
    • soldul contului la începutul lunii.
  • rulajul contului în luna curentă
  • situaţia contului în momentul vizualizării (date finale):
    • rulajul contului de la începutul anului până la momentul actual;
    • total sume;
    • soldul actual (final) al contului.

• Rulaje lunare

În ultima coloană de pe fereastră apare şi natura soldului:

D - debitor, 
C - creditor, 
0 - dacă este zero
! - dacă nu corespunde funcţiei contului - ex. sold debitor la un cont de pasiv,
    semnalat cu semnul minus. Poate să fie corect de ex. la taxe achitate în plus.

Rulaje de nivel carte mare/ Rulaje sintetice. Aceste rulaje sunt calculate pentru conturile din nivelul în care de regulă se află conturile sintetice.

Nivelul cartea mare se fixează prin tipurile de balanţe speciale „*“ (sau este la nivelul conturilor de ultimul nivel) şi marchează conturile pentru care se calculează cartea mare. Dacă balanţa specială „*“ este prezentă, conturile care sunt de acest tip vor reprezenta nivelul cartea mare.

Dacă balanţa specială „*“ nu este utilizată, nivelul cartea mare va fi stabilit de conturile de ultimul nivel.

Aceste rulaje se pot obţine şi fără ca operaţia de Încărcare să fie efectuată şi nu trebuie să cuprindă toate mişcările din luna respectivă, ci pot conţine şi doar numai o parte din mişcările lunii. Astfel se poate lista rulajul unei zile, rulajul unui jurnal, rulajul unui cont fără să fie executată operaţia de încărcare etc. Pentru selectarea mişcărilor care trebuie prinse în rulaje se folosesc filtre.

Operaţiile cu care se pot lista rulaje sintetice:

• Operatii curente/Registre-jurnal/Articole contabile/Listare sel./ Rulaje sau
• Operatii curente/Articole contabile/Listare selectiva/Rulaje sau
• Operatii curente/Inregistrari contabile/Listare selectiva/Rulaje

Exemplu de rulaje de nivel carte mare obţinute pentru conturile din jurnalul de vânzări cod CV:

În Balanţa generală există acelaşi mod special de filtrare, ca şi la Planul de conturi. Aici este funcţional numai pe fereastra Titlu cont + tip fişă, balanţă, pentru a facilita introducerea/ștergerea unor tipuri comune de balanțe sau fișe.

Filtrarea este funcţională în orice fereastră.

De exemplu, dacă dorim să vedem:

• numai rulajele conturilor de cheltuieli formate din 3 caractere, introducem filtrul „6## “ (spaţiu la final!)
• numai rulajele conturilor de cheltuieli de ultimul nivel, introducem filtrul „6~“

Conform Ordinului 3512/2008, registrele contabile obligatorii sunt:

• Registrul-jurnal,
• Registrul-inventar
• Registrul Cartea mare

Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate ăncât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate pot fi recapitulate în jurnale auxiliare, care stau la baza înregistrării în Registrul-jurnal. Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor, etc.

Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.

Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.

În hCONT jurnalul este o grupă de articole contabile, în care articolele sunt înregistrate cronologic. Dacă volumul de date este mic, se poate lucra cu un singur jurnal auxiliar, iar dacă evidenţa contabilă este ţinută de către mai multe persoane, se pot defini jurnale distincte pentru fiecare activitate, contabil etc.

Înregistrarea articolelor contabile se poate organiza în mai multe feluri:

• a.

  în Registru-jurnal unic, conţinând contarea documentelor justificative primare,

• b.

  în Registru-jurnal unic, conţinând contarea unor documente centralizatoare,

• c.

  în mai multe jurnale auxiliare, urmând ca la sfârşitul lunii totalul acestora să se înscrie în Registrul-jurnal general.

Deci jurnalul contabil din hCONT este:

• jurnal unic, dacă este unul singur;
• jurnal auxiliar, dacă sunt mai multe.

La definirea jurnalelor se va ţine cont şi de faptul că în contabilitate pot exista 3 secţiuni:

• contabilitatea financiară - conturi bilanţiere (clasele 1-7).
• conturi în afara bilanţului (clasa 8).
• contabilitatea de gestiune (de regulă clasa 9).

Secţiunile astfel definite formează sisteme contabile independente.
Conturile dintr-o secţiune nu comunică, decât cu conturi din secţiunea respectivă şi în niciun caz cu conturi din alte secţiuni. Deci toate conturile dintr-un articol contabil vor fi din aceeaşi secţiune, iar în acelaşi jurnal vor fi contabilizate numai operaţii din aceeaşi secţiune a contabilităţii.

În hCONT pot exista un număr arbitrar de jurnale rădăcină, numite secţiuni de contabilitate. Aceste jurnale vor avea coduri formate dintr-un singur caracter.

Ţinând cont de cele de mai sus, în baza de date vor exista următoarele 3 secţiuni de contabilitate:

• C - secţiunea de bilanţ,
• I - secţiunea în afara bilanţului,
• G - secţiunea contabilitate de gestiune.

Dacă se doreşte organizarea contabilităţii în mai multe registre-jurnal auxiliare, fiecare secţiune de contabilitate poate fi completată cu o structură de jurnale, denumită arbore de jurnale.

Arborele se construieşte pe mai multe nivele, astfel între diferitele jurnale contabile vor exista relaţii de ierarhie.

Este important de reţinut că articolele contabile se creează la nivelul inferior de jurnale, adică la un jurnal nod terminal.

Exemplu:
Să considerăm o societate care are conturi curente în lei deschise la 2 bănci şi un cont curent în valută.

Recepţia materiilor prime şi a mărfurilor importate se înregistrează în jurnale separate.

Deoarece bunurile vândute sunt comercializate prin intermediul unor agenţi, pentru fiecare agent se deschide un jurnal, în care sunt înregistrate vânzările realizate de către acesta.

Se mai foloseşte un jurnal pentru înregistrarea tranzacţiilor desfăşurate prin casă precum şi un alt jurnal pentru înregistrarea tranzacţiilor de altă natură (regularizări, stornări, note contabile de închidere, etc.).

Având în vedere cele de mai sus, structura de jurnale a societăţii din exemplu va fi următoarea:

                                       C
                               SECTIUNE-BILANT
                                       |
                                       |
          -----------------------------|--------------------------------
          CB               CC          CR                   CV         CX
         Banca             Casa       Receptii             Vanzari     Altele
           |                            |                    |
   --------|---------            ---------------          ---------------
  CB1     CB2     CB9           CR1           CR2       CV1            CV2
 Banca1  Banca2  Banca2    materii prime  marfuri    agent1          agent2
                 valută

În arborele astfel construit se stabilesc mai multe relaţii de ierarhie care dau posibilitatea grupării lor pe secţiunile şi nivelele de care aparţin:

• punând ca filtru codul unei secţiuni, se pot selecta elemente (articole, înregistrări etc.) aparţinând aceleiaşi secţiuni,
• folosind ca filtru codul corespunzător unui nivel, se pot selecta elemente aparţinând aceleiaşi grupe.

De exemplu: CB reprezintă registrul jurnal „Banca“. Conţine toate tranzacţiile înregistrate cu băncile. Are nivele descendente, care conţin tranzacţiile înregistrate, defalcate pe bănci şi conturi curente.

Articolele contabile se introduc în jurnalele din ultimul nivel, care în exemplul nostru vor fi: CB1, CB2, CB9, CC, CR1, CR2, CV1, CV2 şi CX.

Tipurile de documente se asociază cu jurnale situate la orice nivel ierarhic. Tipurile de documente definite la un nivel superior vor fi vizibile în jos pe ramura corespunzătoare către nivelele inferioare (ex. tipul de document CB EXC va fi vizibil în CB1, CB2 şi CB9, dar nu va fi vizibil în celalalte jurnale (CC, CR, CR1, CR2, CV, CV1, CV2, CX).

Tipurile de jurnale astfel concepute, dau posibilitatea organizării contabilităţii pe diferite secţiuni şi ramuri de activitate. De fiecare dintre acestea va aparţine un arbore sau o grupă de jurnale şi un set propriu de tipuri de documente.

În unităţile în care operaţiile din contabilitatea de gestiune sunt de volum mare, se poate organiza chiar o bază de date separată pentru această secţiune.

Se permite ca utilizatorul să definească secţiuni noi, cu o complexitate oarecare.

Jurnalele contabile trebuie să aparţină de o anumită secţiune de contabilitate, ca urmare nu se poate introduce un jurnal contabil pentru care încă nu a fost definit un jurnal de secţiune de contabilitate. (Ex. jurnalul XY nu poate fi adăugat dacă nu există secţiunea X).

Pentru un jurnal pot fi definiţi descendenţi, dar numai în situaţia în care în el nu sunt introduse documente pentru luna în curs şi luna următoare. Adică nu se pot defini jurnalele CC1 - casa 1 şi CC2 - casa 2, dacă deja pentru luna curentă sau luna următoare sunt introduse documente în jurnalul CC.

Un jurnal poate fi eliminat indiferent de nivelul ierarhic la care este situat, cu condiţia ca să nu aibă asociat un tip de document şi să nu fie referit din arhivă, sau din înregistrări contabile pentru luna în curs, sau luna următoare.

Jurnalul secţiune de contabilitate, ca să poată fi şters, trebuie să fie situat pe ultimul nivel, adică să nu aibă descendenţi.

Jurnalul contabil rezervat sau definit în alte aplicaţii, precum şi macheta ataşată de jurnal, nu pot fi şterse, decât în aplicaţia pentru care este definit jurnalul şi numai dacă nu este rezervat.

Documentele din arhivă rămân asociate jurnalului iniţial. Astfel este posibil, ca documentele din lunile anterioare să fie asociate unui jurnal dintr-un nivel superior.

Exemplu: în ianuarie documentele au fost introduse în jurnalul CB. Din februarie se lucrează cu CB1, CB2 şi CB9. Ca urmare, în arhivă vor exista documente în jurnalul CB, adică într-un jurnal dintr-un nivel superior.

Listele de forma registrului-jurnal auxiliar se obţin prin opţiunea: Operatii curente/ Registre-jurnal/ Articole contabile/ Listare selectiva/Registru-jurnal auxiliar.

Registrul-jurnal auxiliar conţine coloane pentru identificarea articolelor contabile şi a documentelor primare, explicaţiile şi formulele contabile asociate cu articolele contabile listate.

Registrul-jurnal auxiliar poate fi listat selectiv:

Forma grafică a registrului-jurnal auxiliar va fi conformă machetei asociate de tipul de jurnal pentru care se creează lista.

Astfel, oricărui tip de jurnal i se poate asocia o machetă. Macheta definită la un nivel superior este vizibilă în jos către nivelele inferioare. La orice nivel inferior macheta poate fi suprascrisă.

De exemplu, se poate defini registrul-jurnal valabil în toată secţiunea de bilanţ, adică la nivelul tipului de jurnal „C“.

Tipurile de jurnale fără machetă proprie, vor „moşteni“ macheta de la cel mai apropiat tip de jurnal din nivelele superioare care are machetă proprie.

De exemplu, când se listează registrul-jurnal auxiliar pentru jurnalele CB1 şi CB2, acestea neavând machetă proprie, vor moşteni macheta definită la nivelul C. Deoarece în jurnalul „CB9 - banca în valută“, dorim ca registrul jurnal să conţină atât tranzacţiile în lei cât şi în valută, la acest nivel definim o machetă specială care să conţină şi coloanele pentru valută.

Conform celor de mai sus vor exista jurnale cu machete proprii şi jurnale cu machete „moştenite“. Faptul că un jurnal are machetă proprie este indicat în coloana Machetă în fereastra de fişier asociată tipurilor de jurnale contabile. Jurnalele cu machete proprii în coloana „Macheta“ conţin „D“ (da), iar cele fără machete proprii „N“ (nu).

Asocierea unei machete proprii la un tip de jurnal se face prin operaţia Modificare/ Macheta registru jurnal.

Ştergerea machetei proprii se realizează prin operaţia Stergere/ Macheta registru jurnal.

Macheta conţine un set de coloane prestabilite. Unele dintre aceste coloane sunt obligatorii, iar altele pot fi activate sau dezactivate conform necesităţilor.

Coloana activă înseamnă o lăţime diferită de zero, iar cea inactivă va avea lăţimea egală cu zero, ca urmare va lipsi din listă.

Lăţimea coloanelor va fi stabilită de utilizator.

Observaţii:

• Coloana număr curent conţine numărul articolului contabil,
• Dacă lăţimea coloanelor: explicaţii, titlu cont DB şi titlu cont CR nu este suficientă, informaţiile din aceste coloane vor fi fragmentate,
• Coloana document conţine tipul, numărul şi data documentului.

În conformitate cu lăţimea coloanei, data şi numărul documentului pot fi ignorate. Astfel, pentru lăţimea de 12 caractere se va tipări data şi număr document iar pentru lăţimea de 5 caractere se va tipări doar tipul documentului.

Pentru coloanele valorice şi cantitative se poate stabili numărul de zecimale separat, şi se poate cere separarea miilor cu virgulă.

Periodic, de regulă lunar, totalul jurnalelor auxiliare se centralizează în registrul-jurnal general.

Registrul-jurnal general se poate obţine prin operaţia Operatii curente/ Registre jurnal/ Listare registru-jurnal general, de exemplu:

Registrul-jurnal general se creează la nivel de secţiune. Deci dacă în contabilitate sunt definite secţiunile „C“, „I“ şi „G“ pentru fiecare în parte vom putea lista registrul-jurnal general.

Dacă de exemplu se listează Registrul-jurnal general pentru secţiunea „C“, acesta va conţine lista jurnalelor de bilanţ împreună cu totalul lunar al jurnalelor (DB şi CR), iar la sfârşitul lunii totalul general (DB şi CR) care trebuie să coincidă cu total rulaj curent (DB şi CR) din balanţa de verificare.

Datele din registrul-jurnal general listat se pot copia manual în registrul-jurnal sub formă de caiet.

Articolele contabile din jurnalele contabile pot fi introduse manual sau „importate“, adică preluate din alte aplicaţii (ex. hMARFA, hSALAR, hIMOB etc.) şi/sau din alte baze de date.

Importul de jurnale din alte aplicaţii se poate executa:

• la o singură comandă - din Registre jurnal cu Import jurn.sel.
• selectiv:
  • sunt importate numai jurnalele selectate dinainte pe ecran, sau
  • din cadrul fiecarui jurnal de import se lansează Import jurnal.

La Import jurnale, eventualele mesaje de eroare sunt înscrise într-un fişier log, care se poate lista la terminarea operaţiei cu F10/Listare sau cu Alt L sau se poate vizualiza cu Alt V.

Dacă hCONT primeşte date de la alte aplicaţii prin operaţia de import, atunci pentru fiecare astfel de pachet de date se defineşte câte un jurnal în Tipuri de jurnale.

Pentru aceste jurnale în câmpul „Sursa“ şi „Aplicatia“ se indică numele simbolic al bazei de date precum şi aplicaţia sursă, din care sunt preluate datele.

Pe câmpul „Sursa“ este activă fereastra de ajutor prin care se afişează lista bazelor de date sursă care pot fi referite. Acestea trebuie să fie definite în catalogul fişierelor din hUTIL.

Referirea uneia dintre aceste baze de date se face prin numele simbolic asociat, de exemplu „SECTIA 1“.

Modul în care se realizează legătura dintre bazele de date sursă şi destinaţie este descris la pct.6.1.

Documentele primare (documente justificative) sunt actele în care se consemnează operaţiile economice în momentul efectuării lor. Exemple: factura, chitanţa, bon de consum, nota de intrare recepţie, cec, etc.

Documentele centralizatoare (cumulative) cuprind recapitularea datelor privind operaţii de acelaşi fel, consemnate în mai multe documente primare. Exemplu: borderouri, centralizatoare, tabele recapitulative, registru de casă etc.

Note de contabilitate - se întocmesc în cazul operaţiilor pentru care nu se întocmesc documente justificative - ex. corecturi, stornări, repartizare profit, înregistrarea impozitelor, închiderea unor conturi etc.

Lista tipurilor de documente se poate accesa cu comanda Tipuri de../ ..documente. În hCONT tipurile de documente se asociază cu jurnale contabile. Astfel un tip de document este identificat univoc prin număr de jurnal şi cod.

Articolele contabile se introduc pe baza unui tip de document. Caracteristicile tipului de document asociat vor determina comportamentul articolului la operaţiile de prelucrare.

Elementele ce descriu un tip de document în hCONT sunt:

• Jurnal (ex. C)
• Cod tip document (ex. NC)
• Denumire tip document
• Completare automata (vezi mai jos)
• Numărul unităţilor de măsură
• Funcţionare preţ unitar
• Formula

Tipul de document definit la nivelul unui jurnal, va fi vizibil în jos în subarborele determinat de tipul de jurnal.

Exemplu
Deoarece pentru înregistrarea operaţiilor bancare ca şi document de bază se foloseşte extrasul de cont, la nivelul jurnalului CB se defineşte tipul de document CB EXC.

Acest tip de document în continuare poate fi folosit în jurnalele:

• CB1 - Registru jurnal Banca1 şi
• CB2 - Registrul jurnal Banca 2.

În cazul jurnalului CB9 - Registrul jurnal Banca 2-valută, situaţia este diferită, deoarece aici dorim să înregistrăm tranzacţiile în lei şi paralel corespondentul în valută. Din acest motiv avem nevoie de un tip de document cu proprietăţi diferite faţă de EXC din CB.

Definim un nou extras de cont la nivelul jurnalului CB9 cu proprietăţile corespunzătoare ca să admită înregistrarea operaţiilor atât în lei, cât şi în valută.

Atunci când lucrăm în jurnalul CB1 sau CB2, va fi vizibil tipul de document CB EXC; în jurnalul CB9 va fi vizibil tipul de document CB9 EXC.

Structura în care sunt incluse tipurile de documente CB EXC şi CB9 EXC:

                  CB - EXC
                   Banca
                    |
            --------|---------
            CB1     CB2     CB9 - EXC
            Banca1  Banca2  Banca2
                            valuta

Ştergerea unui tip de document poate fi efectuată dacă pentru el nu există niciun articol contabil pe parcursul întregului exerciţiu. Se vor lua în considerare şi documentele din jurnalele inferioare.

De exemplu:

      Articole contabile:     Tipuri de documente:
      CB1  EXC  ....            C    NC
      CX   NC   ....            CB1  EXC
                                CX   NC

Presupunem că arhiva este vidă şi nu s-au introdus încă date pentru luna următoare.

  C      NC - poate fi şters, deoarece în  articole contabile a fost folosit
              CX  NC,
  CX     NC - poate fi şters dacă nr.UM asociate C NC >= nr.UM din CX NC.
              După ştergere  va fi referit C  NC.
  CB1    EXC - nu  poate  fi  şters,  deoarece  este  referit  din articolele
              contabile.

Ferestrele de ajutor pentru tipurile de documente vor fi sensibile la context:

• la adăugarea/modificarea unui articol contabil, vor conţine tipurile de documente vizibile din jurnalul curent.

  Exemplu: suntem în jurnalul CB9 şi se cere ajutor pentru tipurile de documente. În fereastra de ajutor se afişează tipurile de documente din jurnalele CB9, CB şi C. Tipul de document CB EXC nu va fi afişat, deoarece din jurnalul CB9 este vizibil CB9 EXC.
  Apelat din ferestrele de fişier aferente opţiunilor Operatii curente/Articole contabile, sau Operatii curente/ Inregistari contabile, va conţine:

• toate tipurile de documente caree pot fi utilizate, dacă în coloana Jurnal nu s-a introdus un filtru,
• tipurile de documente din toate jurnalele ale căror cod începe cu şirul introdus în filtrul din coloana Jurnal (adică toate tipurile de documente din ramura din care face parte jurnalul introdus ca filtru).

Exemplu: în filtru s-a introdus „CB“, în fereastra de fişier apar tipurile de documente definite în jurnalele CB, CB1, CB2, CB9; deci fereastra de ajutor va conţine atât documentul CB EXC, cât şi CB9 EXC.

Completarea automată - permite calculul automat al valorii pentru înregistrarea de total sau o înregistrare de corespondenţă. Funcţia de completare automată este activă numai la articolele contabile care sunt asociate unui tip de document în care s-a cerut acest lucru şi în care formula contabilă este compusă.

Valorile permise sunt:

• c - completare automată pentru înregistrarea de corespondenţă,
• t - completare automată pentru înregistrarea de total,
• ' ' - fără completare automată.

Exemple:

1. completarea automată a înregistrării de total

Se dau în consum materii prime pe baza unui bon de consum, astfel:

     601           %           ...
                 301.01        306.67
                 301.02        508.77
                 301.03A       120.00

În mod normal, ar trebui înscris totalul prin însumare.

Dacă tipul de document BC-bon de consum, se defineşte cu completarea automată a înregistrării de total (conţinutul câmpului „Completare automată“ este „t“), la înscrierea formulei contabile, înregistrarea de total se lasă cu valoarea zero şi se înscriu înregistrările de corespondenţă. La părăsirea articolului contabil, pe baza înregistrărilor de corespondenţă, se calculează automat valoarea totală şi se înscrie în înregistrarea de total.

2. completarea automată a înregistrării de corespondenţă

De exemplu, la închiderea conturilor de TVA, se poate concepe un nou document, NCTVA, cu completare automată de corespondenţă „c“.

Se înscriu valorile corespunzătoare (soldul lui 4427, 4426.02 se apelează pe rând cu F3).

         4427         %        1450
                   4426.02     1000
                   4423         ...

La părăsirea articolului contabil prin Enter, înregistrarea de corespondenţă cu valoarea zero se completează automat cu diferenţa rezultată dintre sumele debitoare şi creditoare, adică 450 lei în cazul nostru.

Dacă nu se găseşte nicio înregistrare de corespondenţă cu valoarea zero, completarea automată nu are loc şi se semnalează diferenţa dintre suma debitoare şi creditoare (este o eroare de operare).

3. fără completare automată

Pentru tipurile de documente fără completare automată, la părăsirea articolului contabil se compară suma debitoare şi creditoare. Dacă cele două sume nu sunt egale, utilizatorul este avertizat.

Observaţii:

• completarea automată are loc doar dacă fereastra de înregistrări contabile se părăseşte prin tasta Enter.
• dacă părăsirea articolului are loc prin fereastra de identificare (deci nu fereastra de înregistrări), sau prin tasta Esc, completarea automată nu se execută, se semnalează doar diferenţa dintre sumele debitoare şi creditoare.

Având în vedere că în hCONT se admit conturi cu mai multe etaloane de măsură, se pot introduce înregistrări de operaţiilor paralel în lei şi în alte unităţi de măsură.

Această posibilitate se stabileşte la nivelul tipurilor de documente. Pot exista simultan tipuri de documente care admit doar înregistrări în lei şi tipuri de documente care admit înregistrarea operaţiilor paralel în lei şi în alte unităţi de măsură.

De exemplu, extrasul de cont pentru înregistrarea tranzacţiilor în valută va trebui să accepte în paralel tranzacţii în lei şi corespondentul lor în valută.

În mod asemănător, în bonul de consum se poate înregistra consumul exprimat în lei şi cantităţile aferente - kg, tone, litri etc. (desigur, numai dacă dorim o evidenţă cantitativă simplă. La societăţi mai complexe recomandăm ţinerea evidenţei analitice cantitativ-valorice cu ajutorul programului hMARFA).

Numărul etaloanelor de măsură admise se stabileşte prin completarea câmpului „Nr.Unit de masura“ în Tipuri de documente. Se admit următoarele valori:

• ' ' - fără unitate de măsură; tranzacţiile se înregistrează doar în lei,
• 0 - fără unitate de măsură; tranzacţiile se înregistrează doar în lei,
• 1 - cu 1 unitate de măsură,
• 2 - cu 2 unităţi de măsură.

La tipurile de documente cu unităţi de măsură pentru introducerea înregistrărilor se foloseşte o fereastră de editare care admite contul împreună cu etaloanele sale de măsură.

Dacă numărul unităţilor de măsură este 1, se admit conturi în lei plus un etalon de măsură suplimentar.

Dacă numărul unităţilor de măsură este 2, se admit conturi în lei plus două etaloane de măsură suplimentare.

Nr.unit. de măsură - dacă într-un tip de document s-a înscris un număr de unităţi de măsură (1 sau 2), iar acestea nu se folosesc, numărul se poate modifica la 0 sau 1. Numărul unităţilor de măsură ataşate unui document poate fi modificat şi în cursul lunii, chiar dacă există înregistrări cu acel tip de document. hCONT va sesiza numărul de unităţi de măsură ataşate în momentul adăugării articolului contabil.

Dacă ulterior se accesează un articol deja înscris, programul sesizează dacă înregistrarea conţine UM şi le arată pe ferestre cu Nr.unit de măsură existent din înregistrare, chiar dacă macheta actuală din tipul de document este cu Nr.unit. de măsură mai mic.

La adăugarea unor articole contabile cu documente care funcţionează cu unităţi de măsură (de ex. valută), este necesar uneori să se urmărească rândurile deja introduse ale formulei contabile, urmărirea sumelor pentru calculul diferenţelor etc. Fereastra mai mare care apare la adăugare poate fi mutată cu mouse-ul într-o poziţie mai convenabilă.

Pentru sesiunea curentă, ultima poziţie a ferestrei este memorată.

Dacă se lucrează frecvent cu asemenea documente, recomandăm setarea ferestrei Windows cu mai multe rânduri (ex. Properties/Layout/Width=80, Height=32).

În hCONT se admit conturi cu preţ unitar fix, mediu şi curs de schimb. Tipul preţului unitar impune o regulă de funcţionare privind completarea înregistrărilor contabile. Aceste reguli vor fi prezentate în cadrul cap. 2.9.

Pentru rezolvarea situaţiilor de excepţie se pot defini tipuri de documente în care nu sunt respectate regulile impuse de tipul preţului unitar.

Astfel de situaţii de excepţie sunt regularizări de solduri şi cantităţi (ex. plusuri sau minusuri de inventar) când preţul unitar este diferit de cel implicit.

La aceste documente se admit înregistrări la care câmpul valoare şi cantitate se completează fără nicio restricţie şi întotdeauna se calculează preţul unitar rezultat.

Un asemenea tip de document are sens numai când numărul unităţilor de măsură asociate este de 1 sau 2 şi se defineşte cu ajutorul câmpului „Pret unitar“.

• ' ' - se respectă tipul preţului unitar,
• C - preţ unitar recalculat.

Permite generarea automată a înregistrărilor articolului contabil asociat tipului de document.

În practică de obicei se foloseşte la generarea automată a înregistrărilor pentru închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli.

Formula generică se asociază cu tipul de document, şi este accesibilă prin operaţiile: Vizualizare/ Formula, Modificare/ Formula.

Crearea unui tip de document cu formulă generică se realizează prin doi paşi:

• se creează tipul de document prin operaţia de adăugare,
• se asociază formula generică prin Modificare/ Formula.

Ştergerea unei formule generice are loc tot prin operaţia Modificare/Formula, prin introducerea unei formule vide (adică o formulă cu toate câmpurile vide).

Structura generală a unei formule generice este următoarea:

contDB  TipBalD     contCR  TipBalC

• contDB şi contCR
  • unul trebuie să fie un cont din ultimul nivel,
  • celălalt trebuie să fie un cont din orice nivel ierarhic, reprezentând de fapt o familie de conturi, sau câmp vid
• TipBalD şi TipBalC - unul se completează cu un tip de balanţă valid, iar celălalt rămâne vid,

Contul de total va fi contul pentru care nu a fost completat tipul de balanţă, ca urmare trebuie să fie un cont din ultimul nivel.

Conturile de corespondenţă vor fi conturile din ultimul nivel, care fac parte din:

• familia de conturi dată prin contDB sau contCR (după caz),
• tipul de balanţă asociat prin TipBalD sau TipBalC (după caz),

Dacă câmpul de cont este vid şi tip balanţă este completat, conturile de corespondenţă vor fi conturile din ultimul nivel care fac parte din tipul de balanţă indicat.

Valorile vor fi soldurile conturilor din înregistrările de corespondenţă. Conturile fără sold nu vor intra în înregistrarea generată.

Deoarece se lucrează cu solduri, generarea automată are sens doar după ce balanţa a fost încărcată.

Exemple:

În planul de conturi:

  121.1  Profit si pierdere din exploatare
  121.2  Profit si pierdere financiara

Tipuri de balanţe:

  1     Rezultat din exploatare
  2     Rezultat financiar

1. închidere cheltuieli din exploatare

  Cont din ultimul nivel
      |    Familia de conturi de cheltuieli
      |            |      Balanta rezultate din
      |            |        |     exploatare
      121.1    _   6        1  - inchidere cheltuieli

2. închidere venituri din exploatare

  Familia de conturi de venituri
      |   Balanta rezultate din exploatare
      |      |    Cont din ultimul nivel
      |      |      |
      7      1     121.1    _  - inchidere venituri

3. închidere cheltuieli financiare:

      121.2    _   6        2

4. închidere venituri financiare:

      7         2  121.2    _

Atunci când se creează un articol contabil, având un tip de document cu formula generică asociată, după completarea părţii de identificare, la trecerea în fereastra de înregistrări contabile, se generează automat formula contabilă conform formulei generice.

De exemplu să considerăm tipul de document:

  CX  NC-C1 Inchidere chelt. exploatare

cu formula generică (prezentată mai înainte):

      121.1    _   6        1

După completarea ferestrei de identificare, la trecerea în fereastra de înregistrări se generează automat formula contabilă, de exemplu:

      121.1    %        2535.44
               601       935.44
               607      1600.00

Dacă nu se pot genera înregistrări pe baza formulei generice, utilizatorul este avertizat. De exemplu:

      Conturile 6 de tip 1 nu au sold ...

Această situaţie poate să apară din mai multe motive:

• conturile din familia 6 nu au sold (de exemplu au fost deja închise şi nu s-a făcut o nouă Încărcare),

  • balanţa nu a fost încărcată, astfel conturile 6 încă nu au sold,
  • din familia de conturi 6 nici unul nu este de tip 1 (tipul 1 nu a fost introdus în planul de conturi),
  • din familia de conturi 6 şi de tip 1 niciunul nu este de ultimul nivel.

Articolul contabil este un mijloc folosit în contabilitatea în partidă dublă pentru înregistrarea cronologică şi în expresie valorică a unei operaţii în registrul-jurnal.

Articolul contabil se compune din 2 părţi:

• partea de identificare

  • formula contabilă - formată din una sau mai multe înregistrări.

Partea de identificare serveşte pentru identificarea documentului justificativ sau centralizator care stă la baza înregistrării. Contarea unui document poate fi făcută în unul sau mai multe articole contabile.

Informaţii de identificare:

• numărul jurnalului contabil din care face parte,
• numărul articolului contabil,
• dată articol (data operaţiei),
• documentul justificativ: tip, număr, data emiterii (se completează opţional),
• explicaţia (se completează opţional).

Fiecare articol contabil este înregistrat într-un jurnal. La introducere articolul primeşte un număr de ordine în cadrul jurnalului. Înregistrarea se face de regulă pe baza unui document justificativ şi se reţine tipul, numărul şi data emiterii documentului respectiv. Articolul mai poate fi completat cu o explicaţie referitoare la conţinutul economic.

Câmpul dată articol se completează de utilizator, şi se impune respectarea cronologiei articolelor contabile din jurnale.

Dată document din partea de identificare este de regulă:

• data de intrare pentru documentele care intră în unitate,
• data de întocmire pentru documentele interne sau cele care ies.

La intrarea bunurilor materiale, înregistrarea în contabilitate se face pe baza recepţiei:

 Tip doc=NIR, Nr.doc=nr.recepţie, data=data recepţiei
 Explicaţii=felul documentului de la furnizor+nr.+data

La înregistrarea unor servicii efectuate de terţi alegeţi Tip doc=FACT sau PV etc.
Alegeţi documentul cu tasta F1 din tipurile de documente existente, sau adăugaţi tipul de document efectiv utilizat.

 Tip doc=... Nr.doc= , data=data primirii documentului de la furnizor
 Explicaţii=felul documentului de la furnizor + nr. + data

La vânzări documentele care stau la baza înregistrării sunt de regulă facturile.

Exemplu:

    Tip doc=FACT, Nr.doc=nr., data=data întocmirii
    Explicaţii=

Dacă nr.doc este format din mai mult de 6 cifre, atunci există soluţiile:

• se introduc ultimele 6 cifre (acestea fiind semnificative);
• dacă se preiau datele din hMARFA, se preia de acolo numărul intern al documentelor.

În casă, documentul care stă la baza înregistrării este Registrul de casă:

    Tip doc=RC, Nr.doc=filă/rând, data=data filei RC
    Explicaţii=felul documentului de plată/încasare + nr. + data

În bancă, documentul care stă la baza înregistrării este de regulă Extrasul de cont:

    Tip doc=EXC, Nr.doc=nr.extras, data=data extrasului
    Explicaţii=felul documentului de plată/încasare + nr. + data

La transferul sumelor între casă şi bancă sau dintr-un cont de bancă în altul se va folosi contul 581-Viramente interne cu analiticul corespunzător.

Adăugare articol contabil

La operaţiile repetitive (de ex. facturi, încasări/plăţi) recomandăm ca la adăugare articole contabile să selectaţi cea mai potrivită din posibilităţile:

Semnificaţia acestora:

• Creare - se completează manual atât antetul, cât şi formula cu sumele aferente
• Copiere antet - se copiază numai antetul articolului selectat, formula şi sumele se adaugă manual
• Copiere antet şi formulă - se selectează un articol contabil asemănător şi se copiază toate informaţiile, după care prin Modificare se operează eventualele diferenţe, se introduc sumele corecte etc.
• Copiere antet, formulă şi sume - copiază întregul articol contabil selectat, trebuie verificat dacă datele necesită corecturi!

Astfel, introducerea înregistrărilor repetitive (de ex. facturi, recepții, încasări/plăți) devine mult mai rapidă. Copierea se poate efectua numai pentru articolele din același jurnal.

Formula contabilă descrie dubla înregistrare a mişcărilor valorice, şi în paralel poate să conţină echivalentul mişcărilor exprimate în etaloanele de măsură suplimentare ale conturilor din formula respectivă.

În hCONT se admit 2 tipuri:

• formula contabilă simplă:
  • formulă contabilă simplă cu o singură înregistrare. Aici figurează un singur cont debitor, un singur cont creditor şi suma cu care se debitează primul, respectiv se creditează al doilea.
  • formula contabilă simplă cu mai multe înregistrări. În acest caz formula contabilă este formată din mai multe înregistrări simple.
• formula contabilă compusă-conţine mai multe înregistrări contabile.
  Se admit 2 feluri de formule contabile compuse:
  • formula cu un cont creditor căruia îi corespund mai multe conturi debitoare (vezi fig. de mai jos)
  • formula cu un cont debitor căruia îi corespund mai multe conturi creditoare.

Observaţii:

• în hCONT nu se admit formulele compuse multiple, adica cele in care sunt mai multe conturi pe amândouă laturi ale corespondenţei,
• atât în cazul formulelor contabile simple, cât şi a celor compuse se admit şi înregistrări cantitativ-valorice, adică înregistrarea pe lângă mişcările valorice şi a echivalentului exprimat în etaloanele de evidenţă suplimentare ale conturilor participante,
• înregistrările cantitativ-valorice vor fi admise numai dacă pentru tipul de document asociat cu articolul contabil se defineşte numărul unităţilor de măsură asociate.

Interpretarea operaţiei din articolul contabil de mai sus:

s-au achiziţionat materiale de la firma AAA SRL în valoare totală de 790 lei plus TVA 150.10 lei. Materialele cumpărate se împart astfel: zahăr 480 lei, lapte praf 220 lei şi esenţă cu aromă de portocale 90 lei. Cu suma totală (790+150.10 lei) se creditează analiticul contului de furnizori corespunzător firmei AAA SRL. Cu sumele parţiale se debitează analiticele contului de materiale.

Puteţi utiliza ultimele 2 opţiuni prezentate mai sus, la adăugarea articolelor contabile, pentru copierea formulelor sau chiar şi a sumelor la adăugarea formulelor noi.

Exemple de formule contabile permise:

1. formulă simplă:

       5311        4111      1000.00

2. formule compuse:

       %           401       1190.00   -recepţie marfă
       371                   1000.00
       4426                   190.00
       371        %           547.00   -stabilire adaos şi TVA
                  378         300.00    neexigibil  pt. marfa
                  4428        247.00    recepţionată

3. formule cantitativ-valorice:

       %            401.1.01  940.10   -recepţie materii prime.
       301.01                 480.00    Se înregistrează şi
               KG              30.00    cantităţile recepţionate.
       301.02                 220.00
               CUT             40.00
       301.03A                 90.00
               ST              10.00
       4426.01                150.10

Nu sunt permise următoarele tipuri de formule, deoarece conturile nu au un cont corespondent unic, în aşa fel încât să se poată realiza registrele necesare (Cartea mare, Fişă cont, Fişă şah). De fapt hCONT nici nu acceptă aceste formule contabile:

   1.   301              -1050       stornare
        3021              1050
   2.   %         %                  recepţie în magazin
                  401     1190       cu amănuntul
        4426               190
        371               1547
                  378      300
                  4428     247

Înregistrarea contabilă este o linie dintr-o formulă contabilă. La o formulă compusă, prima înregistrare se numeşte înregistrare de total, iar următoarele se numesc înregistrări de corespondenţă. Înregistrările formulei simple sunt atât înregistrări de total, cât şi înregistrări de corespondenţă.

• înregistrarea de total apare în fereastra de înregistrări contabile cu coloana Fel completată cu t (total). Această înregistrare în câmpul de valoare conţine totalul din formula contabilă (de aici şi numele).
• înregistrarea de corespondenţă apare în fereastra de înregistrări contabile cu coloana Fel completată cu c (corespondenţă).

Formula compusă din figura de mai sus este echivalentă cu următoarele 4 formule contabile simple:

    301.01      401.1.01          480.00
    301.02      401.1.01          220.00
    301.03A     401.1.01           90.00
    4426.01     401.1.01          150.10

Diferenţa este doar că în acest caz contul 401.1.01 se creditează de patru ori, dar în total cu aceeaşi sumă de 940.10 lei.

Pe ecranul de înregistrări contabile formula va figura sub forma:

         (t)      %          401.1.01          940.10
         (c)     301.01      401.1.01          480.00
         (c)     301.02      401.1.01          220.00
         (c)     301.03A     401.1.01           90.00
         (c)     4426.01     401.1.01          150.10

Înregistrările cantitativ-valorice pe lângă mişcările valorice conţin şi echivalentul exprimat în etaloanele de evidenţă suplimentare.

În hCONT există ferestre în care se afişează doar componentele valorice ale înregistrărilor şi ferestre în care se afişează componentele valorice împreună cu cele cantitative asociate.

Pe ferestrele de înregistrări contabile, pentru componentele cantitative în coloana Fel se afişează „*“.

În ecranul de înregistrări, dacă se selectează o fereastră cantitativ-valorică, formula de mai sus va figura sub forma:

         (t)       %         401.1.01          940.10
         (c)     301.01      401.1.01          480.00
         (*)     301.01  KG                    218.00
         (c)     301.02      401.1.01          220.00
         (*)     301.02  CUT                    40.00
         (c)     301.03A     401.1.01           90.00
         (*)     301.03A ST                     10.00
         (c)     4426.01     401.1.01          150.10

Introducerea obişnuită a articolelor contabile în jurnale se face cu:
Operatii curente / Registre-jurnal

Operaţiile:

• Operatii curente / Articole contabile
• Operatii curente / Inregistrari contabile

permit doar consultarea tuturor articolelor şi înregistrărilor contabile, indiferent de jurnalul în care au fost introduse.

În câmpul Valoare toate numerele care în evidenţa manuală se scriu cu roşu sau se pun în chenar se vor scrie cu semnul negativ (-). De exemplu:

  301.01.01      401.0007       -90.00

În grupa 80 sunt conturi care funcţionează în partidă simplă. Înregistrarea operaţiilor în partidă simplă se poate face punând contul în corespondenţă cu un cont ajutător unic (000).

Exemplu:

    8035   =   000     1000 lei
    000    =   8035      50 lei

Cf. Ordinului 3512/2008, Cartea mare este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat.
Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului. Serveşte la stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor conturilor, la verificarea înregistrărilor contabile efectuate şi stă la baza întocmirii balanţei de verificare.

Editarea Cărţii mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.

În hCONT Cartea mare este o situaţie sintetică care se întocmeşte în operaţia de Incarcare şi se poate vizualiza sau lista din Situatii/Cartea mare.

Cartea mare se calculează pe secţiuni de contabilitate. Deci pentru fiecare pereche de conturi se indică şi secţiunea de contabilitate în care acestea au avut corespondenţe.

La prezentarea tipurilor de jurnale s-a arătat mai sus că într-o secţiune de contabilitate conturile nu comunică decât cu conturi din secţiunea respectivă şi în niciun caz cu conturi din alte secţiuni.

În hCONT nu se fac verificări cu privire la respectarea acestei reguli. Dacă se introduc aceleaşi perechi de conturi în mai multe secţiuni, în cartea mare perechile respective vor fi prezente în fiecare secţiune în care conturile au avut corespondenţe.

Conturile vizibile din cartea mare vor fi cele situate la „nivelul carte mare“.

Expresia înseamnă nivelul conturilor care se cuprind în cartea mare.
Conturile care se cuprind în cartea mare sunt definite explicit:

a) Balanţa „*“ - Nivel carte mare.

Dacă se doreşte ca în cartea mare să fie conturi de un anumit nivel, atunci se defineşte balanţa de tip „*“ - Nivel carte mare cu care se marcheză în Planul de conturi conturile care vor fi incluse în cartea mare.

De obicei aceste conturi vor fi cele sintetice din secţiunea financiară şi cele de 3-4 cifre în celelalte secţiuni (gestiune şi în afara bilanţului).

Pe structura arborescentă a planului de conturi, pe fiecare „ramură“ trebuie să existe un cont marcat cu „*“. Altfel zis, fiecare cont deschis de ultimul nivel trebuie să aibă un părinte marcat cu „*“. La Încărcare se verifică dacă conturile au fost marcate corect cu „*“.

Avantaj: utilizatorul poate să opteze pentru obţinerea acelor informaţii de care crede că are nevoie, pe baza raţionamentului profesional. În cazul unor baze de date mari, cartea mare nu va fi supraîncărcată cu date prea detaliate.

Dezavantaj: se pot „pierde“ informaţii referitoare la rulajul între două conturi de nivel inferior, care însă poate fi regăsit în arhiva de Înregistrări contabile.

b) Conturile de ultimul nivel

Dacă balanţa „*“ nu este definită, atunci cartea mare se generează cu conturile de ultimul nivel, adică chiar cu conturile pe care s-a contabilizat.

Avantaj: pot fi consultate, eventual extrase din arhivă rulaje detaliate. Se vor cuprinde şi conturile în afara bilanţului sau din contabilitatea de gestiune.

Dezavantaj: dacă se doreşte listarea pe hârtie, ea devine anevoioasă din cauza multitudinii conturilor analitice.

Vizualizarea perechilor de conturi din fereastra de fişier se poate face atât pe conturi creditoare cât şi pe conturi debitoare în funcţie de coloana activă din fereastra de fişier. Iniţial „√“ este pe coloana cont debitor şi astfel rulajele sunt afişate în ordinea conturilor debitoare. Tastând Ctrl →, coloana cu cont creditor devine activă şi rulajele se rearanjează în ordinea conturilor creditoare.

În ceea ce priveşte cartea mare, în hCONT se admit trei tipuri de liste:

1.Cartea mare - registrul Cartea mare este un document contabil obligatoriu.

În hCONT întocmirea acestui registru se face în cadrul operaţiei Arhiva contabila/Carte mare.

Cartea mare poate fi listată atât pentru debitul, cât şi pentru creditul unui cont.

Cartea mare listată pentru contul debitor, va conţine rulajul debitor al contului, defalcat pe luni pe conturi corespondente creditoare şi rulajul creditor al contului într-o singură sumă.

De exemplu, în figura de mai jos, rulajul debitor al contului 5121 pentru luna februarie este de 5379 lei, care a fost generat prin corespondenţele cu conturile creditoare 4111 şi 766 cu rulajele de 5369 şi 10 lei.

Total rulaj debitor de 6879 lei pentru perioada ianuarie-februarie, s-a realizat prin conturile creditoare 4111 şi 766 cu rulajele totale de 6869 şi 10 lei.

Cartea mare mai cuprinde soldul de la începutul perioadei (4000 lei în exemplul nostru) şi la sfârşitul fiecărei luni cuprinse în listă (4500 lei la sfârşitul lui ianuarie şi 8238 la sfârşitul lui februarie).

Forma grafică a registrului carte mare este conformă cu OMFP 3512/2008. Lista din exemplul de mai jos se obţine astfel: în Arhiva/Carte mare se alege Conturi debitoare [sau după caz conturi creditoare], se selectează contul căutat şi se porneşte lista Carte mare. Listarea pe hârtie este necesară numai la solicitarea organelor de control sau pentru necesităţi proprii şi poate fi şi selectivă.

Recomandăm listarea în format pdf.

Cartea mare listată pentru contul creditor va conţine rulajul creditor al contului, defalcat pe luni, pe conturi corespondente debitoare şi rulajul debitor al contului într-o singură sumă.

Cartea mare va conţine aceste valori defalcat pe luni, şi va fi listată pentru perioada fixată prin operaţia Arhiva/Modificare interval arhiva.

Dacă un cont este folosit doar într-o singură secţiune de contabilitate, rulajele din cartea mare obţinute pe luni trebuie să fie rulajele din balanţă din lunile respective pentru acel cont.

Total rulaj obţinut, în acest caz, va fi egal cu rulajul curent al contului din balanţa listată pentru perioada cuprinsă în cartea mare.

Concomitent în hCONT pot exista mai multe machete definite pentru cartea mare. Înainte de lansarea tipăririi, printr-o fereastră de ajutor, se alege una dintre machetele definite. Lista va fi creată conform machetei alese.

Machetele pentru cartea mare se gestionează prin opţiunea Tipuri de../ .. carte mare.

Practic acest modul serveşte la gestionarea machetelor pentru cartea mare şi cartea mare-şah. Din acest motiv la adăugare, utilizatorul va stabili tipul machetei nou create (Carte mare, Carte mare-şah).

Macheta conţine un set de coloane prestabilite. Unele dintre aceste coloane sunt obligatorii, iar altele opţionale.

Definirea unei machete constă în stabilirea coloanelor care vor fi prezente în listă, precum şi în fixarea lăţimilor pentru coloane.

Coloanele pentru care se indică lăţimea 0, nu vor participa în listă.

2.Cartea mare-şah - în hCONT se creează pe baza înregistrărilor contabile introduse pentru luna balanţei şi poate fi listată după conturile debitoare sau creditoare.

Cartea mare-şah după contul debitor se obţine prin secvenţa de operaţii:
Fereastra/ Conturi debitoare/ Listare selectiva.

Cartea mare-şah după contul creditor se obţine prin secvenţa de operaţii:
Fereastra/ Conturi creditoare/ Listare selectiva.

Mai jos prezentăm cartea mare-şah, pentru contul debitor 5121:

Lista conţine partea de identificare a articolelor contabile prin care s-au înregistrat mişcările valorice ale contului, iar în partea dreaptă sunt desfăşurate conturile de corespondenţă cu rulajele înregistrate.

Soldul de început de an, rulajul precedent, sume precedente, rulaj curent, rulaj final, sume finale şi sold final sunt toate pentru debitul contului 5121.

Cartea mare şah listată pentru contul creditor 5121 va conţine aceste valori pentru creditul contului.

Soldul de început de an, rulajul precedent sunt culese din balanţă.
Rulajul curent se calculează pe baza înregistrărilor.
Celelalte valori sunt valori derivate.
Să acceptăm că datele din balanţă pentru contul 5121 sunt:

                           Debit         Credit
    --------------------------------------------
    Sold început de an:  4000.00        0.00
    Rulaj precedent:     1500.00     1000.00
    Rulaj curent:        5379.00     1640.20
    Sold final:          8238.00        0.00

În cartea mare şah listată pentru contul debitor 5121 se obţin datele:

      Sold început de an:        4000.00
      Rulaj precedent:           1500.00
      Sume precedente:           5500.00
      Rulaj curent:              5379.00
      Rulaj final:               6879.00
      Sume finale:              10879.00
      Sold final:                8238.00

Adică toate aceste date reflectă debitul contului 5121.

În cartea mare şah listată pentru contul creditor 5121 se obţin:

      Sold început de an:           0.00
      Rulaj precedent:           1000.00
      Sume precedente:           1000.00
      Rulaj curent:              1640.20
      Rulaj final:               2640.20
      Sume finale:               2640.00
      Sold final:                   0.00

Adică toate aceste date reflectă creditul contului 5121.
Lista se obţine astfel: în Situatii/Carte mare se alege Fereastra Conturi debitoare [sau după caz conturi creditoare], se selectează contul căutat şi se porneşte lista Carte mare - sah.

Rulajul curent calculat trebuie să fie identic cu rulajul curent din balanţă. Ori de câte ori se listează cartea mare-şah, rulajul curent calculat se confruntă cu rulajul curent din balanţă. Dacă sunt diferenţe, se avertizează utilizatorul. Diferenţe pot să apară dacă balanţa nu este încărcată.

Practic total rulaj curent obţinut în cartea mare-şah pentru un cont, trebuie să furnizeze valorile pentru luna respectivă din cartea mare pentru acel cont. Acest lucru este adevărat numai dacă fiecare cont este folosit numai într-o singură secţiune de contabilitate.

Astfel, rândul de rulaj curent pentru contul 5121 obţinut prin cartea mare-şah, îl vom regăsi în cartea mare pentru contul 5121 în luna februarie.

În cartea mare-şah, pentru fiecare înregistrare se tipăreşte o linie. Înregistrările sunt identificate prin codul jurnalului în care sunt introduse şi numărul articolului contabil la care sunt asociate.

În hCONT pot exista concomitent mai multe machete definite pentru cartea mare-şah. Înainte de lansarea listării se selectează una dintre machetele existente, urmând ca lista să se creeze conform acesteia.

Ca şi formă grafică machetele sunt conform normelor, diferenţa între ele fiind în lăţimea coloanelor, numărul coloanelor din desfăşurător etc., în funcţie de macheta aleasă.

Machetele pentru cartea mare-şah se gestionează în acelaşi modul cu cartea mare, iar modulul este accesibil prin opţiunea Tipuri de../ ..carte mare.

Există un set de coloane prestabilite pentru cartea mare. Definirea unei machete constă în stabilirea lăţimii coloanelor. Coloanele cu lăţime zero nu vor participa în listă.

La listare conţinutul coloanelor poate să difere în funcţie de lăţimea definită.

Conţinutul coloanei Numărul din registrul jurnal, în funcţie de lăţime, se modifică în felul următor:

      Lăţime   Conţinut                  Exemplu
      ---------------------------------------------
        10     Cod jurnal/ nr. articol   CB1 /0002
       5-9     Cod jurnal                CB1
         4     nr. articol               0002

Coloana Data operării, în funcţie de lăţime va conţine anul, luna ziua, sau luna şi ziua, sau doar ziua operării.

3.Rulaje - reprezintă lista perechilor de conturi care în cursul lunii au avut corespondenţe.

Lista poate fi creată după conturi debitoare sau creditoare, în funcţie de coloana activă din fereastra de fişier. Dacă este activă coloana de conturi debitoare, lista se va crea în ordinea conturilor debitoare; dacă este activă coloana creditoare, lista se va crea în ordinea conturilor creditoare.

Lista se obţine prin operaţia: Fereastra/ Rulaje/ Listare selectiva:

Rulajele debitoare ale conturilor trebuie să fie egale cu rulajele debitoare din balanţă, iar totalul cu total rulaj curent din balanţa generală.

Pe ecran, în fereastra de fişier perechile de conturi apar sub forma:

         DB     CR     VALOARE
         ---    ---   ---------
         401   5121    1632.30
         401   5124    3624.46
         401    765       6.20

Ca situaţie listată, se prezintă sub forma unor articole contabile:

     401       %       5262.96
              5121     1632.30
              5124     3624.46
              7651        6.20

Lista reflectă şi aplicarea regulilor de corespondenţă a conturilor, punând în evidenţă perechile de conturi care pe parcursul lunii au avut corespondenţe.

Fişa de cont reflectă mişcările dintr-un cont în ordine cronologică, în general dintr-un cont analitic. Serveşte pentru evidenţa analitică a furnizorilor, creditorilor, clienţilor, cheltuielilor etc.

În hCONT, fişa de cont este o situaţie care poate fi generată pe baza înregistrărilor cronologice din jurnale.

Elementele conţinute în fişa unui cont:

• soldul de la începutul lunii;
• sumele cu care contul a fost debitat şi creditat pe parcursul lunii, precum şi documentele contabile pe baza cărora s-au efectuat aceste operaţii;
• soldul contului la sfârşitul fiecărei zile în care s-au înregistrat operaţii economice pentru acel cont;
• rulajul contului în luna respectivă;
• soldul contului la sfârşitul lunii.

În hCONT distingem 4 tipuri de fişe contabile:

• valorică,
• cantitativ-valorică,
• valorică cu desfăşurător,
• cantitativ-valorică cu desfăşurător.

Fiecare tip de fişă are o formă prestabilită. Utilizatorul poate să determine variante ale oricărui tip. Variantele vor fi asemănătoare ca şi structură, dar pot să difere lăţimile coloanelor componente sau chiar pot fi inhibate coloane. De asemenea, se poate determina numărul de zecimale cu care se doreşte tipărirea.

Tipurile de fişe pot fi ataşate doar la conturile valorice. Mişcările conturilor cantitative pot fi cuprinse în fişele cantitative ataşate de conturile valorice.

Simultan pot exista un număr oarecare de variante. Variantele de fişe se ataşează de conturi, astfel determinându-se forma fişei care se va lista pentru acel cont.

De exemplu, se defineşte tipul de fişă cantitativ-valorică, care primeşte codul „3“.

Deoarece contul 301.01 se urmăreşte atât valoric cât şi cantitativ exprimat în KG, se doreşte ca fişa pentru acest cont să cuprindă şi mişcările cantitative. Acest lucru se realizează prin completarea câmpului tip fişă pentru contul 301.01 cu codul fişei cantitativ-valorice (adică „3“).

Adăugarea unei variante noi de fişă se face prin comanda Tipuri de../ ..fise de conturi/ Adaugare. Tipul fişei se alege din fereastra de opţiuni afişată după lansarea comenzii.

Definirea variantei se face prin ecranul de editare ce se afişează. Ecranul conţine structura prestabilită a fişei. Prin acest ecran se fixează lăţimile coloanelor. Prin valoarea 0, coloana în cauză va fi ignorată.

În funcţie de tipul fişei listate, elementele fişei vor fi completate cu elementele specifice ale tipului de fişă listată:

• cu mişcările cantitative în cazul fişelor cantitativ-valorice,
• cu mişcările desfăşurate pe conturi descendente în cazul fişelor cu desfăşurător.

Fişa contului poate fi listată şi pentru conturile la care nu s-a asociat niciun tip de fişă de cont. În acest caz pentru contul respectiv se va lista fişa valorică conţinând coloanele implicite ale acestui tip de fişe.

Definirea unei machete de fişă se face prin operaţia: Adaugare/ Fisa ….

1. Fişa valorică

Reprezintă cel mai simplu tip de fişă din hCONT. Pe lângă informaţiile de identificare ale documentului, conţine mişcările valorice ale contului.

Exemplu de fişă valorică:

2. Fişa valorică cu desfăşurător

Fişa valorică cu desfăşurător are sens pentru conturile din nivelele superioare. Va conţine debitul, creditul şi soldul pentru contul listat, şi desfăşurat pentru descendenţii săi de primul nivel.

Fiecare mişcare înregistrată va fi repetată şi pentru descendentul pe care s-a înregistrat mişcarea respectivă.

De exemplu, dacă societatea are 2 conturi curente la bănci, este firesc ca pentru contul 5121 să se declare două conturi analitice astfel:

    5121   - Conturi la bănci în lei
    5121.1 - Cont la Banca 1 în lei
    5121.2 - Cont la Banca 2 în lei

Putem lista fişa contului 5121, dar mişcările au avut loc pe analiticele acestuia, 5121.1 respectiv 5121.2. Fişa valorică cu desfăşurător conţine fişa contului 5121, şi în desfăşurător fişele valorice ale conturilor 5121.1 şi 5121.2.

Regăsim fiecare mişcare şi în desfăşurător indicând exact contul pe care a fost înregistrată operaţia economică. De exemplu prin articolul CB2 -0001 s-a încasat o dobândă de 12.33 lei. În desfăşurător regăsim această valoare în coloana corespunzătoare contului 5121.2, deci dobânda s-a încasat prin contul de la Banca 2:

3. Fişa cantitativ-valorică

Cuprinde mişcările contului, exprimate în lei precum şi echivalentul lor, exprimat în etaloanele de măsură suplimentare. Practic cuprinde mişcările cantitativ-valorice ale contului.

Pentru un cont de materiale urmărit valoric şi în KG, are sens definirea unei fişe cantitativ-valorice, de exemplu:

Dacî contul pentru care se listează fişa are 2 unităţi de măsură, în partea cantitativă pot fi definite coloanele corespunzătoare pentru ambele conturi cantitative.

4. Fişa cantitativ-valorică cu desfăşurător

Este cea mai complexă fişă din hCONT, şi de fapt reprezintă o combinaţie a celorlalte tipuri de fişe. Cuprinde fişa contului, precum şi mişcările cantitativ-valorice desfăşurate pe descendenţi de primul nivel.

De exemplu, firma are cont curent la bancă în valută. Se declară analiticele:

      5124         - Conturi la bănci în valută
      5124.1  EUR  - Cont la bancă în EUR
      5124.2  USD  - Cont la bancă în USD

Putem lista fişa contului 5124 şi avem posibilitatea ca să urmărim fiecare mişcare cantitativ-valoric, precum şi pe contul descendent pe care aceasta a avut loc:

Fişa cuprinde două mişcări, care de fapt reprezintă achitarea a două facturi externe (coloana de explicaţii nu a fost cuprinsă în fişă).

Prima mişcare de 2094 lei s-a înregistrat pe contul descendent 5124.1, reprezentând 580 EUR. Aceste date le regăsim în desfăşurător, în coloanele corespunzătoare contului 5124.1.

Situaţii specifice la exploatarea fişelor de cont:

a) Ordinea operaţiilor economice în fişe este cronologică după data documentului. Din acest motiv, toate sumele rezultate din articole contabile cu data documentului necompletată, vor fi enumerate la început, astfel riscând să fie denaturată evoluţia în timp a contului.

b) Rulajele obţinute la sfârşitul fişelor trebuie să fie identice cu cele existente în balanţe. Programul confruntă aceste valori şi eventualele diferenţe sunt semnalate.
Diferenţe pot apare dacă balanţa nu este încărcată, iar pentru fişele listate din arhivă pot apare numai în situaţia în care baza de date nu este coerentă.
Confruntarea rezultatelor are loc pentru toate conturile implicate în fişă: contul pentru care se listează fişa, conturile cantitative şi valorice cuprinse în fişă.

c) Fişele de cont şi conturile închise. Contul închis nu va fi extras prin operaţia Balanta/Fise contabile…. Totuşi din balanţa generală se poate lista fişa pentru un cont închis.
Pentru conturile închise în fişă se calculează corect soldul (ţinând cont de funcţia contului), dar la tip sold se va tipări „?“.
Contul închis nu va fi cuprins în desfăşurător.

d) În coloana data document, formatul folosit va fi în funcţie de lăţimea coloanei:

        Format      Lăţime coloană  Exemplu
                    (caractere)
       ---------------------------------------
       aaaa.ll.zz      >= 10       2015.02.08
         aa.ll.zz     8 - 10         15.02.08
            ll.zz     5 -  9            02.08
               zz     2 -  4               08

e) Conţinutul coloanei document/număr în funcţie de lăţime:

       Conţinut    Lăţime coloană      Exemplu
                   (caractere)
      --------------------------------------------
        Doc./Nr        >= 12           EXC  /D001
        Nr.           6 - 11           D001
        Doc.               5           EXC

f) Conţinutul coloanei Jurnal/Articol în funcţie de lăţime:

       Conţinut    Lăţime coloană   Exemplu
                   (caractere)
      ---------------------------------------
       Jurn./Art.      >= 10       CB1  /0001
       Jurn.          5 -  9       CB1
       Art.             =  4       0001

g) coloana cont corespondent. Prezenţa sau absenţa coloanei cont corespondent influenţează conţinutul fişei.
De exemplu, plata pentru 2 furnizori a fost înregistrată prin formula compusă:

           %            5121    1632.30
           401.1.01              932.20
           401.1.02              700.10

Deoarece s-a cerut şi tipărirea coloanelor de cont corespondent, în fişă suma totală de 1632.30 a fost defalcată pe conturile corespondente.
Dacă nu se cere tipărirea contului corespondent, nu mai are sens defalcarea mişcării, şi se va tipări o singură linie cu valoarea totală de 1632.30 lei în coloana credit.

h) Coloana cont-fişa contului poate fi listată şi pentru conturile din nivelele superioare. Mişcările însă se înregistrează pe ultimul nivel de conturi. Coloana cont, dacă este prezentă, va conţine simbolul contului pe care efectiv a fost înregistrată mişcarea respectivă.

La fişele cu desfăşurător, coloana cont mai are sens atunci când desfăşurătorul nu este suficient de mare ca să cuprindă toate conturile descendente de nivel întâi. Atunci mişcările pentru conturile din depăşire nu vor fi tipărite, dar coloana cont va conţine simbolul lor.

i) o înregistrare poate fi implicată în fişă, atât din cauza contului debitor, cât şi din cauza contului creditor.

De exemplu să considerăm un transfer între magazii:

          301.01.03       301.02.03     100
                    BUC                  18
                                    KG    5

şi se listează fişa cantitativ-valorică (cu sau fără desfăşurător) a contului 301. Pentru preţ unitar avem o singură coloană în fişă, din acest motiv pentru linia de mai sus se vor tipări două rânduri în fişă, şi astfel poate fi indicat corect PU atât pentru BUC cât şi pentru KG.

j) Pentru conturile descendente care nu au loc în desfăşurător nu se tipăresc mişcările, dar faptul că sunt în depăşire se semnalează prin „>“, în ultima coloană.

Debitul, creditul şi soldul rezultat pentru contul principal (contul pentru care se listează fişa) în urma mişcării contului din depăşire, vor fi tipărite în mod normal.

Deoarece pentru aceste conturi din depăşire nu se calculează rulajul, la sfârşit nu se confruntă rezultatul obţinut cu cel existent în balanţă.

k) Soldul din fişă se tipăreşte numai pentru sfârşitul zilei stabilit în funcţie de data documentului. Pentru operaţiile economice din mijlocul unei zile în coloanele de sold şi stoc se tipăreşte „…“.

l) În fişele conturilor pentru care soldurile si rulajele din timpul lunii sunt numai de un anumit tip, coloana care nu se foloseşte poate fi inhibată.
Dacă totuşi întâmplator apare un rulaj pentru care coloana corespunzătoare nu a fost cuprinsă în fişă, acesta va fi tipărit cu semnul schimbat în coloana cealaltă.

m) Totalul de la sfârşitul fişei va fi tipărit în funcţie de rezultatul obţinut şi de coloanele disponibile.

Dacă în fişă coloanele de sold nu au fost cuprinse, soldurile de sfârşit vor fi tipărite sub coloana de rulaj corespunzător tipului soldului obţinut (deci dacă s-a obţinut un sold debitor, sub coloana de rulaj debitor şi invers). Dacă nici coloana corespunzătoare de rulaj nu este cuprinsă în fişă, soldul se va tipări cu semnul schimbat în coloana de rulaj opus.

Dacă în fişă apar rulaje pentru care nu au fost definite coloanele corespunzătoare (de exemplu în fişă nu a fost cuprinsă nicio coloană de rulaj), la sfârşit rulajele obţinute vor fi tipărite, pentru fiecare indicându-se explicit ce anume reprezintă.

De exemplu dacă în fişa valorică nu se definesc coloanele de rulaj, la sfârşit totalul va fi tipărit în modul următor:

      Total debit:                5369.92
      Total credit:               2667.59
      Sold final:                 4577.77 D

În acest caz rulajul - care este zero, nu se tipăreşte.

Dacă în fişă nu este cuprinsă nici una dintre coloanele de rulaje şi sold, totalul de la sfârşit nu va fi tipărit.

La stabilirea modului în care se tipăresc liniile de total de la sfârşitul fişei, vor fi luate în considerare toate conturile cuprinse în fişă, atât conturile valorice, cât şi cele cantitative.

n) Preţul unitar în fişele cantitative se calculează astfel:

• în liniile fişei: Debit/Intrat, Credit/Ieşit,
• în linia de total: Sold final/Stoc.

Observaţii:

• dacă tipurile soldurilor finale sunt diferite (unul debitor, iar celalalt creditor), preţul unitar va fi negativ,
• deşi pentru conturile închise, pentru tipul soldului se tipăreşte „?“, la calculul preţului unitar se ia în considerare tipul soldului rezultat din funcţia contului.

Fişele se pot lista chiar dacă balanţa nu este încărcată. Într-o singură listă putem obţine fişa unui cont sau a mai multor conturi selectate prin filtre, conturile listate pot fi sintetice sau analitice.

Listarea fişelor poate avea loc în 3 modalităţi:

1. Situaţii/Fişe de conturi

Lansează un modul complet, special conceput pentru listarea fişelor de cont.

Modulul permite extragerea tuturor conturilor pentru care se listează acelaşi tip de fişă. Tipul de fişă dorit se alege prin fereastra de ajutor afişată după lansarea comenzii.

De exemplu, dorim să listăm fişa cantitativ-valorică pentru toate conturile de materiale. Presupunem că acest tip de fişă a fost definit cu codul „3“.

Lansăm opţiunea Situaţii /Fişe de conturi, şi se afişează fereastra de ajutor cu toate tipurile de fişe definite. Selectăm fişa cu codul „3“ şi depăşim fereastra de ajutor prin Enter. Astfel se extrag toate conturile cu sold şi/sau rulaj la care a fost asociat tipul de balanţă cantitativ-valorică cu codul „3“.

Fereastra de fişier în care sunt afişate conturile extrase conţine simbolul conturilor împreună cu soldurile şi rulajele acestora.

Prin opţiunea Fereastra se poate opta cu privire la tipul soldurilor şi rulajelor afişate în fereastra de fişier.

Sunt accesibile următoarele tipuri de ferestre:

• Rulaj curent + sold final
• Sold început + rulaj precedent
• Sold început + rulaj final
• Sold precedent + rulaj curent
• Sume finale + sold final

Listarea efectivă a conturilor poate avea loc prin operaţia:
Listare fise de cont/:

• pt. contul ales - se listează fişa doar pentru contul curent din fereastra de fişier,
• pt. conturile selectate - se listează fişa pentru toate conturile selectate în fereastra de fişier.

Filtrul din coloana cont are o funcţionare specifică. Sunt active următoarele caractere speciale:

• „*“ - înlocuieşte orice caracter în poziţia în care apare,
• „#„ - înlocuieşte orice caracter, în afară de spaţiu, în poziţia în care apare.

De exemplu: vânzările se fac prin agenţi. Deoarece agenţii comerciali îşi primesc salariul în funcţie de vânzările realizate, conturile 7015, 704, 707 etc. prin care se realizează veniturile, au analitice pe agenţi.

Presupunând că lucrăm cu doi agenţi, vom declara conturile analitice:
7015.01, 7015.02, 704.01, 704.02, 707.01, 707.02.

Pentru toate aceste conturi se listează fişa valorică.

Se pune următoarea problemă: se doreşte să se listeze fişa pentru toate conturile de venituri, dar numai pentru primul agent, adică pentru conturile 7015.01, 704.01 şi 707.01. Schiţăm modul în care se soluţionează problema de mai sus:

         Conturile din       Conturile selectate în
        fereastra de fisier     fereastra de fişier
       ------------------------------------------
            ...                  7015.01
           7015.01                704.01
           7015.02                707.01
            704.01
            704.02
            707.01
            707.02
            ...
           --------           --------
                                70*.01  <--- filtrul
                                  din coloana "Cont"

Prin Listare fise de cont/ ptr. conturile selectate se obţin fişele pentru conturile dorite.

Fereastra de fişier conţine coloana specială „şi/sau“. Dacă filtrul din această coloană conţine „sau“, în fereastra de fişier vor fi selectate conturile pentru care se îndeplineşte cel puţin una dintre condiţiile de filtrare impuse în coloanele din stânga şi din dreapta sa.

Dacă filtrul conţine „şi“, în fereastra de fişier vor fi selectate conturile pentru care se îndeplinesc ambele condiţii de filtrare impuse în coloanele din stânga şi din dreapta sa.

De exemplu, dorim să listăm fişele doar pentru conturile care au avut fie rulaj debitor, fie rulaj creditor, deci dorim să excludem conturile fără mişcări.

În acest caz introducem filtrele:

          Rulaj curent DB:   #0
          şi/sau:            sau
          Rulaj curent CR:   #0

2. Conturi/ Balanţa generală

Prin acest modul sunt accesibile toate conturile cu solduri şi/sau rulaje. Operaţia prin care are loc listarea efectivă, este: Listari sel/ Fise de conturi. Deci practic, se listează fişele pentru toate conturile selectate în fereastra de fişier.

Aici apare următoare restricţie: toate conturile pentru care se încearcă listarea fişei trebuie să aibă asociat acelaşi tip de balanţă.

De exemplu:

          7015            - cod tip fişă "2"
          7015.01         - cod tip fişă "1"
          7015.02         - cod tip fişă "1"

În acest caz se listează fişa pentru contul 7015, iar pentru conturile 7015.01 şi 7015.02 pe rând se afişează mesajul:

      Fisa contului: 7015.xx nu este de tip "2" ...

3. Balanţa / Balanţa … / Listare fişe cont

• ptr. contul ales (se obţine fişa unui singur cont);
• ptr. conturile selectate (se obţine o listă cu fişele conturilor selectate prin filtre).

În urma comenzii Balanta… trebuie să precizăm tipul de balanţă. Astfel vor fi selectate doar acele conturi care intră în tipul de balanţă selectat şi vom putea lista doar fişele acestor conturi. De exemplu, din Balanţa sintetică vom putea lista fişa conturilor sintetice sau dacă selectăm Balanţa cu conturi în afara bilanţului, putem lista fişa conturilor în afara bilanţului ş.a.m.d.

Şi în acest caz, în cazul listării selective; există restricţia ca toate conturile selectate trebuie să aibă acelaşi tip de fişă asociată.

În general se listează fişele următoarelor conturi:

• Fişa contului curent la bancă: pentru confruntare cu Extrasul de cont,
• Fişa contului de casă: trebuie să coincidă cu Registrul de casă,
• Fişele analitice ale clienţilor: pentru înregistrarea datoriilor clienţilor faţă de unitate, dar şi pentru punctare facturi ieşite/încasări,
• Fişele analitice ale furnizorilor: datorii faţă de furnizori, punctare facturi intrate/plăţi,
• Fişele analitice ale materialelor (pentru confruntare cu fişele de magazie),
• Fişele analitice ale consumurilor.

Tipurile de fişe contabile, în general, se definesc la implementarea programului. În acest scop se studiază natura conturilor folosite, care în general impun tipul de fişă adecvat.

Exemple:

1. Conturile defalcate în analitice cer de multe ori folosirea fişelor valorice cu desfăşurător.

• contul 5121 - Conturi la bănci în lei, când unitatea are mai multe conturi curente la bănci şi în contabilitate fiecare se urmăreşte printr-un cont analitic separat,
• 7015 - Venituri din vânzarea produselor finite, şi contul are analitice pe tipuri de produse, secţii, agenţi comerciali sau comisionari.

Din tipul de fişă valorică cu desfăşurător, asociat cu contul 7015, cu analitice pe agenţi, poate să lipsească coloana de rulaj debitor. În timpul lunii contul are doar rulaje creditoare, singurul rulaj debitor de la sfârşit va fi tipărit cu semnul schimbat în coloana corespunzătoare rulajului creditor.

În schimb fişa valorică cu desfăşurător asociată cu contul 5121 trebuie să conţină ambele coloane de debit.

Deci se justifică definirea a 2 variante pentru tipul de fişă valorică cu desfăşurător.

2. Tipul de fişă de cont adecvat pentru conturile de materiale (urmărite cantitativ-valoric), conturile în valută (pentru care etalonul de măsură suplimentar este o monedă străină), este fişa cantitativ- valorică cu desfăşurător.

3. Contul defalcat în analitice, unde conturile analitice au şi etaloane de măsură suplimentare.

De exemplu, contul 5124 - Conturi la bănci în valută, poate avea mai multe analitice cu etaloane de măsură suplimentare:

    5124.01     Conturi la bănci în valută-EUR
            EUR
    5124.02     Conturi la bănci în valută-USD
            USD

În acest caz putem lista fişa contului 5124 şi paralel, urmări, evoluţia conturilor 5124.01, 5124.02.

Contul 4111 - clienţi - dacă se declară analitice pentru principalele bunuri vândute, care se urmăresc cantitativ-valoric.

Şi în ultimele două cazuri exemplificate se justifică definirea a două variante pentru fişele cantitativ-valorice cu desfăşurător.

În cazul contului de clienţi, este suficient ca în desfăşurător să fie prezente doar coloanele „intrat“, reflectând cantităţile vândute, şi nu avem nevoie de coloana „ieşit“, deoarece conturile cantitative se înregistrează în partidă simplă, ca urmare la încasare nu are sens să precizăm şi cantităţile.

În cazul contului 5124, în desfăşurător trebuie să fie prezente atât coloanele „intrat“, cât şi coloanele „ieşit“.

În hCONT noţiunea de balanţă este folosită în 2 sensuri:

• balanţa contabilă (generală), prin care vom înţelege lista conturilor care au solduri şi mişcări. Balanţa va conţine soldurile şi rulajele acestor conturi.
  Este de fapt situaţia conturilor.
• balanţa de verificare - este situaţia premergătoare întocmirii bilanţului.

Rolul balanţei de verificare

• controlul exactităţii datelor înregistrate în partidă dublă.
• execută gruparea şi centralizarea datelor contabile, prin care se permite stabilirea volumului şi naturii modificărilor intervenite în patrimoniu în perioada la care se referă balanţa.

Balanţe contabile uzuale:

• S - Balanţa sintetică
• A - Balanţa analitică
• I - Balanţa conturilor în afara bilanţului
• G - Balanţa conturilor de gestiune

Utilizatorul poate defini şi alte tipuri de balanţe, mai mult, poate stabili singur formatul balanţelor, inclusiv a celor consacrate.

În hCONT pot fi definite un număr oarecare de tipuri de balanţe. Pentru fiecare cont pot fi specificate tipurile de balanţe la care aparţine. Astfel, putem stabili mulţimea conturilor sintetice, analitice, conturi în afara bilanţului etc.

Tipurile de balanţă pot fi consultate, modificate în operaţia Tipuri de../ .. balanta. Trei tipuri sunt obligatorii: balanţa sintetică, analitică şi generală. Tipul general cuprinde toate conturile utilizate de unitate şi poate fi listată cu operaţia Conturi/Balanţa generală.

În afară de balanţele obligatorii, mai există balanţa cu codul special: „*“. Nu este un tip de balanţă obligatoriu, dar dacă este definit şi ataşat conturilor dorite, determină nivelul la care va fi creată cartea mare. Este utilă utilizarea marcării conturilor cu acest tip de balanţă dacă se doreşte restrângerea numărului de conturi care se vor urmări cu ajutorul Cărţii mari.

Dacă tipul de balanţă special „*“ nu este definit, nivelul cartea mare va fi determinat de conturile de ultimul nivel.

Tipurile de balanţă din hCONT pot fi:

• valorice,
• cantitativ-valorice.

Pentru crearea balanţei valorice serveşte operaţia: Adaugare/ Balanta valorica.
Pentru crearea balanţei cantitativ-valorice serveşte operaţia: Adaugare/ Balanta cantitativ-valorica.

Se admite ca să existe simultan mai multe descrieri pentru aceeaşi balanţă. Balanţa fiind identificată printr-un cod de un singur caracter, descrierile diferite pentru acelaşi tip de balanţă vor avea cod identic.

De exemplu putem avea 2 variante de balanţe analitice, ambele identificate prin codul „A“, dar cu coloane diferite. Acelaşi cod poate să apară de două ori între tipurile de balanţe, dar denumirea trebuie să sugereze conținutul.

Formatul balanţelor este stabilit de utilizator. Pot fi selectate coloanele care se tipăresc precum şi forma şi lungimea cifrelor.

Există un set de coloane predefinite din care poate fi alcătuită balanţa.
Coloanele care se doresc să fie cuprinse în balanţă se validează printr-un număr >0, iar cele care primesc valoarea 0, nu vor participa în balanţă.

Numerele introduse pentru coloanele valide se interpretează ca şi lăţime pentru acea coloană.

Pentru balanţele cantitative, setul de coloane prestabilite este acelaşi, dar pentru fiecare coloană admisă se tipăreşte şi coloana cantitativă corespunzătoare. De exemplu, dacă în balanţă au fost cuprinse coloanele de rulaj curent, vor fi cuprinse automat şi coloanele de mişcări curente.

Coloanele de sold pot fi comandate la nivel de coloane debitoare şi creditoare, deoarece vor exista balanţe (mai ales în cazul balanţelor cantitative) în care toate conturile participante vor avea solduri de acelaşi tip (ex. debitoare). Chiar dacă întâmplător apare şi un cont cu un sold pentru care în balanţă nu a fost cuprinsă coloana corespunzătoare (ex. cu sold de pasiv), soldul va fi trecut cu semnul schimbat în coloana admisă (în coloana de sold debitor).

Pentru coloanele componente se mai indică numărul de zecimale şi faptul dacă se doreşte sau nu separarea miilor prin virgulă.

În plus, pentru balanţele cantitative se mai completează şi următorul tabel:

Atât pentru balanţele valorice, cât şi pentru cele cantitativ-valorice poate fi definit şi formatul în care se tipăresc numerele: numărul de zecimale, dacă grupele de trei cifre trebuie despărţite, câte cifre se tipăresc. Menţionăm că poziţia zecimală este marcată prin punct (.), iar grupele de cifre sunt separate prin virgulă (,). Dacă cumva s-a specificat o lungime prea scurtă şi numărul nu încape, se vor tipări steluţe (*). În acest caz se poate mări lungimea coloanei respective şi lista poate fi retipărită.

În Tipuri de balanţe la modificare/Tip balanţă apar pe ecran şi rândurile:

Linie separatoare dupa 5 randuri (- - -)      : N
Linie separatoare pe grupe de conturi (_____) : N

Valorile implicite sunt NU, însă dacă le schimbăm pe „D“, balanţa respectivă se listează CU rânduri separatoare între conturi.

Pentru economie de toner şi hîrtie, la Titlu poate fi introdus 0, astfel nu va apare pe listă denumirea conturilor. La fel, se pot modifica soldurile/rulajele care să fie listate, prin introducerea/scoaterea unor cifre în coloanele descrierii.

Unele balanţe, în funcţie de conturile selectate în acestea (Tip balanţă din Plan de conturi), pot să aibă inegalitate la total rulaje/solduri debitoare/creditoare. Pentru menţinerea egalităţii, trebuie introduse toate conturile dintr-o subgrupă.

Chiar dacă această setare a fost corectă la început, ea se poate distorsiona pe parcursul adăugării prin copiere a diverselor conturi, la care poate nu s-a acordat atenţia cuvenită încadrării într-o anumită balanţă.

În Tipuri de balanţe există:

Verificare coerenţă tip balanţă, cu opţiunile:
  " " - Fără verificare 
        (conţine conturi selectate pentru un scop anume, 
        nu este obligatorie egalitatea total DB şi CR)
   1  - Balanţă cu un singur nivel de conturi
        (toate conturile sunt la acelaşi nivel - ex. balanţă conturi ultimul nivel, 
        balanţă pentru export în Excel - din hCONTE, unde egalitatea trebuie verificată)
        Sunt prezente toate conturile din clasele respective, dar părintele niciunui cont
        nu este prezent în balanţă 
        ex. 101-nu, 1011-da, 1012-da
   n  - Balanţă cu mai multe nivele de conturi, unde egalitatea DB şi CR este obligatorie
        (balanţa sintetică, balanţa Carte mare sau diverse balanţe analitice, 
        unele la ultimul nivel, altele la nivele superioare).
        ex. 101-da, 1011-da, 1012-da

Verificarea efectivă are loc când se accesează balanţa respectivă, pentru familiile de conturi în care apare tipul de balanţă respectiv. Dacă se constată incoerenţe, se afişează într-un fişier log lista conturilor la care tipul de balanţă trebuie corectat/verificat (în Plan de conturi).

Se verifică, cum se calculează totalurile din balanţe, dacă se rotunjesc operanzii la adăugare. Este implementat astfel:

• totalizarea se face cu 2 zecimale şi cu ROUND(),
  indiferent de nr. de zecimale specificat în tip balanţă
• nr. de zecimale specificat în Tipuri de balanţe se aplică doar la tipărire,
  astfel se poate întâmpla ca suma valorilor să difere de total

De exemplu, dacă se listează fără zecimale:

Extragerea, consultarea şi listarea conturilor asociate unui tip de balanţă se face prin operaţia: Situatii/Balanta…. După lansarea operaţiei se afişează toate tipurile de balanţe definite. Se alege tipul dorit de balanţă şi se depăşeşte fereastra de ajutor prin Enter. Vor fi extrase conturile asociate la tipul de balanţă ales în fereastra de ajutor.

Operaţia lansează un modul special conceput pentru consultarea conturilor de un anumit tip.

Prin operaţia Fereastră putem alege ce tipuri de solduri şi rulaje să conţină fereastra de fişier. Sunt disponibile următoarele tipuri de ferestre:

• Rulaj curent + sold final
• Sold început + rulaj precedent
• Sold început + rulaj final
• Sold precedent + rulaj curent
• Sume finale + sold final

Mai multe detalii privind soldurile şi rulajele conturilor se pot afla prin operaţia de Vizualizare. Vizualizarea se poate face cu rulaje lunare, sau cu rulaje cumulate (de la începutul anului până la luna precedentă). Se poate vizualiza şi formatul balanței.

Modulul mai permite listarea balanţei şi fişei. Aceste liste pot fi obţinute şi selectiv.

Fereastra de fişier conţine coloana specială „si/sau“, care permite evaluarea condiţiilor de filtrare pentru coloanele din stânga şi dreapta sa conform logicii şi/sau.

Balanţa sintetică reflectă starea conturilor sintetice după ultima operaţie de Incarcare, şi se listează în mod obligatoriu la sfârşitul fiecărei luni. Se poate accesa prin operaţia:
Situatii/Balanta …/sintetica.
Conturile care sunt listate aici sunt conturi de tip S (sintetic).

Balanţa sintetică de verificare se poate lista integral sau doar selectiv.

De regulă Balanţa sintetică de verificare conţine următoarele coloane:

• simbol cont
• titlu cont
• sold initial (DB si CR) - egalitatea I.
• rulaj curent (DB si CR) - egalitatea II.
• total sume (DB si CR) - egalitatea III.
• sold final (DB si CR) - egalitatea IV.

Corelaţiile care trebuie să existe în cazul unei balanţe, sunt descrise mai jos, în secţiunea Corelaţii în balanţe şi între balanţe.

Dacă se fac corecţii ulterioare ale soldului de la începutul anului - operaţie necesară de regulă, deoarece închiderea lunii ianuarie trebuie efectuată înainte de finalizarea bilanţului pe anul expirat - trebuie verificată după Încărcare dacă total sold DB, CR început de an=sold DB,CR sfârşit an precedent.

Cel puţin la balanţa sintetică, trebuie setat în Tipuri de balante Verificare coerenţă tip balanţă=„n“, astfel la extragere se va semnala dacă Total DB # Total CR.

Exemplu de balanţă sintetică listată în format pdf

Balanţele analitice reflectă starea conturilor analitice după ultima operaţie de Incarcare. Meniul se poate accesa prin operaţia Balanta/Balanta … analitica. Conturile care sunt listate aici sunt conturi de tip A (analitic).
Apar în această listă toate conturile analitice: materiale, clienţi, furnizori etc. Pentru a selecta şi lista numai o anumită balanţă analitică trebuie să selectăm doar conturile aferente acesteia, punând ca filtru în coloana de cont, contul sintetic de care aparţine balanţa analitică. De exemplu: 301. pentru materiale, 4111. pentru clienţi, 401. pentru furnizori ş.a.m.d.
Listarea întregii balanţe analitice se face prin Listare balanta / Balanta completa, De obicei se listează numai selecţii din această balanţă, selecţie care se realizează prin procedeul descris mai sus, iar listarea se porneşte prin operaţia Listare balanta/conturile selectate.

Balanţele analitice conţin în general 3 egalităţi:

• simbol cont
• titlu cont
• sold precedent (DB si CR) - egalitatea I.
• rulaj curent (DB si CR) - egalitatea II.
• sold final (DB si CR) - egalitatea III.

Concordanţa dintre conturile sintetice şi cele analitice este asigurată prin faptul că înregistrările se fac pe conturi analitice (descendenţi la nivelul cel mai jos), iar rulajul şi soldul conturilor sintetice (părinţi) se calculează de program. Inegalităţi pot exista numai la soldurile şi rulajele introduse la implementare. Totuşi în ultima fază a operaţiei de Incarcare sunt verificate aceste corelaţii şi neconcordanţele sunt afişate pe ecran.

Totalul din registrul-jurnal general este egal cu total rulaj curent din Balanţa de verificare sintetică. Nu este verificat de program, dar în mod normal este asigurat prin algoritmul de prelucrare. Dacă totuşi observăm inegalitate dintre total debit-credit, aceasta poate proveni din motivele:

• în jurnalele contabilităţii generale există înregistrări pe conturi în afara bilanţului (clasa 8, 9 sau 000).
• balanţa sintetică nu este definită corect, nu toate conturile sintetice de bilanţ au tipul „S“ şi în Tipusi de balanţe nu s-a indicat Verificare coerenţă tip balanţă =„n“.

Dacă după ultimele actualizări s-a efectuat operaţia de Incarcare, atunci rulajele şi soldul conturilor din fişele de cont coincid cu cele din balanţe. Dacă nu s-a efectuat Incarcare şi ca atare nu sunt respectate corelaţiile de mai sus, atunci după listarea fişei de cont apare mesajul: Balanţa nu este încărcată.

Formula de reordonare permite recodificarea după alte criterii ale conturilor participante din balanţa cu care este asociată.

Pentru urmărirea contabilităţii din mai multe puncte de vedere (pe subunităţi, pe activităţi, pe categorii de cheltuieli, pe comenzi etc.), utilizatorul îşi va structura conturile pe grupe de cifre sau litere separate prin “.“. Ordinea şi cumularea soldurilor şi rulajelor nu va fi în mod obligatoriu în ordinea crescătoare a conturilor - socotită din stânga în dreapta pe cele 11 caractere ale contului -, ci utilizatorul va decide ponderea grupelor din conturile sale în momentul ordonării şi cumulării.

Stabilirea regulilor pentru ponderea grupelor din conturi se realizează prin intermediul formulelor de reordonare.

Oricărui tip de balanţă, cu excepţia balanţei generale, îi poate fi asociată o formulă de reordonare.

Pentru gestionarea formulelor de reordonare servesc operaţiile:

• Vizualizare/ Formula de reordonare
• Modificare/ Formula de reordonare

Crearea unei balanţe reordonate are loc prin doi paşi:

• definirea noului tip de balanţă prin operaţia de Adaugare,
• asocierea formulei de reordonare tipului de balanţă nou creat.

Exemplu:

În planul de conturi, conturile de venituri sunt codificate pe agenţi:

  703    Venituri din vanzarea produselor reziduale
  704    Venituri din lucrari executate, servicii prest.
  704.01 V.din lucr.exec., serv.prest.; agent 1
  704.02 V.din lucr.exec., serv.prest.; agent 2
  707    Venituri din vanzarea marfurilor
  707.01 V.din vanzarea marfurilor; agent 1
  707.02 V.din vanzarea marfurilor; agent 2

şi se doreşte o situaţie pe agenţi comerciali, defalcată pe activităţi.

În acest scop se defineşte un nou tip de balanţă: V - Venituri (agenţi/ activităţi), căreia i se asociază o formulă de reordonare.

În formula de reordonare vom descrie structura actuală a simbolurilor de conturi şi structura pe care dorim s-o obţinem după recodificare.

Deci structura actuală este următoarea: SSS.CC

Dorim să inversăm cele două segmente, adică după recodificare să obţinem structura: CC.SSS.

În urma recodificării vom obţine planul de conturi recodificat:

        01        agent 1
        01.704    agent 1; V.din lucr.exec., serv.prest.
        01.707    agent 1; V.din vanzarea marfurilor
        02        agent 2
        02.704    agent 2; V.din lucr.exec., serv.prest.
        02.707    agent 2; V.din vanzarea marfurilor
        ~~
        ~~.703           ;Venituri din vanzarea produselor reziduale

Caracterele „~~“ reprezintă segmentul absent din contul 703.

Dacă se urmăreşte de exemplu şi vânzarea de produse finite - pe lângă datele de mai sus - pe agenţi, ct. 7015 are 4 caractere, şi pentru conturile de mai sus trebuie definite subconturi de 4 caractere: 7040 cu 7040.01 etc. şi 7070 cu 7070.01 etc.

Reordonarea titlurilor în paralel cu simbolurile conturilor, poate avea loc doar dacă segmentele componente sunt reflectate şi în titlu. Pentru delimitarea segmentelor componente în titlu se foloseşte caracterul „;“.

Pentru fiecare nivel de grupe putem stabili, dacă dorim să se genereze conturile din nivelul respectiv sau nu. Adică putem să cerem generarea doar a conturilor:

      01              agent 1
      02              agent 2
      ~~

sau doar a conturilor:

      01.704    agent 1; V.din lucr.exec., serv.prest.
      01.707    agent 1; V.din vanzarea marfurilor
      02.704    agent 2; V.din lucr.exec., serv.prest.
      02.707    agent 2; V.din vanzarea marfurilor
      ~~.703           ;Venituri din vanzarea produselor reziduale

Paralel, pentru conturile recodificate se recalculează soldurile şi rulajele noi corespunzătoare. Să considerăm situaţia iniţială:

      Simbol            Rulaj          Rulaj
       cont            debitor        creditor
     ------------------------------------------
      704.01            400.00         400.00
      704.02            350.00         350.00
      707.01           1000.00        1000.00
      707.02           1100.00        1100.00

După recodificare obţinem:

      Simbol            Rulaj          Rulaj
       cont            debitor        creditor
     ------------------------------------------
      01               1400.00        1400.00
      01.704            400.00         400.00
      01.707           1000.00        1000.00
      02               1450.00        1450.00
      02.704            350.00         350.00
      02.707           1100.00        1100.00

Observaţii:

• Generarea conturilor noi şi recalcularea soldurilor şi rulajelor are loc în paralel, fără modificări în Planul de conturi original şi balanţa generală.
• Conturile de venituri nu au sold. Din acest motiv, pentru simplitate nu le-am cuprins în exemplu, dar în realitate şi soldurile sunt recalculate pentru conturile nou generate.
• Deoarece contul 703 nu a fost prezent în balanţa generală, pentru el s-a generat doar codul, deci este prezent în planul de conturi generat, dar nu şi în balanţa generată.
• Pentru ca reordonarea să poate avea loc corect, este necesară o codificare coerentă. În exemplele prezentate, ca şi structură construcţia simbolurilor pentru conturi (ordinea segmentelor, lungimea segmentelor) a fost identică. La toate conturile (704, 707) codul agenţilor a fost identic: 01 - agent 1, 02 - agent 2.

Definirea formulei reordonate se face prin completarea unui tabel de forma:

                           În planul de conturi
                -----------------------------------
                   existent          reordonat
      ----------------------------------------------------------
      Structură simbol cont: SSS.XX     -> XX.SSS
      Nivelul:
        1.                            XX             D
        2.                            XX.SSS         D
        3.                                           N
        4.                                           N
        5.                                           N

Generarea noului plan de conturi şi a balanţei reordonate are loc automat după alegerea unui tip de balanţă cu formulă reordonată, prin operaţia Situatii/Balante….

Formulele de reordonare pot fi asociate atât la balanţe cantitative cât şi la balanţe cantitativ-valorice. În cazul balanţelor cantitativ-valorice nivelul pentru care se cere generarea conturilor poate fi stabilit separat pentru conturile cantitative şi separat pentru conturile valorice.

Tipul preţului unitar al unui cont cantitativ poate fi fix, mediu sau cursul de schimb al unei valute.

Preţul unitar pentru un cont cantitativ dintr-o înregistrare contabilă, se consideră că este de tip curs de schimb, dacă unitatea de măsură a contului cantitativ se găseşte în lista cursurilor de schimb, şi pentru ziua în care a fost întocmit documentul în care apare, există un curs de schimb valid înregistrat.

Pentru gestionarea cursurilor de schimb serveşte operaţia: Operatii curente/ Cursuri de schimb.

Prin această opţiune poate fi urmărită evoluţia cursurilor de schimb, pentru monedele dorite, introducând cursurile pentru datele pentru care cursul prezintă interes (au loc operaţii în valutele respective).

Cursurile se pot introduce pentru zilele în care a avut loc modificarea cursului. Pentru zilele în care cursul este eventual stabil, se ia în considerare cursul precedent.

Monedele sunt definite în Dicţionar. După necesităţi se pot introduce şi alte monede.

Cursurile de schimb mai vechi se pot şterge individual sau selectiv.

Numărul de zecimale

Cursurile de referinţă ale BNR pentru principalele monede se exprimă cu 6 zecimale.
De exemplu: 1 EUR = i,zzzz00 RON.
La unele valute, ca HUF şi JPY, cursul este dat pentru 100 unităţi monetare.
De exemplu: 100 HUF = i,zzzzzz RON.
În acest caz în hCONT se înscrie tot 1 HUF = 0,0izzzz RON, deci cursul împărţit cu 100 şi exprimat cu 6 zecimale.
Un curs cu mai multe zecimale este necesar şi pentru exprimarea mai exactă a cursurilor de pe documentele din hMARFA, care se pot importa în hCONT.
De regulă, în documente este memorată valoarea în lei şi valută, iar cursul se calculează din acestea.

Cum se fac înregistrări cu evidenţa paralelă lei/valută?

Trebuie respectate următoarele cerinţe:

• în Plan de conturi la Um1 trebuie să fie înscris codul valute. Dacă dorim să ţinem evidenţa mai multor valute, în cadrul aceluiaşi cont se deschid mai multe analitice, de exemplu:

     5124            -Conturi la banci in valuta
     5124.1          --Cont la Banca 1 in EUR
     5124.1      EUR --Cont la Banca 1 in EUR
     5124.2          --Cont la Banca 2 in USD
     5124.2      USD --Cont la Banca 2 in USD

Conturile de mai sus s-au creat astfel, că în Um1 s-a înscris EUR la 5124.1 şi USD la 5124.2. Astfel, în contul 5124.1 va fi evidenţa operaţiunilor în lei, iar în contul 5124.1 EUR va fi evidenţa aceloraşi operaţiuni în euro. Evidenţa în valută este în partidă simplă în hCONT, deci dacă se doreşte înregistrarea sumei atât în debit, cât şi în credit, sumele respective în valută trebuie înscrise la fiecare. Dacă înscriem valuta numai la unul din perechile de conturi, nu se va semnala eroare!
În defalcarea de mai sus, nu are sens de exemplu, ca contul sintetic 5124 să aibă şi el analitic în EUR. Însă dacă avem 2 conturi în euro, putem avea 5124.1.1 şi 5124.1.2 atât în euro, cât şi în lei.

• tipurile de documente utilizate pentru efectuarea înregistrărilor trebuie să aibă completat:
  Nr.unit. de masura: 1
• dacă dorim să urmărim tranzacţiile într-o anumită valută într-o balanţă, se poate defini un nou tip balanţă cantitativ-valorică, care conţine atât sumele debitoare/creditoare în lei, cât şi mişcarea „stocului“ de valută.

Evidenţa tranzacțiilor în valută poate fi organizată în hMARFA şi atunci înregistrările trebuie doar importate.

Ce curs se utilizează la înregistrări?

În cazul înregistrărilor contabile pe conturi care au şi „unitate de măsură“ în valută, ni se oferă de către program un curs valutar. Acest curs valutar este cel introdus de noi în Cursuri de schimb pentru valuta respectivă şi funcţionează astfel:

Luăm de exemplu cursurile:

   2015.02.02 EUR     4.020000
   2015.02.10 EUR     4.100000
       

Rezultă:

În toate cazurile, cursul de schimb oferit de program se poate suprascrie. Dacă se introduce atât suma în lei, cât şi suma în valută, cursul de schimb va fi recalculat automat.

Liste

Monedele din liste nu vor fi ordonate alfabetic, ci în conformitate cu conţinutul câmpului Nr.ordine, completat la definirea monedei.

Cursurile de schimb pot fi cuprinse în două tipuri de liste:

• dacă ordonarea este după dată, se listează un rând pentru fiecare zi, pe orizontală conţinând cursurile pentru toate monedele din dicţionar,
• dacă ordonarea este după monedă, se listează cursurile pe monede în ordine cronologică inversă.

În hCONT conturile pot avea cel mult 3 etaloane de evidenţă, cel valoric plus cel mult 2 cantitative. Etaloanele de evidenţă suplimentare se indică la descrierea conturilor din Plan de conturi.

Exemple de conturi cantitativ-valorice:

    ....
    301.01          Zahăr
    301.01      KG  Zahăr
    301.02          Lapte praf
    301.02      CUT Lapte praf
    ....
    5124.1          -Conturi la Banca 2 în EUR
    5124.1      EUR -Conturi la Banca 2 în EUR
    5124.2          -Conturi la Banca 2 în USD
    5124.2      USD -Conturi la Banca 2 în USD
    ....

Mai sus s-a exemplificat şi faptul, că în cazul evidenţei în valută se procedează ca la evidenţa cantitativă, unitatea de măsură fiind valuta.

Evidenţa valorică se ţine în partidă dublă: înregistrarea în debitul unui cont este însoţită de înregistrarea cu aceeaşi sumă şi în creditul contului corespondent.

Evidenţa cantitativă se ţine în partidă simplă, înregistrarea intrării unei cantităţi pe un cont nu este însoţită obligatoriu de o ieşire pe un alt cont.

Pe parcursul înregistrării operaţiilor economice, pe lângă valoarea operaţiei poate fi înregistrat şi echivalentul exprimat în cantităţi.

Înregistrările cantitativ-valorice sunt admise în articolele contabile asociate la tipuri de documente pentru care s-a definit un număr de unităţi de măsură diferit de zero.

De exemplu, se doreşte să se înregistreze următoarea recepţie:

     %          401.1.01  940.10
     301.01               480.00
             KG           218.00
     301.02               220.00
             CUT           40.00
     301.03A               90.00
             ST            10.00
     4426.01              150.10

În acest scop, în tipuri de documente pentru bonul de consum (cod BC), se indică numărul unităţilor de măsură asociate = 1.
Pentru introducerea înregistrărilor cantitativ-valorice serveşte o fereastră de editare specială:

Fereastra de editare, pe lângă introducerea contului debitor, creditor şi valoarea operaţiei economice, pentru conturile cantitative admite şi cantităţile exprimate în unităţile de măsură suplimentare.

De exemplu, pentru recepţia de zahăr pe contul analitic 301.01, în valoare de 480 lei, se indică şi echivalentul în KG (218 KG).

În unele cazuri, la un cont se asociază două unităţi de măsură. Acest lucru are sens atunci când cele două unităţi de măsură nu sunt corelate. De exemplu: pielea de animale poate fi urmărită simultan valoric şi cantitativ, exprimat în bucăţi şi kilograme.

Deoarece fiecare piele are o greutate diferită, nu există nicio relaţie de transformare.

Dacă tipul de document a fost declarat fără unităţi de măsură, în înregistrările contabile asociate se admit şi conturi cu variante cantitative. Bineînţeles, în acest caz va fi posibil să se indice doar valoarea, nu şi cantitatea.

Pentru tipurile de documente declarate cu o unitate de măsură nu se admit conturi cu două unităţi de măsură asociate.

La conturile cantitative hCONT permite folosirea preţurilor unitare. Astfel, câmpul preţ unitar poate fi completat doar în cazul conturilor cantitative, la cele valorice fiind blocat.

Preţul unitar poate fi:

• fix - indicat prin câmpul PU,
• mediu - 0 în câmpul preţ unitar, se calculează pe baza inregistrărilor contabile,
• curs de schimb - 0 în câmpul PU, extras din lista cursurilor de schimb

Preţul unitar, precum şi tipul preţului unitar vor fi afişate pe ferestrele de editare corespunzătoare înregistrărilor contabile, precum şi pe ferestrele de vizualizare lansate din fereastra de ajutor corespunzătoare planului de conturi.

Algoritmul pentru determinarea tipului de preţ unitar:

• dacă câmpul preţ unitar din Planul de conturi este diferit de 0:
  • PU fix (notat cu ' ' pe ferestrele de editare),
  • PU fix, dar diferă de cel calculat din înregistrare (notat cu '!' pe ferestrele de editare),
• dacă câmpul preţ unitar din planul de conturi este egal cu 0:
  • se verifică dacă există un curs de schimb valid pentru acel cont:
    • DA - curs de schimb (notat cu 'c'),
    • NU - preţ unitar mediu (notat cu 'm'),
• necunoscut - pentru conturile închise sau inexistente, dar deja existente în înregistrările contabile

Observaţii:

• prin curs de schimb valid înţelegem un curs de schimb pentru care data de înregistrare este mai recentă decât data documentului ce se editează. Se alege cursul de schimb cu data de înregistrare cea mai recentă comparativ cu data documentului,
• cursul de schimb va fi indicat prin „c“ numai pe ferestrele de înregistrări contabile. În ferestrele de vizualizare ale conturilor, pentru cursul de schimb se va afişa „m“ (preţ unitar mediu), deoarece calculul se face la nivel de perioadă, ar fi incorect ca preţul unitar calculat pe o perioadă întreagă să se considere că ar fi un curs de schimb.

Reguli de funcţionare ale înregistrărilor în funcţie de tipul preţului unitar.

Ferestre şi liste

Fereastra de vizualizare cont, lansată din fereastra de ajutor corespunzătoare planului de conturi este o fereastră specială, nu cea obişnuită. Va conţine simbolul, titlul şi funcţia contului, soldul final al contului valoric, stocul final corespunzător variantelor conturilor cantitative, preţurile unitare aferente şi tipurile acestora.

Informaţiile din figura de mai sus s-au obţinut astfel:

• în Balanţa generală ne-am poziţionat pe un cont cu Um-de ex. 301.01
• am apăsat tasta F1, la care apare planul de conturi
• am apăsat tasta F10-meniu, şi Alt V (Vizualizare)

Înregistrările cantitativ-valorice introduse pot fi urmărite în continuare pe ferestrele de fişier şi în liste.

În cadrul opţiunilor Operaţii curente/ Articole contabile, Operaţii curente/ Inregistrari contabile, sunt accesibile ferestrele de Inregistrări cantitativ-valorice.

Mişcările cantitative pot fi cuprinse în liste.

Macheta registrului-jurnal auxiliar conţine coloane predefinite pentru mişcările cantitative.

Mişcările cantitative pot fi cuprinse în fişele cantitativ-valorice ale contului.

Pe baza înregistrărilor contabile, prin operaţia de încărcare se calculează mişcările conturilor cantitative.

Balanţele contabile din hCONT pot fi obţinute şi cantitativ-valoric, caz în care pe lângă soldurile şi rulajele conturilor valorice se tipăresc şi mişcările conturilor cantitative asociate.

Pentru a da o viziune completă asupra principiului care asigură, ca prin înregistrarea o singură dată în mod sistematic-cronologic a operaţiilor economice, să se poată obţine o serie de situaţii sistematice şi sintetice, prezentăm schema generală de funcţionare a programului hCONT:

În faza de culegere date, operaţiile economice se înregistrează cronologic şi sistematic în jurnalele contabile. Bineînţeles, datele acceptate sunt validate; nu putem referi un tip de document sau cont care anterior nu a fost declarat, etc.

Imediat după faza de înregistrare putem obţine situaţii sistematice sub forma fişelor de cont. De exemplu fişa contului 301.01 poate fi obţinută prin parcurgerea la cerere de către calculator a tuturor înregistrărilor contabile şi extragerea acelora care conţin, fie în partea debitoare, fie în partea creditoare contul.

Înregistrările extrase, prin aranjarea lor în ordinea cronologică, vor constitui mişcările contului pentru perioada respectivă.

O altă operaţie care execută o serie întreagă de sistematizări şi sintetizări, este operaţia de Încărcare. Operaţia are loc pe etape, sistematizarea şi sintetizarea datelor realizându-se tot pe baza operaţiilor înregistrate.

Cartea mare - se creează pentru conturile de nivelul cartea mare (în principiu pentru conturile sintetice). Prin înlocuirea conturilor analitice cu părinţii lor de nivel cartea mare şi pe urmă cumularea perechilor identice, rezultă situaţia cartea mare:

• în înregistrări contabile:

       Cont DB    Cont CR     Valoare
       ------------------------------
       ....
       301.01     401.02      200 lei
       ....
       301.02     401.01      100 lei
       ....

• înlocuirea conturilor analitice cu descendenţii lor din nivelul cartea mare:

       Cont DB    Cont CR     Valoare
       -------------------------------
       ....
       301        401         200 lei
       ....
       301        401         100 lei
       ....

• cumularea înregistrărilor:

      Cont DB    Cont CR     Valoare
      -------------------------------
      ....
      301        401         300 lei
      ....

Balanţa se obţine independent de cartea mare. Se parcurg operaţiile înregistrate şi se cumulează separat pentru fiecare cont rulajele înregistrate în debitul şi în creditul contului.

Rulajele obţinute pentru conturile din nivelele inferioare se cumulează în rulajele conturilor din nivelele superioare.

Prin operaţia de iniţializare lună nouă, datele din luna în curs sunt transferate în arhivă, astfel datele din lunile anterioare devin accesibile la nivel de consultare.

Cf. OMFP 3512/2008, pct.C/25: Formele de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de registre, formulare şi documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologică şi sistematică în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului financiar.

Caracteristicile formei de contabilitate sunt: sistemul şi modul de alcătuire a registrelor, relaţia dintre indicatori (date) sintetici cu cei analitici, îmbinarea înregistrărilor cronologice cu cele sistematice, procedeele de ţinere a contabilităţii.

În funcţie de volumul de operaţii contabile, scopul urmărit, specificul unităţii economice se folosesc diverse forme de contabilitate. OMFP 3512/08 prevede formele de înregistrare „pe jurnale“, „maestru-şah“, „maestru-şah cu jurnale“.

Cf. OMF 3512/2008, pct.C/27: În cadrul formei de înregistrare în contabilitate „pe jurnale“, principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

• Registrul-jurnal (cod 14-1-1)
• Registrul-inventar (cod 14-1-2)
• Cartea mare (cod 14-1-3)
• jurnale auxiliare
• Balanţa de verificare

… Lunar, sau la altă perioadă prevăzută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.

Forma de contabilitate în hCONT este destul de generală ca să cuprindă mai multe maniere de contabilizare.

Principiile urmărite:

• înregistrarea operaţiilor economice se face o singură dată şi într-un singur registru;
• înregistrarea se face cronologic sau sistematic-cronologic;
• înregistrarea se face pe elemente patrimoniale primare (pe conturi analitice);
• registrele şi situaţiile sintetice şi sistematice rezultă din însumarea şi respectiv, rearanjarea datelor de către calculator. Situaţia unui cont sintetic care are analitice rezultă din însumarea soldurilor şi rulajelor conturilor analitice descendente. Mişcările pe conturi se pot obţine rearanjând înregistrările - care prin introducere sunt în ordine cronologică - în ordinea conturilor.

Într-o unitate cu volum mic de date se poate folosi un singur jurnal, jurnalul secţiunii de contabilitate în care se introduc datele în ordine cronologică, împreună cu înregistrările contabile (conturi şi sume).

Dacă volumul datelor este mai mare se folosesc mai multe jurnale. Se pot defini registre-jurnal pentru aprovizionări, vânzări, trezorerie, operaţii diverse în funcţie de necesităţi. Registrele-jurnal auxiliare se pot lista pe imprimantă, iar totalurile jurnalelor auxiliare se centralizează de regulă lunar în registrul-jurnal general. Această listă se poate obţine din program şi eventual se poate copia manual în registrul-jurnal înregistrat la organul financiar teritorial.

Cf. OMFP 3512/2008:
pct.B/18 … Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante, sau listări informatice, după caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.

Atunci când se lucrează cu hCONT, registrele sintetico-sistematice (fişă cont, cartea mare) nu trebuie listate obligatoriu. Acestea există pe suport electronic şi se pot lista la cererea organelor de control sau pentru nevoi proprii, eventual numai porţiunile necesare.

Mişcările valorice din conturi sunt înregistrate cronologic şi împreună cu data calendaristică când s-a produs mişcarea, deasemenea rapoartele contabile se întocmesc cu o anumită periodicitate. Din acest motiv în hCONT folosim câteva noţiuni calendaristice ca: anul contabil, luna balanţei, luna curentă, data întocmirii articolului contabil etc.

La data redactării documentației, hCONT nu este proiectat pentru evidenţa firmelor care şi-au ales un exerciţiu financiar diferit faţă de anul calendaristic.

Anul contabil este de fapt exerciţiul financiar şi coincide cu anul calendaristic (1 ianuarie - 31 decembrie), cu excepţia primului an de activitate, când acesta începe la data înfiinţării agentului economic. În arhiva contabilă sunt păstrate toate datele (articole contabile, carte mare, situaţia conturilor) pentru întregul an contabil. Trecerea la un an contabil nou se realizează automat prin închiderea lunii decembrie şi trecerea la luna ianuarie.

Periodic se stabilesc soldurile conturilor, se calculează rezultatul agentului economic, iar pentru verificarea înregistrării corecte a operaţiunilor patrimoniale se întocmeşte balanţa de verificare.

Luna balanţei este luna pentru care urmează să întocmim balanţa şi această lună în meniul Luna curenta este totdeauna pe prima poziţie. Operaţia de Incarcare, Cartea mare, Balanta… se referă la această lună.

Luna următoare este luna care urmează după luna balanţei. În meniul Luna curentă această lună este totdeauna pe poziţia a doua, după luna balanţei. Pentru luna următoare se pot introduce articole contabile înainte ca luna balanţei să fie închisă şi iniţializarea acestei luni să fie făcută.

Luna curentă poate fi luna balanţei sau luna următoare, în funcţie de alegerea efectuată în meniul Luna curentă. La intrarea în program, luna curentă este luna balanţei, dar poate fi modificată în luna următoare prin selectarea acesteia în meniu. Luna curentă este marcată în meniu şi ea apare şi în colţul din dreapta-sus al ecranului.

Dacă luna curentă este luna balanţei, operaţiile de Incarcare, Cartea mare, Balanta … şi Solduri si rulaje pot fi lansate şi se referă la luna balanţei.

În cazul în care luna curentă este luna următoare, operaţiile de mai sus nu mai pot fi lansate. Luna precedentă (luna balanţei) nefiind închisă, nu se cunosc încă soldurile de la sfârşitul acestei luni şi ca urmare nici cele de la începutul lunii următoare.

La înregistrarea unui articol contabil se iau în considerare trei elemente calendaristice:

• Luna curentă, perioada contabilă în care intră articolul introdus.
• Data articol este data la care se introduce articolul contabil în calculator.
• Data document este data emiterii documentului justificativ pe baza căruia se face înregistrarea.

De exemplu o factură întocmită de un furnizor la 29 decembrie ajunge în unitate la 26 ianuarie şi astfel va intra în contabilitatea lunii ianuarie. Dar contabilizarea acestei facturi şi introducerea articolului contabil în calculator se poate întâmpla să se facă la începutul lunii februarie (pe data de 7 februarie). În acest caz:

       data  document: 29 decembrie
       luna curentă  :    ianuarie
       data articol  :  7 februarie

Fereastra de informaţii se activează prin tasta F7, şi conţine informaţii cu caracter general despre program şi baza de date:

Cu PgDn ne putem deplasa în fereastra următoare. Aceste informaţii sunt de genul:

• numele programului, versiunea
• producătorul şi date de contact
• opţiunile activate - rețea, multi-societate, import-export date, listă de evenimente, export în Excel etc.
• Regim:
  • consultare - utilizatorul are doar dreptul de a consulta datele şi nu le poate modifica,
  • consultare şi actualizare - sunt pemise atât operaţiile de consultare cât şi cele de modificare.
• Stare:
  • implementare - această stare este activă în luna implementării bazei de date. După prima operaţie de iniţializare lună nouă starea se şterge automat,
  • incarcat/ neincarcat - reflectă faptul că operaţia de încărcare a fost făcută şi de atunci nu s-au mai făcut alte modificări,
  • exportat - datele din contabilitate au fost exportate,
  • blocat - baza de date este blocată şi pentru luna balanţei nu mai pot fi introduse date noi până la deblocare,
• Mediu: conţine datele referitoare la mediul în care este rulat programul.

Opţional, hCONT poate fi operat cu mouse-ul, la acesta serveşte şi ultimul rând de pe ecran. În figura de mai jos arătăm utilizarea butonului Lipire pentru a prelua cu mouse-ul o cifră dintr-un câmp în altul.