La agenţii economici care au subunităţi cu contabilitate proprie până la balanţa de verificare se va instala un hCONT la fiecare subunitate şi unul la nivelul unităţii.

Datele din subunităţi se pot centraliza doar periodic (decadal, lunar etc.) în felul următor: se execută operaţia de Incarcare la fiecare subunitate şi Cartea mare rezultată se exportă către aplicaţia de la contabilitatea centrală, unde datele subunităţilor vor constitui câte un jurnal distinct. După importul datelor subunităţilor în jurnale distincte din contabilitatea unităţii, se execută operaţia de Incarcare la nivel central şi se obţin rezultatele globale.

În momentul implementării unui astfel de sistem de aplicaţii se vor stabili următoarele:

• subunităţile care fac contabilitatea proprie pe calculator;
• purtătorii de date între subunităţi şi unitate;
• planurile de cont de la subunităţi şi unitate.

Subunităţile care dispun de calculator pot să-şi facă contabilitatea cu hCONT, iar celelalte manual sau în cadrul aplicaţiei centrale.

Legătura de date dintre aplicaţiile de la cele două nivele se poate realiza în mai multe moduri în funcţie de echipamentul în dotare:

• dacă calculatoarele sunt legate în reţea locală, datele se vor schimba prin File Server;
• dacă există legături de teletransmisie între calculatoare, atunci prin această legătură se transmit fişierele de date de la subunităţi la unitate;
• dacă calculatoarele nu sunt legate între ele, atunci datele se transmit pe suport electronic.

Planul de conturi la subunităţi şi la unitate poate să difere, dar trebuie să fie respectată următoarea regulă: conturile sintetice de la subunităţi trebuie să existe în contabilitatea centrală, să fie deschise şi să nu aibă descendenţi, în aşa fel încât articolele contabile transmise de la nivelul inferior să fie valide la nivelul superior.

În cadrul operaţiei de export simbolurile conturilor exportate pot fi traduse. Noul simbol primit în cadrul operaţiei de export este dat la definirea contului prin câmpul cont destinaţie.

Exemplu: în contabilitatea subunităţii conturile sintetice sunt folosite conform planului de conturi general. În contabilitatea unităţii se doreşte ca să se distingă conturile importate de la subunităţi, astfel se alege următoarea convenţie:

• conturile provenite de la subunitatea 1 vor deveni analitice, simbolul lor original fiind completat cu „.01“ la sfârşit (ex.301 → 301.01, 3021 → 3021.01, …),
• conturile provenite de la subunitatea 2 vor deveni analitice, simbolul lor original fiind completat cu „.02“ la sfârşit (ex.301 → 301.02, 3021 → 3021.02, …),

La implementarea aplicaţiei hCONT, la subunităţi se definesc fişierele de export.

În aplicaţia centrală se introduce câte un jurnal pentru fiecare subunitate, pentru jurnale definindu-se sursele de unde sunt importate înregistrările contabile.

Fişierul în care se exportă datele de la subunităţi (alias cexp)trebuie corelat cu fişierul de import de la nivel central în funcţie de legăturile de date existente între cele două nivele.

Pentru realizarea legăturilor dintre mai multe baze de date vezi cap. 6.3.

Centralizarea datelor se desfăşoară în felul următor: la fiecare subunitate, după efectuarea operaţiei de Incarcare, se lansează Cartea mare/Export pentru a crea fişierul de legătură cu aplicaţia centrală. În aplicaţia centrală se execută importul fiecărui fişier de legătură, după care operaţia de încărcare şi listare rapoarte.

Realizarea legăturilor dintre mai multe aplicaţii şi mai multe baze de date este relativ complexă şi presupune cunoştinţe informatice. În general se propune ca realizarea acestor legături să fie executată de firma producătoare sau distribuitoare.

Detalii tehnice ...

Importul poate fi realizat:

• la nivel de carte mare;
• la nivel de documente.

Detalii tehnice ...

În hCONT exportul se realizează la nivel carte mare, adică practic sunt exportate rulajele curente din luna în curs.

Detalii tehnice ...

Proprietarul aplicaţiei hCONT este persoana juridică sau fizică care l-a cumpărat. Aceasta poate să ţină evidenţa contabilă proprie cu aplicaţia. Firmele de contabilitate, pe lângă contabilitatea proprie execută şi contabilitatea altor agenţi economici.

În conformitate cu legea contabilităţii, firmele care întocmesc contabilitatea altor agenţi economici, sunt răspunzătoare pentru prelucrarea exactă a informaţiilor din documente şi ca atare rapoartele contabile pentru aceşti clienţi vor fi semnate şi de executant. Din acest motiv, pe fiecare listă apare numele executantului (proprietarul programului hCONT).

Crearea unei baze de date pentru o firmă nouă se realizează prin copierea datelor din baza de date de referinţă.

Baza de date de referinţă conţine date general valabile pentru toate firmele.

Această bază de date trebuie să fie ţinută la zi cu datele general valabile pentru toate firmele.

Astfel, de exemplu, ori de câte ori se introduce un nou cont analitic general valabil, actualizaţi şi această bază de date, ca la urmatoarea bază de date nou creată modificările să fie preluate.

Structura de jurnale, tipurile de documente existente este bine să fie aceleaşi pentru toate firmele. Vă ajută să reduceţi numărul convenţiilor de care trebuie să ţineţi cont !

Lansarea programului hCONT pentru baza de date de referinţă poate fi făcută din hMENU din cadrul opţiunii Baza de date de referinta. În timpul instalării aplicaţiei în subdirectorul DBF.0 se copiază automat o bază de date vidă care este considerată bază de date de referinţă.

Pentru a introduce o firmă nouă în mediul hCONT se procedează în modul următor:

• se lansează hUTIL pentru baza de date de referinţă,
• se lansează operaţia: Intretinere date/ Creare societate/baza de date noua şi se introduc datele firmei (vezi documentaţia hUTIL),
• implementarea propiu-zisă a datelor contabile (vezi cap. 3).

După inserarea a doi clienţi, prin opţiunea Baze de date curente din hMENU apar următoarele baze de date:

      DBF    - datele proprietarului
      FIRMA1 - datele firmei 1
      FIRMA2 - datele firmei 2

Când se lucrează pentru proprietar, aplicaţiile se lansează pentru DBF. Lucrările pentru FIRMA1 se execută lansând aplicaţiile pentru FIRMA1.

Pentru a confirma că s-au ales corect datele cu care dorim să lucrăm, în colţul din dreapta sus al ecranului apare numele firmei a cărei contabilitate se execută, precum şi luna curentă.