Meniul Operaţii curente reuneşte activităţile legate de generarea, completarea, verificarea, listarea şi exportul tabelului conţinând datele situaţiei.

Pe primul ecran sunt afişate toate Grupele de situaţii definite. În dreptul grupelor care au fost iniţializate este trecută perioada pentru care au fost iniţializate. Grupele în dreptul cărora nu apare o perioadă încă nu sunt iniţializate.

Ordinea de executare a operaţiilor curente

Pentru elaborarea unei grupe de situaţii se parcurg etapele:

1. Iniţializare grupă: specificarea perioadelor şi a contabilităţilor pentru care se execută situaţiile;
2. Extragere
3. Operaţii / situaţii
   1. Extragerea datelor din contabilitate şi calcul;
   2. Modificarea manuală a datelor extrase, completarea manuală a datelor pentru care nu există formule;
   3. Recalcularea câmpurilor derivate după modificarea manuală;
   4. Verificare corelaţii;
      Dacă sunt erori, se reia ciclul de la pasul B.
      Dacă s-au modificat datele din contabilitate sau dacă s-au modificat descrierile situaţiilor, atunci ciclul se reia de la pasul A;
4. Verificare selectivă;
5. Listare situaţie cu situaţie
6. Export date: export date într-un format general (dacă este necesar pentru prelucrări ulterioare) sau într-un format cerut de MFP (pentru bilanţ)

Exemplul din Cap.I. după completare:

                     Bilant incheiat la 31 decembrie 2011
                                                              - lei -
  _________________________________________________________________________
  Rd. Titlu rind                    la 01/01/11        la 31/12/11
  _________________________________________________________________________
  01  I.  IMOBILIZARI NECORPORALE       10.000            8.000
  02  II. IMOBILIZARI CORPORALE         90.000          100.000
  03  III.IMOBILIZARI FINANCIARE         5.000                0
  04  ACTIVE IMOBILIZATE-TOTAL         105.000          108.000
  ........

Corelaţia este verificată:

      105.000 = 10.000 +  90.000 +  5.000
      108.000 =  8.000 + 100.000 +      0

Pentru înţelegerea mai uşoară a legăturilor care se creează, redăm următorul exemplu:
Dorim să completăm bilanţul pe anul 2011 pentru societatea XXX.
În Iniţializare grupă avem definite 2 perioade:

• An curent - trebuie legată baza de date din anul 2011
• An precedent - la fel, dar datele din baza de date din anul 2010

Înscriem de exemplu:

  An precedent: 01/01/10-31/12/10    C:\...\XXX.10
  An curent:    01/01/11-31/12/11    C:\...\XXX.11

Pentru ajutor la introducerea bazei de date puteţi utiliza <F1>, iar pentru inserarea unui catalog în câmpul de cale tastaţi <Ctrl Enter>.

• specificaţi perioada situaţiilor: acesta este un text care reprezintă fie momentul pentru care sunt elaborate situaţiile, fie perioada care este cuprinsă în situaţii. Acest text este afişat în linia de informaţii generale şi în titlul situaţiilor, fără a influenţa concret indicaţiile referitoare la perioadă.

• specificaţi perioadele coloanelor: data de început şi data de sfârşit, pentru fiecare perioadă.

  Data de început: prima zi a unei luni.
  Data de sfârşit: ultima zi a unei luni. Prin excepţie poate să fie şi prima zi a lunii, dacă coincide cu data de început.

  Cazuri speciale:

  • dacă pentru perioada în cauză nu dispuneţi de baza de date hCONT, atunci nu indicaţi data de început şi sfârşit. La extragere coloanele care corespund acestor perioade vor fi iniţializate cu 0 şi ulterior le veţi completa manual.

  • dacă perioada se reduce la o perioadă vidă, atunci introduceţi ca dată de sfârşit aceeaşi dată cu data de început.

    De exemplu dacă Perioada curentă este 01/01/09-31/01/09, atunci Perioada precedentă este vidă şi introduceţi: 01/01/09-01/01/09.

• specificaţi calea de acces la baza de date hCONT în care sunt datele corespunzătoare perioadei specificate. Calea de acces este relativă la baza de date hBILANT (tasta F1).

  Situaţii:

  • dacă nu aţi indicat o perioadă, atunci nu există o bază de date sursă şi nu trebuie să indicaţi nici cale de acces.
  • dacă baza de date hBILANŢ este încorporată în baza de date hCONT, atunci calea către datele contabile coincide cu cea către hBILANT, deci prin urmare nu indicaţi nimic
  • dacă baza de date hBILANŢ este în afara bazei de date hCONT, atunci indicaţi calea de acces către baza de date hCONT. Poate fi o cale de acces relativă sau absolută la hCONT.
• după aceste operaţii programul şterge datele din situaţiile aparţinând grupei de situaţii iniţializate şi puteţi continua cu operaţia de extragere selectivă.

Dacă avem o situaţie cu date extrase şi ulterior modificăm ceva în Initializare perioada, datele se vor pierde şi va trebui să refacem extragerea.

Extragerea este operaţia prin care se şterge şi se regenerează tabelul de date. Se extrag datele din contabilităţi şi se calculează toate câmpurile pentru care există formule.

Funcţia rul utilizează Arhiva carte mare. Din acest motiv în toate bazele de date hCONT din care se face extragere datele ultimei luni trebuie să fie transferate în Arhivă.

Pasul 0: EXTRAGERE

Parcurgerea se face pe coloane, de la coloana 1 la 12 şi în cadrul coloanelor pe rânduri de la 01 la 99.

La parcurgerea fiecărei coloane se deschide contabilitatea corespunzătoare coloanei.

Generează rândurile şi câmpurile situaţiei:

• Sunt calculate câmpurile primitive (formule de extragere)
  Este aplicat factorul de conversie: datele extrase din contabilitate sunt înmulţite cu factorul de conversie (dacă există).
  Câmpurile derivate se pun la valoare implicită (0).

Este completat câmpul rotunjire:

• 0 - rezultatul nu a fost rotunjit
• -1 - rezultatul a fost rotunjit în jos
• +1 - rezultatul a fost rotunjit în sus

Este completat câmpul tip rezultat:

• ? - au fost erori în evaluarea formulei ataşate, natura erorii a se vedea în lista de erori (tasta F5)
  De regulă poate fi vorba de unele conturi inexistente sau închise în planul de conturi referit.
• ! - câmpul trebuie analizat, fie formula nu este completă, fie necesită completare manuală. Acest semn este preluat din descrierea câmpului.

Paşii 1-10: CALCUL

Parcurgerea se face pe coloane, de la coloana 1 la 12 şi în cadrul coloanelor pe rânduri de la 01 la 99.

Calculează numai câmpurile derivate, cele care sunt calculate pe baza altor câmpuri din tabel.

Acest pas este repetat până când prin recalculare nu se modifică valoarea nici unui câmp derivat. Totuşi după 10 iteraţii ciclul este oprit, presupunând că există formule recursive.

Erori semnalate:

• Cont fără funcţie !
• Cont inexistent sau închis care are valori # 0 !
• Cont închis cu valori 0 peste tot nu provoacă eroare, ci returnează 0.
• Element de tabel inexistent !

În toate aceste cazuri tip rezultat: ?

• EROARE: Operation too complex: &…
  Apare în cazul în care formulele definite ca funcţii sunt prea complexe pentru memoria liberă disponibilă. De obicei, dacă ieşiţi din program şi reporniţi programul şi operaţia, nu mai apare.
  Dacă eroarea persistă, formula din câmpul afişat pe fereastra de monitorizare trebuie simplificată.

ATENŢIE la următoarele cazuri care dau rezultate ambigue !

• rcr 70: dacă 70 este închis rezultatul este 0, dar descendenţii 701, 704 etc. au rulaj.
• rul 121=623.1, dacă 623.1 nu este de nivel carte mare, atunci returnează 0 cu toate că 623.1 există, este deschis şi are rulaj.
  Deci funcţia rul trebuie aplicată la conturi de nivel carte mare, marcate ca atare în Planul de conturi în tot cursul perioadei analizate (semnul *)

Verificarea constă în evaluarea corelaţiilor definite. În urma verificării rezultă o listă cu corelaţiile care nu se verifică.

Lista de erori(F5)

Listele de erori apar la extragere, calcul şi verificare.
Ultima listă de erori poate fi vizualizată cu <F5> sau poate fi listată.

Modificarea manuală a situaţiilor se poate face pe rânduri. De regulă numai câmpurile primitive se pot modifica manual. Pot fi modificate însă şi rândurile derivate (subtotaluri etc.), dacă acest lucru s-a specificat la definirea rândului respectiv, indicând la Tip rezultat „M“ (modificabil).

Modificarea manuală este necesară:

• după extragere, atunci când pentru anumite câmpuri nu s-a putut defini o formulă sau formula definită nu a fost completă şi mai trebuie adăugate şi alte valori la valoarea extrasă. Este bine ca aceste câmpuri să fie marcate încă de la descriere cu „!“.

De exemplu:

La defalcarea datoriilor din bilanţ cu termen de plată sub 1 an şi peste 1 an, datele nu se pot prelua direct din contabilitate. Se extrage totalul pe rândul în care sunt date cu o mai mare probabilitate (sub 1 an), iar în rândul cu cele cu termen de plată mai mare de 1 an apare semnul „!“ atenţionând asupra faptului, că sumele trebuie defalcate manual, dacă este cazul.

• o altă categorie de câmpuri care, eventual necesită modificări, sunt cele la care a apărut o eroare şi sunt marcate cu „?“, de exemplu un cont inexistent în planul de conturi. Dacă contul respectiv nu este utilizat şi nu are relevanţă pentru calculele ulterioare, eroarea respectivă nu influenţează corectitudinea rezultatului.

De exemplu: o societate nu are activitate de comerţ cu amănuntul şi a închis contul 4428. În acest caz eroarea este semnalată, dar putem merge mai departe, rezultatul nefiind influenţat de acest cont.

• un caz tipic de modificări manuale (tip rezultat „M“) după extragere este BVC-ul, unde după calculul automat al unor sume pe baza datelor din anul precedent poate fi necesară ajustarea manuală a datelor după situaţia previzionată a societăţii.
• după verificare, dacă s-au găsit corelaţii care nu se verifică.

O parte din erori pot proveni din rotunjiri (de regulă la leu întreg).
De aceea trebuie să urmăriţi prin Vizualizare dacă au fost rotunjiri la câmpurile vizate şi în ce direcţie şi, acolo unde este necesar, să aplicaţi rotunjirea în celălalt sens prin Modificare. După rotunjire se porneşte Calcul şi Verificare corelaţii.

• în operaţia de modificare a câmpurilor puteţi accesa baza de date contabilă corespunzătoare coloanei în care vă aflaţi prin:

• dacă doriţi să studiaţi formulele din descrierea unui rând, vă poziţionaţi cu cursorul pe rândul respectiv sub coloana Rând şi apăsaţi <F1>, când apare o fereastră de ajutor, după care apăsaţi <Alt V>. Astfel, veţi putea vizualiza formula unui rând fără a fi necesar să ieşiţi din meniul actual. Cu tastele <PageUp>, respectiv <PageDown> puteţi consulta şi descrierea rândurilor precedente/următoare.
• după modificări manuale şi înainte de verificare executaţi obligatoriu Calcul, operaţie care va recalcula câmpurile derivate
• desigur, dacă efectuaţi modificări manuale şi ulterior faceţi o nouă extragere, modificările manuale trebuie refăcute. De aceea, este recomandat să vi le notaţi.